מאמר זה מיועד לאנשים המשתמשים בתוכנית קורא מסך כגון 'קורא טקסטים' של Windows, JAWS או NVDA עם כלים או תכונות של Windows ומוצרי Microsoft 365. מאמר זה הוא חלק מערכת התכנים עזרה ולמידה בנושא נגישות, שבו תוכלו למצוא מידע נוסף על נגישות באפליקציות שלנו. לקבלת עזרה כללית, בקר בתמיכה של Microsoft.
השתמש ב- Access עם לוח המקשים וקורא מסך כדי לייבא גליון עבודה של Excel ל- Access או לקשר ממסד נתונים שולחני של Access לגליון עבודה של Excel. בדקנו אותו עם 'קורא טקסטים', JAWS ו- NVDA אך ייתכן שהוא פועל גם עם קוראי מסך אחרים כל עוד הם פועלים לפי תקני הנגישות והטכניקות המקובלים.
הערה
- תכונות חדשות של Microsoft 365 מופצות בהדרגה למנויי Microsoft 365, כך שייתכן שהיישום עדיין אינו כולל תכונות אלה. כדי לגלות איך תוכל לקבל את התכונות החדשות מהר יותר, הצטרף לתוכנית Office Insider.
- לקבלת מידע נוסף על קוראי מסך, עבור אל כיצד קוראי מסך פועלים עם Microsoft 365.
בנושא זה
הכנת גליון העבודה של Excel לייבוא או לקישור
לפני הבאת נתונים מתוך גליון עבודה של Excel ל- Access, החלוף כמה רגעים כדי לסקור את גליון העבודה ולהחליט כיצד ברצונך לייבא ממנו נתונים.
- החלט אם ברצונך לקשר או לייבא את גליון העבודה כולו או רק חלק שלו. אם ברצונך להעביר רק חלק מגליון עבודה ל- Access, באפשרותך להגדיר טווח בעל שם הכולל רק את התאים שברצונך להביא. לקבלת הוראות, עבור אל שימוש בקורא מסך כדי לבחור שם לתא או לטווח נתונים ב- Excel.
- ודא שגליון העבודה של Excel הוא בתבנית קובץ שטוחה כדי שהאשף יוכל לטפל בקלות בנתונים הקיימים בו. לדוגמה, תקן ערכי שגיאה אפשריים, הסר עמודות ושורות ריקות מיותרות ובדוק שכל עמודה מכילה סוג נתונים זהה בכל שורה. לקבלת מידע מפורט יותר אודות אופן ההכנה לייבוא או לקישור, עיין בסעיפים "הכנת גליון העבודה", "הכנת נתוני Excel" ו"פתרון בעיות של ערכים חסרים או שגויים" בייבוא או בקישור לנתונים בחוברת עבודה של Excel.
הכנת מסד הנתונים המשמש כיעד של Access לייבוא
לפני ייבוא נתונים מתוך גליון עבודה של Excel, החלוף כמה רגעים כדי לבדוק שמסד הנתונים המוגדר כיעד של Access מוכן לייבוא ולהחליט כיצד ברצונך לאחסן את הנתונים המיובאים.
ודא שמסד הנתונים המוגדר כיעד של Access אינו לקריאה בלבד, וש ברשותך הרשאות לבצע שינויים במסד הנתונים.
החלט אם ברצונך לאחסן את הנתונים בטבלה חדשה או קיימת:
- אם תבחר לאחסן את הנתונים בטבלה חדשה, Access ייצור טבלה ויוסיף את הנתונים המיובאים לטבלה זו. אם כבר קיימת טבלה בשם שצוין, Access יחליף את תוכן הטבלה בנתונים המיובאים.
- אם תבחר להוסיף את הנתונים לטבלה קיימת, השורות בגליון העבודה של Excel יצורפו לטבלה שצוינה.
אם תחליט לצרף את נתוני Excel לטבלת Access קיימת, ודא שהגדרות המבנה והשדות נתוני המקור ב- Excel תואמות להגדרות בטבלת היעד ב- Access. כדי לפתוח את טבלת Access בתצוגת עיצוב לבדיקה, הקש Alt+H, W, D. בדוק את הטבלה מול רשימת הפעולות לביצוע במקטע "הכנת מסד הנתונים המהווה יעד", שלב 2, בייבוא או בקישור לנתונים בחוברת עבודה של Excel.
