La création, la participation et l’exécution de réunions sont essentielles à l’apprentissage à distance. Vous trouverez ci-dessous un ensemble de recommandations et d’informations sur la gestion des réunions avec Microsoft Teams. 
 

Remarque : Teams prend en charge les réunions d’un maximum de 300 participants.

Le basculement vers l'apprentissage en ligne peut être une source de nouveaux défis pour votre classe. Microsoft Teams pouvez vous aider à créer et à héberger des réunions pour votre classe virtuelle. Pour obtenir de l’aide, consultez les différentes rubriques ou notre centre d'apprentissage à distance

Il existe deux façons de planifier des réunions dans Microsoft Teams : la planification dans le calendrier ou l’utilisation de l’option Meet Now

Pour planifier une réunion à l’aide du calendrier, procédez comme suit. 

  1. Ouvrez Microsoft Teams.

  2. Sélectionnez Calendrier dans la barre de l’application, puis sélectionnez Nouvelle réunion.

  3. Entrez un titre de réunion, invitez d’autres personnes et ajoutez des détails décrivant l’objectif de la réunion. Vous hébergez une réunion avec plusieurs personnes ? Une fois que vous avez ajouté les participants obligatoires et facultatifs, utilisez l’Assistant Planification pour trouver une heure qui correspond le mieux à leurs planifications.

  4. Après avoir rempli les détails, sélectionnez Enregistrer. Le formulaire de planification se ferme et une invitation est envoyée vers la boîte de réception Outlook de tout le monde.

Si vous voulez utiliser la fonctionnalité Conférence maintenant, consultez Créer des réunions instantanées avec Conférence maintenant

Désignez des rôles qui affectent ce que les autres peuvent voir et faire lors de la participation à une réunion. Par exemple, un participant peut utiliser son microphone et sa caméra vidéo et afficher le contenu partagé par d’autres personnes, mais il ne peut pas partager son propre contenu ou ajouter ou supprimer d’autres participants.

Pour plus d’informations sur les différents rôles que vous pouvez attribuer aux participants lors de l’organisation de réunions, consultez Rôles dans une réunion Teams

Pour modifier les autorisations du présentateur :

  1. Ouvrez la réunion à partir de votre calendrier, puis sélectionnez Options de réunion.

  2. Utilisez la liste déroulante Qui peut présenter pour choisir les personnes auxquelles vous voulez octroyer une autorisation en tant que présentateur.

Si vous avez une équipe de classe existante, vous pouvez créer votre réunion dans le canal de cette équipe.

Accédez à l’équipe de classe et sélectionnez la flèche déroulante en regard de Meet.  Choisissez Réunion maintenant pour démarrer une réunion immédiatement, ou Planifiez une réunion pour organiser une réunion ultérieurement.  

Conseil : Si vous voulez disposer d’un petit groupe ou de groupes au sein d’une classe spécifique, vous pouvez utiliser un canal privé. Créez un canal privé pour chaque groupe de projets afin de pouvoir vous réunir aisément et rapidement. Pour plus d’informations sur la création d’un canal privé, voir Canaux standard ou privés.  

Les réunions virtuelles peuvent être un ajustement pour n’importe qui. Il est souvent utile d’envoyer des informations sur les meilleures pratiques de réunion, l’étiquette et les règles avant le début de la réunion. Cela peut aider à réduire les perturbations et à améliorer l’expérience de réunion pour tout le monde !

En règle générale, l’utilisation des mêmes instructions et paramètres de réunion pour toutes les réunions de classe permet aux élèves de savoir à quoi s’attendre. 

Par exemple, vous pouvez inclure les exemples d’instructions suivants lors de l’envoi d’invitations à une réunion :

Pour participer à votre cours en ligne :

  1. Sélectionnez le lien Joindre à l’aide de Microsoft Teams pour entrer dans votre classe virtuelle.

  2. Désactivez le son de votre microphone et désactivez votre caméra lorsque vous participez.

  3. Sélectionnez le bouton Rejoindre pour participer à la réunion.

  4. Pour ouvrir le panneau côté conversation, sélectionnez Chat.

  5. Si vous avez une question ou un commentaire lors d’une leçon, envoyez « Main vers le haut » dans la conversation que votre enseignant doit voir.

  6. Lorsque votre enseignant est prêt à entendre votre question, il active votre microphone afin que vous puissiez poser votre question ou contribuer à la conversation.
     

    Important : Veuillez respecter les droits des autres étudiants à apprendre sans interruption. Toutes les règles de l’école et de la classe s’appliquent en ligne comme c'est le cas à l’école. 

Si vous débutez avec l’hébergement et la participation à des réunions en ligne, ce guide imprimable vous aidera à maîtriser rapidement les principes de base. 

Ajuster votre affichage dans une réunion

Teams essaye d’anticiper ce que vous voulez voir dans une réunion. Si quelqu’un commence à parler, sa vidéo ou son image de profil s’affiche de manière plus visible. Si quelqu’un partage son écran, ce contenu est en phase principale.

