Planifier des bibliothèques de documents dans SharePoint Server

Déterminer le type de la bibliothèque

Lorsque vous identifiez les bibliothèques de documents qui répondent le mieux aux besoins de votre organisation, vous pouvez également déterminer que vous souhaitez utiliser plusieurs sites ou collections de sites. Par exemple, si vous créez du contenu en vue d’une publication sur des clients externes, vous aurez peut-être besoin d’un site pour créer et passer en revue du contenu et un site distinct, éventuellement dans un SharePoint Server 2016 d’installation distinct, dans lequel publier votre contenu.

Lorsque vous planifiez des bibliothèques de documents pour plusieurs sites, vous devez peut-être planifier le flux de contenu d’un site vers un autre, par processus manuels, flux de travail ou solutions personnalisées. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section planifier le flux de contenu, plus loin dans cet article.

Le tableau suivant répertorie les utilisations typiques des bibliothèques de documents.

L’exemple suivant montre comment utiliser l’analyse que vous avez effectuée dans la section analyse de l' utilisation des documents de la section identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation du document (SharePoint Server 2010) pour vous aider à planifier l’Organisation des bibliothèques de documents de votre entreprise. Dans cet exemple, contoso Ltd. transmet le contenu aux clients en fonction de la recherche du marché. Ce contenu est créé essentiellement par des consultants qui travaillent à distance. Il s’agit d’un cycle dans lequel les étapes suivantes se produisent :

1. Un partenaire évalue des idées d’engagements et des demandes de propositions.

2. Après avoir établi un contrat, un responsable de projet assemble une équipe de consultants et crée un site de travail spécifique à l’engagement dans lequel les résultats de la recherche sont enregistrés et le projet est finalisé.

3. Lorsque le projet est terminé, les documents du livrable sont publiés sur un site Internet sécurisé dans lequel les clients y ont accès.

4. L’équipe rédige des documents de meilleures pratiques et des études de cas en fonction du projet.

5. Les responsables de connaissances recueillent, organisent et archivent les meilleures pratiques et d’autres documents.

6. Les livrables, contrats et autres documents sont conservés en tant qu’enregistrements d’entreprise.

7. En utilisant le contenu géré par les responsables de connaissances, les partenaires évaluent les opportunités et créent de nouvelles propositions.

Le tableau suivant montre une analyse de l’utilisation des documents pour ce scénario.

Cette analyse de l’utilisation des documents suggère les exigences suivantes :

• Les chefs de projet ont besoin des bibliothèques sur les sites d’équipe pour le stockage des idées d’engagements, des demandes d’engagements et des projets de propositions.

• Les juristes ont besoin des bibliothèques d’un portail ou d’un site de gestion de documents centralisé pour le stockage des modèles de contrat et des contrats actifs.

• Les chefs de projet et contributeurs ont besoin des bibliothèques sur les sites d’équipe pour créer des résultats de recherche, des livrables et des études de cas.

• Les clients ont besoin des bibliothèques sur un site Internet pour afficher les livrables finaux. (SharePoint Server 2016 uniquement.)

• Tous les membres de l’entreprise ont besoin d’accéder à un site Centre de documents pour afficher les meilleures pratiques et les documents d’étude de cas. (SharePoint Server 2016 uniquement.)

• Les responsables des enregistrements d’entreprise et les juristes ont besoin d’accéder à un centre des enregistrements d’entreprise pour gérer les enregistrements d’entreprise. (SharePoint Server 2016 uniquement.)

La figure suivante montre comment ces bibliothèques peuvent être distribuées. Les sites sont hébergés dans trois collections de sites : une collection de sites Internet pour l’accès au client, une collection de sites extranet pour la création à distance par des membres d’équipe et une collection de sites intranet pour une maintenance sécurisée du site de gestion des enregistrements. (SharePoint Server 2016 uniquement.)

Planifier le flux de contenu

Le contenu d’une solution de gestion de documents est souvent dynamique, en passant d’un site à un autre si nécessaire pour répondre aux besoins des utilisateurs. Lorsque vous planifiez des bibliothèques de documents, vous planifiez souvent le flux de contenu d’une bibliothèque ou d’un site à l’autre. SharePoint Server 2016 inclut les méthodes suivantes pour déplacer du contenu, manuellement ou dynamiquement :

• Vous pouvez créer des flux de travail personnalisés qui copient ou déplacent du contenu d’un site ou d’une bibliothèque vers un autre. Un flux de travail guide un document au sein d’un processus professionnel et attribue des tâches aux participants lorsque leur rôle dans le cycle de vie du document devient actif. Un flux de travail peut être conçu pour déplacer un document d’un site ou d’une bibliothèque vers un autre. Pour plus d’informations sur la planification des flux de travail, voir types de contenu et planification du flux de travail (SharePoint Server 2010).

• Les auteurs peuvent copier un document dans une bibliothèque dans n’importe quel site sur lequel ils disposent d’autorisations d’édition. La relation entre la source et le document de destination est conservée afin que la copie puisse être actualisée selon les besoins.

