Tâches de base dans SharePoint Server 2010

Collaboration et social computing

SharePoint Server 2010 étend les fonctionnalités de collaboration de SharePoint Foundation en favorisant la création facile à partir du navigateur ou d’applications familières telles que Microsoft Word, en aidant les utilisateurs à associer les ressources à l’étiquetage et aux évaluations, et en aidant les utilisateurs à trouver des réponses plus rapidement par le biais de flux d’actualités et de recherches de personnes.

L’un des principaux endroits où vous pouvez tirer parti de ces fonctionnalités est sur votre site Mon site. Mon site est votre propre site SharePoint dans lequel vous pouvez partager des documents, des liens et des informations vous concernant dans un profil en ligne. Vous pouvez également blog sur des sujets d’intérêt ou rechercher les informations dont vous avez besoin pour faire votre travail.

Vous décidez des informations que vous souhaitez partager et des informations que vous souhaitez conserver privées sur votre site Mon site. Vous pouvez ensuite étiqueter des liens vers des informations et rechercher des informations que d’autres personnes étiquetent ou partagent sur leurs flux d’actualités. Pour en savoir plus sur la gestion des informations sur votre site Mon site, consultez Gérer les informations que vous partagez via votre site Mon site et votre profil.

SharePoint Server 2010 permet également de participer n’importe où en offrant une expérience d’espace de travail SharePoint riche en ligne ou déconnecté de votre réseau et en libérant les utilisateurs pour collaborer en déplacement.

Gestion de contenu d’entreprise

La gestion de contenu d’entreprise (ECM) de Microsoft aide les organisations à surmonter les défis posés par de grands volumes de contenu non managé. SharePoint Server 2010 est une partie centrale de la solution Microsoft ECM, qui étend la gestion du contenu à chaque employé d’un organization par le biais de l’intégration avec des outils familiers tels que Microsoft Office System. La solution Microsoft ECM fournit des fonctionnalités permettant de gérer l’ensemble du cycle de vie du contenu ( de la création, de la modification et de la collaboration, en passant par l’expiration) sur une seule plateforme unifiée.

SharePoint Server 2010 aide les organisations à gérer l’ensemble du cycle de vie du contenu en fournissant des ensembles distincts de fonctionnalités qui permettent aux organisations d’atteindre les objectifs suivants :

• Gérer le contenu diversifié    Les fonctionnalités de gestion de documents de SharePoint Server 2010 aident les organisations à consolider divers contenus de plusieurs emplacements dans un référentiel géré de manière centralisée avec une catégorisation cohérente. La nouvelle fonctionnalité d’ensembles de documents permet à votre organization de créer et de gérer des produits de travail qui couvrent plusieurs documents. Les fonctionnalités de recherche intégrée aident les utilisateurs à trouver, partager et utiliser ces informations. Les fonctionnalités de gestion des métadonnées telles que la nouvelle fonctionnalité de magasin de termes peuvent aider les organisations à gérer de manière centralisée les métadonnées entre les sites. Les métadonnées sont des informations sur les données utilisées pour identifier, structurer, découvrir et gérer les informations. La nouvelle prise en charge de la navigation basée sur les métadonnées et la possibilité d’incorporer des champs de métadonnées dans des documents améliorent la recherche et la découverte d’informations. Le contenu peut également être protégé contre tout accès non autorisé. Les outils de collaboration, tels que le flux de travail, aident les utilisateurs à mieux collaborer pour créer, examiner et approuver des documents de manière structurée.

• Satisfaire aux exigences légales et de conformité    Les fonctionnalités de gestion des enregistrements de SharePoint Server 2010 permettent aux organisations de stocker et de protéger les enregistrements professionnels, soit sur place à côté des enregistrements en cours, soit dans un référentiel central verrouillé. Les organisations peuvent appliquer des stratégies d’expiration aux enregistrements pour s’assurer qu’ils sont conservés pendant la période appropriée pour se conformer aux réglementations ou aux stratégies commerciales de l’entreprise, ce qui réduit les risques juridiques pour les organization. Les pistes d’audit fournissent aux auditeurs internes et externes la preuve que les enregistrements ont été conservés de manière appropriée. Des conservations peuvent être placées sur des documents spécifiques sous la forme d’une découverte juridique pour empêcher leur destruction.

