Chaque modèle inclus dans Access est une application de suivi complète qui contient des tables, des formulaires, des rapports, des requêtes, des macros et des relations prédéfinis. Ces modèles sont conçus pour être immédiatement utiles prêtes à l’emploi, afin que vous puissiez créer une base de données basée sur un modèle et être rapidement opérationnel. Toutefois, il peut arriver que vous souhaitiez modifier votre nouvelle base de données, par exemple pour ajouter ou renommer un champ, ou modifier un rapport.
Cet article explique comment effectuer les modifications les plus courantes que vous souhaiterez peut-être appliquer à une base de données créée à partir d’un modèle. Pour plus d’informations sur des domaines spécifiques, consultez les liens vers des articles.
Que voulez-vous faire ?
Découvrir les bases des tables et des champs
Lorsque vous créez une base de données, vous stockez vos données dans des tables , c’est-à-dire dans des listes de lignes et de colonnes basées sur l’objet. Vous stockez les éléments d’informations que vous souhaitez suivre dans les champs (également appelés colonnes). Par exemple, dans une table Contacts, vous pouvez créer des champs pour Nom, Prénom, Numéro de téléphone et Adresse. Pour une table Products, vous pouvez créer des champs pour Nom du produit, ID de produit et Prix.
Il est important de choisir les champs avec soin. Par exemple, il n’est généralement pas judicieux de créer un champ pour stocker une valeur calculée. Dans la plupart des cas, vous pouvez avoir Access calculer la valeur quand elle est nécessaire. Lorsque vous choisissez des champs, essayez de stocker les informations dans leurs plus petites parties utiles. Par exemple, au lieu d’un nom complet dans un seul champ, envisagez de stocker les prénoms et les noms séparément. En règle générale, si vous avez besoin de signaler, de trier, de rechercher ou d’effectuer un calcul sur un élément d’information, placez-le dans un champ seul.
Pour plus d’informations sur la conception d’une base de données et le choix des champs, voir l’article Concepts de base sur la conception d’une base de données.
Un champ a certaines caractéristiques de définition. Par exemple, chaque champ a un nom qui identifie de manière unique le champ dans une table. Un champ a également un type de données qui est choisi pour correspondre aux informations à stocker. Le type de données détermine les valeurs qui peuvent être stockées et les opérations qui peuvent être effectuées sur ces valeurs, ainsi que la quantité d’espace de stockage à réserver pour chaque valeur. Chaque champ est également associé à un groupe de paramètres appelés propriétés qui définissent les caractéristiques d’apparence ou de comportement du champ. Par exemple, la propriété Format définit la disposition d’affichage d’un champ, c’est-à-dire la façon dont il doit apparaître lorsqu’il est affiché.
Insérer, ajouter ou créer un champ dans une table
Vous pouvez facilement ajouter un champ à une table en mode Feuille de données. Toutefois, vous pouvez également ajouter un champ à une table en mode Création. En mode Feuille de données, vous ajoutez le champ en tapant des données dans la cellule sous l’en-tête De colonne Cliquer pour ajouter . Vous pouvez également ajouter un champ à la table en mode Création.
Pour en savoir plus sur l’ajout d’un champ à une table en mode Feuille de données, consultez l’article Ajouter ou supprimer une colonne dans une feuille de données.
Pour en savoir plus sur l’ajout d’un champ à une table en mode Création, consultez l’article Créer une table et ajouter des champs.
Remarque : Lorsque vous ajoutez un nouveau champ à une table, le champ n’est pas automatiquement ajouté à vos formulaires et états existants. Vous devez ajouter manuellement le champ à ces formulaires et états pour qu’il y apparaisse.
Supprimer un champ d’une table
Si possible, vous devez éviter de supprimer un champ d’une base de données qui a été générée à partir de l’un des modèles fournis. Il est probable que le champ soit utilisé dans d’autres objets de base de données, tels que les formulaires et les états. Par conséquent, la suppression du champ entraîne des conséquences lorsque vous tentez d’utiliser les autres objets de base de données qui utilisent le champ : les objets de base de données ne fonctionneront pas comme prévu. Vous devez supprimer toutes les références au champ de tous les objets qui l’utilisent pour que ces autres objets fonctionnent correctement.
Lorsque vous décidez de supprimer un champ d’une base de données qui a été générée à partir d’un modèle, vous pouvez le faire en mode Feuille de données ou En mode Création. N’oubliez pas que si d’autres objets de base de données font référence au champ supprimé, vous devez modifier ces autres objets pour supprimer la référence. Par exemple, si un rapport inclut un contrôle lié au champ supprimé et que vous exécutez le rapport, un message d’erreur s’affiche, car Access ne trouve pas les données du champ.
