הוספת טקסט עזרה מותאם אישית לתבנית קובץ

כדי לעזור למשתמשים להבין את מטרת הטופס שלך, ולעזור להם למלא אותו בהצלחה, באפשרותך להוסיף טקסט עזרה לימודית לתבנית הטופס שלך.

מאמר זה מסביר כיצד לקבוע את סוג טקסט העזרה הטוב ביותר עבור תבנית הטופס שלך על-ידי שקול גורמים כגון סוג תבנית הטופס שאתה יוצר, הקהל שלך, התרחבות פריסת תבנית הטופס שלך ואם המשתמשים ימלאו טפסים המבוססים על תבנית הטופס שלך באמצעות דפדפן אינטרנט.

במאמר זה

• שיקולי תאימות
• סוגי עזרה
• יצירת תצוגה כדי להציג עזרה
• יצירת חלונית משימות מותאמת אישית להצגת עזרה
• שימוש בעיצוב מותנה להצגת עזרה הקשרית
• יצירת היפר-קישור לקובץ עזרה חיצוני או לאתר אינטרנט
• הוספת הוראות עבור משתמשים כדי להציג את מערכת העזרה של InfoPath

שיקולי תאימות

בעת עיצוב תבנית טופס ב- Microsoft Office InfoPath 2007, באפשרותך לבחור לעצב תבנית טופס תואמת דפדפן. בעת עיצוב תבנית טופס תואמת דפדפן, תכונות מסוימות אינן זמינות. לדוגמה, חלוניות משימות מותאמות אישית, המשמשות לעתים קרובות להצגת טקסט עזרה מותאם אישית, שאינן נתמכות בתבניות טופס התואמות לשימוש בדפדפן. כדי להוסיף עזרה לתבנית טופס תואמת דפדפן, שקול דרך חלופית להוספת עזרה, כגון שימוש בעיצוב מותנה להצגת עזרה הקשרית.

לראש הדף

סוגי עזרה

בהתאם המורכבות של תבנית הטופס שלך והצרכים של המשתמשים שלך, באפשרותך להוסיף סוגים שונים של טקסט עזרה, באמצעות הליכים שונים. בהתאם לתבנית הטופס שלך, ייתכן שתשתמש ביותר מסוג אחד של טקסט עזרה בתבנית הטופס שלך. להלן רשימה של הדרכים הנפוצות ביותר להצגת טקסט עזרה בתבנית הטופס שלך:

• תצוגת עזרה צור תצוגה נפרדת כדי להציג טקסט עזרה כאשר ברצונך לספק הוראות מפורטות למשתמשים שלך. באפשרותך ליצור תצוגת עזרה המכילה טקסט עזרה בלבד, או לשכפל את הפקדים שהוספת בתצוגת ברירת המחדל של תבנית הטופס ולכלול את טקסט העזרה הנלווה. על-ידי הוספת פקדים עם טקסט עזרה, אתה מספק תצוגה חלופית למילוי הטופס - תצוגה המכילה עזרה הקשרית עבור כל מקטע או פקד. זוהי גישה שימושית כאשר הקהל שלך מכיל הן משתמשים חדשים, הזנות לסיוע נוסף ומשתמשים מנוסים, שכבר יודעים כיצד למלא את הטופס.

  עצה

  מאחר שתבניות טופס התואמות לדפדפן אינן תומכות בחלונית משימות מותאמת אישית, השימוש בתצוגות עזרה להצגת טקסט עזרה הוא חלופה טובה חלוניות משימות מותאמות אישית.

• חלונית משימות מותאמת אישית חלונית משימות מותאמת אישית היא קובץ HTML שהתוכן שלו מוצג בחלונית משימות של InfoPath כאשר משתמש ממלא טופס. באפשרותך לציין קובץ HTML אחד בלבד לפתיחה בחלונית המשימות המותאמת אישית המהווה ברירת מחדל עבור תבנית הטופס שלך, אך באפשרותך להוסיף קבצי HTML נוספים לתבנית הטופס כקבצים של משאבים ולאחר מכן ליצור היפר-קישורים ביניהם. ניתן להציג קבצי HTML בלבד בחלונית משימות מותאמת אישית. חלוניות משימות מותאמות אישית יכולות לספק פקודות ספציפיות לטופס ותוכן עזרה. באפשרותך להוסיף קובץ HTML ישירות לתבנית הטופס שלך, כך שמשתמשים יוכלו להציג את העזרה של חלונית המשימות המותאמת אישית גם כשהם ממלאים את הטופס במצב לא מקוון, או לקשר את חלונית המשימות המותאמת אישית לקובץ HTML המאוחסן במיקום אחר. לדוגמה, אם בכוונתך לעדכן את תוכן העזרה לעתים קרובות, אך אינך מעוניין לפרסם את תבנית הטופס בכל פעם שעדכון נוצר בקובץ העזרה של HTML, מומלץ לאחסן את קובץ ה- HTML במיקום אחר ולקשר אליו מחלונית המשימות המותאמת אישית. זכור שתבניות טופס התואמות לשימוש בדפדפן אינן תומכות בחלונית משימות מותאמת אישית, לכן עליך ליצור חלונית משימות מותאמת אישית רק עבור טפסים שימולאו ב- InfoPath.