• Gérer efficacement plusieurs sites Web    Les fonctionnalités de gestion de contenu web dans SharePoint Server 2010 permettent aux utilisateurs de publier du contenu Web avec un outil de création de contenu facile à utiliser et un processus d’approbation intégré. Les employés peuvent charger du contenu ( y compris des images, des fichiers audio et des vidéos) sur des sites Web en temps voulu sans un support étendu du personnel informatique. La prise en charge des éléments multimédias a été optimisée avec une nouvelle bibliothèque de biens dotée d’affichages et de sélecteurs enrichis, la prise en charge des vidéos comme type de contenu SharePoint, une infrastructure de diffusion vidéo en continu et un lecteur multimédia Silverlight personnalisable. Les modèles sous forme de pages master et de mises en page permettent aux organisations d’appliquer une personnalisation cohérente aux pages. Les fonctionnalités d’analytique web intégrées prennent en charge les rapports d’analyse du trafic, de la recherche et de l’inventaire. SharePoint Server 2010 offre également une infrastructure de déploiement et de gestion unique pour les sites intranet, extranet et Internet, ainsi que pour les sites multilingues.

Recherche d’entreprise

SharePoint Server 2010 fournit une infrastructure de recherche puissante qui complète d’autres fonctionnalités de productivité métier telles que la gestion de contenu d’entreprise et la collaboration pour aider les utilisateurs à obtenir de meilleures réponses plus rapidement et à amplifier l’impact des connaissances et de l’expertise.

La recherche prend en compte votre contexte personnel et vous aide à affiner votre recherche à l’aide de la navigation interactive pour vous guider vers les informations dont vous avez besoin. SharePoint Server étend la portée de la recherche à un plus grand nombre de sources de contenu et de types de contenu pour se connecter à toutes les informations de votre entreprise, y compris les applications d’entreprise telles que SAP, Siebel ou des bases de données personnalisées, et mettre les informations à la disposition des personnes qui en ont besoin.

Aide à la décision

Le décisionnel est un ensemble de méthodologies, de technologies et de processus qui prend des informations stockées dans les systèmes organisationnels et les rend exploitables en les mettant entre les mains des personnes qui en ont le plus besoin afin qu’elles puissent prendre des décisions éclairées. SharePoint Server 2010, élément clé de la plateforme d’aide à la décision Microsoft, peut aider à étendre les fonctionnalités d’aide à la décision à tout le monde au sein d’un organization, afin que tout le monde puisse accéder aux données appropriées pour prendre les bonnes décisions.

Votre organization stocke probablement des données dans différents formats, tels que des bases de données, des messages électroniques et des fichiers de feuille de calcul. SharePoint Server 2010 vous permet d’extraire des données de diverses sources et de les présenter de manière à faciliter l’analyse et la prise de décision.

Excel Services permet aux décideurs de publier, de partager et de gérer des classeurs Excel sur un site SharePoint. D’autres personnes du organization peuvent ensuite modifier les valeurs, les formules et la mise en forme des cellules à partir du navigateur à mesure qu’elles analysent les données.

PerformancePoint Services dans SharePoint Server 2010 peut améliorer la visibilité des métriques et des objectifs organisationnels clés, et permettre une analyse et des insights plus approfondis. Vous ou d’autres personnes de votre organization pouvez créer et utiliser des tableaux de bord interactifs avec des cartes de performance, des rapports et des filtres pour rechercher des tendances. Vous pouvez également ajouter des graphiques enrichis à vos sites SharePoint et connecter les graphiques à des données provenant de diverses sources, telles que des listes SharePoint, des listes de données externes, Business Data Connectivity Services, Excel Services ou d’autres composants WebPart.

Portails

Avec SharePoint Server 2010, les organisations peuvent créer et gérer des sites portail pour tous les aspects de leur activité (portails intranet d’entreprise, sites Web Internet d’entreprise et sites portails divisionnaires). Les portails intranet et divisionnaires d’entreprise peuvent connecter des sites individuels sur un organization et consolider l’accès aux applications métier existantes. Les équipes et les individus d’un organization peuvent utiliser un site portail pour accéder à l’expertise, aux informations et aux applications métier dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.

