מבוא לשליחת נתוני טופס
חל על
במאמר זה
- מבט כולל
- שליחת נתוני טופס למסד נתונים של Access או SQL Server נתונים
- שליחת נתוני טופס לשירות אינטרנט
- שליחת נתוני טופס לשרת שבו פועל Microsoft Windows SharePoint Services
- שליחת נתוני טופס בהודעת דואר אלקטרוני
- שליחת נתוני טופס ליישום בשרת אינטרנט
- שליחת נתוני טופס באמצעות קובץ חיבור נתונים
- שליחת נתוני טופס באמצעות קוד
מבט כולל
בעת שימוש בטפסים של Microsoft Office InfoPath לאיסוף נתונים כחלק מתהליך עסקי גדול יותר, נתונים אלה בדרך כלל אינם נשארים בטפסים שמשתמשים ממלאים. במקום זאת, נתוני הטופס עוברים מהצורה לשלב הבא בתהליך העסקי, בדרך כלל למקור נתונים חיצוני כגון מסד נתונים, שירות אינטרנט או יישום בשרת אינטרנט. לדוגמה, עובד עשוי להשתמש ב- InfoPath כדי למלא טופס של דוח הוצאות ולאחר מכן לשלוח טופס זה לשירות אינטרנט שבו ניתן לעבד את הטופס.
בניגוד לשמירת טופס, שבו משתמשים בוחרים מיקום לאחסון הטופס שלהם בזמן שהם ממלאים אותו, שליחת טופס שולחת את נתוני הטופס למיקום ספציפי שהוגדר כאשר תבנית הטופס המשויכת לטופס תוכננה. בעת עיצוב תבנית טופס ותאפשר שליחת טפסים, באפשרותך לבחור שהנתונים שמשתמשים יוכלו להזין בטופס שלך יישלחו למיקומים הבאים:
- Microsoft Office Access או Microsoft SQL Server נתונים
- שירות אינטרנט
- שרת שבו פועל Microsoft Windows SharePoint Services
- בהודעת דואר אלקטרוני
- יישום בשרת אינטרנט
- יישום מותאם אישית שמארח את InfoPath
ציון המקום שבו ברצונך שהנתונים בטפסים שלך יישלח עשויים להגביר את הדיוק והיעילות של התהליכים העסקיים שלך, מכיוון שהיא מאפשרת לך להפעיל שליטה נוספת על תהליכים אלה. לפני שמשתמשים יוכלו לשלוח את נתוני הטופס שלהם, InfoPath מבטיח שהנתונים בטפסים יהיו חוקיים ויאפשר למשתמשים לתקן נתונים לא חוקיים. תכונה זו יכולה לעזור להבטיח שרק נתונים חוקיים יישלחו למקור הנתונים החיצוני.
בנוסף לעיצוב תבנית הטופס כדי לאפשר למשתמשים לשלוח את הנתונים שלהם למיקום יחיד, באפשרותך לעצב את תבנית הטופס כך שהמשתמשים יוכלו לשלוח את נתוני הטופס שלהם למיקומים מרובים בו-זמנית. לדוגמה, באפשרותך לעצב תבנית טופס של דוח הוצאות כך כאשר משתמשים ישלחו את הטפסים שהושלמו, נתוני הטפסים יישלחו למסד נתונים, וגם עותק של כל טופס שהושלם יישלח בהודעת דואר אלקטרוני למנהל שלהם.
בכל פעם שאתה מעצב תבנית טופס שניתן לשלוח למקור נתונים חיצוני, InfoPath מפעיל את הפקודה שלח בתפריט קובץ, וכן את לחצן שלח בסרגל הכלים של Standard כברירת מחדל. בהתאם לצרכים שלך, באפשרותך לבחור לשנות את השם של הפקודה שלח. בנוסף, באפשרותך גם להוסיף לחצן ישירות בתבנית הטופס שמשתמשים יכולים ללחוץ עליו כדי לשלוח את נתוני הטופס שלהם לאחר שהם מסיימים למלא את הטופס.
באפשרותך גם להגדיר את תבנית הטופס כך שתתרחש אחת מהפעולות הבאות לאחר שליחת הטופס:
- הטופס הקיים נסגר.
- הטופס הקיים נסגר ותפתח טופס ריק חדש.
- הטופס הקיים נשאר פתוח.
בנוסף, באפשרותך לכתוב הודעה שמופיעה לאחר שמשתמשים שולחים את הטופס שלהם המציינת אם הטופס נשלח בהצלחה.
