Synthétis Découvrez comment intégrer des types de contenu et des flux de travail dans votre solution de gestion de documents SharePoint 2013.
Cet article décrit les types de contenu et les flux de travail, et fournit des recommandations sur la planification de leur intégration dans votre solution de gestion de documents SharePoint Server 2016. Un type de contenu est une collection réutilisable de métadonnées (colonnes), de flux de travail, de comportement et d’autres paramètres pour une catégorie d’éléments ou de documents dans une liste ou une bibliothèque de documents SharePoint Server 2016. Les types de contenu vous permettent de gérer les paramètres d’une catégorie d’informations d’une manière centralisée et réutilisable. Un flux de travail permet de joindre un processus métier aux éléments dans SharePoint Server 2016.
Contenu de cet article :
Avant d’utiliser la feuille de calcul de type de contenu et de planification du flux de travail (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/ ?LinkId=165878) fournie avec cet article pour planifier vos types de contenu et les flux de travail, assurez-vous d’avoir lu identifier les utilisateurs et analysé l’utilisation des documents dans SharePoint 2013 et rempli les feuilles de calcul analyse de l’utilisation du document et « participants aux documents » associées à cet article.
Présentation du type de contenu
Un type de contenu définit les attributs d’un élément de liste, d’un document ou d’un dossier. Chaque type de contenu peut spécifier les éléments suivants :
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Propriétés à associer aux éléments de son type.
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Métadonnées à associer aux éléments de son type.
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Les flux de travail qui peuvent être démarrés à partir d’éléments de leur type.
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Stratégies de gestion des informations à associer aux éléments de son type.
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Modèles de document (pour les types de contenu de document)
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Fonctionnalités personnalisées.
Vous pouvez associer un type de contenu à une liste ou une bibliothèque. Lorsque vous procédez ainsi, vous spécifiez que la liste ou la bibliothèque peut contenir des éléments de ce type de contenu et que la commande nouveau de cette liste ou bibliothèque permettra aux utilisateurs de créer des éléments de ce type.
Remarque : Vous pouvez également associer des propriétés, des flux de travail, des stratégies et des modèles directement à une liste ou une bibliothèque. Toutefois, le fait de procéder de la sorte peut limiter ces associations à la liste ou à la bibliothèque et n’est pas réutilisable dans votre solution. Dans SharePoint Server 2016, les flux de travail au niveau du site peuvent être associés à plusieurs listes ou bibliothèques.
Les bibliothèques de documents et les listes peuvent contenir plusieurs types de contenu. Par exemple, une bibliothèque peut contenir les documents et les graphiques liés à un projet. Quand une liste ou une bibliothèque contiennent plusieurs types de contenu, les éléments suivants s’appliquent :
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Par défaut, la commande nouveau de cette liste ou bibliothèque permet aux utilisateurs de faire une sélection parmi les types de contenu disponibles lors de la création d’un élément. Les propriétaires de types de contenu peuvent configurer la nouvelle commande pour n’afficher que certains types de contenus.
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Les colonnes associées à tous les types de contenus disponibles sont affichées.
Vous pouvez définir des types de contenu personnalisés dans la Galerie de types de contenu d’un site. Un type de contenu personnalisé doit être dérivé, directement ou indirectement, d’un type de contenu principal tel qu’un document ou un élément. Une fois qu’elle est définie dans un site, un type de contenu personnalisé est disponible sur ce site et dans tous les sites sous ce site. Pour qu’un type de contenu soit disponible de façon plus large dans une collection de sites, définissez-le dans la Galerie type de contenu du site de niveau supérieur. Dans SharePoint Server 2016, vous pouvez également créer un type de contenu personnalisé à l’intérieur d’un concentrateur de type de contenu défini dans une instance de service de métadonnées gérées. Lors de la création d’un concentrateur de type de contenu, ce type de contenu sera disponible pour les autres collections de sites qui font partie des applications Web associées à cette instance du service de métadonnées gérées.
Remarque : Le service de métadonnées gérées et le hub de type de contenu ne sont pas disponibles dans SharePoint Foundation 2013.