• עיצוב מותנה באפשרותך להשתמש בעיצוב מותנה כדי לציין אפשרויות עיצוב שונות עבור פקד המבוססות על תנאים המתרחשים בטופס. אם התנאים שצוינו מתקיימים כאשר משתמש ממלא טופס, העיצוב המותנה מוחל. בעת הוספת טקסט עזרה למקטע בתבנית הטופס והוספת עיצוב מותנה למקטע זה, אתה מאפשר למשתמש להציג או להסתיר טקסט עזרה הקשרי עבור מקטע או פקד לפי הצורך, מבלי לעבור בין תצוגות. זוהי דרך שימושית לספק עזרה מוטבעת עבור מקטעים או פקדים ספציפיים עבור משתמשים שברצונך לקבל את העזרה.

• עזרה חיצונית באפשרותך להוסיף קישור לקובץ חיצוני, כגון קובץ HTML באתר אינטרנט. לדוגמה, אם אתר התמיכה הטכנית עבור הארגון שלך מכיל דף אינטרנט להפעלה של צ'אט חי עם מהנדס תמיכה טכנית, באפשרותך להוסיף היפר-קישור לתבנית הטופס שלך המאפשר למשתמשים לפתוח דף זה בדפדפני האינטרנט שלהם. גישה זו שימושית בעת עיצוב תבנית טופס עבור מחלקה אחרת בארגון שלך, ומחלקה זו מתאימה ביותר לספק למשתמשים עזרה או תמיכה טכנית.

• מערכת העזרה של InfoPath עבור משתמשים הממלאים טפסים InfoPath מכיל מערכת עזרה ייעודית עבור משתמשים הממלאים טפסים. על-ידי מתן ההוראה למשתמשים להקיש F1 בזמן שהם ממלאים טופס, אתה מאפשר להם לגשת לנושאי עזרה אלה לגבי הפונקציונליות הרגילה של InfoPath. השתמש בגישה זו עבור טפסים שמשתמשים ממלאים באמצעות InfoPath בלבד.

לראש הדף

יצירת תצוגה כדי להציג עזרה

כדי ליצור תצוגה נפרדת בתבנית הטופס שלך כדי שמשתמשים יוכלו להציג עזרה במילוי הטופס, תחילה עליך ליצור תצוגת עזרה עבור תבנית הטופס ולאחר מכן להוסיף לחצן לתצוגת הטופס המהווה ברירת מחדל שהמשתמשים יכולים ללחוץ עליה כדי לגשת לתצוגת העזרה.

יצירת תצוגת עזרה

1. בתפריט תצוגה , לחץ על ניהול תצוגות.
2. תחת פעולות בחלונית המשימות תצוגות, לחץ על הוסף תצוגה חדשה.
3. בתיבה שם תצוגה חדשה , הקלד שם עבור תצוגת העזרה ולאחר מכן לחץ על אישור.
   לדוגמה, הקלד עזרה.
4. בתבנית הטופס, לחץ בתצוגה שהוספת זה עתה והקלד או הדבק את טקסט העזרה הרצוי.
5. אם חלונית המשימות פקדים אינה גלויה, לחץ על פקדים נוספים בתפריט הוספה או הקש ALT+ה, ק.
6. בחלונית המשימות פקדים, לחץ על לחצן.
7. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הלחצן שהוספת ולאחר מכן לחץ על מאפייני לחצן בתפריט הקיצור.
8. לחץ על הכרטיסיה כללי.
9. בתיבה תווית , הקלד תווית עבור הלחצן. לדוגמה, הקלד Return to Form.
10. לחץ על כללים.
11. בתיבת הדו-שיח כללים, לחץ על הוסף.
12. לחץ על הוסף פעולה.
13. בתיבה פעולה , לחץ על החלף תצוגות.
14. בתיבה תצוגה , לחץ על השם של תצוגת ברירת המחדל.
15. לחץ על אישור ארבע פעמים כדי לחזור לתבנית הטופס.

