En plus de collaborer sur les e-mails, vous pouvez également collaborer sur des documents à l’aide d’une boîte aux lettres de site. L’un des avantages de l’utilisation de boîtes aux lettres de site pour la collaboration de documents est que vous pouvez accéder aux documents stockés sur un site SharePoint ou à partir d’Outlook. Vous pouvez également facilement partager des documents avec d’autres personnes. Consultez la rubrique Ajouter une application Boîte aux lettres de sites pour conserver le contexte des messages pour savoir comment une boîte aux lettres de site peut vous aider.
Important
La fonctionnalité de boîte aux lettres de site dans SharePoint est déconseillée à partir de mars 2017. Cette fonctionnalité sera entièrement supprimée dans une prochaine version. Les nouvelles organisations SharePoint n’ont plus accès à la fonctionnalité de boîte aux lettres de site. Les organisations SharePoint existantes ne peuvent plus créer de boîtes aux lettres de site. Toute boîte aux lettres de site qui a été configurée et déployée avant mars 2017 continuera de fonctionner.
Nous fournirons un processus pour faciliter la transition de vos sites de boîte aux lettres de site existants vers un groupe Microsoft 365 en septembre 2017. Si vous utilisez actuellement la fonctionnalité de boîte aux lettres de site dans SharePoint, vous devez envisager de passer à Groupes Microsoft 365 à la place pour prendre en charge vos scénarios de collaboration de messagerie. Pour plus d’informations, consultez Utiliser des groupes Office 365 plutôt que des boîtes aux lettres de site.
Remarque
La fonctionnalité de boîte aux lettres de site reste prise en charge, mais déconseillée dans les produits SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 et SharePoint 2010. Il est recommandé aux clients d’explorer les boîtes aux lettres partagées comme alternative aux boîtes aux lettres de site.
Important
Quand les utilisateurs affichent une boîte aux lettres de site dans Outlook, une liste de tous les documents des bibliothèques de documents de ce site s’affiche. Les boîtes aux lettres de site présentent la même liste de documents à tous les utilisateurs, c’est pourquoi les utilisateurs peuvent voir des documents auxquels ils n’ont pas accès.
Pour ajouter des documents à l’aide de votre boîte aux lettres de site, faites simplement glisser les documents dans un message électronique pour les ajouter à la bibliothèque de documents de votre site SharePoint.
Conseil
Saviez-vous que vous pouvez également utiliser une boîte aux lettres de site pour coordonner les e-mails d’équipe ?
Transférer des documents à partir de la boîte aux lettres de site
Une fois que les documents sont stockés sur un site SharePoint, il est important que toutes les modifications ultérieures apportées au document se produisent dans la version stockée sur le site. Pour aider les utilisateurs à diriger vers la version appropriée du document, vous pouvez facilement transférer le document dans Outlook en cliquant dessus avec le bouton droit, puis en cliquant sur Transférer.
Si vous souhaitez partager plusieurs documents, vous pouvez simplement les faire glisser et les déposer dans un e-mail pour inclure automatiquement des liens vers chacun des documents.
Ajouter le dossier Documents à vos favoris dans Outlook
Si vous utilisez la liste Favoris dans Outlook, il peut être utile d’inclure également les dossiers Documents de la boîte aux lettres du site dans votre liste favoris. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le dossier Documents , puis cliquer sur Afficher dans les favoris.
Si vous avez deux dossiers Documents dans votre liste favoris portant le même nom, Outlook ajoute automatiquement le nom de la boîte aux lettres au nom du dossier (par exemple, « Documents – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com») afin que vous puissiez facilement voir de quel dossier correspond.
Pour en savoir plus sur les favoris Outlook, voir Garder les dossiers de courriers électroniques fréquemment utilisés dans les Favoris.