Par exemple, si votre organisation utilise un modèle de contrat particulier, dans la Galerie de types de contenu du site de niveau supérieur d’une collection de sites, vous pouvez créer un type de contenu qui définit les métadonnées pour ce contrat, le modèle du contrat et les flux de travail requis pour réviser et terminer le contrat. Ensuite, une bibliothèque de documents de votre collection de sites à laquelle vous associez le type de contenu de contrat inclura toutes ces fonctionnalités et permettra aux auteurs de créer des contrats basés sur le modèle.
Dans les sites reposant sur SharePoint Server 2016, chaque élément de liste ou élément de bibliothèque par défaut (par exemple, contact, tâche ou document) possède un type de contenu principal correspondant dans la Galerie type de contenu du site. Lorsque vous planifiez des types de contenu, vous pouvez utiliser ces définitions de type de contenu principales comme points de départ et baser de nouveaux types de contenu sur des types de contenu existants selon vos besoins.
Les types de contenus sont organisés en une hiérarchie qui permet à un type de contenu d’hériter ses caractéristiques d’un autre type de contenu. Cet héritage permet aux classes de documents de partager des caractéristiques au sein d’une organisation, et permet aux équipes de personnaliser ces caractéristiques pour des sites ou des listes spécifiques.
Par exemple, tous les documents de type livrable par l’utilisateur d’une entreprise peuvent nécessiter un ensemble de métadonnées, telles que le numéro de compte, le numéro de projet et le responsable de projet. En créant un type de contenu livrable de client de niveau supérieur dont font partie tous les autres types de documents du client, vous devez vous assurer que les informations requises, telles que les numéros de compte et les numéros de projet, seront associées à toutes les variantes de documents livrable par le client au sein de votre organisation. Notez que si le propriétaire du type de contenu ajoute une autre colonne requise au type de contenu livrable du client de niveau supérieur, le propriétaire du type de contenu peut propager les modifications apportées à tous les types de contenu qui héritent de celui-ci, ce qui permet d’ajouter la nouvelle colonne à tous les documents du livrable du client.
Intégration des propriétés avec Office 2016
Dans Microsoft Office System 2007, quand un utilisateur modifie un document à partir d’une SharePoint Server 2016 serveur de gestion des documents, un panneau informations sur le document apparaît en haut du document. Le panneau informations sur le document affiche un formulaire modifiable des propriétés du document sur le serveur.
SharePoint Server 2016 permet de personnaliser facilement le formulaire de propriété pour un type de contenu. Lorsque vous configurez un type de contenu, vous pouvez démarrer InfoPath 2016, qui génère un formulaire de propriété par défaut qui est basé sur les propriétés du type de contenu. Le formulaire par défaut inclut les mêmes contrôles, dispositions et schémas que InfoPath 2016 utiliserait si aucun formulaire personnalisé n’a été défini. Vous pouvez ensuite personnaliser et déployer le formulaire comme n’importe quel autre formulaire de InfoPath 2016. Par exemple, vous pouvez ajouter le logo de votre société, ses polices et son jeu de couleurs à un formulaire. le connecter à une source de données personnalisée ; Ajoutez une logique conditionnelle ; et les fonctionnalités de formulaire de création disponibles pour les utilisateurs en fonction de leur rôle.
Outre la modification des propriétés dans le panneau informations sur le document, les auteurs qui utilisent Word 2016 peuvent insérer des propriétés définies sur le serveur dans leurs documents. Par exemple, si les propriétés du document incluent un nom de chef de projet, ce nom peut être inséré dans la page de titre, le pied de page ou n’importe où dans le document. Si un nouveau responsable de projet est affecté à un projet, la propriété responsable de projet peut être mise à jour sur le serveur de gestion des documents. Ce nom de responsable de projet mis à jour sera reflété dans chaque instance de cette propriété insérée dans un document.
Utilisation de métadonnées avec des types de contenu
Metadata est une information sur un document qui est utilisé pour classer et classer votre contenu. Les métadonnées sont associées à un type de contenu en tant que colonne. Les métadonnées peuvent fournir des informations contextuelles sur votre document en les associant à un auteur, un objet, une audience, une langue, etc. Contrairement aux propriétés, les métadonnées sont stockées sous forme de colonnes qui peuvent être indexées et recherchées par le moteur de recherche SharePoint.