שליחת נתוני טופס למסד נתונים של Access או SQL Server נתונים
טפסי InfoPath נשלחים לעתים קרובות למסדי נתונים, בין אם לעדכן טבלה אחת ברשומת לקוח או בתרחישים מורכבים יותר, כגון שינוי טבלאות מרובות המקושרות יחד בתבנית טופס של דוח הוצאות. באפשרותך לעצב את תבנית הטופס ב- InfoPath כך שניתן יהיה לשלוח אותה ישירות למסד נתונים של Access או SQL Server נתונים ללא צורך להשתמש בקובץ Script או בקוד מותאם אישית. באפשרותך גם לשלוח נתוני טופס לסוגים אחרים של מסדי נתונים באמצעות קוד מותאם אישית או על-ידי שליחת הטופס לשירות אינטרנט המחובר למסד נתונים זה.
כדי לשלוח טופס למסד נתונים של Access או SQL Server נתונים, עליך לעצב תבנית טופס המבוססת על מסד נתונים זה. פעולה זו מבטיחה שמקור הנתונים של תבנית הטופס תואם למבנה מסד הנתונים. אם תוסיף חיבור מסד נתונים לתבנית טופס קיימת, המשתמשים לא יוכלו לשלוח את הטפסים שהושלמו למסד הנתונים, מכיוון שמקור הנתונים של הטופס אינו תואם למבנה מסד הנתונים. אם תבנית הטופס אינה תואמת למבנה מסד הנתונים, ל- InfoPath אין אפשרות לעדכן את השדות הנכונים במסד הנתונים בעת שליחת הנתונים.
בעת עיצוב תבנית טופס של InfoPath המבוססת על מסד נתונים, שים לב לבעיות הבאות:
- בעת חיבור תבנית הטופס ליותר מטבלה אחת במסד הנתונים, הטבלאות חייבות להיות מחוברות באמצעות שדות מפתח.
- סוגי נתונים ארוכים, כגון תמונות, אובייקטי OLE, קבצים מצורפים וסוגי נתונים של Access Memo או SQL, לא ייכללו בחיבור הנתונים. InfoPath אינו תומך בחיבורי נתונים לסוגי נתונים ארוכים אלה. כדי לא לכלול שדות ספציפיים במסד הנתונים, השתמש באשף חיבורי הנתונים כדי להגדיר את חיבור הנתונים.
באפשרותך לקבוע אם אחת מבעיות אלה חלה על-ידי קריאת המידע בתיבה סיכום בעמוד האחרון של אשף חיבורי הנתונים. הסיכום מציין אם שליחת טפסים זמינה, ואם היא אינה זמינה, הסיכום מסביר מדוע.
לאחר שתגדיר את חיבור הנתונים בין תבנית הטופס למסד הנתונים, תוכל להתאים אישית כל אפשרות שליחה אחרת שתרצה. לדוגמה, באפשרותך לשנות את הטקסט שמופיע בלחצן שלח בתבנית הטופס שלך. באפשרותך גם לשנות את ההודעות המוצגות למשתמשים כדי לציין אם הטופס נשלח בהצלחה, ובאפשרותך לציין אם להשאיר את הטופס פתוח לאחר השליחה.
שליחת נתוני טופס לשירות אינטרנט
בין אם אתה משתמש בשירות אינטרנט כדי ליצור זרימת עבודה עבור תהליך עסקי או כרמה אמצעית מעל מסד הנתונים שלך, InfoPath מקל עליך ליצור תבניות טפסים המקיימים אינטראקציה עם שירות אינטרנט. InfoPath כולל אשף חיבורי נתונים שמנחה אותך לאורך התהליך של חיבור תבניות טפסים לשירות אינטרנט.
קיימות שתי שיטות נפוצות לעיצוב תבנית טופס השולחת טפסים לשירות אינטרנט:
- חיבור תבנית טופס קיימת לשירות אינטרנט
- עיצוב תבנית טופס חדשה המבוססת על שירות אינטרנט
בשתי שיטות אלה, InfoPath יוצר מקור נתונים המבוסס על הסכימה של שירות האינטרנט. פעולה זו מאפשרת לטפסים המבוססים על תבנית טופס לשלוח נתונים לשירות האינטרנט.