Mais si vous préférez voir autre chose, il existe plusieurs façons de dire Teams.

  • Basculer entre les personnes et le contenu : si quelqu’un présente un PowerPoint ou un autre contenu, basculez entre l’affichage de son contenu et celui de la salle en cliquant sur la vidéo ou le contenu que vous souhaitez voir.

  • Épingler une vidéo : cliquez avec le bouton droit sur une vidéo dans la réunion, puis sélectionnez Épingler. La vidéo s’affiche, quel que soit l’utilisateur ayant actuellement la parole. Vous pouvez épingler plusieurs vidéos ou cliquer avec le bouton droit sur une vidéo épinglée et sélectionner Désépinglerà tout moment.

  • Recadrer une vidéo : Teams pouvez rogner votre vidéo pour mieux s’adapter à l’écran. Si vous voulez modifier cette option, cliquez avec le bouton droit sur la vidéo, puis sélectionnez Ajuster au cadre pour afficher l’intégralité de la vidéo. Pour afficher un affichage de plus rapproché et rogné, cliquez avec le bouton droit sur la vidéo, puis sélectionnez Remplir l'image.

Les classes en ligne peuvent être nouvelles pour vous. Pour tirer le meilleur parti de votre expérience de classe en ligne, vous pouvez prendre en compte les éléments suivants : 

  • Comment allez-vous démarrer la réunion avec les étudiants ? Avez-vous une série d’instructions ? Voulez-vous autoriser la vidéo ? Encouragez-vous les élèves à discuter les uns avec les autres pour répondre aux questions ou la conversation doit-elle uniquement être réservée aux questions directes entre les étudiants et les enseignants ? Avez-vous implémenté un système de collecte manuelle ?

  • Les étudiants comprennent-ils les règles d’étiquette d'une classe en ligne ? Par exemple, vous pouvez fournir une liste telle que :

    • Aucune conversation individuelle pendant la classe.

    • Conséquences pour les interruptions de classe.

    • Conditions d’arrière-plan appropriées

  • De quelle manière pouvez-vous encourager la participation ?

  • Avez-vous une méthode en place pour faire le point avec les étudiants une fois la session de cours terminée ? Songez à un sondage de sortie ou aux exercices que les étudiants peuvent faire en dehors de la classe en ligne pour vous assurer que les leçons ont été correctement comprises.

    • Si vous voulez créer un ticket de sortie pour les étudiants, car ils quittent la classe en ligne, essayez de créer un questionnaire avec Microsoft Forms.

Les enregistrements de réunion sont d’excellentes ressources auxquelles les élèves et les parents peuvent se pencher lorsqu’ils souhaitent faire référence aux leçons passées. Ils aident les étudiants à comprendre et à conserver les documents présentés. Lorsque vous enregistrez une réunion, une transcription consultable et des sous-titres sont automatiquement créés. 

Pour enregistrer une réunion, une fois la réunion commencée, accédez à Autres options > Démarrer l’enregistrement. Revenez à Plus d’options pour arrêter l’enregistrement. 

Utilisez les contrôles de réunion pour gérer les paramètres et la conversation.

Une fois la réunion terminée, vous recevrez un e-mail avec un lien vers l’enregistrement. L’enregistrement sera disponible dans la conversation ou le canal pendant sept jours.

Lorsque la classe en ligne est terminée, vous pouvez quitter la réunion en raccrochant.

Une formation en ligne peut être un défi et une merveille pour les étudiants et les instructeurs. En utilisant Microsoft Teams, vos enseignants peuvent organiser des cours, présentations et groupes de discussion virtuels. 

Consultez les différentes rubriques de cette page pour vous permettre de commencer à utiliser Microsoft Teams dans vos salles de cours virtuelles. 

Vous souhaitez avoir une vue d’ensemble du fonctionnement de Microsoft Teams ? Regardez cette vidéo !

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Vous recevrez une invitation à une réunion en ligne par e-mail de l’instructeur ou de l’administrateur de votre établissement scolaire. Pour l’accepter, sélectionnez la coche verte dans l’invitation. 

Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour joindre votre classe en ligne dès son démarrage. 

  • Si vous avez Teams ouvert, une fois que votre enseignant commence la réunion, une notification contextuelle s’affiche en bas à droite de votre écran pour annoncer le début de la réunion. Sélectionnez Rejoindre pour participer à la réunion.

  • Joignez-vous à partir de votre calendrier Teams. Ouvrez votre calendrier dans Teams pour afficher toutes vos réunions actuelles et à venir. Pour participer à une réunion, sélectionnez la réunion, puis sélectionnez Rejoindre.

  • Cliquez avec le bouton droit sur la réunion dans votre calendrier, puis sélectionnez Participer en ligne.

