Objectif de gestion de projet : communiquer des informations sur le projet

Communiquer des informations sur un projet est souvent difficile, qu’il s’agisse d’obtenir des informations sur le status de votre équipe ou de communiquer le status du projet aux cadres. Découvrez quand et comment communiquer et communiquer des informations de projet. Sinon, une collaboration efficace en souffre et le succès de votre projet peut être menacé. Pour accéder à plus d’articles dans cette série de guides sur la gestion de projet, voir Feuille de route de projet.

Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet. . .

• Répertorier vos intervenants Avant le début d’un projet, découvrez qui sont vos parties prenantes. Un moyen sûr de bloquer un projet est d’oublier une partie prenante essentielle qui a un impact sur votre projet.
• Démarrer un plan de communication tôt Concevez des stratégies et des processus de communication dans votre projet avant le début du projet. Mieux encore, faites apparaître les processus de communication comme une tâche sur les premières lignes de votre projet afin que cette partie essentielle de la collaboration devienne l’engagement de tous.
• Communiquer souvent Collecter des informations sur le status des tâches une fois par semaine permet d’éviter les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent. Si vous communiquez plus souvent que cela, les membres de l’équipe peuvent cesser d’envoyer des mises à jour en raison du temps supplémentaire nécessaire à leur préparation.
• Rechercher des problèmes Si tout semble bien se passer parce que vous n’avez rien entendu de négatif, vous vous dirigez probablement vers des ennuis. Même les projets les mieux gérés ont des problèmes. Votre travail consiste à aller les trouver avant qu’ils ne deviennent des problèmes plus importants.
• Utiliser la technologie appropriée Comprenez les besoins de communication des membres de votre équipe et des parties prenantes. Par exemple, les membres de l’équipe qui rendent compte du status des tâches peuvent souhaiter utiliser la messagerie électronique ou Project Online, tandis qu’un cadre peut préférer un graphique ou un tableau croisé dynamique bien présenté. Voici une liste de programmes que vous pouvez utiliser pour vous aider dans la communication.

Application	Avantages	Inconvénients
Project	Disposez d’outils de présentation intégrés pour tous les niveaux de parties prenantes. A des vues de chronologie et de planificateur d’équipe facilement comprises. Exporte des données vers Excel et Visio pour la communication de données complexes.	Votre entreprise n’utilisera peut-être pas Project. Les projets sur lesquels votre entreprise travaille peuvent être trop petits pour tirer parti d’un puissant logiciel de planification.
Microsoft Project Online	Idéal pour la communication avancée et la création de rapports d’informations de projet au sein d’une organisation. Peut comparer le status de plusieurs projets ou d’un portefeuille de projets.	Les petites entreprises peuvent avoir besoin de l’aide de consultants pour installer et utiliser Project Online.
Excel	Project peut exporter des données vers Excel à des fins d’analyse avancée, comme l’analyse ANOVA et l’analyse de la valeur acquise. Idéal pour la planification précoce des projets ou pour les livrables de haut niveau qui peuvent être ajoutés ultérieurement à Project.	Excel ne dispose pas de fonctionnalités de planification automatisées pour les projets plus complexes.
Word	Idéal pendant la phase de lancement lorsque vous devez partager des documents de planification tels que des budgets et des livrables.	Pas idéal pour les présentations visuelles pour les parties prenantes de la direction. Utilisez plutôt Excel, Visio, PowerPoint ou la fonctionnalité de rapport de Project propre.
SharePoint	Offre des fonctionnalités de synchronisation sans Project Server. Une modification apportée à une liste de tâches est reflétée dans l’autre.	Coûteux à déployer dans toute l’entreprise. Si vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour installer SharePoint, vous pouvez utiliser Microsoft 365 avec SharePoint Online.
PowerPoint	Idéal pour des présentations percutantes aux parties prenantes de la direction.	Les analystes et les ingénieurs peuvent souhaiter des graphiques plus détaillés pour une analyse budgétaire complexe.
Visio	Idéal lors des phases initiales d’un projet où vous devez communiquer les processus commerciaux et de fabrication avec des organigrammes ou d’autres diagrammes.	Peut présenter trop d’informations pour un public de cadres. Utilisez plutôt les fonctionnalités de création de rapports propres à Project.
Microsoft Teams	Idéal pour les équipes situées dans différents emplacements. Vous pouvez partager des informations de projet par le biais de la messagerie instantanée, de la voix, de la vidéo ou lors de réunions en ligne.	Peut nécessiter le déploiement d’un service informatique.

Communiquer des informations de projet

Vérifier les mises à jour de status à partir de Project Online	Si votre équipe utilise Project Online, téléchargez les mises à jour des status des tâches à partir du serveur avant de communiquer avec votre équipe sur la progression du projet.
Suivre l’avancement de vos prévisions, de débutant à expert	Il existe des moyens simples de suivre les progrès, et il existe des moyens plus complexes. Trouvez la méthode qui fonctionne le mieux pour votre projet et votre équipe.
Communiquer des informations sur la valeur acquise	La capture d’informations sur la valeur acquise est une étape plus avancée, mais très puissante, vers la découverte des avantages et des inconvénients des performances du projet. Les faits de haut niveau que vous en tirez sont ce que vos parties prenantes veulent voir.
Créer un rapport de projet	Avec Project, vous pouvez créer et personnaliser des rapports graphiques de données de projet souhaitée, sans utiliser d’autres logiciels. Lorsque vous travaillez sur le projet, les rapports sont modifiés pour refléter les dernières informations. Aucune mise à jour manuelle n’est requise.
Synchroniser avec une liste de tâches SharePoint	Les membres de l’équipe peuvent voir le planning et mettre à jour leur travail dans SharePoint, ces modifications s’afficheront dans Project. Et vice versa.
Utiliser Microsoft 365	Communiquez des informations de projet à l’aide de Microsoft 365. Tant que vous travaillez sur un PC disposant d’une connexion Internet, vous pouvez travailler sur vos documents en utilisant des versions complètes de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, à la demande, où que vous soyez.
Publier les modifications des tâches sur le serveur	Lorsque vous apportez des modifications à des tâches, publiez-les sur Project Online afin que tout le monde dispose des informations appropriées pour poursuivre son travail.
Communiquer avec Microsoft Teams	Si les personnes ne peuvent pas venir à une réunion, utilisez Teams pour partager des informations sur le projet. Partagez des diapositives PowerPoint, des feuilles Excel ou un bloc-notes OneNote pour partager des plans de projet. People peut participer à des réunions en ligne dans leur bureau, à domicile ou en utilisant leur appareil mobile.

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