Lorsque vous supprimez un champ, vous supprimez définitivement toutes les informations stockées dans ce champ. Pour cette raison, vous devez faire preuve de prudence lors de la suppression des champs, et vous devez créer une copie de sauvegarde de votre base de données avant de supprimer le champ.
Avant de pouvoir supprimer un champ, vous devez vous assurer qu’il ne participe à aucune relation de table. Si vous essayez de supprimer un champ pour lequel des relations existent, Access vous avertit que vous devez d’abord supprimer les relations.
Pour obtenir des instructions pas à pas sur la suppression d’une relation de table, consultez l’article Créer, modifier ou supprimer une relation.
Pour obtenir des instructions pas à pas sur la suppression de champs de tables, consultez l’article Supprimer un champ.
Renommer un champ ou une table
Si possible, vous devez éviter de renommer un champ ou une table dans une base de données qui a été générée à partir de l’un des modèles fournis. Il est probable que le champ ou la table soit utilisé dans d’autres objets de base de données, tels que les formulaires et les états. Par conséquent, le changement de nom du champ ou de la table peut créer des conséquences lorsque vous tentez d’utiliser les autres objets de base de données qui utilisent le champ ou la table. Les autres objets peuvent ne pas fonctionner comme prévu s’ils font toujours référence à l’ancien nom. Pour que les autres objets fonctionnent correctement, l’ancien nom doit être remplacé par le nouveau nom. Si la zone Effectuer la correction automatique du nom case activée est sélectionnée dans la catégorie Base de données active de la boîte de dialogue Options Access, une grande partie de ce travail sera effectuée automatiquement pour vous.
Vous souhaiterez peut-être modifier le texte qui apparaît dans un en-tête de colonne en mode Feuille de données. Vous pouvez le faire sans avoir à renommer le champ. Si vous souhaitez modifier uniquement le texte de l’en-tête de colonne et que vous ne souhaitez pas renommer le champ, consultez la section Modifier le texte qui apparaît dans un en-tête de colonne.
Si nécessaire, vous pouvez renommer une table dans le volet de navigation ou renommer un champ en mode Feuille de données ou Création. Avant cela, vous devez envisager d’activer l’option Correction automatique de nom , si elle n’est pas déjà activée.
Activer l’option De correction automatique de nom
Lorsque vous renommez un objet de base de données, tel qu’un champ, une table, un formulaire ou un état, vous souhaitez généralement que le changement de nom soit propagé dans la base de données. Sinon, les objets qui référencent l’ancien nom ne fonctionneront pas comme prévu. Access fournit la fonctionnalité de correction automatique de nom, qui permet de propager les modifications de nom. Par défaut, la correction automatique de nom est activée pour toutes les nouvelles bases de données dans Access. Toutefois, si elle est désactivée, vous pouvez procéder comme suit pour l’activer.
Activer l’option De correction automatique de nom
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Cliquez sur Fichier > Options.
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Dans la boîte de dialogue Options Access , dans le volet gauche, cliquez sur Base de données active.
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Sous Options de correction automatique du nom, sélectionnez la zone Suivre les informations de correction automatique du nom case activée, puis sélectionnez la zone Effectuer la correction automatique du nom case activée.
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Si vous souhaitez conserver une table qui consigne chaque modification effectuée par la correction automatique de nom, sélectionnez la zone Modifications de la correction automatique du nom du journal case activée.
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Cliquez sur OK.
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Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d’outils Accès rapide.
Remarque : La fonctionnalité de correction automatique de nom n’est pas identique à la fonctionnalité de correction automatique. La fonctionnalité de correction automatique de nom corrige les références entre les objets. La fonctionnalité de correction automatique corrige les mots ou expressions souvent mal orthographiés.
Renommer un champ en mode Feuille de données
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Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table dans laquelle vous souhaitez renommer le champ.
La table est ouverte en mode Feuille de données.
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Cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête de colonne du champ que vous souhaitez renommer, puis cliquez sur Renommer le champ dans le menu contextuel.
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Tapez le nouveau nom du champ, puis appuyez sur Entrée.
Renommer un champ en mode Création
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table dans laquelle vous souhaitez renommer le champ, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
La table est ouverte en mode Création.
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Cliquez sur la cellule dans la colonne Nom du champ que vous souhaitez renommer.
Conseil : Pour sélectionner le nom du champ entier, pointez juste à gauche du premier caractère du nom jusqu’à ce que le pointeur se transforme en flèche, puis cliquez.
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Modifiez le texte pour renommer le champ.
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Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d’outils Accès rapide.
Renommer une table
Vous pouvez renommer une table et la plupart des autres objets de base de données directement à partir du volet de navigation.
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table que vous souhaitez renommer, puis cliquez sur Renommer dans le menu contextuel.
Remarque : Vous devez fermer tous les objets ouverts qui référencent la table avant de pouvoir la renommer.
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Tapez le nouveau nom, puis appuyez sur Entrée.
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Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d’outils Accès rapide.
Modifier le texte qui apparaît dans un en-tête de colonne
Un légende est un titre ou un titre que vous pouvez affecter à un champ en définissant la propriété Caption du champ. Le légende est indépendant du nom du champ : chaque champ a un nom de champ et peut également avoir un légende. Par exemple, vous pouvez souhaiter que le nom de votre champ soit un seul mot sans espaces incorporés. Vous pouvez ensuite utiliser la propriété Caption pour créer un nom plus descriptif qui inclut des espaces. Access affiche le légende à la place du nom du champ en mode Feuille de données et dans les étiquettes et les titres dans les requêtes, les formulaires et les états.
Si vous ne fournissez pas de texte pour la propriété Caption , le nom du champ est utilisé par défaut.
Si vous souhaitez modifier le nom qui apparaît dans l’en-tête d’une colonne en mode Feuille de données, vous pouvez le faire sans modifier le nom du champ en définissant la propriété Caption du champ. Pour modifier la propriété Caption d’un champ, procédez comme suit :
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table dans laquelle vous souhaitez modifier le légende, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
La table est ouverte en mode Création.
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Cliquez sur la cellule dans la colonne Nom du champ pour le champ dont vous souhaitez définir la propriété Caption .
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Dans la section inférieure, sous Propriétés du champ, sous l’onglet Général , cliquez sur Légende.
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Tapez une nouvelle légende pour le champ.
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Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d’outils Accès rapide.
La prochaine fois que vous ouvrirez la table en mode Feuille de données, le légende au lieu du nom du champ apparaîtra dans l’en-tête de colonne.
Ajouter un champ à un formulaire ou un état
Lorsque vous créez une base de données basée sur un modèle, votre base de données contient un certain nombre de formulaires et rapports prédéfinis et prédéfinis que vous pouvez utiliser immédiatement. Toutefois, vous pouvez constater que vous souhaitez ajouter un champ supplémentaire à un formulaire ou à un état. Lorsque vous ajoutez un champ à un formulaire ou un état, vous créez ce que l’on appelle un contrôle.
Les contrôles sont des objets qui affichent des données, effectuent des actions et permettent de visualiser et d’utiliser des informations qui améliorent l’interface utilisateur, telles que des étiquettes et des images. Les contrôles peuvent être liés, indépendants et calculés.
Pour obtenir la liste complète des types de contrôles que vous pouvez utiliser dans les formulaires et les états, consultez l’article Présentation des contrôles.
Ajouter un champ à un formulaire ou un état en mode Page
Après avoir créé un formulaire ou un état, vous pouvez facilement affiner sa conception en travaillant en mode Page. En utilisant les données actives réelles comme guide, vous pouvez ajuster la largeur des champs et réorganiser les champs. Vous pouvez placer de nouveaux champs sur le formulaire ou l’état et définir les propriétés du formulaire ou de l’état et leurs contrôles.
Pour basculer en mode Disposition, dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire ou l’état, puis cliquez sur Mode Disposition dans le menu contextuel. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Mode Disposition dans la barre Access status, ou cliquer avec le bouton droit sur l’onglet document du formulaire ou de l’état, puis cliquer sur Mode Disposition dans le menu contextuel.
Ouvrir la feuille de propriétés
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Sous l’onglet Créer, dans le groupe Outils, cliquez sur Feuille de propriétés.
Raccourci clavier Appuyez sur F4.
Vous pouvez utiliser le volet Liste de champs pour ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacente à votre conception. Pour afficher le volet Liste de champs, sous l’onglet Format , dans le groupe Contrôles , cliquez sur Ajouter des champs existants. Vous pouvez ensuite faire glisser les champs directement du volet Liste de champs vers votre conception.
Afficher le volet Liste des champs
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Dans le groupe Outils de l’onglet Création, cliquez sur Ajouter des champs existants.
