Utiliser un modèle de réunion Teams pour créer un rendez-vous virtuel

Planifier un rendez-vous virtuel

1. Ouvrez votre calendrier Teams.

   Remarque : Ce type de réunion est actuellement disponible uniquement dans Teams. 

2. Sélectionnez le menu déroulant en regard de Nouvelle réunion.
   
   

3. Choisissez Rendez-vous virtuel.

4. Le formulaire de planification teams de rendez-vous virtuel s’affiche et vous pouvez le remplir comme vous le souhaitez, mais il est important de garder à l’esprit quelques options :

   • Ajoutez une ou plusieurs personnes, telles qu’un client ou un client, en dehors de votre organization au champ Invité externe afin qu’elles bénéficient d’une expérience de participation à une réunion de bout en bout personnalisée.

   • Incluez d’autres participants internes dans votre organization qui doivent être inclus dans le rendez-vous.

   • Ajoutez une description de réunion, telle qu’une note de confirmation et des détails de rendez-vous supplémentaires, qui sera envoyée à tous les participants, y compris aux invités externes.

   • Si vous disposez d’une licence Teams Premium, vous pouvez envoyer des notifications SMS à des invités externes. Ils recevront des sms de confirmation de rendez-vous, de mise à jour et de rappel qui incluent la date et l’heure du rendez-vous et le lien de participation à la réunion Teams. Pour en savoir plus, consultez Envoyer des notifications SMS à des invités externes concernant leur rendez-vous virtuel.

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer.

La réunion sera ajoutée à votre calendrier Teams et Outlook, en même temps que vos autres événements. Les participants invités dans votre organization recevront l’invitation à la réunion, la réunion apparaîtra dans leur calendrier et ils pourront y participer aussi facilement que n’importe quelle autre réunion Teams.

Participer à une réunion de rendez-vous virtuel en tant qu’invité externe

Les clients et les clients en dehors de votre organization recevront une invitation à la réunion personnalisée. En tant qu’invité, vous recevez une invitation à une réunion de rendez-vous virtuel qui vous donne des détails sur le rendez-vous et des informations claires sur le moment où il a lieu et un bouton de participation rapide. 

Cela conduit à une expérience de participation facile à suivre qui vous permet de vous connecter rapidement et de rejoindre votre rendez-vous en ligne en quelques clics. 

Dans l’invitation au rendez-vous, sélectionnez Rejoindre un rendez-vous en tant qu’invité. Vous pouvez y participer à partir de votre ordinateur ou de votre appareil mobile sans avoir à installer l’application Teams.

Votre navigateur s’ouvre et vous découvrirez une expérience de case activée conviviale et entrez dans une salle d’attente avant rendez-vous afin de savoir que vous êtes au bon endroit. Vous pouvez vérifier que votre audio et votre vidéo fonctionnent correctement, puis votre rendez-vous commencera bientôt.

Capture d’écran des options de réunion

Certaines options de réunion Teams peuvent ne pas s’appliquer aux invités externes invités à la réunion ou à tout utilisateur qui rejoint la réunion via le bouton Rejoindre le rendez-vous en tant qu’invité dans l’invitation à la réunion. Les options de réunion qui seront prises en charge pour la participation d’invité sont les suivantes : 

• Qui peut contourner la salle d’attente (Tout le monde est le seul paramètre qui permet aux invités externes de contourner la salle d’attente)

• Choisir des co-organisateurs

• Enregistrer automatiquement

• Autoriser la conversation de réunion – Désactivé (sinon, le paramètre est In-Meeting uniquement)

Toutes les autres modifications apportées aux options de réunion n’auront pas d’impact sur l’expérience de participation des invités. Pour les utilisateurs qui rejoignent à partir du lien de réunion Teams à la fin de l’invitation par e-mail ou via la participation rapide au calendrier Teams/Outlook, toutes les options de réunion sont respectées.