Boîte de dialogue Modifier les destinataires

Utilisez cette boîte de dialogue pour sélectionner les destinataires à qui vous voulez envoyer votre publipostage.

  • Liste des destinataires    Affiche tous les enregistrements qui seront utilisés dans le publipostage. Chaque ligne est sélectionnée par défaut. Effacer tous les noms que vous ne voulez pas envoyer.

  • Source de données    Sélectionnez Modifier pour modifier des champs individuels ou ajouter des enregistrements. Si vous avez créé ou propriétaire de la liste, vous pouvez également supprimer des enregistrements ou personnaliser des colonnes dans la source de données. L’actualisation met à jour la liste de destinataires si nécessaire.

  • Trier     Sélectionnez jusqu’à trois niveaux de champs à trier par ordre croissant ou décroit. La liste des destinataires s’affichera de plus en plus pour refléter le tri. Pour plus d’informations, voir la boîte de dialogue Tri des options de requête.

  • Filtre    Compare les champs de la liste et les compare à une ou plusieurs chaînes que vous fournissez. Les comparaisons sont les suivantes :

    • Égal ou Non égal à

    • Inférieur ou supérieur à

    • Inférieur ou égal ou Supérieur ou égal

    • Est vide ou N’est pas vide

    • Contient ou ne contient pas

    Les comparaisons ne sont pas sensibles à la cause, donc DANS TOUS les cas, NOTRE.DONC est en rapport avec megan, Megan ou mSN. La liste des destinataires s’affichera de plus en plus pour refléter les résultats du filtre. Pour plus d’informations, voir la boîte de dialogue Filtrer les options de requête.

  • Rechercher des doublons    Analyse et affiche les enregistrements en double sur la base des prénoms et noms. Dans la liste, vous pouvez effacer la case de tout ce que vous ne voulez pas inclure dans le publipostage. Le fait de supprimer la zone ne supprime pas l’enregistrement de la liste de destinataires principale, supprime simplement la zone associée au nom.

  • Rechercher un destinataire    Analyse et met en sur relief les enregistrements dont les champs correspondent au texte que vous entrez. Vous pouvez analyser tous les champs des enregistrements ou spécifier un seul champ, tel que Ville ou État. Lorsque plusieurs d’entre eux sont trouvés et que la première est mise en évidence. Sélectionnez Suivant pour faire défiler toutes les correspondances.

  • Valider les adresses    Utilise une technologie de validation d’adresse tierce pour vérifier l’adresse de votre source de données. Si vous n’avez pas de service à configurer, la sélection vous permet d’ouvrir une page pour obtenir plus d’informations sur l’achat du service.

  • OK    Quitte la boîte de dialogue. Les modifications sont déjà enregistrées à mesure que vous appliquez des tris, des filtres ou d’autres paramètres.

Boîte de dialogue Modifier les destinataires

Modifier votre liste de diffusion

Go to Mailings > Edit Recipient List to edit the recipient list

Modifier les entrées de la liste    Affiche la source de données un enregistrement à la fois. Choisissez et modifiez l’un des champs. Les modifications sont enregistrées si vous basculez vers un autre enregistrement ou sélectionnez OK.

Rechercher    Recherche une correspondance à une chaîne que vous spécifiez pour un champ dans votre source de données. L’étude de cas n’est pas sensible à la cause. Dans ce cas, MEGAN recherche donc Megan, Megan et mSOD. Si la boîte de dialogue Rechercher dans le champ apparaît sur votre boîte de dialogue Modifier les entrées de la liste, vous souhaitez peut-être la déplacer hors de son chemin pour voir les enregistrements qu’elle trouve. Sélectionnez Rechercher suivant pour poursuivre votre recherche. Une fenêtre pop-up vous indique quand Word a atteint la fin de la base de données source de données.

Afficher la source    Fait monter un document avec le tableau des entrées dans votre fichier de source de données. Vous pouvez l’utiliser pour apporter rapidement des modifications à plusieurs champs. Tabulation d’un champ à l’autre. Pour ajouter des enregistrements, nous vous recommandons de sélectionner le tableau et d’activer les bordures (Bordures > accueil). Allez au dernier champ du dernier enregistrement, puis appuyez sur Tab. Un nouvel enregistrement est alors créé. Vous pouvez également sélectionner Insérer au-dessus ou en dessous pour ajouter un nouvel enregistrement en mode Page en plus de Création de tableau.

OK    Ferme la boîte de dialogue.

Boîte de dialogue Modifier les destinataires

Trier la liste pour trouver des groupes

Vous pouvez trier votre liste de destinataires pour grouper vos informations d’une certaine façon, par exemple selon des villes spécifiques.

  1. Allez à Publipostage >Filtrer les destinataires.

  2. Sélectionnez Trier les > trier par,puis sélectionnez le nom de champ selon qui vous voulez trier.

    Cliquer sur Trier les enregistrements pour trier les éléments du publipostage

    Pour trier sur plusieurs champs, par exemple, par état, puis par ville, sélectionnez Ensuite par,puis sélectionnez les champs supplémentaires selon qui vous voulez trier.

    Cliquez pour trier selon plusieurs champs

  3. Lorsque tous les champs sont triés comme vous le souhaitez, sélectionnez OK.

    Pour plus d’informations, voir la boîte de dialogue Tri des options de requête.

Filtrer la liste pour afficher uniquement les lignes à inclure

Filtrez la liste pour afficher uniquement les personnes ou les éléments que vous souhaitez inclure dans la fusion, par exemple des personnes dans une ville donnée ou des articles à un prix donné.

  1. Sélectionnez Publipostage >Filtrer les destinataires.

    Cliquez pour filtrer la liste de fusion et publipostage

  2. Dans Filtrer les enregistrements,sélectionnez la colonne à filtrer.

    Cliquez sur le champ selon lequel voulez filtrer

  3. SélectionnezComparaison, puis le type de comparaison que vous voulez effectuer.

    Cliquez sur les options de comparaison à définir

  4. Dans la zone Comparer à, tapez la valeur pour le filtre.

  5. Sélectionnez Et ou Ou,puis ajoutez une autre condition à votre filtre si vous le souhaitez. Par exemple, sélectionnez Ou,choisissez Ville dans la liste Champ, Sélectionnez Égal à,puis tapez le nom de la seconde ville.

  6. Sélectionnez OK.

  7. Pour plus d’informations, voir la boîte de dialogue Filtrer les options de requête.

Vous êtes désormais prêt à insérer des champs de fusion dans le document que vous utilisez pour le publipostage ou le publipostage dans Word.

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