Une fois que vous connectez une source de données à votre document, vous pouvez utiliser les champs de fusion pour personnaliser le document avec les informations de la source de données. Les champs de fusion proviennent des en-têtes de colonne de la source de données.
Voici un exemple de la façon dont les champs Bloc d’adresse et Formule d’appel peuvent extraire des données d’une feuille de calcul Excel dans une lettre type.
Le bloc d’adresse et la formule d’appel contiennent plusieurs champs de fusion.
Remarque
Si les commandes de champ de fusion sont grisées, cliquez sur Sélectionner les destinataires, puis choisissez le type de liste de diffusion utilisé. Si vous n’avez pas encore de liste de diffusion, cliquez sur Entrer une nouvelle liste pour créer votre liste dans Word.
Ajouter un bloc d’adresse
- Cliquez ou appuyez à l’endroit où vous voulez ajouter le bloc d’adresse dans votre document.
- Sous l’onglet Publipostage , sélectionnez Bloc d’adresse
Word vous permet de choisir le formalisme du nom dans l’adresse.
Ajouter une formule d’appel
- Cliquez ou appuyez à l’endroit où vous voulez ajouter la formule d’appel dans votre document.
- Sélectionnez Formule d’appel.
- Choisissez le style de nom à utiliser, et définissez les autres options.
Ajouter des champs de fusion individuels
Pour inclure des informations telles que des numéros de téléphone ou des adresses e-mail, insérez le champ de fusion correspondant à partir de votre source de données. Par exemple, pour personnaliser le document avec le prénom de chaque destinataire, insérez le champ de fusion First_Name seul.
- Cliquez ou appuyez à l’endroit où vous souhaitez insérer le champ de fusion.
- Cliquez sur la flèche vers le bas sous Insérer un champ de fusion, puis sélectionnez un champ.
Remarque
Si certains nombres, devises ou dates ne sont pas mis en forme correctement, voir Préparer votre source de données Excel pour un publipostage dans Word.
Utiliser des règles pour une personnalisation plus sophistiquée
Vous pouvez utiliser des règles pour personnaliser votre fusion et publipostage en fonction des informations disponibles dans votre source de données. Par exemple, vous pouvez utiliser une règle pour ajouter « En retard » lorsque la date d’échéance d’un destinataire est dans le passé.
Configurez des règles après avoir sélectionné les destinataires du publipostage et inséré les champs de fusion dans votre document. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Règles, puis le type de règle à ajouter.
Pour plus d’informations sur l’utilisation des règles de publipostage, voir Définir les règles d’un publipostage.