• Les pages Web et les sites Web entiers peuvent être prédéfinis et publiés d’un site à un autre, manuellement ou automatiquement en fonction d’une planification. (SharePoint Server 2016 uniquement.)

• Le contenu peut être envoyé vers le site de gestion des enregistrements à l’aide de l’interface utilisateur SharePoint Server 2016, à l’aide d’un flux de travail ou à l’aide d’une solution personnalisée basée sur le modèle objet SharePoint Server 2016. (SharePoint Server 2016 uniquement.)

• À l’aide de dossiers Web ou de lieux réseau, un auteur peut copier ou déplacer manuellement le contenu d’une bibliothèque de documents d’une bibliothèque ou d’un site vers un autre.

Dans l’exemple suivant, la figure ci-après illustre l’application de certaines de ces techniques de flux de contenu. Notez que le site Internet intermédiaire a été ajouté au site du portail de création. (SharePoint Server 2016 uniquement.)

• À l’aide des fonctionnalités de publication, un auteur peut publier des pages Web sur le site Internet. (SharePoint Server 2016 uniquement.)

• À l’aide de la commande copier, un auteur peut copier des documents dans le site Centre de documents.

• À l’aide d’un flux de travail personnalisé, un auteur peut copier des documents dans des bibliothèques de documents sur le site Internet.

• À l’aide de la commande Envoyer à , un auteur peut envoyer des contrats au référentiel des enregistrements d’entreprise. (SharePoint Server 2016 uniquement.)

Promotion des bibliothèques de documents à partir des applications clientes Office

Vous pouvez personnaliser la boîte de dialogue Office Professionnel 2013ouvrir et la boîte de dialogue Enregistrer pour encourager les membres de l’organisation à utiliser des bibliothèques de documents en tant qu’emplacements de stockage. En ajoutant des sites à la barre Mes emplacements en regard de la boîte de dialogue ouvrir et de la boîte de dialogue Enregistrer , vous pouvez fournir un accès unique aux emplacements dans lesquels les utilisateurs doivent stocker leurs documents. Cela permet aux membres de l’équipe d’interagir avec les bibliothèques de documents en utilisant l' enregistrement à partir des applications clientes d' Office Professionnel 2013 au lieu d’avoir accès directement au serveur pour télécharger leurs documents.

Pour promouvoir l’utilisation de sites dans la boîte de dialogue ouvrir et la boîte de dialogue Enregistrer , vous pouvez les publier à l’aide d’un service Web. Ce service fournit une liste des sites ciblés par des utilisateurs spécifiques en fonction de leurs rôles ou des sites dont ils sont membres. Une application cliente de Office Professionnel 2013 peut détecter automatiquement ce service sur le site mes sites de l’utilisateur. D’autres produits serveur peuvent également implémenter ce service Web et fournir l’emplacement du service à l’application cliente Office. Une fois le service Web configuré, Office Professionnel 2013 ajoute une entrée à la barre mon environnement et le remplit avec les emplacements définis par le service Web. Pour plus d’informations sur le service Web liens publiés, voir service Web liens publiés dans MSDN Library.

Les administrateurs peuvent alors définir des clés de Registre pour ajouter des sites spécifiques dans la barre mon environnement de la boîte de dialogue ouvrir d’Office et la boîte de dialogue Enregistrer . Les clés de Registre sont déployées à l’aide d’une stratégie de groupe et d’un modèle de service d’annuaire Active Directory fourni dans le Kit de ressources Office 2013.

Vous pouvez limiter les emplacements dans lesquels les membres de l’organisation peuvent enregistrer le contenu à l’aide de la boîte de dialogue Enregistrer d’Office. Par exemple, vous pouvez limiter la possibilité d’enregistrer des fichiers sur les ordinateurs de bureau et de obliger les utilisateurs à enregistrer du contenu dans une bibliothèque de documents. Dans Office Professionnel 2013, vous pouvez contrôler l’endroit où les utilisateurs peuvent accéder pour enregistrer leurs documents. Ce guide indique aux utilisateurs d’enregistrer les emplacements approuvés. Notez que cela ne garantit pas que les utilisateurs ne peuvent pas enregistrer des fichiers sur leur ordinateur local ou d’autres emplacements non approuvés. Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour déplacer des fichiers sur un ordinateur, et les personnes motivées peuvent contourner la plupart des restrictions. Toutefois, si vous limitez l’accès à ces emplacements par le biais de la boîte de dialogue Enregistrer d’Office, vous pouvez réduire considérablement le nombre de membres de l’équipe qui utilisent ces emplacements non approuvés.

Pour limiter les emplacements disponibles dans la boîte de dialogue Enregistrer , utilisez une stratégie de groupe pour définir les clés de Registre appropriées afin d’activer ce paramètre et de définir les emplacements locaux, réseau ou serveur approuvés. Lorsque ce paramètre est activé, chaque emplacement non défini de cette manière (y compris les liens standard vers le bureau et les dossiers Favoris réseau) est supprimé de la barre mon environnement.

La liste des emplacements approuvés peut être limitée à une ou plusieurs applications Office. Par exemple, un administrateur peut limiter les emplacements d’enregistrement dans Access tout en permettant à d’autres applications Office d’enregistrer n’importe où.