La formule pour des sites réussis et des utilisateurs satisfaits est une approche bien planifiée et durable de la gestion des sites et des utilisateurs. Voici quelques tâches et concepts clés que vous pouvez utiliser pour planifier des sites et gérer des utilisateurs pour votre organisation.
À propos des collections de sites
Que vous soyez nouveau sur SharePoint ou que vous ayez utilisé de nombreuses versions, l’expérience SharePoint moderne offre une plus grande flexibilité, une navigation plus facile et tous les sites sont adaptés aux mobiles. Nous vous recommandons de créer des collections de sites pour chaque charge de travail de votre organization. L’expérience moderne SharePoint facilite la navigation et la gestion, car chaque site est désormais une collection de sites. En savoir plus sur l’expérience moderne dans SharePoint et les avantages de l’utilisation des sites Hub. Nous vous recommandons de créer des collections de sites pour chaque charge de travail, puis de les associer à un site hub. Cela donne une plus grande flexibilité et s’adapte facilement aux besoins changeants de votre organisation. Pour plus d’informations, voir Qu’est-ce qu’un site hub SharePoint ?.
L’administrateur SharePoint délègue la gestion des collections de sites à différentes personnes de votre organisation. Le modèle d’autorisations SharePoint vous permet d’attribuer des autorisations à différents rôles, tels qu’administrateur de collection de sites, propriétaire de site et autres. Pour plus d’informations sur l’ajout et la suppression d’administrateurs de collections de sites, reportez-vous à la rubrique Gérer les administrateurs de collections de sites.
L’administrateur de la collection de sites dispose du niveau d’autorisation Contrôle total pour la collection de sites. Cela signifie que vous pouvez ajouter ou supprimer des sites ou modifier les paramètres de n’importe quel site au sein d’une collection de sites. En outre, vous pouvez afficher, ajouter, supprimer ou modifier tout le contenu de ces sites. L’administrateur de collection de sites secondaire peut être désigné par l’administrateur de la collection de sites. En tant qu’administrateur de collection de sites, vous pouvez ajouter un autre administrateur de collection de sites ou changer d’administrateur de collection de sites via la page Paramètres. Pour plus d’informations sur cette tâche, voir Gérer les administrateurs de collections de sites.
Une collection de sites traditionnelle est un groupe de sites SharePoint qui ont le même propriétaire et partagent les mêmes paramètres d’administration, tels que les autorisations. Les sous-sites héritent de la navigation, des autorisations et de la conception du site de la collection de sites. Ainsi, chaque fois que les membres de votre site et vos projets changent, vos sites doivent également changer,
Choix des sites pour chaque charge de travail
Il est important que vous planifiiez le type de collection de sites SharePoint dont vous avez besoin pour vos charges de travail. Ensuite, vous souhaitez faciliter la navigation de vos utilisateurs et trouver ce dont ils ont besoin. Cette section donne des détails sur certains des sites SharePoint modernes disponibles et traite également de la navigation sur ces sites. Un excellent article sur la navigation de planification est Navigation de planification pour l’expérience SharePoint moderne.
Considérez un site hub SharePoint comme un cadre ou une fondation qui vous aide à organiser différents sites d’équipe et de communication. Lorsque vous créez des collections de sites pour chaque charge de travail dans votre organisation, un site hub connecte ces collections de sites de manière logique afin d’en faciliter la recherche et la gestion. Vous pouvez ensuite déplacer et gérer des collections de sites entre des sites hub chaque fois que vos charges de travail changent. Pour plus d’informations, voir Planification de vos sites hub SharePoint.
Un site d’équipe SharePoint et les pages que vous créez sous celui-ci ne sont accessibles qu’aux utilisateurs que vous invitez en leur octroyant des autorisations sur le site. Vous pouvez également connecter le site d’équipe à un groupe Microsoft 365. Avec un site d’équipe, votre organisation, équipe ou groupe peut communiquer les uns avec les autres et collaborer sur des documents et d’autres fichiers, publier des annonces, planifier des réunions, gérer des tâches, suivre des problèmes ou des éléments d’action, et stocker des informations dans des listes. Pour plus d’informations, voir Qu’est-ce qu’un site d’équipe SharePoint ?
Un site de communication SharePoint vous permet de partager des informations telles que les actualités, les rapports et le status avec d’autres personnes. Un site de communication a généralement quelques contributeurs mais de nombreux membres.
Gouvernance
La gouvernance est l’ensemble de politiques, rôles, responsabilités et processus qui guident, dirigent et contrôlent la manière dont les divisions commerciales et les équipes techniques d’une organization coopèrent pour atteindre les objectifs métier. En ce qui concerne votre collection de sites SharePoint, un plan de gouvernance peut être un guide pour vous aider à planifier les rôles, les responsabilités et les stratégies nécessaires à la prise en charge de votre collection de sites. Il peut être constitué des éléments suivants (cette liste n’étant pas exhaustive) :
- Architecture des informations, notamment les pages Web, documents, listes et données
- Activités de maintenance, y compris la gestion des comptes d’utilisateurs
- Éléments d’identification et stratégies de personnalisation
- Formation
Il est important de préparer un plan de gouvernance pour votre organisation. En participant au développement d’un plan de gouvernance, vous pouvez aider à identifier la notion de propriété à la fois pour les équipes d’entreprise et les équipes techniques, en définissant qui est responsable de quels domaines du système. Pour plus d’informations sur l’élaboration d’un plan de gouvernance, consultez Vue d’ensemble : meilleures pratiques pour la gestion de la façon dont les personnes utilisent votre site d’équipe.