פרטים טכניים
כאשר משתמשים שולחים טופס לשירות אינטרנט, הטופס נשלח כאות לנתונים של שפת סימון מורחבת (XML) במעטפת SOAP. מעטפת SOAP פונקציה ופרמטר קלט עבור פעולת שירות האינטרנט שצוינה. באפשרותך להשוות זאת לשליחת טופס באמצעות HTTP, והתוצאה היא מסמך XML בבקשה לפרסום HTTP.
לפני חיבור תבנית טופס של InfoPath לשירות אינטרנט, שקול לבצע את הפעולות הבאות:
- ל- InfoPath אין אפשרות להתחבר לשירות אינטרנט המשתמש בסגנון מקודד של קריאה לפרוצדורה מרוחקת (RPC). קיימת תמיכה בקידוד ליטרל של מסמך בלבד.
- בעת קביעת תצורה של תבנית טופס כך שה טפסים שלה יוכלו לשלוח נתונים לשירות אינטרנט, באפשרותך לציין שניתן לשלוח רק נתונים בשדות או קבוצות מסוימים, או לשלוח את כל הנתונים בטופס.
לאחר הגדרת חיבור הנתונים לשירות האינטרנט, באפשרותך להוסיף לחצן שלח לתבנית הטופס ולהתאים אישית כל אפשרות שליחה אחרת שתרצה.
שליחת נתוני טופס לשרת שבו פועל Microsoft Windows SharePoint Services
באפשרותך לעצב תבנית טופס השולחת נתונים לשרת שבו פועל Microsoft Windows SharePoint Services. על-ידי ביצוע פעולה זו, באפשרותך לאחסן ולארגן את כל הטפסים של המשתמשים בספריית מסמכים. בנוסף, המשתמשים שלך יכולים למלא טפסים המבוססים על תבנית הטופס ישירות מספריית המסמכים. הם יכולים גם לייצא נתוני טופס ל- Microsoft Office Excel או למזג את הנתונים מכמה טפסים לטופס יחיד. בנוסף, בעת הפיכת שליחת טופס לזמינה ישירות לספריית מסמכים, באפשרותך להגדיר מראש את שמות הקבצים עבור הטפסים, עם ערכים סטטיים, עם ערכים המבוססים על נתונים בטופס, או באמצעות נוסחה.
לאחר קביעת התצורה של תבנית הטופס כדי לאפשר שליחת טפסים לספריית מסמכים של SharePoint, באפשרותך להוסיף לחצן שלח לטופס ולהתאים אישית אפשרויות שליחה אחרות, כגון הטקסט בלחצן שלח, ההודעות המוצגות למשתמש כדי לציין אם הטופס נשלח בהצלחה, ואם להשאיר את הטופס פתוח לאחר השליחה.
שליחת נתוני טופס בהודעת דואר אלקטרוני
שימוש בתוכנית דואר אלקטרוני הוא אחת מהדרכים הקלות והנפוצה ביותר להגדרת זרימת עבודה עבור תהליך עסקי. באפשרותך לעצב תבנית טופס של InfoPath המאפשרת למשתמשים ללחוץ על לחצן שלח בסרגל הכלים של Standard או בתפריט קובץ כדי לשלוח את הטופס הושלם כקובץ מצורף או בגוף של הודעת דואר אלקטרוני. ניתן להגדיר מראש את כתובות הדואר האלקטרוני, שורת הנושא ואת שם הקובץ המצורף בעת עיצוב תבנית הטופס - עם ערכים סטטיים, עם ערכים המבוססים על ערכים בטופס, או באמצעות נוסחה. לדוגמה, באפשרותך לעצב את תבנית הטופס כך הטפסים שהושלמו יישלחו באופן אוטומטי בהודעת דואר אלקטרוני עם שורת נושא מוגדרת מראש לכתובת דואר אלקטרוני המבוססת על ערך בטופס. בנוסף, בהתבסס על נתונים שמשתמשים מזכנים בטופס, באפשרותך להגדיר שמות קבצים דינאמיים עבור הטופס.
כדי שמשתמשים יוכלו לשלוח את הטפסים שלהם כהודעות דואר אלקטרוני, Microsoft Office Outlook 2003 או Microsoft Office Outlook 2007 חייבים להיות מותקנים במחשבים שלהם. משתמשים הממלאים טפסים בדפדפן אינטרנט אינם זקוקים ל- Outlook כדי לשלוח את הטפסים שלהם כהודעת דואר אלקטרוני.
