L’une des premières étapes de la gestion d’un projet consiste à ajouter les tâches qui permettent l’exécution de votre projet. Votre liste de tâches peut être aussi simple qu’une liste de contrôle des choses à faire, ou elle peut être un peu plus complexe, avec des dates de début et de fin, des relations avec d’autres tâches et d’autres informations sur les tâches associées. Une liste de contrôle simple des tâches et une liste planifiée de tâches utilisent toutes deux la même liste sur votre site. Vous pouvez donc commencer par une liste de contrôle simple, puis ajouter des détails aux tâches ultérieurement pour en faire une liste de tâches planifiées.
Ajouter une liste de contrôle simple des tâches
Si vous commencez tout juste à planifier votre projet, ou si vous ne pensez pas que ce projet sera particulièrement compliqué, une simple liste de contrôle des tâches peut vous suffire pour gérer efficacement votre projet. Votre liste de contrôle peut inclure des dates d’échéance pour les tâches de votre projet et des affectations aux membres de l’équipe du projet.
Pour ajouter une liste de contrôle simple des tâches :
- Dans la barre de lancement rapide de votre site, cliquez sur Tâches.
- Dans la page Tâches , cliquez sur Modifier.
- Dans la colonne Nom de la tâche , tapez un nom pour chaque tâche à accomplir dans votre projet. Appuyez sur Entrée pour passer à la ligne suivante après avoir ajouté une tâche.
Conseil
Voulez-vous ajouter une nouvelle tâche entre deux tâches déjà répertoriées ? Cliquez dans l’espace à gauche de la zone case activée d’une tâche existante, puis appuyez sur Insérer. Une nouvelle ligne est ajoutée au-dessus de la tâche existante que vous avez sélectionnée. Vous pouvez également cliquer sur Insérer dans le groupe Hiérarchie sous l’onglet Tâches .
Dans la colonne Date d’échéance , tapez ou sélectionnez une date à laquelle chaque tâche de la liste doit être terminée. Si vous ne savez pas quand une tâche doit être terminée, laissez cette colonne vide pour cette tâche.
Dans la colonne Affecté à , tapez ou sélectionnez le nom de chaque personne qui travaillera sur chaque tâche dans la liste.
Conseil
Il est recommandé de n’affecter qu’une seule personne à chaque tâche. Si vous devez affecter plusieurs personnes, cela peut entraîner des problèmes de marquage des tâches comme terminées. Si Anne termine son travail sur la tâche, il est logique qu’elle le case activée comme terminé sur sa page Mes tâches. Cependant, cela marque la tâche comme terminée pour toutes les personnes affectées, pas seulement pour Ann. Une autre personne sur la tâche peut encore avoir du travail à faire. Si vous décidez que vous devez toujours affecter plusieurs personnes à une tâche, vous pouvez séparer les noms par un point-virgule (;).
Lorsque vous avez terminé d’ajouter votre liste de contrôle simple des tâches, cliquez sur Arrêter.
Une autre méthode rapide pour ajouter une liste de contrôle simple de tâches consiste à coller une liste à partir d’une feuille de calcul Excel. Tant que les colonnes que vous utilisez dans la feuille de calcul sont alignées sur les colonnes affichées sur la page Tâches , vous pouvez simplement cliquer dans la liste des tâches et coller les données de votre feuille de calcul. Les noms seront associés à des comptes, si possible, dans la colonne Affecté à .
Lorsque vous travaillez sur votre projet, vous pouvez sélectionner la zone case activée en regard de chaque nom de tâche lorsque la tâche est terminée.
Si vous constatez que vous avez besoin de plus de contrôle sur les tâches de votre liste de contrôle simple, vous pouvez utiliser les étapes de la section suivante pour ajouter des détails à vos tâches, afin de créer une liste planifiée plus robuste.
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Ajouter une liste de tâches planifiées
Si votre projet est quelque peu complexe, vous constaterez peut-être qu’une liste planifiée de tâches vous aide à suivre le travail d’une manière plus facile à gérer.
Pour ajouter une liste de tâches planifiées :
Dans la barre de lancement rapide de votre site, cliquez sur Tâches.
Dans la page Tâches , cliquez sur Nouvelle tâche. Ou, dans l’onglet Tâches du ruban, cliquez sur Nouvel élément.
Remarque
Si vous avez initialement créé une simple liste de contrôle des tâches, mais que le projet est devenu un peu plus complexe, vous pouvez facilement ajouter plus de détails à vos tâches existantes. Pour sélectionner une tâche, cliquez dans l’espace à gauche de la zone case activée à lui placer, puis, dans l’onglet Tâches du ruban, cliquez sur Modifier l’élément. La tâche s’ouvre et vous permet d’ajouter plus de détails sur la planification.
