Il existe de nombreuses façons de personnaliser l’accès à un élément pour le partager en toute sécurité, en toute sécurité et uniquement avec les personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager. Les deux principales façons de partager l’élément sont d’envoyer un e-mail à une invitation ou de copier un lien vers l’élément.
Dans cet article :
Envoyer un e-mail à une invitation à un élément
Bien démarrer avec le partage
Il existe deux façons de partager un élément à partir d’une bibliothèque SharePoint ou de votre OneDrive :
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En mode Liste, pointez sur une ligne d’élément ou cochez la case en regard d’un élément, puis sélectionnez
Partager. -
En mode Liste ou Vignettes, sélectionnez une ligne ou une vignette d’élément. Ensuite, sélectionnez
Partager dans la barre de commandes au-dessus de la vue fichiers.Remarque : Cette option n’est pas disponible dans la vue Accueil de OneDrive.
Pour partager un fichier Microsoft 365 à partir de l’application, comme un fichier PowerPoint, Word ou Excel :
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Dans le coin supérieur droit, sélectionnez
Partager. -
Sélectionnez à nouveau
Partager.
Remarque : La sélection et le partage de plusieurs éléments en même temps ne sont pas disponibles dans SharePoint ou OneDrive pour le travail ou l’établissement scolaire. Au lieu de cela, ajoutez les éléments à un dossier et partagez-le.
Une fois que vous avez sélectionné
Remarques :
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Si vous n’avez pas encore partagé l’élément, une icône de verrou
apparaît dans le coin inférieur gauche pour indiquer qu’il s’agit d’un fichier privé. -
Si l’élément a déjà été partagé, les images de profil ou les initiales des personnes et groupes avec qui il est partagé apparaissent dans le coin inférieur gauche. Vous pouvez sélectionner l’une des icônes pour ouvrir Gérer l’accès, où vous pouvez examiner et gérer les personnes disposant d’un accès existant.
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Si vous copiez un lien vers un élément qui n’a pas encore été partagé, l’icône de verrou est remplacée par votre image de profil, même si le lien n’a pas encore été ouvert par quelqu’un.
Choix des autorisations
Sélectionnez l’icône d’autorisation en regard de la zone Ajouter un nom, un groupe ou un e-mail pour ouvrir une liste déroulante d’options pour les niveaux d’autorisation. L’autorisation que vous sélectionnez s’applique à l’invitation que vous pouvez envoyer en sélectionnant Inviter et au lien que vous pouvez copier en sélectionnant Copier le lien.
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Peut modifier permet aux utilisateurs d’apporter des modifications à l’élément. Ils seront également autorisés à partager l’élément avec d’autres personnes.
Remarque : Si vous partagez un dossier, les personnes disposant d’une autorisation de modification peuvent copier, déplacer, modifier, renommer, partager et supprimer n’importe quel élément du dossier auquel elles peuvent accéder.
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Peut afficher permet aux utilisateurs d’afficher uniquement l’élément. Les utilisateurs ne pourront pas le modifier.
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Peut réviser permet aux utilisateurs d’afficher l’élément, de laisser des commentaires et de faire des suggestions, mais ils ne peuvent pas modifier l’élément.
Remarques :
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Cette option est disponible uniquement pour les documents Word.
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Si une personne dispose déjà d’autorisations de modification pour le document, la sélection de Peut réviser ne l’empêche pas d’apporter des modifications, et le fichier s’ouvre toujours en mode édition. Vous pouvez modifier les autorisations dans Gérer l’accès.
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Impossible de télécharger permet aux utilisateurs d’afficher l’élément, mais ils ne peuvent pas le télécharger sur leur appareil.
Remarques :
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Cette option est disponible uniquement pour OneDrive professionnel ou scolaire.
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Les utilisateurs peuvent toujours télécharger l’élément s’ils disposent d’une autorisation de modification existante sur l’élément. Vous pouvez afficher et gérer les autorisations et les liens dans Gérer l’accès.