Les personnes au sein d’un organization qui utilisent un site portail peuvent tirer parti de leurs sites Mon site. Un site Mon site est un site personnel qui vous donne un emplacement central pour gérer et stocker vos documents, contenu, liens et contacts. Mon Site sert de point de contact pour les autres utilisateurs de votre organization pour trouver des informations sur vous, vos compétences et vos centres d’intérêt. Mes sites incluent les fonctionnalités d’informatique sociale mentionnées plus haut dans cet article.

SharePoint Server 2010 inclut également des fonctionnalités que les organisations peuvent utiliser pour personnaliser l’expérience d’un site portail pour des utilisateurs individuels, telles que le ciblage de contenu vers des types spécifiques d’utilisateurs. Votre organization peut personnaliser davantage le site portail à l’aide d’un programme de conception Web compatible avec SharePoint tel que SharePoint Server 2010.

Processus métier et formulaires

SharePoint Server 2010 fournit de nombreuses fonctionnalités qui peuvent vous aider à intégrer et à simplifier vos processus métier. Les workflows peuvent simplifier le coût de la coordination des processus métier courants, tels que l’approbation de projet ou la révision de documents, en gérant et en suivant les tâches impliquées dans ces processus. SharePoint Server 2010 dispose de plusieurs flux de travail prédéfinis que vous pouvez utiliser tels quels ou personnaliser en fonction de vos besoins. Vous pouvez également utiliser SharePoint Designer pour créer des flux de travail personnalisés qui prennent en charge vos processus métier uniques.

Vous pouvez également créer des formulaires basés sur un navigateur et collecter des données auprès d’organisations qui n’utilisent pas Microsoft InfoPath 2010.

Listes

Bien qu’il existe différents types de listes, la procédure d’ajout d’éléments à celles-ci est similaire. Vous n’avez donc pas besoin d’apprendre plusieurs nouvelles techniques pour travailler avec différents types de listes. Un élément de liste contient du texte dans une série de colonnes, mais certaines listes peuvent autoriser l’ajout de pièces jointes à l’élément.

Bibliothèques

Une bibliothèque est un emplacement sur un site où vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec des membres de l’équipe. Chaque bibliothèque affiche une liste de fichiers et d’informations clés sur les fichiers, ce qui permet aux utilisateurs d’utiliser les fichiers pour travailler ensemble.

Vous pouvez ajouter un fichier à une bibliothèque en le chargeant à partir de votre navigateur Web. Après avoir ajouté le fichier à la bibliothèque, d’autres personnes disposant de l’autorisation appropriée peuvent voir le fichier. Si vous affichez déjà la bibliothèque lorsqu’un fichier est ajouté, vous devrez peut-être actualiser votre navigateur pour voir le nouveau fichier.

Si vous utilisez un programme compatible avec SharePoint Server, vous pouvez créer un fichier basé sur un modèle pendant que vous travaillez dans la bibliothèque. Vous pouvez également enregistrer un fichier dans la bibliothèque à partir d’un autre programme tel que SharePoint Workspace ou Microsoft Word.

Sites et pages

Un site peut servir à un usage général, comme stocker des planifications, des instructions, des fichiers et d’autres informations auxquelles votre équipe fait fréquemment référence. Ou un site peut servir à un objectif plus spécifique, tel que le suivi d’une réunion, ou l’hébergement d’un blog, où un membre de votre organization publie fréquemment des actualités et des idées.

Votre organization peut utiliser des pages, des sous-sites et des sites de niveau supérieur pour diviser le contenu du site en sites distincts, gérables séparément. Par exemple, chaque service de votre organization peut avoir son propre site d’équipe qui fait partie d’un site portail plus grand.

Vous pouvez ajouter du contenu aux sites en ajoutant des listes et des bibliothèques. Si vous disposez d’une autorisation, vous pouvez également ajouter des pages à votre site. Vous pouvez envisager d’ajouter des pages de composants WebPart, qui vous permettent d’utiliser des composants WebPart pour ajouter rapidement du contenu dynamique.

Si vous avez besoin de créer des sites, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de modèles de site pour vous donner une avance sur la création d’un site. La possibilité de créer des sites et des sous-sites dépend de la façon dont votre organization a configuré ses sites et de ses autorisations pour les créer. Pour plus d’informations sur la façon dont votre organization gère les autorisations sur les sites, consultez propriétaire ou administrateur de votre site.

