וידאו: תחילת העבודה עם שאילתות

שווה לנסות!

השתמש בשאילתות כדי לענות על שאלות עסקיות או אחרות בהתבסס על נתונים, כדי לבצע עדכונים בצובר במהירות ובקלות או כדי למחוק מידע ממסד הנתונים.

מהן שאילתות?

ב- Access, שאילתות הן כמו שאלות שאתה מבקש למצוא מידע קשור, אפילו ספציפי מאוד, במסד הנתונים שלך.

בשאילתות, לעתים אתה משתמש בנתונים מטבלה אחת בלבד ובפעמים אחרות ביותר מטבלה אחת. לדוגמה, ייתכן שתרצה פשוט למצוא מספר טלפון של איש קשר, פעולה הדורשת שאילתה פשוטה של שדה מספר טלפון עבור אדם ספציפי בטבלת אנשי קשר. לחלופין, באפשרותך לשלב נתונים מתוך יותר מטבלה אחת, כגון פרטי לקוח ומידע על הזמנות, כדי לראות מה הלקוח הזמין.

ב- Access, שאילתה היא אובייקט מסד נתונים. הוא אינו מאחסן נתונים. במקום זאת, הוא מציג נתונים המאוחסנים בטבלאות והופכת את הנתונים לזמינים לעבודה. שאילתה עשויה להציג נתונים מטבלה אחת או יותר, מתוך שאילתות אחרות או משילוב של השניים. לדוגמה:

• הצגת נתונים באמצעות שאילתת בחירה. חפש והצג מידע מטבלה אחת או יותר על-ידי ציון קריטריונים שהנתונים חייבים לעמוד בהם ולציין את הערכים שיש להציג. לדוגמה, ייתכן שתתבקש לראות את כל המוצרים שנוצרו על-ידי Tailspin Toys.

• הזן קריטריונים וחפש במהירות. Create שאילתות הניתנות לשימוש חוזר שמקשות ממך תמיד קריטריוני חיפוש. לדוגמה, באפשרותך ליצור שאילתה שמתבקשת מהמשתמש לחפש את שם הספק ולאחר מכן מציגה את כל המוצרים שנרכשו מספק זה.

• עדכן או הוסף נתונים בהתבסס על שאילתה. בצע שאילתה עבור נתונים ולאחר מכן השתמש בתוצאות כדי להזין או לעדכן מידע באופן אוטומטי. לדוגמה, אם Tailspin Toys הוסיף "TT" לתחילת השמות של כל המוצרים שלה, חפש את כל מוצרי החברה ולאחר מכן עדכן את שמות המוצרים כך שכל ערך יתחיל ב- "TT" – וכל זאת באמצעות שאילתת עדכון.

• מחיקת נתונים בהתבסס על שאילתה. חפש מידע או רשומות ולאחר מכן מחק אותם. לדוגמה, אם Tailspin Toys יוצא מעסקים ומוצרי החברה אינם זמינים עוד למכירה, חפש את כל המוצרים שלהם ומחק אותם באופן אוטומטי מהטבלאות הרלוונטיות.

השתמש באשף השאילתות כדי ליצור שאילתת בחירה המציגה מידע בתצוגת גליון נתונים.

יצירת שאילתה

1. בחר Create > השאילתות.

2. בחר אשף שאילתות פשוטות ולאחר מכן בחר אישור.

3. בחר את הטבלה או השאילתה המכילה את השדה ולאחר מכן הוסף את השדה לרשימה שדות שנבחרו . לאחר שתסיים, בחר הבא.

   הוסף כמה שדות שתרצה מטבלאות רבות ככל שתרצה.

   אם הוספת שדה מספר

   אם הוספת שדות מספריים, האשף שואל אם ברצונך שהשאילתה תחזיר פרטים או נתוני סיכום. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • אם ברצונך לראות רשומות בודדות, בחר פרטים ולאחר מכן בחר הבא. דלג לשלב 4.

   • אם ברצונך לראות נתונים מספריים מסוכמים, כגון ממוצעים, בחר סיכום ולאחר מכן בחר אפשרויות סיכום. ציין אילו שדות ברצונך לסכם וכיצד ברצונך לסכם את הנתונים. רק שדות מספריים מופיעים ברשימה. עבור כל שדה מספר, בחר פונקציה:

     • סכום   השאילתה מחזירה את הסכום של כל הערכים בשדה.

     • Avg     השאילתה מחזירה את ממוצע הערכים של השדה.

     • מינימום    השאילתה מחזירה את הערך הקטן ביותר של השדה.

     • מקסימום   השאילתה מחזירה את הערך הגדול ביותר של השדה.

   • אם ברצונך שתוצאות השאילתה יכללו ספירת רשומות במקור נתונים, בחר בספירת הרשומות בשם הטבלה עבור טבלה זו.

     אם הוספת שדה תאריך/שעה

     אשף השאילתות שואל אותך כיצד ברצונך לקבץ את ערכי התאריכים. לדוגמה, נניח שהוספת שדה מספר, כגון מחיר ושדה תאריך/שעה, כגון זמן תנועה, ולאחר מכן צוין בתיבת הדו-שיח אפשרויות סיכום שברצונך לראות את הערך הממוצע של שדה המחיר. מאחר שכללו שדה תאריך/שעה, באפשרותך לחשב ערכי סיכום עבור כל ערך ייחודי של תאריך ושעה, עבור כל יום, חודש, רבעון או שנה.

     בחר את פרק הזמן שבו ברצונך להשתמש כדי לקבץ את ערכי התאריך והשעה ולאחר מכן בחר הבא.

     :  בתצוגת עיצוב, יש לך אפשרויות נוספות לקיבוץ ערכי תאריך ושעה.

4. תן לשאילתה כותרת.

5. ציין אם ברצונך לפתוח את השאילתה (בתצוגת גליון נתונים) או לשנות את השאילתה ( בתצוגת עיצוב). לאחר מכן, בחר סיום.

מעוניין במידע נוסף?

יצירה והפעלה של שאילתת עדכון

הדרכת Excel

הדרכת Outlook