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Les administrateurs peuvent contrôler quels types de fichiers peuvent avoir le paramètre « bloquer le téléchargement ».
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Envoyer un e-mail à une invitation à un élément
Inviter des personnes est un moyen simple de donner accès à un élément uniquement aux personnes que vous sélectionnez.
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Ajoutez des personnes dans la zone Ajouter un nom, un groupe ou un e-mail .
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Passez en revue ou mettez à jour l’autorisation que vous souhaitez accorder en sélectionnant l’icône d’autorisation.
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Si vous le souhaitez, ajoutez une note dans la boîte de message.
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Sélectionnez Inviter.
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Les personnes que vous avez ajoutées recevront un e-mail automatisé de votre part les invitant à accéder au fichier.
Remarques :
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Seules les personnes que vous avez ajoutées ou celles disposant d’un accès existant pourront accéder à cette invitation.
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Une fois qu’ils ont été invités, vous pouvez facilement mettre à jour ou supprimer un accès individuel dans Gérer l’accès.
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Inviter des personnes est identique à l’expérience précédemment appelée Accorder l’accès.
Copier un lien vers un élément
Les liens sont une autre façon de partager un élément avec l’audience que vous choisissez.
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Passez en revue ou mettez à jour l’autorisation que vous souhaitez accorder en sélectionnant l’icône d’autorisation.
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Vérifiez ou mettez à jour les paramètres de lien en sélectionnant l’icône
Paramètres du lien en regard de Copier le lien. Après avoir apporté des modifications, sélectionnez Appliquer.Conseil : Pour afficher rapidement le type de lien avant de copier le lien, pointez sur Copier le lien.
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Sélectionnez Copier le lien.
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Collez le lien n’importe où vous souhaitez l’envoyer (par exemple, dans un message Teams ou un e-mail).
Paramètres de liaison
Vous avez le choix entre différentes options de lien.
Remarque : Si certaines options ne sont pas disponibles, l’administrateur de votre organisation ou site SharePoint peut l’avoir restreint. Par exemple, ils peuvent choisir de supprimer l’option Tout le monde pour empêcher le transfert de liens en dehors de votre organisation.
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Tout le monde donne accès à toute personne qui reçoit le lien, qu’il le reçoive directement de vous ou qu’il soit transféré par quelqu’un d’autre. Cela peut inclure des personnes extérieures à votre organisation.
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Les personnes de votre organisation disposant du lien donnent accès à toute personne disposant d’un compte de votre organisation et du lien, qu’elles le reçoivent directement de vous ou qu’elles soient transférées d’une autre personne. Ils doivent être connectés à leur compte professionnel ou scolaire, comme « someone@contoso.com ».
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Les personnes disposant d’un accès existant donnent accès aux personnes qui ont déjà accès au document ou au dossier. Le lien fonctionne uniquement pour eux. Il ne modifie aucune autorisation. Cela est utile lors de l’envoi d’un lien à une personne qui a déjà accès.
Remarque : Si l’élément a déjà été partagé, les images de profil ou les initiales des personnes et groupes avec qui il est partagé s’affichent ici. Vous pouvez sélectionner l’une des icônes pour ouvrir Gérer l’accès, où vous pouvez passer en revue et gérer les personnes disposant d’un accès existant.
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Les personnes que vous choisissez donnent accès uniquement aux personnes que vous spécifiez par nom, groupe ou e-mail. Si quelqu’un transfère le lien, seules les personnes qui ont déjà accès à l’élément peuvent utiliser le lien.
Remarque : Si vous sélectionnez cette option, sélectionnez Appliquer , puis ajoutez des noms à la zone Ajouter un nom, un groupe ou un e-mail. Sélectionnez ensuite Copier le lien.
