בעת תזמון פגישה עם Outlook, במיוחד פגישה שבה משתתפים ישתתף באופן אישי, יהיה עליך לכלול חדר פגישה בהזמנה. אם אתה יודע את השם של חדר הפגישה, באפשרותך להזין שם זה ישירות בשדה מיקום . אם אינך יודע את השם, או אם אתה מתזמן פגישה במיקום שאינו מוכר, באפשרותך להשתמש ב'מאתר החדרים'.
הערה: אינך רואה את מאתר החדרים? מנהל המערכת שלך צריך להפוך תכונה זו לזמינה בשרת Exchange כדי שהלחצן יופיע ברצועת הכלים. אמור למנהל המערכת שלך לראות ניהול תיבות דואר של משאבים ותזמון לקבלת מידע נוסף.
פתח את מאתר החדרים
לחצן מאתר החדרים נמצא ברצועת הכלים בהזמנה לפגישה. (יצירת הזמנה לפגישה)
אם אתה מתקשה למצוא את מאתר החדרים, יהיה עליך לוודא שתכונה זו זמינה. אם אינך מנהל המערכת של הארגון שלך, פנה למנהל המערכת כדי להפוך את מאתר החדרים לזמין. אם אתה מנהל המערכת, יהיה עליך להתחבר ל- PowerShell ולהפעיל את רכיבי ה- cmdlet הבאים:
New-DistributionGroup -Name "room list name" –RoomList
Add-DistributionGroupMember -Identity "room list name" -Member "room mailbox name"
פעולה זו תאפשר ל'מאתר החדרים' להופיע ולאפשר לך להציג את רשימת החדרים ולבחור מתוך החדרים הזמינים כברצונך.
סיור ב'מאתר החדרים'
מאתר החדרים נפתח בדף התזמון של ההזמנה לפגישה.
-
בחר חדרים אחרוניםתחת בחר רשימת חדרים כדי לראות את החדרים האחרונים שתוזמנת.
-
בחר אחד מהחדרים האחרונים שלך והוא יתווסף לרשימה חדרים בצד הימני של הדף. המידע לגבי מועדים פנויים/לא פנויים שלו יוצג ברשת התזמון.
-
בחירת החצים תחת בחר רשימת חדרים מציגה בניינים ו/או מיקומים בחברה שלך. בעת בחירת רשימת חדרים, תראה רשימה של כל חדרי הישיבות בבניין או במיקום זה הזמינים במהלך מועד הפגישה שצוין.
-
לאחר שמצאת חדר זמין, סמן את התיבה לצד שמו כדי לכלול אותו בהזמנה שלך.
עצה: באפשרותך להסתיר את החלונית מאתר החדרים על-ידי לחיצה חוזרת על לחצן מאתר החדרים או על-ידי לחיצה על ה- x בחלק השמאלי העליון של החלונית מאתר החדרים.
כדי ליצור הזמנה לפגישה
-
בתחתית חלונית הניווט, לחץ על לוח שנה.
-
בכרטיסיה בית, לחץ על פגישה.
-
בתיבה אל, הזן את שמות האנשים או המשאבים שברצונך לכלול בפגישה.
-
בתיבה נושא, הזן תיאור של הפגישה.
-
לחץ על מאתר החדרים כדי לבחור חדר.
-
הזן את הפרטים אודות האירוע.
-
כשההזמנה מוכנה, בכרטיסיה מארגן - פגישה, לחץ על שלח.
