אחסון פריטים בארכיון באופן ידני

תיבת הדואר של Outlook שלך כה גדולה, וסביר להניח שלא תפסיק לקבל הודעות דואר אלקטרוני בזמן הקרוב. כדי למנוע ממנה להתמלא, באפשרותך להעביר פריטים ישנים שברצונך לשמור לארכיון, קובץ נתונים נפרד של Outlook ‏(‎.pst) שבאפשרותך לפתוח מ- Outlook בכל פעם שתזדקק לו.

הערה: הפקודה והתכונה 'אחסן בארכיון' אינה מופיעה עבור חשבון כלשהו בפרופיל Outlook אם אתה כולל חשבון Exchange Server והארגון שלך משתמש ב- Microsoft Exchange Server Online Archive. מנהל הרשת שלך יכול גם להפוך תכונה זו ללא זמינה.

כברירת מחדל, Outlook משתמש ב'ארכיון אוטומטי' כדי לאחסן בארכיון פריטים במרווחי זמן קבועים. כדי לקבל מידע נוסף, ראה אחסון פריטים ישנים בארכיון באופן אוטומטי.

באפשרותך גם לאחסן פריטים בארכיון באופן ידני בכל עת. כך, באפשרותך לקבוע אילו פריטים יש לאחסן בארכיון, היכן לאחסן אותם וכמה ישן צריך להיות פריט כדי לאחסן אותו בארכיון.

  1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • בOutlook 2013: לחץ על קובץ > מידע > כלי ניקוי >בארכיון.


      אחסון בארכיון

    • ב- Outlook 2016: לחץ על קובץ > מידע > כלים > ניקוי פריטים ישנים

      נקה פריטים ישנים

    עצה: ייתכן שארכיון וארכיון אוטומטי לא יהיו זמינים אם פרופיל הדואר שלך מתחבר ל- Exchange Server. ייתכן גם שלארגון שלך יש מדיניות שמירת דואר שעוקפת ארכיון אוטומטי. בדוק עם מנהל המערכת לקבלת מידע נוסף.

  2. לחץ על האפשרות אחסן בארכיון תיקיה זו עם כל תיקיות המשנה ובחר את התיקיה שברצונך לאחסן בארכיון.

  3. תחת אחסן בארכיון פריטים שגילם עולה על, הזן תאריך.

    תיבת הדו-שיח 'ארכיון'

  4. באפשרותך ליצור מספר קבצי ‎ .pstאם ברצונך לאחסן בארכיון תיקיות מסוימות באמצעות הגדרות שונות. לדוגמה, ייתכן שתרצה לשמור פריטים בתיקיה 'פריטים שנשלחו' זמן ארוך יותר מאשר בתיקיה 'תיבת דואר נכנס'.

  5. סמן את התיבה כלול פריטים בהם מסומן "אל תאחסן בארכיון אוטומטי" כדי לאחסן בארכיון פריטים בודדים שאינם נכללים באחסון אוטומטי בארכיון. אפשרות זו אינה מסירה את אי ההכללה של פריטים אלה, אלא במקום זאת מתעלמת מההגדרה אל תאחסן בארכיון באופן אוטומטי עבור ארכיון זה בלבד.

  6. לחץ על אישור.

ביטול ארכיון אוטומטי

כדי לאחסן בארכיון רק בעת הצורך, בטל ארכיון אוטומטי.

  1. לחץ על קובץ >‏ אפשרויות >‏ מתקדם.

  2. תחת ארכיון אוטומטי, לחץ על הגדרות ארכיון אוטומטי.

  3. בטל את הסימון בתיבה הפעל ארכיון אוטומטי כל n ימים.

חשוב:  Office 2010 אינו נתמך עוד. שדרג ל- Microsoft 365 כדי לעבוד מכל מקום ומכל מכשיר ולהמשיך ולקבל תמיכה.

שדרג כעת

כברירת מחדל, פריטי Outlook ישנים יותר המאוחסנים בארכיון באופן אוטומטי במרווח זמן קבוע. כדי ללמוד עוד אודות ארכיון אוטומטי, ראה שימוש בארכיון אוטומטי כדי לחזור או למחוק פריטים.

באפשרותך גם גבה ולאחסן פריטים בארכיון באופן ידני, בנוסף לארכיון אוטומטי או להחלפה. אחסון ידני בארכיון מספק גמישות ומאפשר לך לציין בדיוק אילו תיקיות ייכללו בארכיון, ובארכיון Outlook קובץ נתונים ( .pst).

