מבוא ל- InfoPath Forms Services

Synopsis InfoPath Forms Services היא טכנולוגיית שרת שמאפשרת לאנשים למלא טפסים בדפדפן אינטרנט. על-ידי ניהול טפסים במיקום מרכזי, באפשרותך לייעל תהליכים עסקיים ולשפר את היחסים עם לקוחות, שותפים וספקים.

מבט כולל על InfoPath Forms Services

יצירת קשר עם לקוחות, שותפים וספקים באמצעות טפסים ידידותיים למשתמש

ייעול תהליכים עסקיים מונחי טפסים

ניהול טפסים ותבניות טפסים במיקום מרכזי

מבט כולל על InfoPath Forms Services

InfoPath אינו חייב להיות מותקן במחשב של המשתמשים כדי למלא תבנית טופס הזמינה בדפדפן, וגם הם אינם נדרשים להוריד תוכן נוסף מהאינטרנט. כל הדרוש להם הוא גישה לדפדפן, כגון Windows Internet Explorer, Apple Safari או Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services גם מאפשרת לך לאחסן ולנהל טפסים ותבניות טפסים במיקום מרכזי. InfoPath Forms Services מובנית ודורש Windows SharePoint Services 3.0, המאפשרת לך לפרסם תבניות טפסים שאתה מעצב למיקום משותף ברחבי הארגון. בנוסף, משתמשים יכולים לשלוח טפסים לספריות SharePoint, תיקיות שבהן אוסף של קבצים מאוחסן והיכן הקבצים משתמשים לעתים קרובות באותה תבנית. ניתן גם לשלב טפסים במשימות ניהול מסמכים ומחזור חיים כגון זרימת עבודה וניהול זכויות.

טכנולוגיית InfoPath Forms Services זמינה ב- Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL וגם, בנפרד, ב- Microsoft Office Forms Server 2007.

חוויית העיצוב

תבניות טופס שניתן למלא בדפדפן נקראות תבניות טופס המותאמות לשימוש בדפדפן. כדי ליצור סוג זה של תבנית טופס, עליך לעצב תבנית טופס תואמת דפדפן ב- InfoPath, לפרסם אותה בשרת InfoPath Forms Services ולהזמין אותה לשימוש באינטרנט.

במקרים מסוימים, באפשרותך להפוך את תבנית הטופס לזמינה לשימוש באינטרנט על-ידי בחירה בתיבת הסימון אפשר מילוי טופס זה באמצעות דפדפן באשף הפרסום של InfoPath. במקרים אחרים, עליך לפרסם את תבנית הטופס במיקום משותף ברשת הארגונית שלך ולאחר מכן לפנות למנהל חוות שרתים לקבלת סיוע בהפיכת תבנית הטופס לזמינה בשרת.

אישור מנהל מערכת נדרש בתרחישים הבאים:

• תבנית הטופס מכילה קוד מנוהל.
• תבנית הטופס דורשת רמת אבטחה של אמון מלא, המאפשרת לטפסים המתבצעים גישה מלאה למשאבי המערכת במחשבים של המשתמשים, כגון קבצים והגדרות.
• תבנית הטופס משתמשת בחיבור נתונים המנוהל על-ידי מנהל מערכת.
• תבנית הטופס זמינה להצגה במכשיר נייד.

אם נדרש אישור מנהל מערכת, אשף הפרסום מנחה אותך לאורך השלבים להכנת תבנית הטופס לצורך העברתה למנהל מערכת.

לאחר שתבנית טופס תואמת דפדפן תותאם לשימוש בדפדפן, המשתמשים יכולים להשתמש בדפדפן שלהם כדי למלא טפסים המבוססים על תבנית טופס זו.

חוויית המשתמש

חוויית המשתמש במילוי טופס בדפדפן זהה כמעט לזה של מילוי טופס ב- InfoPath. לדוגמה, פקדים כגון מקטעים ותכונות חוזרים, כגון נוסחאות ועיצוב מותנה, פועלים באותו אופן בשתי הסביבות.

