היכנס דרך Microsoft
היכנס או צור חשבון.
שלום,
בחר חשבון אחר.
יש לך חשבונות מרובים
בחר את החשבון שברצונך להיכנס באמצעותו.

מסמכי זהות יכולים לעזור בניהול מסמכים או רשומות. הפוך את שירות מזהה המסמך לזמין באתר כדי להוסיף מזהה מסמך לכל קובץ באתר.

במאמר זה

מבט כולל

מזהי מסמכים מסייעים לך לנהל את המסמכים שלך על-ידי מתן דרך קלה למעקב אחר פריטים, ללא קשר למיקום שלהם. לדוגמה, אם חוזה משפטי מועבר מספריית מסמכים באתר אחד לספריית מסמכים באתר אחר, יהיה קל לאתר את החוזה בהתבסס על מזהה המסמך שלו. מזהי המסמך מוקצים באופן אוטומטי למסמכים שהועלו ומזהה זה יעקוב אחר הפריט לאורך כל מחזור החיים שלו. ניתן להקצות מזהי מסמכים גם לערכות מסמכים.

ניהול מעקב אחר פריטים בעזרת מזהי מסמכים

כאשר שירות מזהה המסמך זמין לראשונה, מסמכים חדשים באוסף האתרים יוקצו באופן אוטומטי מזהים חדשים. משימת שעון עצר מתוזמנת להקצות זהים למסמכים שכבר כוללים את אוסף האתרים.

כמו כן, כאשר השירות זמין, מתווסף באופן עמודה אוטומטית לסוגי התוכן 'מסמך' ו'ערכת מסמכים'. מזהה המסמך עמודה מציג את המזהה שהוקצה לפריט.

לפני השימוש בתכונה 'מזהה מסמך' במערכת ניהול התוכן, תחילה עליך להפוך אותה לזמינה עבור כל אוסף אתרים שהמסמכים שלך ממוקמים בו.

העברת קבצים עם מזהה מסמך

בתיבת SharePoint מזהה המסמך יזוז בדרך כלל עם הקובץ. עם זאת, כאשר שירות מזהה המסמך אינו זמין באתר היעד, המסמך לא יהיה עוד מזהה מסמך.

כדי שרת SharePoint לשמור מזהה מסמך בתוך אתרים היא להשתמש בדף הניהול תוכן ומבנה של אתר ב- Site הגדרות בעת העברת מסמכים.

העתקת קבצים באמצעות מזהה מסמך

בעת יצירת עותק של קובץ, נוצר מזהה מסמך חדש עבור העותק. לדוגמה, קובץ שהורד מהאתר והעלאה לאתר אחר הוא עותק. עם זאת, כאשר שירות מזהה המסמך אינו זמין באתר היעד, העותק לא יהיה מזהה מסמך.

הפעלת מזהי מסמכים, הפיכתם לזמינים וקביעת התצורה שלהם

כדי להשתמש תחילה במסמכי מסמכים כדי לעקוב אחר מסמכים או רשומות, עליך לבצע תהליך דו-של השלבים:

הפעלת תכונת אוסף האתרים 'מזהה מסמך'

הערה: כדי להפוך את התכונה 'מזהה מסמך' לזמינה, עליך להיות מנהל אוסף אתרים.

  1. עבור אל אוסף האתרים ברמה העליונה.

  2. לחץ על פעולות אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות.

  3. תחת 'ניהול אוסף אתרים', לחץ על תכונות אוסף אתרים.

  4. לצד 'שירות מזהי מסמכים', לחץ על הפעל. סמל 'פעיל' מופיע לצד הפריט, והתכונה מופעלת עבור אוסף האתרים הנוכחי.

הפיכת השימוש במסמכי מסמכים באוסף אתרים לזמין ולקבוע את תצורתו

בעת הפיכת התכונה 'מזהה מסמך' לזמינה עבור כל אוסף אתרים נתון, כל המסמכים באוסף האתרים יוקצו באופן אוטומטי מזהה מסמך. זכור כי, בהתאם למספר המסמכים הקיימים באוסף האתרים שלך, תהליך זה יכול לקחת זמן מה.

הערה: כדי להפוך את התכונה 'מזהה מסמך' לזמינה ולקבוע את תצורתה, עליך להיות מנהל אוסף אתרים.

  1. עבור אל אוסף האתרים ברמה העליונה.

  2. לחץ על פעולות אתר ולאחר מכן לחץ על הגדרות.

  3. תחת 'ניהול אוסף אתרים', לחץ על הגדרות מזהה מסמך.

  4. בדף הגדרות מזהה מסמך, במקטע הקצאת מזהי מסמכים, ודא שיש סימן ביקורת בתיבת הסימון הקצה מזהימסמכים.

הערה: בעת הפיכת המטלה של מזהי מסמכים לזמינה עבור הראשון בתוך אוסף אתרים, מופיעה הודעה: קביעת התצורה של התכונה 'מזהה מסמך' מתוזמנת להסתיים על-ידי תהליך אוטומטי. משמעות הדבר היא כי משימת שעון עצר אחראית להשלמת המטלה של מזהי המסמך לכל המסמכים באוסף האתרים. הזמן שנדרש להשלמת תהליך זה תלוי במספר המסמכים באוסף האתרים שלך.

  1. כדי להגדיר מחרוזת מותאמת אישית של תווים או מספרים המצורפים באופן אוטומטי לתחילתו של כל מזהה מסמך, הזן את המחרוזת תחת התחל מזהים ב…

  2. בחר את תיבת הסימון אפס את כל מזהי המסמכים… אם ברצונך להוסיף באופן אוטומטי את הקידומת לכל מזהי המסמכים הקיימים באוסף האתרים שלך.

  3. במקטעים טווח חיפוש בדיקת מידע של מזהה מסמך, בחר את האתרים לשימוש כטווח החיפוש עבור בדיקת מידע של מזהה.

  4. לחץ על אישור.

    הערה: כפי שהוזכר לעיל, כאשר שירות מזהה המסמך זמין עבור כל אוסף אתרים נתון, עמודה נוסף לסוגי התוכן 'מסמך' ו'ערכת מסמכים' כרמת אוסף האתרים. תיבת הסימון עמודה המסמך משמשת להצגת המזהה שהוקצה לפריט.

לראש הדף

זקוק לעזרה נוספת?

מעוניין באפשרויות נוספות?

גלה את יתרונות המנוי, עיין בקורסי הדרכה, למד כיצד לאבטח את המכשיר שלך ועוד.

קהילות עוזרות לך לשאול שאלות ולהשיב עליהן, לתת משוב ולשמוע ממומחים בעלי ידע עשיר.

האם מידע זה היה שימושי?

עד כמה אתם מרוצים מאיכות השפה?
מה השפיע על החוויה שלך?
בלחיצה על 'שלח', אתה מאפשר למשוב שלך לשפר מוצרים ושירותים של Microsoft. מנהל ה-IT שלך יוכל לאסוף נתונים אלה. הצהרת הפרטיות.

תודה על המשוב!

×