Comment créer un sondage FindTime

FindTime est un ajout Outlook pour la planification de réunions. L’organisateur peut envoyer plusieurs options d’heure via FindTime et réduire les allers-retours dans la planification.

Pour planifier une réunion dans Outlook avec FindTime :

  1. Créez un e-mail ou sélectionnez un e-mail à qui vous répondre.

  2. Liste des personnes requises pour la réunion dans À et participants facultatifs dans Cc. 

  3. Dans l’onglet Accueil, sélectionnez Répondre avec un sondage de réunion.

    FindTime > répondre avec un sondage de réunion

  4. Sélectionnez les paramètres de la réunion :

    Durée d’une réunion FindTime

    • Durée: sélectionnez une durée dans la liste.

      • Sélectionnez 8 heures pour une réunion d’une journée entière.

      • Sélectionnez Personnalisé dans le menu déroulant Heure pour définir votre propre heure. La durée maximale est de 23 heures 59 minutes.

    • Heures de travail: Vérifiez pour limiter les heures de réunion suggérées aux jours et heures de travail uniquement.

      Remarque : Les heures de travail utilisées par défaut sont récupérées à partir des paramètres de votre organisateur, et à défaut de ces paramètres Exchange. Par défaut, de 8 h à 17 h si aucun paramètre n’est trouvé.

    • Fuseau horaire: sélectionnez le menu déroulant de fuseau horaire pour modifier le fuseau horaire de la réunion.

      Remarques : 

      • Le fuseau horaire utilisé est extrait de vos paramètres organisateur, mais vous pouvez en sélectionner un nouveau dans la liste.

      • L’heure d’été est prise en compte et les réunions qui se sont écoulées après le changement annuel indiquent l’heure correcte

  5. FindTime examine les horaires des participants (le cas caser) et suggère des horaires de réunion appropriés.

    Remarque : FindTime utilise votreMicrosoft 365 entreprise pour accéder à votre calendrier et aux calendriers des participants dans votre organisation pour déterminer leur disponibilité. Les calendriers qui ne sont pas associés à Microsoft 365 compte ne sont pas pris en charge.

    Utilisez les liens pour trier les options de la réunion.

    Options Disponibilité et Heure des dates FindTime.

    • Disponibilité: Répertorie les meilleures options (heures où tous les participants à la réunion sont gratuits) en premier. Les facteurs utilisés pour déterminer les meilleures options comprennent le nombre de participants gratuits, le nombre de participants requis et les participants facultatifs, la présence d’engagements provisoires ou occupés par des participants en conflit dans leur calendrier.

    • Heure: répertorie les options dans l’ordre chronologique.

      Remarque : vous pouvez parcourir les jours et les mois à l’aide des flèches. Les jours disponibles sont soulignés en vert. Le vert foncé indique les jours les plus d’options, et le vert et le rouge le plus de conflits. Les jours du week-end sont marqués comme disponibles si les heures de travail ne sont pas sélectionnées.

    • Les icônes de personnes indiquent si les participants sont requis et leur disponibilité.

      Touche d’icônes Personnes

      • Souligné :Obligatoire

      • Vert: Disponible

      • Jaune: Peut être occupé

      • Rouge: Occupé

      • Gris: Inconnu

    • Vous pouvez utiliser les icônes pour accéder à des informations supplémentaires.

      • Sélectionnez Icône de statut des invités pour ouvrir la liste d’état du participant.

      • Pointez sur l’icône de chaque personne ou pour afficher ses informations de disponibilité.

      • Sélectionnez Icône Calendrier pour afficher votre calendrier.

  6. Sélectionnez quelques horaires de réunion appropriés.

    • La zone d’heure est bleu quand elle est sélectionnée.

      Options de réunion sélectionnées

      Remarque : Les sondages qui ont au moins 20 suggestions ont plus de chances de parvenir à un consensus. 

  7. Sélectionnez Suivant.

  8. Entrez le lieu de la réunion.

    • Les réunions en ligne sont activées par défaut. Cochez la case Réunion en ligne pour la désactiver. 


      Capture d’écran du volet Sondage de nouvelle réunion
      Lorsque la réunion en ligne est sélectionnée, FindTime planifieraSkype Entreprise ouMicrosoft Teams réunion. FindTime utilisera celui qui a été définie par votre organisation comme canal de réunion en ligne par défaut. 

      Remarque : Si vous avez enregistré unSkype Entreprise de tableau de bord, FindTime l’utilisera au lieu de Microsoft Teams. Si vous souhaitez utiliserMicrosoft Teams, supprimez le paramètreSkype Entreprise paramètres dans votre tableau de bord.

  9. Sélectionnez Paramètres de sondage et basculez les options D’OPTION/DÉSÉLECR.

    Remarque : Vous pouvez toujours supprimer des heures de réunion sélectionnées à ce stade en sélectionnant X dans la liste des heures sélectionnées.

    • M’informer des mises à jour dusondage : vous recevrez un e-mail chaque fois qu’un participant votera. Le message inclut l’état du sondage actuel et une option à planifier.

    • Programmez lorsque les participants parviennentà un consensus : un événement de calendrier est automatiquement programmé si tous les participants obligatoires ont voter pour une option d’heure spécifique. Si plusieurs options sont disponibles, l’option la plus tôt est prévue.

    • Conserver les heures sélectionnées dans mon calendrier: un événement provisoire est placé sur votre calendrier pour chaque option de temps que vous proposez. Toutes les réserves sont supprimées lors de la planification de la réunion ou de l’annulation du sondage.

    • Verrouiller un sondage pour les participants: les participants ne pourront pas suggérer de nouvelles heures ni modifier d’autres participants.

    • Exiger que les participants vérifient leuridentité : pour empêcher le vote anonyme, les participants doivent s’authentifier avant de voter.

    • Notifications par courrier électronique dans la langue FindTime: la langue que vous utilisez dans FindTime sera utilisée pour envoyer des notifications par e-mail associées. Dans le cas contraire, ces notifications seront envoyées en anglais.

  10. Sélectionnez Insérer dans l’e-mail.

  11. FindTime insère les horaires de réunion suggérés dans votre message électronique. Sélectionnez Modifier les options pour modifier les paramètres de la réunion, si nécessaire.

    Remarque : Si vous a apporter des modifications et réinséérer les heures de réunion, vous devez supprimer manuellement l’invitation d’origine.

  12. Sélectionnez Envoyer pour envoyer les invitations à la réunion et démarrer le processus de vote.

  13. Vous recevrez un lien direct vers la page de vote pour votre réunion.

Besoin d’aide ?

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoindre Microsoft Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×