Navigation vers le contenu

Des commandes de navigation permettent aux utilisateurs de consulter les contenus dont ils ont besoin. La barre de liens supérieure et la barre Lancement rapide sont deux commandes de navigation que vous pouvez personnaliser.

À l’aide des pages de paramètres de chaque liste ou bibliothèque, vous pouvez choisir les listes et les bibliothèques qui doivent apparaître dans Lancement rapide. Vous pouvez également modifier l’ordre des liens, ajouter ou supprimer des liens, et ajouter ou supprimer des sections dans lesquelles les liens sont organisés. Par exemple, si vous avez trop de listes dans la section Liste, vous pouvez ajouter une nouvelle section pour Tâches Listes où vous pouvez inclure des liens vers vos listes de tâches. Vous pouvez apporter toutes ces modifications au lancement rapide à partir d’un navigateur compatible avec SharePoint Server 2010. Vous pouvez même ajouter des liens vers des pages extérieures au site.

La barre de liens supérieure permet aux utilisateurs de votre site d’accéder aux autres sites de la collection de sites, en affichant une rangée d’onglets dans la partie supérieure de chaque page de votre site. Lorsque vous créez un site, vous pouvez choisir d’inclure ou non ce site dans la barre de liens supérieure de son site parent et d’utiliser ou non la barre de liens supérieure du site parent.

Si votre site utilise une barre de liens supérieure unique, vous pouvez personnaliser les liens qui apparaissent dans la barre de liens supérieure du site. Tous les sites créés dans le site parent peuvent également être affichés dans la barre de liens supérieure, à condition que les sites soient configurés pour hériter de la barre de liens supérieure du site parent. Vous pouvez également inclure des liens vers d’autres sites en dehors de votre collection de sites.

Gestion de l’accès au contenu

Un propriétaire ou un administrateur de site peut accorder des niveaux d’autorisation aux utilisateurs et aux groupes SharePoint, qui contiennent des utilisateurs. Les autorisations peuvent être appliquées à un site, aux listes et bibliothèques d’un site, ainsi qu’aux éléments des listes et bibliothèques.

Vous pouvez attribuer différents niveaux d’autorisation pour différents objets, tels qu’un site, une liste, une bibliothèque, un dossier spécifique dans une liste ou une bibliothèque, un élément de liste ou un document.

Organisation des listes et des bibliothèques

La façon dont vous organisez vos listes et bibliothèques dépend des besoins de votre groupe et de la façon dont vous préférez stocker et rechercher vos informations. Certaines planifications peuvent vous aider à configurer la structure qui convient le mieux à votre organization.

Les informations contenues dans les listes et les bibliothèques sont stockées dans des colonnes, telles que Titre, Nom ou Société. Vous pouvez utiliser des colonnes pour trier et filtrer des éléments comme vous le feriez dans une feuille de calcul en cliquant sur les en-têtes de colonne dans une liste ou une bibliothèque. Vous pouvez également utiliser des vues pour afficher les éléments d’une liste ou d’une bibliothèque qui sont les plus importants pour vous.

Utilisation des fonctionnalités d’accessibilité

Les sites sont conçus de sorte que les listes, bibliothèques et autres fonctionnalités soient entièrement accessibles à l’aide de séquences de touches uniquement. Un mode plus accessible permet aux utilisateurs de technologies accessibles d’interagir plus facilement avec les menus et les différents contrôles. Les liens Passer au contenu principal permettent aux utilisateurs du clavier d’ignorer les liens de navigation répétitifs vers le contenu plus explicite d’une page.

Le balisage des titres est conçu pour mieux définir la structure et améliorer la navigation pour les personnes qui utilisent des lecteurs d’écran. Les images chargées sur le site permettent de définir un texte de remplacement personnalisé. Par exemple, vous pouvez affecter un texte de remplacement personnalisé à l’image qui apparaît sur la page d’accueil du composant WebPart Image de site ou à une image que vous ajoutez à une bibliothèque d’images. Pour l’affichage des sites, les options de contraste élevé dans Windows fonctionnent bien pour les utilisateurs malvoyants.