ייבוא הנתונים
בעת ייבוא נתונים, Access יוצר עותק של הנתונים בטבלה חדשה או קיימת מבלי לשנות את גליון העבודה של Excel המשמש כמקור.
הערה
ייתכן שתידרש עמית שיסייע לך בשלב 10 כדי לבחור את השדה שברצונך לערוך.
אם חוברת העבודה של Excel המוגדרת כמקור פתוחה, סגור אותה.
פתח את מסד הנתונים המשמש כיעד של Access שבו יאוחסנו הנתונים המיובאים.
עצה
אם ברצונך ליצור מסד נתונים חדש וריק, הקש Alt+F, N, L.
כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - גיליון אלקטרוני של Excel, בצע אחת מהפעולות הבאות בהתאם לגירסה של Access שבה אתה משתמש:
- בגירסה של מנוי Microsoft 365 או ב- Access 2019, הקש Alt+X, N, 1, לאחר מכן F ו- X.
- ב- Access 2016, הקש Alt+X כדי לעבור לכרטיסיה נתונים חיצוניים. הקש על מקש Tab עד שתגיע לקבוצה יבא קישור &, הקש על מקש חץ ימינה עד שתשמע "Excel" ולאחר מכן הקש Enter.
תיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - גיליון אלקטרוני של Excel נפתחת. בצע אחת מהפעולות הבאות כדי לציין את קובץ Excel המכיל את הנתונים שברצונך לייבא:
- כדי להעביר את המוקד לשדה הטקסט שם הקובץ, הקש F ולאחר מכן הדבק או הקלד את הנתיב לקובץ Excel.
- כדי לאתר את הקובץ, הקש R. תיבת הדו-שיח פתיחת קובץ נפתחת. נווט אל הקובץ הרצוי, כשתגיע לקובץ, הקש Enter כדי לבחור אותו.
כדי לציין כיצד ברצונך לאחסן את הנתונים המיובאים, בצע אחת מהפעולות הבאות:
- אם ברצונך לאחסן את הנתונים בטבלה חדשה, הקש I כדי לעבור אל ובחר באפשרות ייבא את נתוני המקור לטבלה חדשה במסד הנתונים הנוכחי . תתבקש לתת שם לטבלה זו בשלב מאוחר יותר.
- אם ברצונך לצרף את הנתונים לטבלה קיימת, הקש A כדי לעבור אל האפשרות צרף עותק של הרשומות לטבלה ובחר אותה. כדי לבחור את הטבלה, הקש על מקש Tab פעם אחת. המוקד עובר לרשימת הטבלאות. הקש Alt+מקש חץ למטה כדי להרחיב את הרשימה, הקש על מקש החץ למעלה או למטה עד שתשמע את שם הטבלה הרצויה ולאחר מכן הקש Enter כדי לבחור אותה. אפשרות זו אינה זמינה אם מסד הנתונים אינו מכיל טבלאות.
הקש על מקש Tab עד שתגיע ללחצן אישור ולאחר מכן הקש Enter. אשף ייבוא גליונות אלקטרוניים מופעל.
עצה
אם קורא המסך שלך אינו מקריא באופן אוטומטי את חלונות האשף, הקש על מקש SR+W.
אם חוברת העבודה של Excel המוגדרת כמקור מכילה גליון עבודה אחד בלבד, ללא טווחים, באפשרותך להמשיך לשלב הבא. אם חוברת העבודה מכילה יותר מגלון עבודה אחד או טווח בעל שם אחד, בצע אחת מהפעולות הבאות כדי לבחור את גליון העבודה או הטווח לייבוא:
- כדי לבחור גליון עבודה, הקש Alt+ג, הקש על מקש Tab פעם אחת, הקש על מקש חץ למטה עד שתשמע את גליון העבודה הרצוי ולאחר מכן הקש Enter כדי לבחור אותו.
- כדי לבחור טווח בעל שם, הקש Alt+ל, הקש על מקש Tab פעם אחת, הקש על מקש חץ למטה עד שתשמע את הטווח הרצוי ולאחר מכן הקש Enter כדי לבחור אותו.
חלון האשף הבא נפתח. אם השורה הראשונה של גליון העבודה או הטווח המשמשים כמקור מכילה את שמות השדות, הקש I כדי לעבור אל האפשרות שורה ראשונה מכילה כותרות עמודה ולבחור אותה. הקש Enter כדי להעביר את המוקד לחלון האשף הבא. אם אתה מצרף נתונים לטבלה קיימת, באפשרותך להמשיך לשלב 12.
בחלון האשף החדש, באפשרותך לציין מידע אודות כל שדה שאתה מייבא, במידת הצורך. השדה הראשון בגליון העבודה או בטווח נבחר. תוכל לבצע את הפעולות הבאות:
- כדי לשנות את שם השדה הנוכחי, הקש Alt+M ולאחר מכן הקלד את השם החדש.
- כדי לשנות את סוג הנתונים של השדה, הקש Alt+T. המוקד עובר לרשימה סוג נתונים. כדי להרחיב את הרשימה, הקש Alt+מקש חץ למטה. הקש על מקש חץ למטה עד שתשמע את הערך הרצוי ולאחר מכן הקש על מקש Tab פעם אחת.
- כדי לקבוע אם השדה סדור באינדקס או לא, הקש Alt+I. תשמע את הערך הנוכחי. כדי להרחיב את הרשימה, הקש Alt+מקש חץ למטה. הקש על מקש חץ למטה עד שתשמע את הערך הרצוי ולאחר מכן הקש על מקש Tab פעם אחת.
- אם אינך מעוניין לייבא את השדה הנוכחי, הקש Alt+S כדי לעבור אל ובחר באפשרות אל תייבא שדה.
כדי לבחור שדה אחר, הקש F6 עד שתשמע "Pane" ולאחר מכן בקש מעמית שיסייע לך לבחור את השדה הרצוי. שנה את השדות כמתואר בשלב 9. כשתסיים, הקש Enter כדי לעבור לחלון האשף הבא.
הוסף מפתח ראשי עבור הטבלה החדשה. המפתח הראשי מזהה את הרשומות בטבלה שלך כדי שתוכל לאחזר נתונים מהר יותר. בצע אחת מהפעולות הבאות:
- כדי לאפשר ל- Access להוסיף את המפתח הראשי, הקש A.
- כדי לבחור מפתח ראשי משלך, הקש C. כדי להגדיר את המקש שישמש, הקש על מקש Tab פעם אחת. המוקד עובר לרשימת המקשים. כדי להרחיב את הרשימה, הקש Alt+מקש חץ למטה. הקש על מקש החץ למעלה או למטה עד שתשמע את המקש הרצוי.
- אם אינך מעוניין להשתמש במפתחות ראשיים, הקש O.
כדי לעבור לחלון האשף האחרון, הקש Enter.
חלון האשף האחרון נפתח. המוקד נמצא בתיבה יבא לטבלה ותשמע את השם הנוכחי של טבלת היעד. אם ברצונך לשנות את שם הטבלה, הקלד שם חדש ולאחר מכן הקש Enter כדי לסיים את הייבוא.
הערה
אם אתה שומע התראה שהטבלה כבר קיימת, וברצונך להחליף את הטבלה הקיימת בנתונים המיובאים, הקש Y. אם ברצונך לשנות את שם הטבלה, הקש N. הקש Alt+I כדי להעביר את המוקד בחזרה לתיבה ייבוא לטבלה, הקלד שם טבלה אחר ולאחר מכן הקש Enter.
אם הייבוא בוצע בהצלחה מלאה או חלקית, Access מציג את מצב הייבוא. Access גם מבקש ממך לשמור את שלבי הייבוא כדי לחזור עליהם במהירות ללא אשף הייבוא. כדי לבחור באפשרות זו, הקש Alt+V. כדי לבחור שם לשלבי הייבוא, הקש Alt+A ולאחר מכן הקלד שם עבור פעולת הייבוא. כדי לשמור את שלבי הייבוא, הקש Alt+S. אם הייבוא נכשל, תשמע "An error occurred trying to import file" ולאחר מכן את שם הקובץ. הקש Enter כדי לצאת מההתראה.
יצירת קישור לנתונים ב- Excel
השתמש באשף קישור גליונות אלקטרוניים כדי ליצור קישור ממסד נתונים של Access לנתונים ב- Excel, כך שתוכל להשתמש בכלי השאילתה והדיווח ב- Access מבלי לשמור עותק של נתוני Excel במסד הנתונים שלך.
בעת קישור לגליון עבודה או לטווח בעל שם של Excel, Access יוצר טבלה חדשה המקושרת לתאי המקור. כל השינויים שתבצע בתאי המקור ב- Excel יופיעו בטבלה המקושרת ב- Access. עם זאת, אין באפשרותך לערוך את התוכן של הטבלה המתאימה ב- Access. אם ברצונך להוסיף, לערוך או למחוק נתונים, עליך לבצע את השינויים בקובץ המקור של Excel.
מסד נתונים יכול לכלול טבלאות מקושרות מרובות.
הפעלת אשף קישור גליונות אלקטרוניים
ב- Access, קיימות שתי דרכים לבחירת חוברת העבודה של Excel שאליה ברצונך לקשר והפעל את אשף קישור גליונות אלקטרוניים. באפשרותך לפתוח את חוברת העבודה של Excel ב- Access או להשתמש בתיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - גיליון אלקטרוני של Excel .
פתיחת חוברת העבודה של Excel ב- Access
- פתח את מסד הנתונים של Access שבו ברצונך ליצור את הקישור.
- כדי לעבור לתפריט פתיחה , הקש Alt+כ, פ.
- כדי לאתר את חוברת העבודה, הקש O. תיבת הדו-שיח פתיחה של Windows נפתחת.
- כדי לשנות את סוג הקובץ, הקש על מקש Tab עד שתשמע "Files מסוג, Microsoft Access" ולאחר מכן הקש Alt+מקש חץ למטה. הקש על מקש חץ למעלה עד שתשמע "All files" ולאחר מכן הקש Enter.
- אתר את חוברת העבודה הרצויה ולאחר מכן הקש Enter כדי לבחור אותה והפעל את אשף קישור גליונות אלקטרוניים.
שימוש בתיבת הדו-שיח 'קבלת נתונים חיצוניים - גיליון אלקטרוני של Excel'
פתח את מסד הנתונים של Access שבו ברצונך ליצור את הקישור.
עצה
אם אינך מעוניין לקשר למסד נתונים קיים, הקש Alt+F, N, L כדי ליצור מסד נתונים ריק חדש.
כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - גיליון אלקטרוני של Excel, בצע אחת מהפעולות הבאות בהתאם לגירסה של Access שבה אתה משתמש:
- בגירסה של מנוי Microsoft 365 או ב- Access 2019, הקש Alt+X, N, 1, לאחר מכן F ו- X.
- ב- Access 2016, הקש Alt+X כדי לעבור לכרטיסיה נתונים חיצוניים. הקש על מקש Tab עד שתגיע לקבוצה יבא קישור &, הקש על מקש חץ ימינה עד שתשמע "Excel" ולאחר מכן הקש Enter.
תיבת הדו-שיח קבלת נתונים חיצוניים - גיליון אלקטרוני של Excel נפתחת. בצע אחת מהפעולות הבאות כדי לציין את קובץ Excel שאליו ברצונך ליצור את הקישור:
- כדי להעביר את המוקד לשדה הטקסט שם הקובץ, הקש F ולאחר מכן הדבק או הקלד את הנתיב לקובץ Excel.
- כדי לאתר את הקובץ, הקש R. תיבת הדו-שיח פתיחת קובץ נפתחת. נווט אל הקובץ הרצוי, כשתגיע לקובץ, הקש Enter כדי לבחור אותו.
הקש Alt+L כדי לעבור אל האפשרות קשר למקור הנתונים ולבחור אותה על-ידי יצירת טבלה מקושרת ולאחר מכן הקש Enter. אשף קישור גליונות אלקטרוניים מופעל.
שימוש באשף קישור גליונות אלקטרוניים ליצירת קישור לנתונים של Excel
Windows אשף קישור גליונות אלקטרוניים מדריך אותך לאורך תהליך הקישור. פשוט בחר את האפשרויות הדרושות, והנתונים של Excel יהיו מקושרים למסד הנתונים שלך בתוך זמן קצר.
