Avec la publication de tâches dans Microsoft Teams, les responsables des opérations et d’autres chefs d’entreprise peuvent définir de manière centralisée des tâches et les distribuer aux équipes de votre organisation qui doivent effectuer le travail. Vous créez une liste dans la page Publication de l’application Planificateur, vous y ajoutez des tâches, puis vous publiez la liste dans les équipes (emplacements) que vous choisissez.Les exigences d’achèvement peuvent être ajoutées aux tâches dans le cadre de la publication de tâches. Les exigences de saisie semi-automatique vous permettent d’appliquer certaines actions en tant que conditions préalables à l’exécution d’une tâche, de sorte qu’une tâche ne peut pas être marquée comme terminée, sauf si ces actions sont effectuées en premier. Cela améliore la clarté et le succès de la première réussite pour les gestionnaires et les travailleurs de première ligne. Il permet également d’éviter que les tâches ne soient incorrectement marquées comme terminées avant que toutes les étapes nécessaires ne soient terminées.Trois types d’exigences d’achèvement sont disponibles dans la publication de tâches : exigence de liste de vérification, exigence de formulaire et exigence d’approbation.
Vous pouvez appliquer une ou plusieurs exigences d’achèvement à une tâche chaque fois que vous ajoutez ou modifiez des tâches dans une liste de tâches publiables. Lorsque cette tâche est publiée, les destinataires de la tâche doivent remplir toutes les exigences d’achèvement de la tâche avant de pouvoir la marquer comme terminée. Les destinataires des tâches peuvent remplir les exigences d’achèvement à l’aide de l’application Planificateur dans Teams sur ordinateur de bureau, web ou mobile.Cette fonctionnalité permet de fournir à l’employé et aux dirigeants d’entreprise la tranquillité d’esprit que les étapes appropriées ont été effectuées avant que la tâche soit marquée comme terminée
Dans cet article
Définir une exigence de liste de vérification
Ajouter une exigence de formulaire
Définir une exigence de liste de vérification
Lorsque vous définissez une exigence de liste de vérification, les destinataires de la tâche doivent compléter tous les éléments de la liste de contrôle avant de pouvoir marquer la tâche comme terminée.
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Dans la liste des tâches, sélectionnez le titre de la tâche pour ouvrir la tâche.
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Sous Checklist, ajoutez vos éléments. Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 éléments.
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Activez le bouton bascule Obligatoire .
Remarque : Le bouton bascule Obligatoire est masqué si la tâche n’a pas d’éléments de liste de contrôle.
Expérience de l’équipe des destinataires
Lorsqu’un utilisateur de l’équipe de destinataires (généralement un employé ou un responsable de première ligne) ouvre la tâche, il voit les éléments de la liste de contrôle, avec une indication que les éléments de liste de contrôle sont requis. Ils ne peuvent pas marquer la tâche comme terminée tant que tous les éléments de la liste de contrôle n’ont pas été marqués comme terminés. Lorsque toutes les conditions sont remplies, n’importe quel employé de première ligne peut marquer la tâche terminée.
Ajouter une exigence de formulaire
Vous pouvez ajouter jusqu’à deux formulaires à une tâche que les destinataires de tâche doivent remplir avant de marquer une tâche terminée. Vous pouvez créer un formulaire ou utiliser n’importe quel formulaire précédemment créé via la publication de tâches.Cette fonctionnalité est optimisée par Microsoft Forms et vous permet de collecter des informations auprès de vos équipes sans avoir à contacter individuellement chaque emplacement.
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Dans la liste des tâches, sélectionnez le titre de la tâche pour ouvrir la tâche.
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Sous Configuration requise, choisissez Formulaire obligatoire.
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Sous Sélectionner un groupe, choisissez un groupe. Les membres de ce groupe pourront afficher les réponses au formulaire. Veillez à choisir un groupe qui inclut les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager les réponses au formulaire.
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Sous Options de formulaire, indiquez si vous souhaitez créer un formulaire ou utiliser un formulaire existant dans le groupe.
Si vous créez un formulaire
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Sous Texte à afficher sur la tâche, entrez un nom pour le formulaire, puis sélectionnez Créer et ajouter à la tâche.
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Un nouveau formulaire vide est créé et ajouté à la tâche. Sélectionnez Ouvrir pour ouvrir le formulaire, puis ajoutez-y vos questions.
Remarques :
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Incluez une question qui identifie l’emplacement de l’équipe, par exemple le numéro du magasin de vente au détail, afin de pouvoir faire correspondre la réponse avec l’emplacement.
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Assurez-vous que les paramètres du formulaire permettent aux répondants de modifier leurs réponses.
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Si vous utilisez un formulaire existant
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Sous Choisir un formulaire existant à ajouter, recherchez et sélectionnez le formulaire que vous souhaitez ajouter.