Les métadonnées ajoutées au niveau de la collection de sites peuvent être associées à des types de contenus. À l’aide de métadonnées avec des types de contenu, tous les types de contenu ultérieurs peuvent hériter de tout ou partie des métadonnées du type de contenu parent au niveau de la collection de sites. Des métadonnées supplémentaires peuvent ensuite être ajoutées à un niveau inférieur, par exemple un document unique.
Modèles de colonnes
Chaque élément de métadonnées qui est associé à un type de contenu est une colonne, qui est un emplacement dans une liste dans laquelle stocker des informations. Les listes ou bibliothèques sont souvent affichées sous forme graphique sous forme de colonnes d’informations. Toutefois, en fonction de l’affichage associé à la liste, les colonnes peuvent apparaître dans d’autres formes, telles que les jours d’affichage du calendrier. Dans les formulaires associés à une liste ou une bibliothèque, les colonnes s’affichent sous forme de champs.
Vous pouvez définir des colonnes à utiliser dans plusieurs types de contenu. Pour ce faire, créez-les dans la Galerie modèles de colonnes. La Galerie de modèles de colonnes se trouve dans chaque site d’une collection de sites. Comme pour les types de contenu, les colonnes définies dans la Galerie des modèles de colonnes d’un site sont disponibles sur ce site et dans tous les sites situés en dessous.
Types de contenu de dossier
Les types de contenu de dossier définissent les métadonnées associées à un dossier dans une liste ou une bibliothèque. Lorsque vous appliquez un type de contenu de dossier à une liste ou une bibliothèque, la commande nouveau de cette liste ou bibliothèque inclut le type de contenu de dossier, ce qui permet aux utilisateurs de créer des dossiers de ce type.
Vous pouvez définir des affichages dans une liste ou une bibliothèque disponible uniquement dans les dossiers d’un type de contenu particulier. Cette fonction est utile si vous voulez qu’un dossier contienne un type de document particulier et que vous voulez que les affichages dans ce dossier affichent uniquement les colonnes pertinentes pour le type de document contenu dans ce dossier.
À l’aide du modèle d’objet Produits SharePoint, vous pouvez personnaliser la nouvelle commande pour un type de contenu de dossier de sorte que lorsqu’un utilisateur crée un dossier de ce type, le dossier soit prérempli avec plusieurs fichiers et documents basés sur des modèles stockés sur le serveur. Cette fonction est utile, par exemple, pour l’implémentation d’un type de document composé qui nécessite plusieurs fichiers pour contribuer à un document de livrable unique.
La fonctionnalité ensembles de documents est une fonctionnalité de SharePoint Server 2016 qui vous permet d’utiliser Office 2016 pour gérer les livrables qui s’étalent sur plusieurs documents. Les ensembles de documents sont des types spécifiques de dossiers utilisés pour gérer un livrable unique ou un produit de bureau, qui peut inclure plusieurs documents dans plusieurs emplacements. Vous pouvez créer des ensembles de documents à l’aide d’un modèle extensible fourni avec SharePoint Server 2016. Vous pouvez également personnaliser des modèles d’ensembles de documents pour représenter les produits de bureau appropriés pour votre organisation. Les ensembles de documents incluent également le contrôle de version, qui vous permet de capturer l’état de l’ensemble de documents complet à différentes étapes du cycle de vie. Pour plus d’informations sur les ensembles de documents, voir gestion des ensembles de documents (SharePoint Server 2010).
Planifier les types de contenu de document
La première étape de planification des types de contenu de document consiste à examiner chaque type de document qui est répertorié dans votre feuille de calcul https://go.microsoft.com/fwlink/p/ ?LinkId=165873 ( analyze document usage ) pour déterminer si un type de contenu existant fonctionne pour ce type de document. Chaque type de contenu de document doit hériter ses paramètres directement du type de contenu document principal ou d’un type de contenu extrait du type de contenu de document. Cela permet de s’assurer que les colonnes de base pour les types de documents (par exemple, titre et créé par) sont présentes et que vous pouvez associer un modèle au type de contenu. Si un type de contenu principal (par exemple, document) est suffisant, entrez le nom du type de contenu dans la colonne type de contenu de la feuille de calcul « analyser l’utilisation du document ».