לאחר יצירת תצוגת העזרה עבור תבנית הטופס שלך, עליך להוסיף לחצן לתצוגת ברירת המחדל שלך, כך שהמשתמשים יוכלו לגשת בקלות לתצוגת העזרה כשהם ממלאים את הטופס.

הוספת לחצן לתצוגת ברירת המחדל

1. בתפריט תצוגה , לחץ על ניהול תצוגות.
2. בחלונית המשימות תצוגות, לחץ על שם תצוגת ברירת המחדל.
3. אם חלונית המשימות פקדים אינה גלויה, לחץ על פקדים נוספים בתפריט הוספה או הקש ALT+ה, ק.
4. בחלונית המשימות פקדים, לחץ על לחצן.
5. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הלחצן שהוספת ולאחר מכן לחץ על מאפייני לחצן בתפריט הקיצור.
6. לחץ על הכרטיסיה כללי.
7. בתיבה תווית , הקלד תווית עבור הלחצן. לדוגמה, הקלד עזרה.
8. לחץ על כללים.
9. בתיבת הדו-שיח כללים, לחץ על הוסף.
10. לחץ על הוסף פעולה.
11. בתיבה פעולה , לחץ על החלף תצוגות.
12. בתיבה תצוגה, לחץ על שם תצוגת העזרה שהוספת בהליך הקודם.
13. לחץ על אישור ארבע פעמים כדי לחזור לתבנית הטופס.

לראש הדף

יצירת חלונית משימות מותאמת אישית להצגת עזרה

כדי ליצור ולאפשר חלונית משימות מותאמת אישית, בצע את הפעולות הבאות:

1. בתפריט כלים , לחץ על אפשרויות טופס.

2. תחת קטגוריה, לחץ על תיכנות.

3. בחר בתיבת הסימון הפוך חלונית משימות מותאמת אישית לזמינה.

4. בתיבה שם חלונית המשימות , הקלד את השם שברצונך שיופיע בחלק העליון של חלונית המשימות המותאמת אישית. לדוגמה, הקלד עזרה.

5. כדי להוסיף קובץ לתבנית הטופס, לחץ על משאב Files.

   הערה

   כדי לקשר קובץ לתבנית הטופס, בתיבה מיקום חלונית המשימות, הקלד את הנתיב המוחלט עבור המיקום של קובץ ה- HTML ולאחר מכן לחץ על אישור.

   הערה

   מומלץ ליצור קישור לקובץ HTML הממוקם באותו תחום שבו נמצאת תבנית הטופס. אחרת, משתמשים שיפתחו טופס המבוסס על תבנית הטופס שלך יראו התראה.

6. בתיבת הדו-Files משאב, לחץ על הוסף.

7. בתיבת הדו-שיח הוספת קובץ, אתר ובחר את קובץ ה- HTML הרצוי ולאחר מכן לחץ על אישור.

8. אם קובץ ה- HTML שהוספת מפנה לקבצים נוספים, כגון גליונות סגנונות מדורגים, הוסף גם קבצים אלה.

   עצה

   באפשרותך לציין קובץ HTML אחד בלבד לפתיחה בחלונית המשימות המותאמת אישית המהווה ברירת מחדל עבור תבנית הטופס שלך, אך באפשרותך להוסיף קבצי HTML נוספים לתבנית הטופס כקבצים של משאבים ולאחר מכן ליצור היפר-קישורים ביניהם.

9. בתיבת הדו-שיח אפשרויות טופס, לחץ על שם קובץ ה- HTML שהוספת זה עתה לתיבה מיקום חלונית המשימות.

10. כדי לבדוק את השינויים שלך, לחץ על תצוגה מקדימה בסרגל הכלים רגיל או הקש CTRL+SHIFT+B. חלונית המשימות המותאמת אישית שיצרת זה עתה אמורה להופיע כברירת מחדל בעת הצגת תבנית הטופס בתצוגה מקדימה.

לראש הדף

שימוש בעיצוב מותנה להצגת עזרה הקשרית

ההליך הבא מתאר כיצד להשתמש בעיצוב מותנה כדי להציג או להסתיר עזרה הקשרית.

1. אם חלונית המשימות פקדים אינה גלויה, לחץ על פקדים נוספים בתפריט הוספה או הקש ALT+ה, ק.