עצה
אם קורא המסך שלך אינו מקריא באופן אוטומטי את חלונות האשף, הקש על מקש SR+W.
אם חוברת העבודה של Excel המוגדרת כמקור מכילה גליון עבודה אחד בלבד, ללא טווחים, באפשרותך להמשיך לשלב הבא. אם חוברת העבודה מכילה יותר מגלון עבודה אחד או טווח בעל שם, בצע אחת מהפעולות הבאות כדי לבחור את גליון העבודה או הטווח:
- כדי לבחור גליון עבודה, הקש Alt+ג, הקש על מקש Tab פעם אחת, הקש על מקש חץ למטה עד שתשמע את גליון העבודה הרצוי ולאחר מכן הקש Enter כדי לבחור אותו.
- כדי לבחור טווח, הקש Alt+ל, הקש על מקש Tab פעם אחת, הקש על מקש חץ למטה עד שתשמע את הטווח הרצוי ולאחר מכן הקש Enter כדי לבחור אותו.
חלון האשף הבא נפתח. אם השורה הראשונה של גליון העבודה או הטווח המשמשים כמקור מכילה את שמות השדות, הקש I כדי לעבור אל האפשרות שורה ראשונה מכילה כותרות עמודה ולבחור אותה. הקש Enter כדי להעביר את המוקד לחלון האשף הבא.
חלון האשף האחרון נפתח. המוקד נמצא בתיבה שם טבלה מקושרת , ותשמע את השם הנוכחי של הטבלה המקושרת. אם ברצונך לשנות את שם הטבלה, הקלד שם טבלה חדש ולאחר מכן הקש Enter כדי לסיים את הייבוא.
הערה
אם אתה שומע התראה שהטבלה כבר קיימת, וברצונך להחליף את הטבלה הקיימת בנתונים המיובאים, הקש Y. אם ברצונך לשנות את שם טבלת היעד, הקש N. הקש Alt+I כדי להעביר את המוקד בחזרה לתיבה ייבוא לטבלה, הקלד שם טבלה אחר ולאחר מכן הקש Enter.
אם הקישור הצליח, תשמע "Finished linking table to file" ולאחר מכן את שם הקובץ של Excel. הקש Enter כדי לצאת מההודעה. נווט אל הטבלה המקושרת ועיין בתוכן שלה. לקבלת מידע על פתרון בעיות, עבור אל "פתרון #Num! וערכים שגויים אחרים בטבלה מקושרת" במקטע ייבוא או קישור לנתונים בחוברת עבודה של Excel.
אם הקישור נכשל, בדוק שוב את קובץ המקור של Excel מול רשימת הפעולות לביצוע במקטע "הכנת מסד הנתונים המהווה יעד", שלב 2, בייבוא או בקישור לנתונים בחוברת עבודה של Excel.
למידע נוסף
שימוש בקורא מסך כדי ליצור טבלאות במסדי נתונים שולחניים של Access
שימוש בקורא מסך כדי ליצור שאילתה במסדי נתונים שולחניים של Access
השתמש בקורא מסך כדי ליצור טופס במסדי נתונים שולחניים של Access
השתמש בקורא מסך לייצוא טבלה של Access לקובץ טקסט
הגדרת המכשיר שלך לעבודה עם נגישות ב- Microsoft 365
תמיכה טכנית עבור לקוחות בעלי מוגבלויות
Microsoft מעוניינת לספק לכל לקוחותיה את החוויה הטובה ביותר האפשרית. אם יש לך מגבלה או שאלות הקשורות לנגישות, פנה אל Answer Desk לנגישות של Microsoft לקבלת סיוע טכני. צוות התמיכה של Disability Answer Desk בקי בשימוש בטכנולוגיות מסייעות פופולריות רבות, והוא יכול להציע סיוע באנגלית, ספרדית, צרפתית ושפת הסימנים האמריקאית. עבור לאתר של 'Answer Desk לנגישות של Microsoft' כדי למצוא את פרטי הקשר עבור האזור שלך.
אם אתה משתמש ממשלתי, מסחרי או ארגוני, פנה אל Answer Desk לנגישות בארגון.