Définir les règles pour un publipostage

Utilisez des règles pour personnaliser votre publipostage en fonction des informations de votre source de données. Par exemple, vous pouvez utiliser une règle pour ajouter En retard lorsque la date d’échéance d’un destinataire est dans le passé.

Configurez des règles après avoir sélectionné les destinataires du publipostage et inséré les champs de fusion dans votre document.

Accédez àRèglesd’envoi> et choisissez une règle en fonction des descriptions ci-dessous.

Demander

Utilisez la règle Demander lorsque vous souhaitez saisir des informations une seule fois et les afficher à plusieurs endroits dans le document fusionné. Par exemple, si une date de réunion ne figure pas dans votre source de données, vous pouvez entrer la date une seule fois et l’afficher partout où vous avez ajouté le signet correspondant.

1. Dans le document fusionné, appuyez sur Ctrl+F9, puis tapez un nom pour créer un signet. Répétez cette opération, en utilisant le même nom, à chaque emplacement où vous souhaitez que la réponse au champ Demander apparaisse dans le document.
2. Placez le curseur quelque part dans le document, avant le premier signet que vous venez de créer.
3. Allez àRègles> de >publipostageDemander.
4. Sélectionnez le signet que vous venez de créer (ou tapez son nom), puis entrez une invite, comme « Date de l’événement ? » dans la zone d’invite .
5. Sélectionnez OK, puis OK à nouveau.
6. À la fin du processus, lorsque vous sélectionnez Terminer & fusionner, choisissez Modifier les documents individuels. Vous serez invité à fournir une réponse pour chaque destinataire. Cette réponse sera insérée dans les signets que vous avez spécifiés, dans les documents résultant de la fusion.

Plus d’informations : Codes de champ : champ Demander

Remplir

Par exemple, vous envoyez la même invitation pour une réunion trimestrielle. Votre source de données ne stocke pas les dates de réunion et celles-ci n’apparaissent qu’une seule fois dans l’invitation.

En plaçant un champ Remplissage dans le document, vous pouvez exécuter la même fusion pour chaque réunion. La seule chose que vous devrez taper est la date de la réunion.

1. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez placer le texte de remplissage.

2. Dans l’onglet Publipostage, accédez àRemplissage des règles>.

3. Entrez une invite, comme Date de l’événement ? dans la zone d’invite .

4. Sélectionnez OK, puis OK à nouveau.

5. Sélectionnez Terminer & fusionner >Modifier des documents individuels.

6. Lorsque vous y êtes invité, entrez une réponse pour chaque destinataire. Cette réponse sera insérée dans le champ Remplir et apparaîtra dans les signets du document fusionné.

Si... Puis... Sinon

Utilisez un si... Puis... Sinon, pour afficher un texte différent en fonction des informations de votre source de données. Par exemple, vous pouvez afficher un message d’arrivée lorsque le champ Pays/Région est vide et un autre quand il ne l’est pas.

1. Placez le curseur à l’endroit où vous voulez insérer le texte conditionnel.

2. Allez àRègles>d’envoi>si... Puis... Sinon.

3. Choisissez le nom du champ et comparer.

4. Dans la zone Comparer à , entrez la valeur à comparer. Ignorez cette étape si vous avez sélectionné est vide ou n’est pas vide.

5. Dans Insérerce texte, entrez le texte pour montrer quand la condition est remplie.

6. Dans Sinon, insérez ce texte, entrez le texte à montrer lorsque la condition n’est pas remplie.

7. Sélectionnez OK.

Plus d’informations : Codes de champ : champ IF

Nº enregistr. de fusion

Utilisez Fusionner l’enregistrement # pour afficher la position de chaque destinataire dans une liste d’attente. Par exemple, vous pouvez trier la liste des destinataires par ordre chronologique des inscriptions, puis utiliser une règle Fusionner les enregistrements # pour afficher la position numérotée du destinataire dans la liste.

Le numéro d’enregistrement reflète tout tri ou filtrage que vous avez appliqué avant la fusion.

1. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que le numéro d’enregistrement apparaisse.
2. Allez àRègles>de>publipostage Fusionner l’enregistrement #.