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Sous Texte à afficher sur la tâche, entrez un nom pour le formulaire, puis sélectionnez Ajouter à la tâche.
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Afficher les réponses de formulaire
Après avoir publié la liste des tâches, vous pouvez afficher les réponses de formulaire des destinataires de la tâche.
Ouvrez le formulaire et accédez à l’onglet Réponses . D'ici, vous pouvez :
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Consultez les informations récapitulatives sur votre formulaire et vos réponses.
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Sélectionnez Afficher les résultats pour afficher les détails de la réponse de chaque répondant.
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Sélectionnez Plus de détails sous chaque question pour voir le nom de chaque répondant et sa réponse.
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Sélectionnez Ouvrir dans Excel pour afficher les réponses dans un classeur Excel. Le classeur fournit un instantané des données de réponse actuelles.
Conseil : Lors de l’affichage des réponses dans Excel, triez par date de fin ou de modification (ou par identificateur, puis par date de fin ou de modification) pour passer en revue les réponses les plus récentes de chaque emplacement. Dans certains cas, un emplacement peut envoyer plusieurs réponses.
Pour plus d’informations, consultez Vérifier et partager les résultats de votre formulaire.
Réponses de formulaire avec des fichiers chargés
Si votre formulaire comprend une ou plusieurs questions de chargement de fichiers, vous pouvez afficher les images chargées une par une à partir de l’onglet Réponses , comme décrit précédemment. Si vous le souhaitez, vous pouvez également accéder au dossier dans lequel les fichiers sont chargés. Les fichiers chargés sont stockés sous les fichiers SharePoint de l’équipe de publication.
Les dossiers SharePoint sont créés lorsque le premier fichier est chargé dans le cadre d’une soumission de réponse de formulaire.Lorsque la première soumission de chargement de fichier est reçue, la bibliothèque de documents de l’équipe contient un dossier Applications. Dans ce cas, un dossier Microsoft Forms contient un dossier portant le nom de votre formulaire. Dans ce dossier se trouve un dossier pour chaque question dans le formulaire qui a chargé des fichiers.Par exemple, si vous avez ajouté un formulaire nommé « Enquête d’ouverture du magasin » qui inclut trois questions de chargement de fichiers, les fichiers chargés se trouvent dans les dossiers suivants pour le groupe dans SharePoint :
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Documents\Apps\Microsoft Forms\Enquête d’ouverture du Store\Question
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Documents\Apps\Microsoft Forms\Enquête d’ouverture du Store\Question 1
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Documents\Apps\Microsoft Forms\Enquête d’ouverture du Store\Question 2
Chaque nom de fichier chargé inclut le nom de l’équipe où réside la tâche, le nom de l’image d’origine et le nom d’affichage du compte d’utilisateur qui a chargé le fichier et envoyé le formulaire.Par exemple, le nom de fichier de l’image chargée par Joni Sherman pour le compte de l’équipe seattle Store 121 est Seattle Store 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpg.Pour afficher les images miniatures au lieu d’une liste des images, accédez à Tous les documents > Vignettes.
(Facultatif) Aider les équipes de destinataires à voir leurs images chargées
Il peut arriver qu’un membre de l’équipe ait rempli l’enquête et qu’un responsable ou un autre collègue de cette équipe souhaite examiner ce qui a été soumis par son coéquipier.
Pour cette raison, nous fournissons une expérience permettant à une personne de l’équipe de voir les réponses de formulaire qui ont été envoyées pour son emplacement. Cela fonctionne sans configuration supplémentaire pour les questions qui ne nécessitent pas de chargement de fichier. Pour les questions qui nécessitent un chargement de fichier, les fichiers envoyés sont chargés dans un dossier de l’équipe de publication, auquel les membres des équipes destinataires n’ont généralement pas accès. Si un utilisateur consulte les réponses de formulaire envoyées par son équipe et qu’il n’a pas accès au fichier chargé, il voit un lien vers le fichier, qui le dirige vers un site SharePoint qui lui permet de demander des autorisations.
Vous pouvez également partager le dossier des fichiers chargés avec tous les utilisateurs de votre organisation. Si vous êtes à l’aise pour partager le dossier avec tous les membres de votre organisation, vous pouvez effectuer cette étape de manière proactive et les utilisateurs verront également les images chargées par les membres de leur équipe dans le cadre de la soumission de la réponse au formulaire.
Pour partager le dossier SharePoint qui contient les fichiers chargés :
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Accédez au dossier Documents\Apps\Microsoft Forms dans les fichiers de l’équipe de publication.
Conseil : N’oubliez pas que ce dossier n’apparaît pas tant qu’une réponse n’est pas envoyée dans un formulaire contenant une question de chargement de fichier.
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Recherchez et sélectionnez le bouton Partager pour le dossier. Si vous le souhaitez, sélectionnez l’icône de crayon pour modifier les autorisations de Peut modifier en Peut afficher.
