תחילת העבודה עם מסדי נתונים

כדי לשמור על העיצוב ממוקד, סכם את מטרת מסד הנתונים והפנה לסיכום לעתים קרובות. אם אתה מעוניין במסד נתונים קטן עבור עסק ביתי, לדוגמה, ייתכן שתכתוב משהו פשוט, למשל, "מסד הנתונים של הלקוחות שומר רשימה של פרטי לקוחות לצורך הפקת דיוור ודוחות". עבור מסד נתונים ארגוני, ייתכן שתצטרך פיסקאות מרובות כדי לתאר מתי ואופן השימוש של אנשים בתפקידים שונים במסד הנתונים ובנתונים שלו. צור הצהרת משימה ספציפית ומפורטת שתפנה אל לאורך תהליך העיצוב.

התחל עם שיטות המעקב והמידע הקיים שלך. לדוגמה, ייתכן שאתה מקליט כעת הזמנות רכש בספר ראשי או שאתה שומר פרטי לקוח בטפסים של נייר. השתמש במקורות אלה כדי רשימת המידע שאתה לוכד כעת (לדוגמה, כל התיבות בטפסים שלך). במקום שבו אינך לוכד כעת מידע חשוב, חשוב על המידע הדיסקרטי הדרוש לך. כל סוג נתונים בודד הופך לשדה במסד הנתונים שלך.

אל דאגה להפוך את הרשימה הראשונה שלך לשלמות – באפשרותך לכוונן אותה לאורך זמן. אך שקול את כל האנשים שהשתמשו במידע זה ובקש את הרעיונות שלהם.

לאחר מכן, חשוב מה ברצונך להוציא ממסד הנתונים ועל סוגי הדוחות או דיוור שברצונך להפיק. לאחר מכן, ודא שאתה לוכד את המידע הדרוש כדי להשיג יעדים אלה. לדוגמה, אם ברצונך הדוח המציג מכירות לפי אזור, עליך ללכוד את נתוני המכירות ברמה האזורית. נסה לשרטט את הדוח עם המידע הממשי כפי שאתה רוצה לראות אותו. לאחר מכן, רשימת הנתונים שתצטרך ליצור את הדוח. עשה את אותו הדבר עבור דיוור או פלטים אחרים הרצויים ממסד הנתונים.

דוגמה

נניח שאתה נותן ללקוחות את ההזדמנות להצטרף לעדכונים תקופתיים של דואר אלקטרוני (או לצאת מהם), וברצונך להדפיס רשימה של האנשים שההצטרפות. אתה זקוק לתיבת דואר עמודה בטבלה Customer, עם ערכים ניתנים להיתרים של כן ולא.

עבור אנשים המוכנים לקבל הודעות דואר אלקטרוני, דרושה לך כתובת דואר אלקטרוני, שדורשת גם שדה. אם ברצונך לכלול תגמול הולם (כגון Mr., mrs., or Ms.), כלול שדה תגמול. אם ברצונך לטפל ללקוחות לפי השם הפרטי שלהם בהודעות דואר אלקטרוני, הוסף שדה שם פרטי.

לאחר שתארגן את רשימת המידע הדרוש, קבע את הישויות העיקריות (או הנושאים) שתצטרך לארגן את הנתונים שלך. הימנע משכפול נתונים בין ישויות. לדוגמה, הרשימה הראשונית עבור מסד נתונים של מכירות מוצרים עשויה להיראות כך:

הישויות העיקריות הן: לקוחות, ספקים, מוצרים והזמנות. אז התחל עם ארבע טבלאות אלה: אחת עבור עובדות על לקוחות, אחת עבור עובדות על ספקים, וכך הלאה. ייתכן שזה לא העיצוב הסופי שלך, אך זוהי נקודת התחלה טובה.

כדי להבין מדוע טבלאות נוספות טובות יותר מ פחות, שקול את הטבלה המוצגת כאן:

כל שורה מכילה מידע אודות המוצר והספק שלה. מאחר שעשויים להיות לך מוצרים רבים מאותו ספק, יש לחזור על פרטי שם הספק והכתובת פעמים רבות. פעולה זו מבזבזת שטח דיסק. במקום זאת, הקלט את פרטי הספק פעם אחת בלבד בטבלה נפרדת של Suppliers ולאחר מכן קשר טבלה זו לטבלה Products.

בעיה נוספת בעיצוב זה ניכרת כאשר עליך לשנות מידע אודות הספק. נניח שתצטרך לשנות את כתובת הספק. מאחר שהיא מופיעה במקומות רבים, ייתכן שתשנה בטעות את הכתובת במקום אחד, אך תשכח לשנות אותה במקומות אחרים. הקלטת כתובת הספק במקום אחד בלבד פותרת את הבעיה.

לבסוף, נניח שיש רק מוצר אחד שסופק על-ידי יקב קוהו, וברצונך למחוק את המוצר אך לשמור את שם הספק ואת פרטי הכתובת. עם עיצוב זה, כיצד תמחק את רשומת המוצר מבלי לאבד גם את פרטי הספק? אינך יכול לעשות זאת. מאחר שכל רשומה מכילה עובדות על מוצר בנוסף לעובדות אודות ספק, לא ניתן למחוק אותה מבלי למחוק את השניה. כדי להפריד בין עובדות אלה, פצל טבלה זו לשתיים: הראשונה עבור פרטי המוצר והשנייה עבור פרטי הספק. לאחר מכן, בעת מחיקת רשומת מוצר, אתה מוחק רק את העובדות אודות המוצר – ולא את העובדות אודות הספק.

לאחר שבחרת את הנושא עבור טבלת מסד נתונים, העמודות בטבלה זו אמורות לאחסן עובדות לגבי נושא יחיד זה בלבד. לדוגמה, טבלת מוצרים אמורה לאחסן עובדות רק על מוצרים – ולא על הספקים שלהם.

כדי להחליט איזה מידע לעקוב אחריו בטבלה, השתמש ברשימה שיצרת קודם לכן. לדוגמה, הטבלה Customers עשויה לכלול: שם פרטי, שם משפחה, כתובת, שליחת דואר אלקטרוני, אירוח וכתובת דואר אלקטרוני. כל רשומה (לקוח) בטבלה מכילה את אותה קבוצת עמודות, כך שאתה מאחסן בדיוק את אותו מידע עבור כל לקוח.

צור את הרשימה הראשונה ולאחר מכן סקור ומקד אותה. זכור להוסיף מידע לשדות הקטנים ביותר האפשריים. לדוגמה, אם הרשימה ההתחלתית שלך כוללת כתובת כשדה, פרוץ אותה לכתובת רחוב, עיר, מדינה ומיקוד – או, אם הלקוחות שלך הם כלליים, לשדות נוספים עוד יותר. כך, לדוגמה, באפשרותך לעשות דיוור בתבנית המתאימה או הדוח בהזמנות לפי מדינה.

לאחר שמקדת את עמודות הנתונים בכל טבלה, אתה מוכן לבחור את המפתח הראשי של כל טבלה.

עליך למצוא דרך לזיהוי ייחודי של כל שורה בכל טבלה. זוכר את הדוגמה הקודמת שבה לשני לקוחות יש שם זהה? מכיוון שהם משתפים שם, עליך למצוא דרך לזהות כל אחד מהם בנפרד.

לכן, כל טבלה צריכה לכלול עמודה (או קבוצת עמודות) המזהה באופן ייחודי כל שורה. מפתח זה נקרא המפתח הראשי, והוא לעתים קרובות מספר ייחודי, כגון מספר מזהה עובד או מספר סידורי. Access משתמש במפתחות ראשיים כדי לשייך במהירות נתונים מטבלאות מרובות ולאחד את הנתונים בשבילך.

לעתים המפתח הראשי מורכב משני שדות או יותר. לדוגמה, טבלת Order Details המאחסן פריטי שורה עבור הזמנות עשויה להשתמש בשתי עמודות במפתח הראשי שלה: מזהה הזמנה ומזהה מוצר. כאשר מפתח ראשי משתמש ביותר ממפתח עמודה, הוא נקרא גם מפתח מורכב.

אם כבר יש לך מזהה ייחודי עבור המידע בטבלה, כגון מספרי מוצרים שמזהים באופן ייחודי כל מוצר בקטלוג שלך, השתמש בו, אך רק אם הערכים כוללים כללים אלה עבור מפתחות ראשיים:

• המזהה יהיה תמיד שונה עבור כל רשומה. ערכים כפולים אינם מותרים במפתח ראשי.

• תמיד יש ערך עבור הפריט. לכל רשומה בטבלה שלך חייב להיות מפתח ראשי. אם אתה משתמש בעמודות מרובות כדי ליצור את המפתח (כמו חלק משפחה ומספר חלק), שני הערכים חייבים תמיד להיות קיימים.

• המפתח הראשי הוא ערך שלא משתנה. מאחר שטבלאות אחרות מפנה אל המקשים, כל שינוי במפתח ראשי בטבלה אחת פירושו שינוי בכל מקום שאליו הוא מפנה. שינויים תכופים מגדילים את הסיכון לשגיאות.

אם אין לך מזהה ברור, השתמש במספר שרירותי וייחודי כמפתח הראשי. לדוגמה, באפשרותך להקצות לכל הזמנה מספר הזמנה ייחודי למטרה הבלעדית של זיהוי ההזמנה.