Plus d’informations : Codes de champ : champ MergeRec

Nº séquence de fusion

Utilisez Séquence de fusion # pour afficher le numéro de chaque enregistrement dans le document fusionné. Par exemple, vous pouvez numéroter les destinataires dans l’ordre dans lequel ils sont fusionnés.

1. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que le numéro d’enregistrement apparaisse.
2. Accédez à Séquence de fusion desrègles>de>publipostage #.

Plus d’informations : Codes de champ : champ MergeSeq

Enregistrement suivant

Utilisez la règle Enregistrement suivant pour indiquer à Word de passer à l’enregistrement suivant sans démarrer une nouvelle page. Par exemple, vous utilisez le publipostage pour imprimer votre liste de contacts sur une seule feuille de papier.

1. Placez votre curseur à l’endroit où vous voulez que les données de l’enregistrement suivant apparaissent.
2. Allez àl’enregistrement suivant desrègles> de >publipostage.
3. Insérer un champ de fusion pour les données que vous voulez ensuite
   Une liste de noms de sociétés peut ressembler à ceci :
   « Company_Name »
   « Prochain disque»«Company_Name »
   « Prochain disque»«Company_Name »

Plus d’informations : Codes de champ : Champ suivant

Suivant si

Utiliser l’enregistrement suivant si pour contrôler quand Word passe à l’enregistrement suivant en fonction d’une condition. Par exemple, vous pouvez utiliser le champ Pays/Région pour séparer les participants nationaux et internationaux.

1. Placez votre curseur à l’endroit où vous voulez que les données de l’enregistrement suivant apparaissent.
2. Allez àRègles>de publipostage>Prochain enregistrement si.
3. Dans la liste Nom du champ , sélectionnez le nom du champ de fusion, tel que Ville.
4. Dans la liste Comparaison , choisissez un moyen de comparer la valeur des données. Par exemple, pour sélectionner les destinataires demeurant dans une ville spécifique, cliquez sur Égal à.
5. Dans la zone Comparer à , entrez la valeur que vous souhaitez utiliser. Par exemple, pour isoler les destinataires à Tokyo, tapez Tokyo (ignorez cette option si vous avez choisi Est vide ou n’est pas vide comme comparaison).

Plus d’informations : Codes de champ : champ NextIf

Définir signet

Utilisez Définir le signet pour entrer des informations une seule fois et les utiliser à plusieurs endroits dans votre document. Par exemple, vous pouvez entrer le nom d’un orateur une seule fois et l’utiliser partout où vous avez ajouté un champ Réf correspondant.

1. Placez votre curseur n’importe où dans le document.
2. Accédez àRègles>de>publipostage, Définir un signet, tapez un nom, puis sélectionnez OK.
3. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que le texte du signet apparaisse.
4. Accédez auchampInsérer>des parties> rapides, puis choisissez Réf.
5. Choisissez le nom du signet que vous venez de créer, puis sélectionnez OK.
6. Insérez le champ Réf à l’endroit où vous souhaitez que le texte du signet apparaisse.
7. Avant d’effectuer la fusion, cliquez avec le bouton droit sur le champ Défini, sélectionnez Modifier le champ, puis entrez le texte souhaité dans la zone Texte .
8. Sélectionnez OK.

Plus d’informations : Codes de champ : définir le champ 

Sauter l'enregistrement si

Utilisez Ignorer l’enregistrement si pour exclure les destinataires du publipostage en fonction des informations de votre source de données. Par exemple, vous pouvez exclure les clients dont le champ Taille correspond à une taille spécifique.

1. Accédez àRègles>d’expédition>,Ignorer l’enregistrement si.
2. Dans la liste Nom du champ , sélectionnez le nom du champ de fusion, tel que Taille.
3. Dans la liste Comparaison , choisissez un moyen de comparer la valeur des données. Par exemple, pour isoler les clients qui portent une taille spécifique, choisissez Égal à.
4. Dans la zone Comparer à , entrez la valeur que vous souhaitez utiliser. Par exemple, pour distinguer les clients qui portent une taille extra-petite, choisissez XS (ignorez cette option si vous avez choisi est vide ou n’est pas vide comme comparaison).

Plus d’informations : Codes de champ : champ SkipIf