Selon la configuration de la réunion, il se peut que vous deviez patienter pour être admis dans la classe en ligne. Si c’est le cas, un message s’affiche pour vous informer que vous êtes actuellement dans la salle d’attente. Votre éducateur vous admettra sous peu. 

Votre enseignant vous enverra probablement un ensemble de directives et de règles de classe avant votre première classe en ligne. 

Voici quelques règles courantes qui vous aideront à procéder sans incident avec votre classe en ligne. 

  1. Lorsque vous participez à la réunion, désactivez votre caméra vidéo et votre microphone, sauf indication contraire de votre enseignant. Pour ce faire, sélectionnez les curseurs du microphone et de la caméra vidéo afin qu’ils soient tous les deux désactivés. Vous pouvez toujours les réactiver dans la réunion si votre enseignant le demande.

  2. Si votre enseignant souhaite que vous activiez votre caméra vidéo, floutez votre arrière-plan. Le flou de votre arrière-plan permet de réduire les distractions et facilite l’hébergement d’une réunion où que vous soyez. Pour flouter votre arrière-plan, sélectionnez le curseur central lorsque vous rejoignez votre réunion. Un volet s’ouvre alors sur le côté droit de l’écran avec plusieurs options d’arrière-plan. Choisissez Blur pour masquer les détails qui se cachent derrière vous.

  3. Utilisez la conversation de réunion pour poser des questions. Votre enseignant aura probablement des conseils pour la meilleure façon de lever la main, mais une méthode courante consiste à sélectionner l’icône De conversation dans la réunion, puis tapez « Main vers le haut » ou « Main levée ». Ensuite, attendez que votre éducateur vous appelle.

Lorsque vous rejoignez votre cours en ligne, vous verrez plusieurs contrôles qui vous aideront à interagir et à participer avec votre enseignant et d’autres étudiants (lorsque cela est autorisé). 

  • Pour utiliser la conversation de classe en ligne, sélectionnez Chat.

  • Tapez votre message dans la zone de conversation, insérez du texte ou un emoji, puis envoyez votre message. Veillez à suivre les règles de votre enseignant pour la messagerie appropriée dans votre classe en ligne. 

    Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de conversation pendant votre classe en ligne.

Teams essaye d’anticiper ce que vous voulez voir dans une réunion. Si quelqu’un commence à parler, sa vidéo ou son image de profil s’affiche de manière plus visible. Si quelqu’un partage son écran, ce contenu est en phase principale.

Mais si vous préférez voir autre chose, il existe plusieurs façons de dire Teams.

  • Basculer entre les personnes et le contenu : si quelqu’un présente un PowerPoint ou un autre contenu, basculez entre l’affichage de son contenu et celui de la salle en cliquant sur la vidéo ou le contenu que vous souhaitez voir.

  • Épingler une vidéo : cliquez avec le bouton droit sur une vidéo dans la réunion, puis sélectionnez Épingler. La vidéo s’affiche, quel que soit l’utilisateur ayant actuellement la parole. Vous pouvez épingler plusieurs vidéos ou cliquer avec le bouton droit sur une vidéo épinglée et sélectionner Désépinglerà tout moment.

  • Recadrer une vidéo : Teams pouvez rogner votre vidéo pour mieux s’adapter à l’écran. Si vous voulez modifier cette option, cliquez avec le bouton droit sur la vidéo, puis sélectionnez Ajuster au cadre pour afficher l’intégralité de la vidéo. Pour afficher un affichage de plus rapproché et rogné, cliquez avec le bouton droit sur la vidéo, puis sélectionnez Remplir l'image.

En tant qu’administrateur, il existe des paramètres que vous pouvez gérer pour les étudiants et les enseignants. Vous pouvez créer des stratégies de réunion pour l’ensemble de votre organisation, ainsi que des paramètres spécifiques qui s’appliqueront à toutes les réunions au sein de votre organisation. 

Les stratégies de réunion sont utilisées pour contrôler les fonctionnalités disponibles pour les participants et les organisateurs de la réunion. Les stratégies que vous pouvez choisir sont les suivantes :

  • Autoriser ou non l’enregistrement sur le cloud

  • Activer ou désactiver la vidéo IP

  • Activer ou désactiver le mode partage d’écran

  • Activer ou désactiver la fonctionnalité tableau blanc

  • Activer ou désactiver la fonctionnalité de notes partagées

Pour plus d’informations sur la définition de stratégies de réunion, voir Gérer des stratégies de réunion

Vous pouvez établir plusieurs paramètres de réunion pour l’ensemble de votre organisation. Ceux-ci sont les suivants :

  • Autoriser ou non les utilisateurs anonymes à participer à des réunions

  • Créer des invitations personnalisées aux réunions. Les invitations à une réunion personnalisées peuvent être conçues de manière à inclure les règles de la classe qui s’appliquent à toutes les classes en ligne, par exemple.

Pour en savoir plus sur la modification des paramètres de réunion pour votre organisation, voir Gérer les paramètres de réunion dans Microsoft Teams

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