כדי לאחסן פריטים בארכיון באופן Outlook, עשה את הפעולות הבאות:

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על כלי ניקוי.

  3. לחץ על אחסן בארכיון.

  4. לחץ על האפשרות אחסן תיקיה זו בארכיון ואת כל תיקיות המשנה ולאחר מכן לחץ על התיקיה שברצונך לאחסן בארכיון. כל תיקיית משנה של התיקיה שתבחר כלולה בארכיון ידני זה.

  5. תחת אחסן בארכיון פריטים שגילם עולה על, הזן תאריך.

    תיבת הדו-שיח 'ארכיון'

  6. אם אינך מעוניין להשתמש בקובץ או במיקום המוגדרים כברירת מחדל, תחת קובץ ארכיון,לחץ על עיון כדי לציין קובץ או מיקום חדשים. אתר את הקובץ הרצוי, או הזן את שם הקובץ ולאחר מכן לחץ על אישור. מיקום קובץ היעד מופיע בתיבה קובץ ארכיון.

  7. בחר בתיבת הסימון כלול פריטים עם הסימון 'אל תכלול ארכיון אוטומטי' כדי לכלול פריטים שעשויים להיות מסומנים בנפרד שלא ייכללו באחסון אוטומטי בארכיון. אפשרות זו אינה מסירה אי-הכללה זו מפריטים אלה, אלא מתעלמת מתיבת הסימון אל תתעלם מתיבת הסימון אל ארכיון אוטומטי עבור ארכיון זה בלבד.

ביטול ארכיון אוטומטי

אם ברצונך לאחסן בארכיון באופן ידני בלבד, עליך לבטל את הארכיון האוטומטי. בצע את הפעולות הבאות:

  1. לחץ על הכרטיסיה קובץ.

  2. לחץ על אפשרויות.

  3. בכרטיסיה מתקדם, תחת ארכיון אוטומטי, לחץ על ארכיון הגדרות.

  4. נקה את תיבת הסימון הפעל ארכיון אוטומטי כל n ימים.

חשוב:  Office 2007 אינו נתמך עוד. שדרג ל- Microsoft 365 כדי לעבוד מכל מקום ומכל מכשיר ולהמשיך ולקבל תמיכה.

שדרג כעת

ארכיון אוטומטי, מופעל כברירת מחדל, מעביר באופן אוטומטי פריטים ישנים למיקום ארכיון במרווחי זמן מתוזמנות. עם זאת, באפשרותך גבה ולאחסן פריטים בארכיון באופן ידני במיקום שאתה מציין.

הערה: הגדרות Microsoft Office Outlook 2007 אוטומטי של ארכיון אוטומטי הניתנות להתאמה אישית. במקום לתעד או אחסון בארכיון של הפריטים שלך באופן ידני, ייתכן שנגלה שארכיון אוטומטי יכול מענה לצרכיך. לקבלת מידע נוסף, ראה שימוש בארכיון אוטומטי כדי בגביה או מחיקה של פריטים.

  1. בתפריט קובץ, לחץ על אחסן בארכיון.

  2. בחר באפשרות אחסן תיקיה זו בארכיון ואת כל תיקיות המשנה ולאחר מכן ציין תאריך תחת אחסן פריטים ישנים מ-.

    תיקיות המאוחסנות בארכיון ברשימת התיקיות

  3. תחת קובץ ארכיון, לחץ על עיון כדי לציין קובץ או מיקום חדשים אם אינך מעוניין להשתמש בקובץ או במיקום המוגדרים כברירת מחדל.

  4. בחר את תיבת הסימון כלול פריטים עם הסימון 'אל תכלול ארכיון אוטומטי' אם ברצונך לעקוף הגדרה קודמת כדי לא לאחסן באופן אוטומטי פריטים ספציפיים בארכיון. אם תבחר לאחסן פריטים אלה בארכיון באופן ידני במהלך הליך זה, הפריטים יהיו כפופים שוב להגדרה אל ארכיון אוטומטי, אלא אם תעקוף הגדרה זו שוב באופן ידני בעתיד.

  5. לחץ על אישור.

הערה: Outlook יוצר באופן אוטומטי קובץ ארכיון אחר עבור פריטים בתיקיה ובמיקום שצוינו.

זקוק לעזרה נוספת?

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Microsoft Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

עד כמה אתם מרוצים מאיכות השפה?
מה השפיע על החוויה שלכם?

תודה על המשוב!

×