Gérer les utilisateurs
Remarque
Vous devrez peut-être travailler avec votre administrateur SharePoint pour gérer les utilisateurs. Par exemple, l’administrateur SharePoint gère les profils utilisateur.
Comptes d’utilisateur dans Microsoft 365
L’administrateur général ajoute de nouveaux utilisateurs à Microsoft 365 à l’aide du Centre d’administration Microsoft 365, qui est le portail permettant de gérer les utilisateurs et de configurer les services. Pour plus d’informations, consultez Utilisateurs et rôles. Lors de l’ajout d’un utilisateur, l’administrateur global procède comme suit :
- Indique si cet utilisateur peut également accéder au centre d’administration
- Il définit l’emplacement géographique de l’utilisateur.
- Il sélectionne le type de licence utilisateur.
- Il crée un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Utilisateurs du site d’équipe
Vous pouvez ajouter des utilisateurs à votre site d’équipe et ajuster les autorisations pour les utilisateurs. Les niveaux d’autorisation et l’appartenance au groupe SharePoint se trouvent sous Paramètres. Toutefois, Microsoft 365 crée désormais un groupe de sécurité appelé Tout le monde sauf les utilisateurs externes qui contient tous les membres de l’annuaire Microsoft 365 (à l’exception des personnes extérieures à votre organisation et invitées via la fonctionnalité de partage externe). Ce groupe de sécurité se voit automatiquement accorder l’accès en tant que membre dans SharePoint. Cela signifie que les utilisateurs que vous ajoutez à Microsoft 365 Directory peuvent modifier des sites, des listes et des bibliothèques par défaut.
Niveaux d’autorisation et appartenance au groupe
Les niveaux d’autorisation sont des collections de droits SharePoint qui permettent aux utilisateurs d’effectuer un ensemble de tâches connexes. Par exemple, le niveau d’autorisation Lecture inclut les autorisations (entre autres) Afficher les éléments, Ouvrir les éléments, Afficher les pages et Afficher les versions, toutes étant nécessaires pour afficher les pages, documents et éléments dans un site SharePoint. Les autorisations peuvent être incluses dans plusieurs niveaux d’autorisation. Pour plus d’informations, voir Planifier votre stratégie d’autorisations.
Nous vous déconseillons d’attribuer des niveaux d’autorisation directement à des utilisateurs individuels, car cela peut rendre très difficile le suivi et la gestion des personnes ayant accès aux sites. C’est parfois nécessaire, mais il faut le réduire au minimum pour éviter toute complexité. Attribuez plutôt des autorisations aux groupes, puis affectez des utilisateurs individuels aux groupes appropriés. Un groupe est un ensemble d’utilisateurs défini au niveau de la collection de sites pour faciliter la gestion des autorisations. Pour plus d’informations, voir Groupes SharePoint par défaut et personnaliser les autorisations de site. Chaque groupe se voit attribuer un niveau d’autorisation par défaut. Par exemple, certains des groupes SharePoint par défaut principaux incluent les niveaux d’autorisation suivants :
| Groupe | Niveau d’autorisation |
|---|---|
| Propriétaires | Contrôle total |
| Visiteurs | Lecture |
| Membres | Collaboration |
Toute personne disposant de l’autorisation Contrôle total peut créer des groupes personnalisés.
Lorsque vous affectez des niveaux d’autorisation à des groupes SharePoint au niveau de la collection de sites, par défaut, tous les sites et le contenu du site héritent de ces niveaux d’autorisation. Ce comportement par défaut est appelé héritage des autorisations. Vous pouvez spécifier si vous souhaitez définir des autorisations uniques lors de la création d’un sous-site ou interrompre l’héritage des autorisations sur un site, une liste, une bibliothèque ou un élément. Pour plus d’informations, voir Qu’est-ce que l’héritage des autorisations ?
Étant donné que le niveau d’autorisation d’un utilisateur détermine ce qu’il peut voir et accéder à un site, vous devez considérer attentivement son appartenance à un groupe. Ainsi, un utilisateur chargé de la création et de la personnalisation des sites doit au minimum appartenir au groupe Concepteur. En revanche, un utilisateur qui a uniquement besoin de lire et télécharger du contenu et qui peut uniquement avoir besoin d’être membre du groupe visiteurs. Pour plus d’informations, voir Comprendre les niveaux d’autorisation dans SharePoint.
Planifier l’utilisation des fonctionnalités du site et de la collection de sites
En tant qu’administrateur de collection de sites, vous pouvez avoir besoin deSharePoint, gérer les fonctionnalités au niveau de la collection de sites et du site. Ces tâches peuvent inclure l’activation ou la désactivation de certaines fonctionnalités, en fonction de votre plan de gouvernance. Pour plus d’informations, voir Activer ou désactiver les fonctionnalités de la collection de sites. Voir aussi Gérer la Corbeille d’une collection de sites SharePoint.