Suivi des versions

Votre liste ou bibliothèque peut être configurée pour suivre les versions, afin que vous puissiez restaurer une version précédente si vous faites une erreur et afficher un historique des versions des modifications. Lorsque les versions font l’objet d’un suivi, les révisions apportées aux éléments ou fichiers et à leurs propriétés sont stockées. Cela vous permet de mieux gérer le contenu à mesure qu’il est révisé et même de restaurer une version précédente si vous faites une erreur dans la version actuelle. Le contrôle de version est particulièrement utile lorsque plusieurs personnes travaillent ensemble sur des projets ou lorsque les informations passent par plusieurs étapes de développement et de révision.

1. La version principale publiée actuelle est mise en surbrillance, et le numéro de version est un nombre entier.

2. Une version est créée lorsque les propriétés ou métadonnées changent.

3. La première version d’un fichier est toujours le numéro de version mineure 0.1.

Le contrôle de version est disponible pour les éléments de liste de tous les types de liste par défaut, y compris les calendriers, les listes de suivi des problèmes et les listes personnalisées, ainsi que pour tous les types de fichiers qui peuvent être stockés dans des bibliothèques, y compris les pages de composants WebPart.

Co-création de documents

Au moins deux utilisateurs peuvent modifier un document Word ou une présentation PowerPoint en même temps. Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de lire et d’écrire des parties d’un fichier stocké dans SharePoint. Par exemple, vous pouvez travailler sur un paragraphe d’un document Word tandis qu’un collègue travaille sur un autre paragraphe du même document et en même temps.

Rester à jour sur les modifications

RSS vous permet de distribuer et de recevoir des informations dans un format standardisé, y compris les mises à jour des listes et des bibliothèques. Un format de fichier XML standardisé permet aux informations d’être consultées par de nombreux programmes différents. Vous pouvez également vous abonner à des listes et des bibliothèques en définissant des alertes afin de savoir quand le contenu a changé.

Une équipe peut utiliser ses flux pour personnaliser son contenu pour les membres de l’équipe qui s’abonnent à ses flux et proposer des liens vers leurs sites web. Les flux RSS sont un moyen simple de suivre la progression de l’équipe et les mises à jour du projet. Au lieu de parcourir plusieurs sites web d’équipe, vous recevez automatiquement les dernières actualités ou mises à jour de ces sites.

Gestion du flux de travail

Les workflows aident les utilisateurs à collaborer sur des documents et à gérer des tâches de projet en implémentant des processus métier spécifiques sur les documents et les éléments d’un site. Les flux de travail aident les organisations à adhérer à des processus métier cohérents. Les workflows peuvent également améliorer l’efficacité et la productivité organisationnelles en gérant les tâches et les étapes impliquées dans des processus métier spécifiques. Les individus effectuant ces tâches peuvent ainsi se consacrer à leur travail plutôt qu’à en gérer le processus.

Les flux de travail peuvent réduire le coût et le temps nécessaires pour coordonner des processus métier courants tels que l’approbation de projets ou la révision de documents, en gérant et en suivant les tâches humaines impliquées dans ces processus. Par exemple, un organization peut utiliser un workflow d’approbation prédéfini ou créer et déployer un workflow personnalisé pour gérer un autre processus métier.

Utilisation des types de contenu

Votre liste ou bibliothèque peut prendre en charge plusieurs types de contenu. Les types de contenu permettent aux organisations d’organiser, de gérer et de gérer de grandes quantités de contenu plus efficacement. Si votre liste ou bibliothèque est configurée pour autoriser plusieurs types de contenu, vous pouvez ajouter des types de contenu à partir d’une liste d’options disponibles que votre organization utilise fréquemment, telles que les présentations marketing ou lescontrats.

Après avoir ajouté un type de contenu à une liste ou une bibliothèque, vous pouvez que cette liste ou bibliothèque contienne des éléments de ce type. Les utilisateurs peuvent ensuite utiliser le bouton Nouvel élément de cette liste ou bibliothèque pour créer des éléments de ce type.

L’un des principaux avantages des types de contenu pour les listes et les bibliothèques est qu’ils permettent à une seule liste ou bibliothèque de contenir plusieurs types d’éléments ou de documents, chacun pouvant avoir des métadonnées, des stratégies ou des comportements uniques. Pour plus d’informations sur l’utilisation des types de contenu, consultez Présentation des types de contenu et de la publication de types de contenu.