Remarque : Les types de contenu principaux pris en charge n’incluent pas les fichiers PDF.
Pour plus d’informations sur la modification des types de contenu de base, téléchargez le livre blanc «recommandations en matière de modification de types de contenu prédéfinis et de colonnes de site» (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/ ?LinkId=260922).
Planifier les types de contenu de liste
Les éléments d’un type de contenu de liste incluent les colonnes de métadonnées associées au type de contenu et aux flux de travail qui peuvent s’exécuter sur des éléments de ce type de contenu. Utilisez un type de contenu de liste pour définir un type d’élément de liste propre à votre solution. Par exemple, dans une solution de centre d’appels d’un client, qui permet aux professionnels de l’assistance de rechercher et de résoudre les problèmes techniques des clients, un type de contenu de liste peut être utilisé pour standardiser les données de chaque incident de support et effectuer le suivi de l’incident à l’aide d’un flux de travail.
Planifier des flux de travail
Les flux de travail implémentent des processus métiers sur des documents, des pages Web, des formulaires et des éléments de liste dans SharePoint Server 2016. Ils peuvent être associés à des bibliothèques, des listes ou des types de contenus.
Dans le cadre de la gestion de documents, utilisez les flux de travail pour acheminer les documents de personne à personne de sorte qu’ils puissent effectuer toutes les tâches de gestion de documents, telles que la révision de documents, l’approbation de leur composition ou la gestion de leur destruction. Vous pouvez également utiliser des flux de travail personnalisés pour déplacer les documents d’un site ou d’une bibliothèque vers un autre. Par exemple, vous pouvez concevoir un flux de travail pour copier un document d’un site vers un autre lors de l’archivage du document.
SharePoint Server 2016 inclut le flux de travail à trois États, que vous pouvez utiliser pour gérer les processus d’entreprise qui effectuent le suivi de l’état d’un élément par le biais de trois États ou phases. SharePoint Server 2016 inclut également les flux de travail suivants qui répondent à vos besoins en matière de gestion de documents :
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Recueillir les commentaires Envoie un document pour révision.
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Validation Envoie un document pour approbation, souvent en tant que composant requis pour la publication.
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Destruction Gère l’expiration et la destruction du document.
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Collecte des signatures Route un document pour les signatures.
Associez un flux de travail à un type de contenu lorsque vous souhaitez le rendre disponible lorsque ce type de contenu est utilisé. Par exemple, un type de contenu de bon de commande doit être approuvé par un responsable pour pouvoir terminer la transaction. Pour vous assurer que le flux de travail approbation est toujours disponible lorsqu’une commande d’achat est lancée, créez un type de contenu de bon de commande et associez-le au flux de travail d’approbation. Ajoutez ensuite le type de contenu bon de commande à toutes les bibliothèques de documents dans lesquelles les commandes d’achat seront stockées.
Pour planifier les flux de travail de votre solution de gestion de documents, analysez chaque type de contenu de document que vous envisagez d’implémenter et identifiez les processus d’entreprise qui doivent être disponibles pour s’exécuter sur le contenu de ce type. Identifiez ensuite les flux de travail que vous devez mettre à disposition de ce contenu.
Voici un exemple de tableau qui analyse les flux de travail d’un type de contenu de contrat.
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Processus de contrat |
Flux de travail de contrat |
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Réviser les brouillons. |
Recueillir les commentaires |
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Obtenez l’approbation du responsable et du Conseil légal. |
Validation |
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Résoudre les problèmes d’ouverture. |
Suivi des problèmes |
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Obtenez des signatures. |
Collecte des signatures |
Pour plus d’informations, voir flux de travail dans SharePoint 2013.
Feuille de calcul
Utilisez la feuille de calcul suivante pour enregistrer les informations décrites dans cet article :
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Feuilles de calcul de type de contenu et de planification de flux de travail (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/ ?LinkId=165878)