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Définir la date d’expiration vous permet de définir une date d’expiration pour tout lien de partage. Une fois qu’un utilisateur a défini une date et que le lien a expiré, le lien ne fonctionne plus et vous devez créer un nouveau lien ou le partager à nouveau avec des personnes afin qu’elles puissent continuer à accéder au fichier.
Remarques :
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La fonctionnalité d’expiration s’applique uniquement aux utilisateurs qui obtiennent l’accès via un lien de partage copié (lien tout le monde, personnes spécifiques ou lien d’entreprise).
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Modification de la date d’expiration : Si vous revenez aux paramètres de lien et que vous définissez une nouvelle date d’expiration pour le même lien (avec les mêmes autorisations et étendue), la date d’expiration précédente est remplacée.
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Configuration sans date d’expiration : Si vous créez un lien sans configurer de date d’expiration, le lien n’expirera jamais. Il continuera à fonctionner pour toutes les personnes avec lesquelles il a été partagé indéfiniment.
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Affichage des liens avec des dates d’expiration : Pour afficher les liens avec des dates d’expiration, accédez à « Gérer l’accès » et cochez l’onglet « Liens ». Recherchez les liens marqués avec une icône de calendrier en regard de leur étendue ; ceux-ci ont une date d’expiration.
Selon le type de lien sélectionné, des paramètres facultatifs peuvent être disponibles.
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Définir un mot de passe vous permet de définir un mot de passe pour accéder au fichier. Lorsqu’un utilisateur clique sur le lien, il est invité à entrer un mot de passe avant de pouvoir accéder au fichier. Vous devez fournir ce mot de passe séparément à toute personne avec laquelle vous souhaitez partager le fichier.
Après avoir sélectionné vos paramètres, sélectionnez Appliquer pour mettre à jour le lien.
Copier rapidement un lien
Il existe deux raccourcis pour copier un lien vers un élément à partir d’une bibliothèque SharePoint ou de votre OneDrive :
Dans la vue liste ou vignettes :
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Sélectionnez une ligne ou une vignette d’élément.
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Sélectionnez Copier le lien dans la barre de commandes au-dessus de la vue fichiers.
En mode Liste :
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Pointez ou sélectionnez une ligne d’élément.
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Sélectionnez l’icône d’autres actions .
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Sélectionnez Copier le lien dans le menu Action.
Si vous êtes à l’intérieur d’un fichier Microsoft 365 ouvert (tel qu’un document PowerPoint, Word ou Excel) :
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Sélectionnez
Partager dans le coin supérieur droit. -
Sélectionnez ensuite Copier le lien.
Si vous sélectionnez Copier le lien , le lien est automatiquement copié dans le Presse-papiers avec les paramètres de partage par défaut sélectionnés. Si vous souhaitez apporter des modifications au lien, accédez à
Remarque : Si vous sélectionnez Personnes que vous choisissez, vous devez sélectionner les personnes pour lesquelles vous souhaitez que le lien fonctionne directement dans les paramètres de lien
Étiquette de confidentialité
Une fois que vous avez sélectionné
Partage en dehors de votre organisation
Si votre organisation vous permet de partager un élément avec des personnes extérieures à votre organisation, il existe deux façons de le faire après avoir sélectionné
Inviter
Ajoutez les e-mails à la zone Ajouter un nom, un groupe ou un e-mail, puis sélectionnez Continuer.
Copier le lien
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Ouvrez
Paramètres du lien. -
Sélectionnez Personnes que vous choisissez ou Tout le monde.
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Sélectionnez Copier le lien.
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Collez le lien quelque part pour que la personne en dehors de votre organisation l’utilise, par exemple dans un message ou un e-mail Teams.
Si vous sélectionnez Personnes de votre choix, ajoutez les e-mails à la zone Ajouter un nom, un groupe ou un e-mail avant de copier le lien.
Remarque : Vous ne pouvez pas partager avec l’extérieur de votre organisation si Personnes de votre organisation est sélectionné dans les paramètres de partage.
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