החלת תוויות שמירה על קבצים ב- SharePoint או ב- OneDrive

החלת תווית שמירה על פריט

ב- OneDrive או בספריית SharePoint, באפשרותך להחיל תווית שמירה על קובץ, לדוגמה מסמךMicrosoft 365 שנוצר ב- Word, PowerPoint, Excel אוOneNote מחברת. באפשרותך גם להוסיף תווית לקבצים שאינם של Office, לדוגמה, מסמך PDF או קובץ תמונה. SharePointניתן גםלהוסיף תוויות לפריטים ברשימה.

באפשרותך גם להחיל תווית על ספריה או תיקיה. בעת הוספת תווית לספריה או לתיקיה, תווית שמירה זו מוחלת כברירת מחדל על קבצים ללא תווית בתיקיה זו. קבל מידע נוסף אודות תוויות ברירת מחדל עבור SharePoint.

הגדרת תווית שמירה המהווה ברירת מחדל עבור ספריית מסמכים של SharePoint

1. פתח את ספריית המסמכים.

2. בסמוך לחלק השמאלי העליון של החלון, בחר את סמל הגדרות:  

3. בחר הגדרות ספריה.

4. בדף הגדרות , תחת הרשאות וניהול, בחר החל תווית על פריטים ברשימה או בספריה זו.

5. בדף החלת תווית, בחר את התיבה הנפתחת ולאחר מכן בחר את התווית שברצונך להחיל.

   התווית שתבחר תוחל באופן אוטומטי על כל הקבצים החדשים שנוספו לספריית המסמכים החל מעכשיו.

6. אופציונלי: כדי להחיל באופן אוטומטי את התווית על כל הקבצים הנמצאים כעת בספריית המסמכים, בחר החל תווית על פריטים קיימים בספריה.

7. בחר שמור.

יצירת תצוגה המכילה תוויות שמירה

ב SharePoint (וב- Teams — אך לא ב- OneDrive ), באפשרותך ליצור תצוגה של הספריה המכילה את העמודה תוויות או הפריט הוא עמודה רשומה. תצוגה זו מאפשרת לך לראות במבט מהיר את תוויות השמירה שהוקצו לכל הפריטים והפריטים שהם רשומות. עם זאת, שים לב שלא ניתן לסנן את התצוגה לפי הפריט היא עמודה רשומה. כך ניתן ליצור תצוגה כזו.

התחל על-ידי הפיכת העמודה 'תווית שמירה' לגלויה: 

1. בחלק העליון של עמודה כלשהי, בחר את החץ למטה ולאחר בחר הגדרות עמודה >הצג/הסתר עמודות.

   

2. בחלונית עריכת עמודות תצוגה , בחר את התיבה עבור תווית שמירה.

   

3. לאחר שתסיים, בחר החל.

אם תרצה, תוכל לשמור את התצוגה לגישה מהירה במועד מאוחר יותר:

1. בקצה השמאלי של סרגל הפקודות, בחר הצג אפשרויות >שמור תצוגה בשם:

   

2. הקצה שם לתצוגה.

3. בחר אם ברצונך שהתצוגה תהיה ציבורית, כדי שאנשים אחרים יראו אותה.

4. בחר שמור.

פעולות מסוימות אינן מותרות עבור פריטים עם תוויות

כאשר פריט כולל תווית שמירה, פעולות מסוימות אינן מותרות - בהתאם להגדרות שמנהל המערכת בחר. 

אם אתה רואה ב- SharePoint הודעה שלא ניתן לערוך פריט עם תווית, זה משום שהוא רשום ברשומה. ייתכן שתוכל לערוך פריט זה אם תפתח תחילה את נעילתו. עיין בסעיף הבא לקבלת הוראות.

נעילה או ביטול נעילה של רשומה 

לתוויות שמירה מסוימות יש את היכולת "לנעול" פריט מאחר שהוא רשומה שיש לשמר. פעולה זו מונעת מחיקה של הפריט, לדוגמה. עבור דברים כמו חוזים, זהו אמצעי חשוב להנהלת הרשומות. עם זאת, ייתכן שתוכל לבטל את הנעילה של פריטים כך שניתן יהיה לתקן או לעדכן אותם בגירסה חדשה. 

1. בספריה או ברשימה, בחר את הפריט שברצונך לנעול או לבטל את נעילתו.

2. ליד הפינה השמאלית העליונה של החלון, בחר פתח את חלונית הפרטים: 

   

3. בחלונית פרטים , תחת מצב רשומה, בחר נעול.

4. פקד דו-מצבי מופיע לצד שם ההגדרה. לחץ על הלחצן הדו-מצבי כדי לעבור מ'נעול' ל'לא נעול' או להיפך.

   

לאחר ביטול נעילת הפריט, תוכל לערוך אותו. לאחר שתסיים לערוך, תוכל גם לנעול את הפריט שוב על-ידי ביצוע השלבים לעיל והחזרת מצב הרשומה למצבנעול. 

למידע נוסף

עבור מנהלי מערכת: השוואת ההגבלות עבור הפעולות המותרות או החסומים