על אף שמילוי טופס בדפדפן דומה למילוי טופס ב- InfoPath, קיים הבדל חשוב אחד. בדפדפן אינטרנט, התפריטים וסרגלי הכלים של InfoPath מוחלפים בסרגל כלים לאורך החלק העליון של הטופס, המציג אפשרויות לשמירה, לסגירה, להדפסה ולעדכון של הטופס. סרגל זה מופיע גם בחלק התחתון של טופס, כך שהמשתמשים אינם צריכים לגלול בחזרה לחלק העליון של טופס ארוך כדי להשלים את הטופס שלהם.

אם הפוך את אפשרויות השליחה לזמינות עבור תבנית הטופס שלך, המשתמשים יראו גם לחצן שלח בסרגל הכלים. כאשר הם לוחץ על לחצן זה, נתוני הטופס נשלחים ישירות למקור הנתונים שציינת בעת עיצוב תבנית הטופס, כגון שירות אינטרנט או רשימת SharePoint. אם תבנית הטופס שלך כוללת יותר מתצוגה אחת, המשתמשים יראו גם רשימת תצוגה בסרגל הכלים.

1.1.1.1 המשתמשים שולחים נתונים למקורות נתונים חיצוניים על-ידי לחיצה על לחצן 'שלח' בסרגל הכלים.

2.2.2.2 המשתמשים ועבור בין תצוגות על-ידי לחיצה על פריט ברשימה תצוגה בסרגל הכלים.

בעת עיצוב תבנית הטופס, באפשרותך להתאים אישית את הגדרות סרגל הכלים בתיבת הדו-שיח אפשרויות טופס. לדוגמה, באפשרותך להסיר לחצן אחד או יותר או להסתיר את סרגל הכלים בתחתית הטופס של המשתמש.

בסעיפים הבאים, תקבל מידע נוסף על היתרונות של שימוש InfoPath Forms Services.

לראש הדף

יצירת קשר עם לקוחות, שותפים וספקים באמצעות טפסים ידידותיים למשתמש

בעת פרסום תבנית טופס בשרת שבו פועל InfoPath Forms Services, באפשרותך להפיץ אותה לא רק באינטרא-נט הארגוני שלך, אלא גם באתרים חיצוניים, כגון אתרי אקסטרא-נט או אתרי אינטרנט ארגוניים. הדבר מאפשר לך לאסוף נתונים מלקוחות, שותפים, ספקים ואחרים החיוניים להצלחת העסק שלך. לדוגמה, חברת ביטוח גדולה יכולה להשתמש בתבנית טופס אחת הזמינה בדפדפן כדי לאסוף ולעבד תביעות ביטוח. לקוח ביטוח יכול להשתמש בדפדפן כדי למלא את טופס התביעה באתר האינטרנט של החברה. לחלופין, אם הלקוח מתקשר לחברת הביטוח כדי לדווח על התביעה, סוכן ביטוח יכול להשתמש ב- InfoPath כדי למלא את אותו טופס תביעה באתר אינטרא-נט. בדומה, סוכנות ממשלתית יכולה לאסוף נתונים מאזרחים על-ידי פרסום תבניות טופס המותאמות לשימוש בדפדפן באתר האינטרנט שלה.

כאשר משתמשים ניגשים לטופס, על-ידי ניווט לספריה או על-ידי הזנת כתובת URL עבור הטופס בדפדפן שלהם, אחד משני דברים יכול לקרות:

• הטופס נפתח בדפדפן אם InfoPath לא מותקן במחשב של המשתמשים, הטופס נפתח בדפדפן, שבו הם יכולים למלא אותו בדיוק כפי שהם ממלאים כל טופס אחר מבוסס-אינטרנט.

• הטופס נפתח ב- InfoPath אם InfoPath מותקן במחשב של המשתמשים, הטופס נפתח ב- InfoPath, שבו הם יכולים למלא אותו בדיוק כפי שהם ממלאים כל טופס InfoPath אחר. מאחר שהם ממלאים את הטופס ב- InfoPath, משתמשים אלה יוכלו להשתמש במגוון המלא של תכונות InfoPath למילוי טפסים, שחלקם אינם זמינים בטפסים בדפדפן.

  הערה

  אם אתה מעדיף זאת, תוכל להתאים אישית את ההגדרות עבור תבנית הטופס שלך כך שהיא תיפתח תמיד בדפדפן, גם אם InfoPath מותקן במחשב של המשתמשים. פעולה זו יכולה להיות שימושית כאשר ברצונך שהחוויה של מילוי טופס תהיה זהה עבור כולם, או כאשר אינך מעוניין שה טופס ייפתח ב- InfoPath, מכיוון שברצונך למנוע ממשתמשים לפתוח או לשנות את תבנית הטופס המשמשת בסיס במצב עיצוב.

אם המשתמשים ימלאו טפסים במכשיר נייד, כגון מסייע דיגיטלי אישי (PDA) או טלפון חכם, באפשרותך לעצב את תבנית הטופס הזמינה בדפדפן כך שניתן יהיה לפתוח ולמלא אותה באמצעות דפדפן של מכשיר נייד. כאשר משתמשים משתמשים במכשיר נייד כדי לגשת לטופס, הוא נפתח על המסך שלהם בתבנית פשוטה יותר.

ייעול תהליכים עסקיים מונחי טפסים

הטפסים נמצאים במרכז תהליכים עסקיים רבים. על-ידי אירוח תבניות טפסים המותאמות לשימוש בדפדפן בשרת InfoPath Forms Services, באפשרותך לשלב נתוני טפסים עם תהליכים עסקיים או יישומים קיימים. לדוגמה, באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:

• שליחת נתונים למערכות עסקיות קיימות בעת עיצוב תבנית טופס התואם לשימוש בדפדפן, באפשרותך ליצור חיבורי נתונים אל שירותי אינטרנט או מקורות נתונים חיצוניים אחרים. הדבר מאפשר לך לשלוח נתונים למערכות עסקיות קיימות, ליישומים ארגוניים או למסדי נתונים ארגוניים קיימים. לדוגמה, מחלקת מכירות יכולה לעצב טופס ה יכול לשלוח הפניות מכירות ופרטי לקוחות למערכת קיימת של ניהול קשרי לקוחות (CRM).
• ביצוע שאילתה על נתונים ממערכות עסקיות קיימות ניתן גם לבצע שאילתה על נתונים במערכות עסקיות קיימות, ביישומים ארגוניים או במסדי נתונים ארגוניים. לדוגמה, כאשר משתמשים פותחים טופס בהתבסס על תבנית הטופס שלך, ייתכן שתרצה שנתונים ממקור נתונים חיצוני יופיעו בשדות השם והכתובת בטופס. הדבר מאפשר לך לנצל נתונים ארגוניים קיימים ולפשט את תהליך מילוי הטופס.
• הוספת זרימת עבודה לטפסים באפשרותך להוסיף זרימת עבודה לתבנית הטופס המאוחסנת בספריה. הדבר מאפשר לך לנהל באופן עקבי תהליכים עסקיים נפוצים. לדוגמה, כמנהל, באפשרותך להשתמש בזרימת עבודה של אישור כדי לנתב טופס של דוח הוצאות דרך רשימת מאשרים. מאשרים יכולים לאשר או לדחות את טופס דוח ההוצאות, להקצות מחדש את משימת האישור או לבקש שינויים בטופס. ב- InfoPath, המשתמשים לוחץים על פקודות בתפריט קובץ כדי להשתתף בזרימת העבודה. בשרת, הם יכולים להצביע על שם הטופס בספריה, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה כדי להשתתף בזרימת העבודה.
  

לראש הדף

ניהול טפסים ותבניות טפסים במיקום מרכזי

באפשרותך לאחסן את תבניות הטופס ואת הטפסים המשויכים שלהן במאגר מרכזי בשרת שבו פועל InfoPath Forms Services. הדבר מקל עליך למצוא, לשתף ולנהל טפסים ותבניות טפסים.

היתרונות העיקריים כוללים את היכולת:

• אחסון טפסים ותבניות טפסים במיקום מרכזי באפשרותך לשייך תבנית טופס לספריה, שהיא מיקום באתר SharePoint שבו באפשרותך ליצור, לאסוף, לעדכן ולנהל קבצים עם אנשים אחרים בארגון שלך. כאשר משתמשים ממלאים טפסים בהתבסס על תבנית הטופס בספריה זו, הטפסים שהושלמו מופיעים בספריה יחד עם פרטי מפתח מה טפסים עצמם. בהתאם לאופן שבו ספריית SharePoint תוכננה, המשתמשים יכולים למלא טפסים המבוססים על תבנית הטופס שלך, לייצא את הנתונים הטפסים שהושלמו ל- Microsoft Office Excel או למזג את הנתונים מכמה טפסים לטופס אחד. הדוגמה הבאה מציגה דוחות הוצאות המאוחסנים בספריה.
  
• שימוש בסוגי תוכן לניהול תבניות טפסים באפשרותך להשתמש באשף הפרסום של InfoPath כדי לפרסם תבנית טופס כסוג תוכן אתר. סוג תוכן מגדיר תבנית טופס, ערכת עמודות והגדרות ניהול מסמכים בשרת, כגון הגדרות זרימת עבודה או מדיניות.
  על-ידי יצירת סוגי תוכן, באפשרותך לעשות שימוש חוזר בתבניות טופס ובהגדרות ברחבי אוסף אתרים. בעבר, אם רצית להשתמש בתבנית טופס בספריות SharePoint מרובות, היה עליך לפרסם שני עותקים נפרדים של תבנית הטופס, אחד עבור כל ספריה. אם רצית לעדכן את תבנית הטופס, היה עליך לשנות את תבנית הטופס בשני המקומות. עם זאת, כעת באפשרותך לפרסם תבנית טופס כסוג תוכן אתר. בעת עדכון סוג התוכן, השינוי מוחל באופן אוטומטי בכל מקום שבו נעשה שימוש בסוג תוכן זה.
  באפשרותך להקצות סוג תוכן יחיד לספריות מרובות באוסף אתרים או להקצות סוגי תוכן מרובים לספריה בודדת. לדוגמה, באפשרותך להוסיף סוג תוכן עבור טפסי דוח מצב לכל הספריות הנמצאות בשימוש על-ידי מחלקת המכירות בחברה שלך, כך שכל צוות מכירות אוסף ומדווח על אותו סוג מידע לניהול. לחלופין, נניח שהמחלקה שלך משתמשת בתבניות טופס שונות עבור טפסי בקשת נסיעה, דוח נסיעה ודוחות הוצאות. באפשרותך לפרסם את שלוש תבניות הטופס כסוגי תוכן אתר ולהוסיף אותן לספריה אחת המשמשת לאחסון מידע הקשור לטיולי צוות. כאשר אנשים יוצרים טופס חדש מהספריה, הם יכולים לאחר מכן לבחור באיזו מתבניות טופס אלה הם רוצים להשתמש.
• ניהול טפסים ותבניות טפסים מנהלי חוות שרתים יכולים לקבוע כיצד משתמשים ניגשים לתבניות טפסים ונפרסות ברחבי הארגון. לדוגמה, הם יכולים לקבוע מי יכול לפרסם תבניות טפסים ברחבי האתר או להחליט כיצד לשדרג תבניות טפסים בשרת עם השפעה מינימלית על משתמשים בטופס.
• ניהול חיבורי נתונים במיקום מרכזי אם תבניות טופס מרובות ישתמשו באותם חיבורי נתונים, באפשרותך לאחסן את ההגדרות עבור חיבור נתונים זה בקובץ חיבור נתונים בספריית חיבורי נתונים. כאשר משתמש פותח טופס ההתחברות לקובץ חיבור נתונים, InfoPath משתמש בהגדרות בקובץ זה כדי להתחבר למקור הנתונים החיצוני. באופן זה, תבניות טופס מרובות יכולות להשתמש באותו קובץ חיבור נתונים, כך שאין צורך ליצור באופן ידני את אותו חיבור נתונים עבור כל תבנית טופס. בנוסף, אם הגדרות המיקום או החיבור עבור מקור נתונים חיצוני משתנות, אין צורך לעדכן כל תבנית טופס המשתמשת בחיבור הנתונים. במקום זאת, פשוט תעדכן את קובץ חיבור הנתונים פעם אחת, וכל תבניות הטופס ימשיכו לפעול כצפוי.

לראש הדף