Tapez un nom pour votre tâche dans la zone Nom de la tâche .
Tapez ou sélectionnez une date de début et de fin pour votre tâche dans les zones Date de début et Échéance . Si vous n’êtes pas sûr de l’une de ces dates, laissez ces informations de côté pour le moment. Vous pouvez toujours revenir plus tard et ajouter des informations en modifiant la tâche.
Tapez le nom ou l’adresse e-mail de la personne à laquelle vous voulez travailler sur la tâche dans la zone Affecté à .
Conseil
Il est recommandé de n’affecter qu’une seule personne à chaque tâche. Si vous devez affecter plusieurs personnes, cela peut entraîner des problèmes de marquage des tâches comme terminées. Si Anne termine son travail sur la tâche, il est logique qu’elle le case activée comme terminé sur sa page Mes tâches. Cependant, cela marque la tâche comme terminée pour toutes les personnes affectées, pas seulement pour Ann. Une autre personne sur la tâche peut encore avoir du travail à faire. Si vous décidez que vous devez toujours affecter plusieurs personnes à une tâche, vous pouvez séparer les noms par un point-virgule (;).
Si le travail a déjà commencé sur la tâche, entrez un pourcentage dans la zone % achevé , pour indiquer approximativement la quantité de travail effectuée et ce qu’il reste à faire.
Conseil
Il s’agit d’un excellent champ que les membres de l’équipe de votre projet peuvent mettre à jour régulièrement. Il peut vous aider à comprendre comment les travaux sur votre projet progressent et si votre projet est en bonne voie pour être terminé à temps.
Tapez une brève description de la tâche dans la zone Description , si vous souhaitez fournir plus de détails sur le travail impliqué. Cela peut être utile pour les cadres ou autres parties prenantes qui essaient de comprendre votre projet.
Utilisez les zones et les boutons en regard des prédécesseurs pour indiquer les tâches de votre projet qui doivent être terminées avant que la tâche en cours puisse démarrer.
Par exemple, supposons que vous créez une tâche appelée « Publier un communiqué de presse », qui ne peut pas commencer tant que la tâche « Rédiger le communiqué de presse » n’est pas terminée. Sélectionnez la tâche « Rédiger un communiqué de presse » dans la zone de gauche, puis cliquez sur Ajouter pour la déplacer vers la zone de droite. Cela indique que la tâche « Rédiger un communiqué de presse » est un prédécesseur (c’est-à-dire qu’elle précède) la tâche « Publier un communiqué de presse ».Sélectionnez le niveau de priorité approprié dans la liste Priorité .
Sélectionnez le niveau de status approprié dans la liste Statut de la tâche.
Conseil
Il s’agit d’un autre champ que les membres de votre équipe de projet doivent mettre à jour régulièrement. Il peut vous aider à rester au fait des blocages de travail, des retards de planification et d’autres problèmes critiques de planification.
Cliquez sur Enregistrer.
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Travailler avec votre liste de tâches
Lorsque vous travaillez sur votre liste de tâches, celles dont la date d’échéance est indiquée en rouge sont en retard. Une fois qu’une tâche en retard est marquée comme terminée en sélectionnant la case case activée en regard de la tâche, la date d’échéance n’apparaît plus sous forme de texte rouge.
Vous pouvez également basculer entre les différents affichages de votre liste de tâches en cliquant sur les liens d’affichage situés au-dessus de la liste. Vous pouvez choisir parmi Toutes les tâches, Calendrier, Terminé,Diagramme de Gantt, Tâches en retard, Mes tâches et À venir, ou vous pouvez modifier un affichage existant ou créer votre propre affichage de votre liste de tâches. Si l’affichage que vous souhaitez utiliser n’est pas répertorié au-dessus de la liste des tâches, cliquez sur Cliquer pour obtenir des options supplémentaires (...) à côté des liens d’affichage et choisissez l’affichage que vous souhaitez utiliser. Pour plus d’informations sur la création de votre propre affichage, voir Créer, modifier ou supprimer un affichage de liste ou de bibliothèque.
Après avoir ajouté des tâches détaillées à votre projet, vous pouvez souhaiter :
- Abaisser, hausser, déplacer et supprimer des tâches
- Charger, afficher et supprimer des fichiers ou documents de projet
- Ajouter des tâches à la chronologie
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