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Dans la zone pour ajouter des noms ou des groupes, entrez Tout le monde sauf les utilisateurs externes.
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Sélectionnez ce groupe, puis sélectionnez Envoyer.
Une fois ces étapes terminées, le dossier et tous ses sous-dossiers sont partagés avec ce groupe, qui doit inclure les membres des équipes de destinataires. Étant donné que tous les formulaires suivants chargeront également des fichiers sous le dossier Microsoft Forms, la réalisation de cette étape une seule fois devrait fonctionner pour tous les formulaires passés et futurs utilisés comme conditions de saisie semi-automatique par cette équipe de publication.Pour en savoir plus sur le partage d’un dossier SharePoint, voir Partager des fichiers ou dossiers SharePoint.
Expérience de l’équipe des destinataires
Lorsqu’un utilisateur de l’équipe de destinataires (généralement un employé ou un responsable de première ligne) ouvre la tâche, il voit que l’envoi du formulaire est obligatoire. Ils peuvent ouvrir le formulaire et répondre aux questions sans quitter la tâche. Gardez à l’esprit que la prise d’une photo à charger dans le cadre de l’envoi du formulaire nécessite des autorisations d’appareil pour accéder à l’appareil photo. Une fois le formulaire envoyé, la tâche indique que la condition requise pour le formulaire est remplie. Tout membre de cette équipe qui consulte la tâche peut également afficher les réponses envoyées par son équipe. Lorsque toutes les conditions sont remplies, n’importe quel employé de première ligne peut marquer la tâche terminée.
Ajouter une exigence d’approbation
Lorsque vous ajoutez une exigence d’approbation à une tâche, les destinataires des tâches doivent demander et recevoir l’approbation d’un responsable avant de pouvoir la marquer comme terminée.
Remarque : Vous pouvez uniquement ajouter une exigence d’approbation aux tâches dans les listes de tâches standard. Les exigences d’approbation ne sont pas autorisées sur les tâches des listes que tout le monde doit effectuer. En savoir plus sur les listes de tâches dans la publication de tâches.
Cette fonctionnalité est alimentée par l’application Approbations et permet aux responsables de première ligne de vérifier que le travail est effectué de manière standard, ce qui permet d’augmenter l’attention aux détails et à la responsabilité, en particulier pour les tâches importantes.
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Dans la liste des tâches, sélectionnez le titre de la tâche pour ouvrir la tâche, puis sous Configuration requise, choisissez Approbation requise.
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Sous Condition d’approbation, un message s’affiche pour indiquer qu’une approbation est requise.
Expérience de l’équipe des destinataires
Lorsqu’un utilisateur de l’équipe de destinataires (généralement un employé de première ligne ou un responsable) ouvre la tâche, il voit qu’il doit demander et recevoir l’approbation du travail sur la tâche avant de pouvoir la marquer comme terminée.
Cet employé de première ligne peut choisir un membre de l’équipe auprès duquel demander l’approbation. En règle générale, il s’agit de leur responsable. Toutefois, l’employé peut choisir un autre membre de l’équipe, ce qui peut être utile si son responsable est en vacances. La tâche reflète l’utilisateur qui a effectué la demande et à qui il a demandé l’approbation, de sorte que l’équipe dispose d’une visibilité sur sa demande. L’approbateur désigné reçoit une notification de l’application Approbations et peut accorder l’approbation lors de l’affichage de la tâche elle-même ou de l’application Approbations.
Un employé de première ligne qui consulte la tâche peut voir l’état actuel de la demande d’approbation. Ils ne peuvent pas marquer la tâche comme terminée tant que la demande d’approbation n’indique pas qu’elle a été approuvée. Si nécessaire, un employé de première ligne peut annuler une demande et en faire une nouvelle. Lorsque la demande d’approbation associée à la tâche s’affiche comme Approuvée, cette exigence est remplie. Lorsque toutes les conditions sont remplies, n’importe quel employé de première ligne peut marquer la tâche terminée.
Autres clients planner
Les tâches avec des exigences d’achèvement sont conçues pour être utilisées dans l’application Planificateur dans Teams. Elles ne sont actuellement pas prises en charge dans d’autres expériences planner, telles que l’application Planificateur pour iOS ou Android.Si un utilisateur utilise une application en dehors de Teams pour interagir avec la tâche, l’exigence d’achèvement est toujours appliquée. Toutefois, si une personne tente d’effectuer une tâche dont la condition d’achèvement n’est pas satisfaite, elle ne pourra pas marquer la tâche comme terminée. Au lieu de cela, ils reçoivent un message d’erreur. Si toutes les conditions d’achèvement sont remplies, un utilisateur peut marquer la tâche comme terminée à partir d’un autre client Planner en dehors de Teams.
Voir aussi
Publier des listes de tâches pour définir et suivre le travail dans votre organisation
