Pour pouvoir envoyer des e-mails en bloc par fusion et publipostage, vous devez déjà avoir installé un programme de messagerie compatible MAPI tel qu’Outlook ou Gmail.
Le processus suivant suppose que le message que vous envisagez d’envoyer a déjà été créé pour s’ouvrir dans Microsoft Word.
Préparer votre document principal
- Accédez à Publipostage>Démarrer fusion et publipostage>Messages électroniques.
Configurer votre liste de diffusion
La liste de diffusion est votre source de données. Pour plus d’informations, consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.
Conseils
- Si vous n’avez pas de liste de diffusion, vous pourrez en créer une lors du publipostage.
- Si vous utilisez une feuille de calcul Excel comme source de données, mettez en forme les codes postaux sous forme de texte pour éviter la suppression automatique des zéros non significatifs. Pour plus d’informations, voir Mettre en forme des numéros de fusion et publipostage, des dates et d’autres valeurs dans Excel.
- Si vous souhaitez utiliser vos contacts Outlook comme source de liste, assurez-vous qu’Outlook est votre programme de messagerie par défaut et qu’il s’agit de la même version que Word.
Lier votre liste de diffusion à votre e-mail
Assurez-vous que votre source de données comporte une colonne pour les adresses e-mail et qu’il existe une adresse e-mail pour chaque destinataire prévu.
- Accédez à Publipostage>Sélectionner les destinataires.
- Choisissez une source de données. Pour plus d’informations, consultez Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage.
- Choisissez Fichier>Enregistrer.
Pour en savoir plus sur la modification, le tri ou le filtrage de votre liste de diffusion, consultez Fusion et publipostage : modifier les destinataires.
Ajouter du contenu personnalisé à l’e-mail
- Accédez àLa ligne de message d’accueil du publipostage>.
- Choisissez un format.
- Sélectionnez OK pour insérer le champ de fusion.
- Choisissez Enregistrer le fichier> .
Vous pouvez ajouter d’autres champs à votre courrier électronique à partir de votre source de données. Pour plus d’informations à ce sujet, consultez Insérer des champs de fusion et publipostage.
Remarque
Après avoir inséré des champs, vous devez mettre en forme votre e-mail manuellement.
Pour savoir comment corriger une partie manquante de vos adresses ou d’autres champs, consultez Fusion et publipostage : correspondance des champs.
Pour modifier la police, la taille ou l’espacement du contenu fusionné, sélectionnez le nom du champ de fusion et apportez les modifications nécessaires.
Aperçu et fin
Choisissez Aperçu des résultats, puis cliquez
ou 
pour voir les noms et les adresses dans le corps de votre lettre.
Choisissez Terminer & Fusionner>Envoyer des messages électroniques.
Dans la zone À, sélectionnez la colonne ou le champ contenant l’adresse e-mail dans votre liste de publipostage.
Remarque
Word envoie un message individuel à chaque adresse e-mail. Vous ne pouvez pas cc ni cci d’autres destinataires. Vous ne pouvez pas ajouter de pièces jointes, mais vous pouvez inclure des liens,
Dans la zone Ligne Objet, entrez l’objet du message.
Dans la zone Format du courrier, choisissez HTML (paramètre par défaut) ou texte brut pour envoyer le document comme corps du message électronique.
Sous Envoyer des enregistrements, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Tous les enregistrements (par défaut).
- Enregistrement en cours pour n’envoyer le message qu’à l’enregistrement affiché à l’écran.
- De et À envoient uniquement une plage d’enregistrements.
Sélectionnez OK pour effectuer le publipostage.
Enregistrer le message personnalisé (facultatif)
Accédez à Enregistrer le fichier>. Quand vous enregistrez le document principal, vous enregistrez également sa connexion à la source de données. Pour pouvoir le réutiliser, ouvrez le document de fusion et répondez Oui lorsque vous êtes invité à conserver la connexion à la source de données.