2. בחלונית המשימות פקדים, לחץ על תיבת סימון ולאחר מכן לחץ על מקטע.

3. לחץ בתוך המקטע שהוספת זה עתה לתבנית הטופס והקלד טקסט עזרה.

4. מחק את טקסט התווית המוגדר כברירת מחדל עבור תיבת הסימון ולאחר מכן הקלד לחץ כדי להציג או להסתיר עזרה.

5. לחץ על הכרטיסיה של המקטע בתבנית הטופס ולאחר מכן, בתפריט עיצוב , לחץ על עיצוב מותנה.

6. לחץ על הוסף.

7. תחת אם תנאי זה מתקיים, בתיבה הראשונה, לחץ על בחר שדה או קבוצה.

8. בתיבת הדו-שיח בחירת שדה או קבוצה, בחר את השדה המתאים לפקד תיבת הסימון שהוספת בשלב 2 ולאחר מכן לחץ על אישור.

9. בתיבה השניה, בתיבת הדו-שיח עיצוב מותנה, לחץ על שווה ל.

10. בתיבה השלישית, לחץ על FALSE.

11. תחת לאחר מכן החל עיצוב זה, בחר את תיבת הסימון הסתר פקד זה.

    הערה

    התנאי מציין כעת שאם תיבת הסימון נבחרה, המקטע יוצג.

12. כדי לבדוק את השינויים שלך, לחץ על תצוגה מקדימה בסרגל הכלים רגיל או הקש CTRL+SHIFT+B.

לראש הדף

יצירת היפר-קישור לקובץ עזרה חיצוני או לאתר אינטרנט

ההליך הבא מתאר כיצד להוסיף היפר-קישור מתבנית הטופס לקובץ עזרה חיצוני, כגון קובץ HTML או קובץ עזרה הידור (.chm), או לאתר אינטרנט, כגון אתר תמיכה טכנית.

יצירת היפר-קישור סטטי לקובץ חיצוני

1. בתבנית הטופס, לחץ במקום שבו ברצונך להוסיף היפר-קישור, או בחר את הטקסט או התמונה שברצונך להפוך להיפר-קישור.

2. בסרגל הכלים Standard, לחץ על הוסף .

3. לחץ על הכרטיסיה כללי.

4. בתיבה כתובת , הקלד את כתובת ה- URL שאליה ברצונך לקשר.

5. כדי לשנות את טקסט ההיפר-קישור המופיע בתבנית הטופס, הקלד את הטקסט הרצוי בתיבה טקסט.

   הערה

   אם בחרת תמונה בשלב 1, אפשרות זו אינה זמינה.

6. כדי להקצות תיאור מסך שיופיע כאשר משתמש יעביר את המצביע מעל ההיפר-קישור, לחץ על הכרטיסיה מתקדם ולאחר מכן, בתיבה תיאור מסך, הקלד את הטקסט שברצונך להציג.

7. כדי לבדוק את השינויים שלך, לחץ על תצוגה מקדימה בסרגל הכלים רגיל או הקש CTRL+SHIFT+B.

לראש הדף

הוספת הוראות עבור משתמשים כדי להציג את מערכת העזרה של InfoPath

InfoPath כולל מערכת עזרה ייעודית שבה אנשים יכולים להשתמש בעת מילוי טפסים. מערכת עזרה זו מכילה מידע אודות משימות נפוצות, כגון הפעלה או ביטול של 'השלמה אוטומטית' ובדיקת האיות של טקסט בטופס. כמעצב טפסים, באפשרותך לפתוח את העזרה של InfoPath עבור משתמשי טופס על-ידי הקשה על F1 בעת הצגת טופס בתצוגה מקדימה בחלון התצוגה המקדימה.

העזרה עבור משתמשי טופס מוגבלת למשימות החלות על כל הטפסים, ולכן מומלץ לספק עזרה מותאמת אישית עבור תבניות הטופס שאתה מעצב. כדי לעזור למשתמשים שלך להציג את מערכת העזרה של InfoPath בעת מילוי טופס, באפשרותך להוסיף הוראות לתבנית הטופס שמסבירות כיצד לגשת למערכת העזרה של InfoPath. לדוגמה, באפשרותך לכלול אחת מהדוגמאות הבאות בתבנית הטופס שלך:

• כדי לפתוח את העזרה של InfoPath, הקש F1.
• כדי לפתוח את העזרה של InfoPath, לחץ על עזרה של Microsoft Office InfoPathבתפריט עזרה.

לראש הדף