Fusion et publipostage: modifier des destinataires

Boîte de dialogue Modifier les destinataires

Utilisez cette boîte de dialogue pour sélectionner les destinataires auxquels vous voulez envoyer votre publipostage.

La liste des destinataires    Affiche tous les enregistrements qui seront utilisés dans votre publipostage. Chaque ligne est sélectionnée par défaut. Effacez les noms que vous ne souhaitez pas envoyer.

Source de données    Sélectionnez modifier pour modifier des champs individuels ou ajouter des enregistrements. Si vous avez créé ou personnalisé la liste, vous pouvez également supprimer des enregistrements ou personnaliser des colonnes dans la source de données. Actualiser met à jour la liste de destinataires si nécessaire.

Assemblée    Sélectionnez jusqu’à trois niveaux de champs à trier par ordre croissant ou décroissant. La liste des destinataires s’affiche de nouveau pour refléter le tri. Pour plus d’informations, voir boîte de dialogue Trier options de requête.

Filtre    Compare les champs de la liste et les compare à une ou plusieurs chaînes que vous fournissez. Les comparaisons sont les suivantes:

  • Égal à ou différent de

  • Inférieur ou égal à

  • Inférieur ou égal ou supérieur ou égal à

  • Est vide ou n' est pas vide

  • Contient ou ne contient pas

Les comparaisons ne respectent pas la casse, donc MEGAN correspond à Megan, Megan ou mEGAN. La liste des destinataires s’affiche de nouveau pour refléter les résultats du filtre. Pour plus d’informations, voir boîte de dialogue Filtre options de requête.

Rechercher les doublons    Analyse et affiche les enregistrements en double en fonction du prénom et du nom de famille. Dans la liste, vous pouvez désactiver la case à coadresse de votre choix. La désactivation de la case à costar n’entraîne pas la suppression de l’enregistrement de la liste des destinataires principaux; il suffit d’effacer la zone associée au nom.

Rechercher un destinataire    Analyse et met en surbrillance les enregistrements avec des champs correspondant au texte que vous entrez. Vous pouvez examiner tous les champs des enregistrements ou en spécifier un seul, tel que ville ou état. Lorsque celle-ci est trouvée et que le premier est mis en surbrillance. Sélectionnez Rechercher à côté de faire défiler les résultats.

Valider des adresses    Utilise une technologie de validation d’adresse tierce pour vérifier l’adresse dans votre source de données. Si vous n’en avez pas configuré, vous pouvez sélectionner cette option pour accéder à une page et en savoir plus sur l’achat du service.

OK    Quitte la boîte de dialogue. Les modifications sont déjà enregistrées lorsque vous appliquez des tris, des filtres ou d’autres paramètres.

Boîte de dialogue Modifier les destinataires

Modifier votre liste de diffusion

Accédez à publipostage > modifier la liste de destinataires pour modifier la liste de destinataires

Modifier des entrées de liste    Affiche la source de données un enregistrement à la fois. Choisissez et modifiez les champs. Les modifications sont enregistrées si vous basculez vers un autre enregistrement ou sélectionnez OK.

Retrouver    Recherche une correspondance pour une chaîne que vous spécifiez pour un champ dans votre source de données. La recherche n’est pas sensible à la casse, donc MEGAN trouvera Megan, Megan et mEGAN. Si la boîte de dialogue Rechercher dans le champ s’affiche au-dessus de la boîte de dialogue Modifier les entrées de liste, il est possible que vous souhaitiez la supprimer pour voir les enregistrements qu’il recherche. Sélectionnez Rechercher suivant pour continuer à chercher. Une fenêtre contextuelle vous signale que Word a atteint la fin de la base de données de la source de données.

Afficher la source    Affiche un document avec une table des entrées dans le fichier de source de données. Vous pouvez l’utiliser pour modifier rapidement de nombreux champs. Tab de champ à champ. Pour ajouter des enregistrements, nous vous conseillons de sélectionner le tableau et d’activer les bordures (> d'Accueil ). Accédez au dernier champ du dernier enregistrement, puis appuyez sur Tab. Un nouvel enregistrement est créé. Vous pouvez également accéder à mise en page en regard de création de table, puis sélectionner insérer au-dessus ou en dessous pour ajouter un nouvel enregistrement.

OK    Ferme la boîte de dialogue.

Boîte de dialogue Modifier les destinataires

Trier la liste pour trouver des groupes

Vous pouvez trier votre liste de destinataires afin de regrouper vos informations de différentes manières, par exemple par villes spécifiques.

  1. Accédez à publipostage >Filtrerles destinataires.

  2. Sélectionnez Trier les enregistrements > Trier par, puis sélectionnez le nom de champ par lequel vous voulez effectuer le tri.

    Cliquer sur Trier les enregistrements pour trier les éléments du publipostage

    Pour trier selon plusieurs champs, par exemple, par État, puis par ville, sélectionnez puis par, puis sélectionnez les champs supplémentaires selon lesquels vous voulez effectuer le tri.

    Cliquez pour trier selon plusieurs champs

  3. Lorsque tous les champs sont triés comme vous le souhaitez, sélectionnez OK.

    Pour plus d’informations, voir boîte de dialogue Trier options de requête.

Filtrer la liste pour afficher uniquement les lignes à inclure

Filtrez la liste pour afficher uniquement les personnes ou les éléments que vous souhaitez inclure dans la fusion, par exemple des personnes dans une ville donnée ou des articles à un prix donné.

  1. Sélectionnez publipostage >Filtrerles destinataires.

    Cliquez pour filtrer la liste de fusion et publipostage

  2. Dans Filtrer les enregistrements, sélectionnez la colonne sur laquelle filtrer.

    Cliquez sur le champ sur la base duquel vous voulez filtrer

  3. Sélectionnez comparaison, puis le type de comparaison que vous souhaitez effectuer.

    Cliquez sur les options de comparaison à définir

  4. Dans la zone Comparer à, tapez la valeur pour le filtre.

  5. Sélectionnez et ou ou, puis ajoutez une autre condition à votre filtre si vous le souhaitez. Par exemple, sélectionnez ou, sélectionnez ville dans la liste de champs , sélectionnez égal à, puis entrez le nom de la deuxième ville.

  6. Sélectionnez OK.

  7. Pour plus d’informations, voir boîte de dialogue Filtre options de requête.

Vous êtes maintenant prêt à insérer des champs de fusion dans le document que vous utilisez pour le publipostage électronique ou le publipostage dans Word.

Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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