Ajouter un champ à partir du volet Liste de champs
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Pour ajouter un seul champ, faites glisser le champ du volet Liste de champs vers la section où vous souhaitez qu’il s’affiche dans le formulaire ou l’état.
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Pour ajouter plusieurs champs à la fois, cliquez sur les champs souhaités en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Faites glisser les champs sélectionnés sur le formulaire ou l’état.
Lorsque vous déposez les champs dans une section, Access crée un contrôle de zone de texte lié pour chaque champ et place automatiquement un contrôle d’étiquette à côté de chaque champ.
Pour plus d’informations sur les formulaires et les états, consultez les articles Ajouter un champ à un formulaire ou un état, Créer un formulaire dans Access et Créer un rapport simple.
Ajouter un champ qui stocke des documents, des fichiers ou des images
Vous pouvez utiliser Access pour ajouter un champ avec le type de données Pièce jointe afin de stocker un ou plusieurs documents, fichiers ou images. Vous pouvez utiliser un champ de pièce jointe pour stocker plusieurs fichiers dans un seul champ. Vous pouvez même stocker plusieurs types de fichier dans ce champ. Par exemple, dans une base de données de candidats à un emploi, vous pouvez joindre un ou plusieurs CV, en plus d’une photo, à l’enregistrement de chaque contact.
Ajouter un champ Pièce jointe à une table
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table dans laquelle vous souhaitez ajouter le champ, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
La table est ouverte en mode Création.
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Dans la colonne Nom du champ, cliquez sur la première ligne vide et tapez un nom pour le nouveau champ.
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Cliquez sur la cellule adjacente dans la colonne Type de données , puis sélectionnez Pièce jointe dans la liste.
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Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d’outils Accès rapide.
Access peut afficher un message indiquant que vous ne pouvez pas annuler vos modifications après avoir enregistré la table. Cela signifie que vous ne pouvez pas convertir le champ en un autre type de données, mais que vous pouvez supprimer le champ si vous pensez que vous avez fait une erreur.
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Cliquez sur Oui pour confirmer la modification.
Après avoir ajouté le champ Pièce jointe à la table, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Pièces jointes pour ajouter des documents, des fichiers ou des images à un enregistrement.
Ajouter une pièce jointe à un champ
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Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table à laquelle vous souhaitez ajouter la pièce jointe.
La table est ouverte en mode Feuille de données.
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Dans le tableau, double-cliquez sur le champ pièce jointe.
La boîte de dialogue Pièces jointes apparaît.
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Cliquez sur Ajouter.
La boîte de dialogue Sélectionnez un fichier apparaît.
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Utilisez la liste Regarder dans pour accéder au ou aux fichiers que vous souhaitez joindre à l’enregistrement, sélectionnez le ou les fichiers, puis cliquez sur Ouvrir.
Notez que vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers de n’importe quel type de données pris en charge.
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Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur OK pour ajouter les fichiers à la table.
Access ajoute les fichiers au champ et incrémente le nombre qui indique les pièces jointes en conséquence.
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Le cas échéant, répétez ces étapes afin d’ajouter des fichiers au champ actif ou à d’autres champs de la table.
Pour plus d’informations sur les champs de pièce jointe, consultez l’article Joindre des fichiers et des graphiques aux enregistrements de votre base de données.
Modifier l’affichage d’un champ
Vous pouvez personnaliser l’affichage d’un champ lorsqu’il est affiché. Par exemple, vous pouvez définir des formats d’affichage à utiliser dans toute votre base de données, par exemple dans les formulaires et les états, ou lorsqu’une table est ouverte en mode Feuille de données. Pour définir un format d’affichage, vous définissez la propriété Format d’un champ. La propriété Format du champ est ensuite héritée automatiquement par les nouveaux formulaires et états que vous créez.
Définir le format d’affichage en mode Feuille de données
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Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table qui contient le champ dont vous souhaitez définir le format.
La table est ouverte en mode Feuille de données. -
Cliquez sur le champ dont vous souhaitez définir le format d’affichage.
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Sous l’onglet Champs , dans le groupe Mise en forme , cliquez sur la flèche dans la liste déroulante en regard de Format, puis sélectionnez un format.
Le champ s’affiche avec le nouveau format d’affichage.
Définir le format d’affichage en mode Création
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Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table qui contient le champ dont vous souhaitez modifier le format d’affichage, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
La table est ouverte en mode Création.
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Cliquez sur le champ dont vous souhaitez définir le format d’affichage.
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Sous Propriétés du champ, sous l’onglet Général , cliquez sur la zone Format .
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Cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un format d’affichage.
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Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d’outils Accès rapide.
