כשאתה מנהל פרוייקט ב- Microsoft Project באינטרנט, באפשרותך לייצא את הפרוייקט ל- Excel. כאשר נתוני הפרוייקט שלך נמצאים בקובץ Excel, באפשרותך:
- לשלוח קובץ המכיל פרטים על הפרוייקט לבעלי עניין חיצוניים
- ליצור דוחות ופריטים חזותיים
- לאחסן עותקים של נתוני הפרוייקט בארכיון לצורך ביקורת ותאימות
- להדפיס עותקים של הפרוייקט
להלן הוראות לייצוא הפרוייקט:
- עבור אל project.microsoft.com ופתח את הפרוייקט שברצונך לייצא ל- Excel.
- בפינה השמאלית העליונה, בחר את שלוש הנקודות (...) ולאחר מכן בחר יצא ל- Excel.
- כאשר תראה את ההודעה "הכל מוכן! ייצאנו את [שם הפרוייקט שלך]." בחלק התחתון של המסך, באפשרותך לחפש את קובץ Excel החדש שבו אתה מאחסן את ההורדות שלך.
כשתפתח את קובץ Excel המכיל את הפרוייקט שלך, תראה כרטיסיה בשם "משימות פרוייקט" המכילה סיכום של מידע כללי על הפרוייקט בחלקה העליון, כולל שמו, מנהל הפרוייקט, תאריכי ההתחלה והסיום, משך הפרוייקט ואחוז הפרוייקט שהושלם. בנוסף, תראה באיזה תאריך הוא ייוצא. תחת מידע זה, תראה טבלה של כל המידע עבור הפרויקט שלך.
למרות ששולחן העבודה של Project כולל דוחות מוכללים רבים, שמציגים כל מיני סוגים של נתוני פרוייקט לבעלי העניין, באפשרותך גם לייצא את נתוני הפרוייקט ל- Excel לצורך ניתוח נתונים מעמיק ודיווח חזותי. ב- Excel, תוכל ליצור דוחות PivotTable ותרשימים ולהשתמש בתכונות רבות אחרות שיעזרו לך ליצור דוח חזותי יותר.
יהיה עליך למפות את נתוני הפרוייקט לסידור נכון ב- Excel, אולם אשף הייצוא ילווה אותך לאורך הדרך.
בחר קובץ>ייצוא שמור>פרוייקט כקובץ, ותחת סוגי קבצים אחרים, לחץ פעמיים על חוברת עבודה של Microsoft Excel.
בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, בחר מיקום עבור חוברת העבודה.
בתיבה שם הקובץ, הקלד את השם הרצוי, ובחר שמור.
אשף הייצוא מופיע.
בחר הבא כדי להתחיל בעבודה.
בשלב נתונים, בחר באפשרות נתונים נבחרים, אם היא עדיין לא נבחרה.
בשלב מפה, בחר מפה חדשה כדי ליצור הגדרות נתונים משלך למיפוי הנתונים משדות Project לשדות המתאימים ב- Excel.
כדי להשתמש במפה מוגדרת מראש או שהוגדרה קודם לכן, בחר השתמש במפה קיימת, ולאחר מכן בחר את המפה שברצונך להשתמש בה.
בשלב אפשרויות מפה, בחר את סוגי הנתונים שתייצא ואת האפשרויות הרצויות.
בשלבים מיפוי פעילויות, מיפוי משאבים, או מיפוי הקצאות, ערוך את כל הנחות המיפוי שביצע Project, והזן שדות מיפוי חדשים:
- בעמודה מתוך, הקלד או בחר שדה Project ולאחר מכן הקש Enter.
- השתמש בלחצנים מתחת לטבלת המיפוי כדי להוסיף או להסיר שורות או להחיל טבלת Project למיפוי.
- השתמש בלחצני הזזה כדי לסדר מחדש שדות.
- תחת תצוגה מקדימה, בדוק את הפריסה של מפת הייצוא שלך.
במידת הצורך, בחר מסנן ייצוא ספציפי בתיבה מסנן ייצוא.
בחר הבא.
בשלב סיום הגדרות מפה, בחר שמור מפה אם ברצונך להשתמש בה שוב, והקלד שם בתיבה שם מפה. המפה החדשה תתווסף לרשימת המפות המוגדרות מראש.
לחץ על סיום.
כדי להציג את נתוני הפרוייקט שיוצאו, פתח את חוברת העבודה ב- Excel.
עבודה עם נתוני הפרוייקט שלך ב- Excel
לאחר פתיחת חוברת העבודה ב- Excel, ייתכן שתבחין שחלק מהנתונים אינם מוצגים באופן הצפוי. אין בעיה! ב- Excel, באפשרותך להשתמש ב'מילוי מהיר' כדי לנקות במהירות עמודות של נתונים כדי לשנות מספרים לתאריכים או טקסט למספרים.
לאחר מכן, תוכל לנתח ולעצב את הנתונים כדי ליצור את הדוחות החזותיים הרצויים:
