תחילת העבודה עם שאילתות

שווה לנסות!

השתמש בשאילתות כדי לענות על שאלות עסקיות או שאלות אחרות בהתבסס על נתונים ולעדכן במהירות ובקלות או כדי למחוק מידע ממסד הנתונים.

אילו שאילתות?

ב Access, שאילתות הן כמו שאלות שאתה מבקש למצוא מידע קשור, אפילו ספציפי מאוד במסד הנתונים שלך.

בשאילתות, לעתים אתה משתמש בנתונים מטבלה אחת ומפעמים אחרות ביותר מטבלה אחת. לדוגמה, ייתכן שתרצה פשוט למצוא את מספר הטלפון של איש קשר, שדורשת שאילתה פשוטה של שדה מספר טלפון עבור אדם ספציפי בטבלת אנשי קשר. לחלופין, באפשרותך לשלב נתונים ביותר מטבלה אחת, כגון פרטי לקוח ומידע על הזמנות, כדי לראות מה הזמין הלקוח.

ב- Access, שאילתה היא אובייקט מסד נתונים. הוא אינו מאחסן נתונים. במקום זאת, הוא מציג נתונים המאוחסנים בטבלאות והופכת נתונים אלה לזמינים לעבודה איתם. שאילתה עשויה להציג נתונים מטבלה אחת או יותר, בשאילתות אחרות או משילוב של שתי הטבלאות. לדוגמה:

• הצגת נתונים באמצעות שאילתת בחירה. חפש והצג מידע מטבלאות אחת או יותר על-ידי ציון קריטריונים שהנתונים חייבים להיות קיימים ולציין אילו ערכים יש להציג. לדוגמה, ייתכן שתתבקש לראות את כל המוצרים שנוצרו על-ידי Tailspin Toys.

• הזן קריטריונים וחפש בדרך. צור שאילתות הניתן לשימוש מחדש שתמיד מבקשות ממך קריטריוני חיפוש. לדוגמה, באפשרותך ליצור שאילתה התבקשת מהמשתמש לחפש את שם הספק ולאחר מכן להציג את כל המוצרים שנרכשו מספק זה.

• עדכון או הוספה של נתונים בהתבסס על שאילתה. בצע שאילתה עבור נתונים ולאחר מכן השתמש בתוצאות כדי להזין או לעדכן מידע באופן אוטומטי. לדוגמה, אם Tailspin Toys הוסיף את "TT" לתחילת השמות של כל המוצרים שלה, חפש את כל מוצרי החברה ולאחר מכן עדכן את שמות המוצרים כך שכל ערך יתחיל ב- "TT" – הכל באמצעות שאילתת עדכון.

• מחיקת נתונים בהתבסס על שאילתה. חפש מידע או רשומות ולאחר מכן מחק אותן. לדוגמה, אם Tailspin Toys יוצא מעסק ומוצרי החברה אינם זמינים עוד למכירה, מצא את כל המוצרים שלהם ומחק אותם באופן אוטומטי מהטבלאות הרלוונטיות.

השתמש באשף השאילתות כדי ליצור שאילתת בחירה המציגה מידע בתצוגת גליון נתונים.

יצירת שאילתה

1. בחר צור >שאילתה.

2. בחר אשף שאילתות פשוטותולאחר מכן בחר אישור.

3. בחר את הטבלה או השאילתה המכילה את השדה ולאחר מכן הוסף את השדה לרשימה שדות נבחרים. לאחר שתסיים, בחר הבא.

   הוסף כמה שדות שתרצה מטבלאות רבות ככל שתרצה.

   אם הוספת שדה מספר

   אם הוספת שדות מספריים, האשף שואל אם ברצונך שהשאילתה תחזיר פרטים או נתוני סיכום. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • אם ברצונך לראות רשומות בודדות, בחר פרטיםולאחר מכן הבא. דלג קדימה לשלב 4.

   • אם ברצונך לראות נתונים מספריים מסוכמים, כגון ממוצעים, בחר סיכום ולאחר מכן בחר אפשרויות סיכום. ציין אילו שדות ברצונך לסכם ואת האופן שבו ברצונך לסכם את הנתונים. רק שדות מספריים מופיעים ברשימה. עבור כל שדה מספר, בחר פונקציה:

     • Sum   השאילתה מחזירה את סכום כל הערכים של השדה.

     • Avg     השאילתה מחזירה את ממוצע הערכים של השדה.

     • מינימום    השאילתה מחזירה את הערך הקטן ביותר של השדה.

     • מקסימום   השאילתה מחזירה את הערך הגדול ביותר של השדה.

   • אם ברצונך שתוצאות השאילתה תכלול ספירת רשומות במקור נתונים, בחר את הרשומות Count בשם הטבלה עבור טבלה זו.

     אם הוספת שדה תאריך/שעה

     אשף השאילתות שואל אותך כיצד תרצה לקבץ את ערכי התאריך. לדוגמה, נניח שהוספת שדה מספר, כגון מחיר ושדה תאריך/שעה, כגון זמן טרנזקציה, לשאילתה ולאחר מכן צוין בתיבת הדו-שיח אפשרויות סיכום שברצונך לראות את הערך הממוצע של שדה המחיר. מאחר שכללת שדה תאריך/שעה, באפשרותך לחשב ערכי סיכום עבור כל ערך ייחודי של תאריך ושעה, עבור כל יום, חודש, רבעון או שנה.

     בחר את פרק הזמן שברצונך להשתמש בו כדי לקבץ את ערכי התאריך והשעה ולאחר מכן בחר הבא.

     הערה: בתצוגת עיצוב,יש לך אפשרויות נוספות לקיבוץ ערכי תאריך ושעה.

4. תן לשאילתה כותרת.

5. ציין אם ברצונך לפתוח את השאילתה (בתצוגת גליון נתונים)או לשנות את השאילתה (בתצוגת עיצוב). לאחר מכן, בחר סיום.

מעוניין במידע נוסף?

יצירה והפעלה של שאילתת עדכון

הדרכת Excel

הדרכת Outlook