Meilleures pratiques pour organiser une réunion Lync

Configuration d’une réunion Lync

Utilisez Outlook ou Web Scheduler pour planifier une réunion Lync et observez les meilleures pratiques suivantes.

Remarque : Pour plus d’informations sur la planification d’une réunion Lync, consultez la rubrique Configurer une réunion Lync.

Planification de la réunion

Pour une petite réunion informelle avec des personnes de votre entreprise, utilisez les options de réunion par défaut au lieu de changer les paramètres. N’oubliez pas que les options par défaut permettent à tous les participants d’être présentateur et de joindre directement la réunion.
Si vous avez des impératifs spécifiques de réunion, par exemple, un nombre plus important de participants, des clients externes, ou des données sécurisées, n’oubliez pas de modifier les options de la réunion afin de les adapter à ces impératifs. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Modifier les paramètres relatifs aux participants pour les réunions Lync.

Remarque : Le nombre maximal de participants à la réunion est de 250.

Si vous avez à la fois des participants en personne et en ligne, et si vous utilisez Outlook, vous pouvez organiser votre réunion Lync dans une salle de conférence. Cliquez sur Recherche de salle dans la demande de réunion Outlook pour rechercher et ajouter une salle de conférence dans le bâtiment souhaité. Vous pouvez également réserver la salle séparément et ajouter des informations sur cette salle dans la zone Emplacement de la demande de réunion.

Désigner un présentateur de remplacement

Choisissez un présentateur de remplacement, au cas où vous seriez en retard à la réunion ou que vous ne puissiez pas y participer. Le présentateur de remplacement peut également démarrer l’enregistrement, aider et gérer les participants, ou contrôler les questions soumises pendant la réunion afin que vous puissiez vous concentrer sur votre présentation. Ce point est particulièrement important s’il s’agit d’une réunion ou d’un événement réunissant de nombreuses personnes.

Inclure un document explicatif ou un lien dans votre demande de réunion

Si vous invitez des participants qui ne connaissent pas Lync, incluez un document explicatif ou un lien vers la formation Lync dans la demande de réunion afin de les aider à se familiariser avec les fonctionnalités de réunion avant qu’ils y accèdent.

Ajouter des notes à la demande de réunion

Lorsque vous planifiez votre réunion, si vous utilisez OneNote, vous pouvez ajouter des notes privées ou partagées. Les participants peuvent ensuite afficher et modifier les notes partagées avant la réunion s’ils disposent des autorisations appropriées. Cliquez simplement sur Notes de réunion dans le ruban d’invitation, puis ajoutez des notes partagées pour les demandes de réunion ou vos propres notes (visibles uniquement par vous). Pour plus d’informations, consultez la rubrique Utiliser des notes partagées et privées dans une réunion Lync.

Participation à une réunion Lync

Pour plus d’informations sur la façon d’accéder à une réunion Lync, reportez-vous à Accéder à une réunion Lync et observez les meilleures pratiques suivantes :

Connectez-vous à la réunion 10 à 15 minutes à l’avance afin de tout préparer et, au besoin, d’avoir le temps de résoudre les problèmes.
Avant la réunion, décidez si vous allez utiliser la voix sur IP (audio et vidéo intégrés de Lync) ou un téléphone (si votre réunion comprend des informations de connexion) pour la partie audio de votre réunion.
Si vous utilisez la fonction audio de votre ordinateur, configurez vos périphériques audio et vidéo et vérifiez la qualité. Vous pouvez utiliser le microphone et les haut-parleurs de votre ordinateur ou connecter un casque. Pour plus d’informations, reportez-vous aux rubriques Configuration et test de la fonction audio Lync et Configurer le son Lync et résoudre les problèmes.
Si vous utilisez un téléphone pour la partie audio de la réunion et que vous êtes configuré pour les conférences rendez-vous, utilisez la fonctionnalité M’appeler de Lync. Dans la fenêtre Accéder à la partie audio de la réunion, sélectionnez M’appeler au, puis tapez le numéro de téléphone auquel vous souhaitez être appelé. Si vous utilisez cette fonctionnalité, vous n’aurez pas besoin d’entrer l’ID de la réunion ou votre code confidentiel.
Pour une meilleure qualité du son, si possible, utilisez un casque plutôt que le micro et les haut-parleurs de votre ordinateur.
La qualité audio dépend beaucoup des conditions du réseau. Utilisez une connexion câblée et veillez à désactiver la fonctionnalité sans fil sur votre ordinateur.
Une fois dans la réunion, désactivez votre micro si vous ne parlez pas.

Connaître son code confidentiel

La plupart du temps, vous n’avez pas besoin de code confidentiel pour vous joindre à la réunion par téléphone. Vous êtes connecté directement et votre numéro s’affiche dans la liste des participants. Toutefois, si vous souhaitez participer comme organisateur ou appelant authentifié, vous serez invité à fournir votre code confidentiel et/ou numéro professionnel ou numéro de poste.

Remarque : La connexion en tant qu’appelant authentifié signifie que la réunion est sécurisée et que vous devez être authentifié pour pouvoir accéder à la réunion.

Nous vous conseillons de conserver votre code confidentiel à portée de main au cas où vous en auriez besoin. Si vous oubliez votre Code confidentiel, cliquez sur Vous avez oublié votre code confidentiel de connexion ? dans la demande de réunion, puis suivez les instructions figurant dans la page pour le réinitialiser.

Important : Les informations de connexion sont incluses uniquement dans les informations relatives à la configuration des réunions pour les utilisateurs dont les comptes sont configurés pour la fonctionnalité Conférence rendez-vous. Pour plus d’informations, contactez le support technique de votre entreprise.

Présentation dans une réunion Lync

Pour apprendre à configurer une session de partage, allez à Partager votre Bureau ou un programme. En cas de partage, nous vous conseillons de procéder de la façon suivante :

Demandez à un collègue de se connecter à la réunion en même temps que vous pour vérifier la qualité du son et de l’image.
Vérifiez les options de la réunion pour vous assurer que les fonctionnalités relatives aux participants sont correctement activées ou désactivées, comme les autorisations des participants, le contenu des vues ou les autorisations d’annotation.
Laissez suffisamment de temps pour les questions, et indiquez aux participants qu’ils peuvent taper leurs questions ou commentaires dans la zone de la messagerie instantanée.
Coupez le son de votre micro lorsque vous ne parlez pas et vérifiez que vous savez comment désactiver ou activer le son de vos participants en cas de nécessité, soit à l’aide de Lync, soit à l’aide des commandes à numérotation multifréquence si vous utilisez un téléphone (appuyez sur *1 sur le pavé de numérotation de votre téléphone pour entendre les commandes).
En début de réunion, rappelez aux participants comment activer et désactiver leur micro.

Si vous utilisez PowerPoint :

Ne présentez pas plus de 15 diapositives, utilisez des polices de grande taille (supérieures à 30 points) et un arrière-plan simple, afin d’éviter de distraire les participants.
Téléchargez votre présentation à l’avance et exercez-vous à déplacer les diapositives ou à effectuer des annotations à l’aide des contrôles. Par exemple, vous pouvez présenter les points importants en utilisant le pointeur laser ou des marquages.
Utilisez les commentaires du présentateur pour vous aider à retenir vos points de discussion. Pour plus d’informations, allez à Présenter des diapositives PowerPoint dans une réunion Lync.

Si vous partagez votre Bureau ou un programme :

N’oubliez pas que quand vous partagez un programme, seuls les fichiers et programmes que vous partagez peuvent être vus par les participants. Si vous accédez à d’autres programmes, ils ne seront pas visibles dans la réunion.
Utilisez le partage du Bureau si vous avez besoin de basculer entre plusieurs programmes.
Cliquez sur Aperçu dans la réunion Lync pour afficher ce que les participants voient quand vous partagez votre Bureau ou un programme.
Informez les participants qu’ils peuvent agrandir la zone d’affichage en passant en mode plein écran. Pour plus d’informations, allez à Partager votre Bureau ou un programme.

Organisation d’une réunion dans une salle de conférence

Nous vous conseillons de prendre le temps de préparer la salle avant que le début de la réunion afin de vous assurer que Lync est bien configuré pour les périphériques audio et vidéo de la salle.

Connectez votre ordinateur portable au projecteur et, éventuellement, le téléphone de la salle de conférence.
S’il y a un écho, désactivez le micro et les haut-parleurs de l’ordinateur. Demandez aux autres personnes présentes dans la salle de désactiver également leur micro et haut-parleurs si elles sont connectées à Lync.
Vous pouvez connecter le téléphone de la salle à votre ordinateur ou l’utiliser pour se connecter à la partie audio de la réunion, si la demande de réunion comprend des informations de connexion.
Si vous utilisez le projecteur de la salle, connectez le câble à votre ordinateur et sélectionnez l’affichage approprié. Sur votre clavier, appuyez sur la touche Windows + P pour afficher l’écran, puis cliquez sur l’une des options suivantes : Dupliquer pour afficher votre Bureau sur l’écran de votre ordinateur et sur le projecteur de la salle ; Étendre pour étendre votre Bureau à partir de l’écran de votre ordinateur et du projecteur de la salle ; ou Projecteur uniquement pour afficher votre Bureau uniquement sur le projecteur de la salle.

Conseil : Nous vous recommandons de sélectionner Dupliquer afin de pouvoir suivre la réunion à la fois sur votre écran et sur celui de la salle.

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