לאחר קביעת התצורה של תבנית הטופס כדי לאפשר שליחת טפסים בהודעת דואר אלקטרוני, באפשרותך להוסיף לחצן שלח לסרגל הכלים של Standard ולפקודה שלח לתפריט קובץ לתבנית הטופס ולהתאים אישית אפשרויות שליחה אחרות, כגון הטקסט שמופיע בתפריט שלח , ההודעות המוצגות למשתמש כדי לציין אם הטופס נשלח בהצלחה, ואם ברצונך להשאיר את הטופס פתוח לאחר השליחה.
שליחת נתוני טופס ליישום בשרת אינטרנט
אם יש לך דף Active Server Pages (ASP) קיים או קוד אחר בשרת אינטרנט ה יכול לעבד נתוני XML, באפשרותך לעצב את תבנית הטופס כך שהמשתמשים יוכלו לשלוח טפסים שהושלמו לשרת אינטרנט זה באמצעות שיטת HTTP POST. בעת קביעת התצורה של תבנית הטופס כך שתאפשר למשתמשים לשלוח את הטפסים שלהם בדרך זו, InfoPath יוצר הודעה הכוללת את נתוני הטופס ולאחר מכן שולחת הודעה זו לשרת האינטרנט. בעת עיצוב תבנית טופס לשליחת נתונים לשרת אינטרנט, באפשרותך להוסיף לחצן שלח לתבנית הטופס שלך, לציין את הטקסט שמופיע בלחצן שלח, להתאים אישית את ההודעות המוצגות למשתמשים כדי לציין אם הטופס נשלח בהצלחה ולציין אם יש להשאיר את הטופס פתוח לאחר השליחה.
שליחת נתוני טופס באמצעות קובץ חיבור נתונים
ב- Microsoft Office InfoPath 2007 יש גם את היכולת ליצור קובץ XML הנקרא קובץ חיבור נתונים הכולל את כל ההגדרות הדרושות לחיבור נתונים. באפשרותך לאחסן קובץ זה בספריית חיבורי נתונים באתר Microsoft Office SharePoint Server 2007 ולאחר מכן לעצב מספר תבניות טפסים המשתמשות באותו קובץ XML כדי לקבוע תצורה של חיבור נתונים. השימוש בקובץ חיבור נתונים פירושו שאם משהו עם חיבור הנתונים משתנה - לדוגמה, אם המיקום של מקור הנתונים החיצוני משתנה - באפשרותך לעדכן את קובץ חיבור הנתונים פעם אחת, במקום לעדכן את חיבור הנתונים בכל תבנית טופס בודדת. כל תבניות הטופס המשתמשות בקובץ חיבור הנתונים יעודכנו באופן אוטומטי בהגדרות החדשות.
קובץ חיבור נתונים יכול להכיל הגדרות הקובעות כיצד משתמשים יכולים לשלוח את נתוני הטופס שלהם. באפשרותך לעצב תבנית טופס כדי להשתמש בהגדרות בקובץ חיבור נתונים זה. לאחר קביעת התצורה של תבנית הטופס כך שתאפשר שליחת טפסים, באפשרותך להוסיף את הפקודה שלח לתפריט קובץ וללחצן שלח לסרגל הכלים של Standard בטופס המבוסס על תבנית הטופס ולאחר מכן להתאים אישית אפשרויות שליחה אחרות, כגון הטקסט שמופיע בשליחה והפקודה, ההודעות המוצגות למשתמש כדי לציין אם הטופס נשלח בהצלחה, ואם ברצונך להשאיר את הטופס פתוח לאחר השליחה.
שליחת נתוני טופס באמצעות קוד
כדי ליצור פונקציונליות מתקדמת בתבנית הטופס לשליחת נתוני טופס, באפשרותך לכתוב קוד מנוהל באמצעות Microsoft Visual Basic .NET, Microsoft Visual C# .NET או קובץ Script. לדוגמה, באפשרותך להוסיף פונקציונליות לתבנית הטופס שלך המאפשרת שליחת טפסים ליותר ממיקום אחד בו-זמנית או למקור נתונים חיצוני ש- InfoPath אינו תומך בו בדרך כלל.
עצה
אם אין באפשרותך לקבוע את התצורה של תבנית הטופס כך שתאפשר למשתמשים לשלוח את הטפסים שלהם למקור נתונים חיצוני באמצעות אפשרויות חיבור הנתונים של InfoPath, באפשרותך להשתמש בתכונה זו כדי לכתוב יישום משלך של חיבור נתונים למקור נתונים חיצוני זה.