יצירה והחלה של מדיניות של ניהול מידע

הפעלת התכונה 'מדיניות אתר' מאפשרת למנהלי אוסף אתרים להגדיר תזוני שמירה החלים על אתר ועל כל התוכן שלו. כדי להפעיל תכונה זו:

1. עבור אל דף הבית של אוסף האתרים שעבורו ברצונך להפעיל את התכונה 'מדיניות אתר'.

   עבור אל הגדרות , הגדרות האתר.

2. תחת ניהול אוסף אתרים, בחר תכונות אוסף אתרים.

3. גלול אל מדיניות האתר. בצד שמאל, אם אינך רואה את האפשרות פעיל, בחר הפעל.

כדי להבטיח שמדיניות מידע תחול על כל המסמכים מסוג מסוים בתוך אוסף אתרים, שקול ליצור את המדיניות ברמת אוסף האתרים ולאחר מכן להחיל את המדיניות על סוגי תוכן. פריטי מדיניות אלה נקראים פריטי מדיניות של אוסף אתרים.

1. עבור אל הגדרות , הגדרות האתר.

2. בדף הגדרות האתר, ברשימה ניהול אוסף אתרים , לחץ על פריטי מדיניות של אוסף אתרים.

3. בדף מדיניות אוסף אתרים, לחץ על צור.

4. הקלד שם ותיאור עבור המדיניות ולאחר מכן כתוב הצהרת מדיניות קצרה שמסבירה למשתמשים למה מיועדת המדיניות. הצהרת מדיניות יכולה להכיל עד 512 תווים.

5. ראה יצירת מדיניות עבור סוג תוכן בהמשך מאמר זה כדי ללמוד כיצד להגדיר את התכונות שברצונך לשייך למדיניות.

6. לחץ על אישור כדי לחזור לדף 'פריטי מדיניות של אוסף אתרים'.

הוספת מדיניות ניהול מידע לסוג תוכן מקלה עליך לשייך תכונות מדיניות לרשימות או ספריות מרובות. באפשרותך לבחור להוסיף מדיניות קיימת של ניהול מידע לסוג תוכן או ליצור מדיניות ייחודית הספציפית לסוג תוכן בודד.

באפשרותך גם להוסיף מדיניות ניהול מידע לסוג תוכן ספציפי לרשימות. פעולה זו כוללת את ההשפעה של החלת המדיניות רק על פריטים ברשימה זו המשתמשים בסוג התוכן.

1. עבור אל הגדרות , הגדרות האתר.

2. בדף הגדרות האתר, במקטע גלריות אתרי אינטרנט Designer, לחץ על סוגי תוכן של אתר.

3. בדף הגדרות סוג תוכן אתר, בחר את סוג התוכן שברצונך להוסיף לו מדיניות.

4. בדף סוג תוכן אתר, במקטע הגדרות, לחץ על הגדרות מדיניות ניהול מידע.

5. בדף הגדרות מדיניות ניהול מידע, בחר הגדר מדיניות ולאחר מכן לחץ על אישור.

6. בדף עריכת מדיניות, הקלד שם ותיאור עבור המדיניות ולאחר מכן כתוב תיאור קצר שמסביר למשתמשים למה מיועדת המדיניות. תיאור יכול להכיל עד 512 תווים.

7. בסעיפים הבאים, בחר את תכונות המדיניות הבודדות שברצונך להוסיף למדיניות ניהול המידע שלך.

8. כדי לציין תקופת שמירה עבור מסמכים ופריטים העשויים להיות כפופים למדיניות זו, לחץ על הפוך שמירה לזמינה ולאחר מכן ציין את תקופת השמירה ואת הפעולות שברצונך לבצע כאשר תוקף הפריטים פג.

   כדי לציין תקופת שמירה

   					1.	לחץ על הוספת שלב שמירה עבור רשומות...
   					2.	בחר אפשרות של תקופת שמירה כדי לציין מתי מסמכים או פריטים מוגדרים לתפוגת תוקף. בצע אחת מהפעולות הבאות: כדי להגדיר את תאריך התפוגה בהתבסס על מאפיין תאריך, במקטע אירוע לחץ על שלב זה מבוסס על מאפיין תאריך בפריט ולאחר מכן בחר את פעולת המסמך או הפריט (לדוגמה, נוצר או השתנה) ואת תוספת הזמן לאחר פעולה זו (לדוגמה, מספר הימים, החודשים או השנים) שבו ברצונך שתוקף הפריט יפוג. כדי להשתמש בנוסחת שמירה מותאמת אישית כדי לקבוע תפוגה, לחץ על קבע על-ידי נוסחת שמירה מותאמת אישית המותקנת בשרת זה. הערה: אפשרות זו זמינה רק אם מנהל המערכת הגדיר נוסחה מותאמת אישית.
   					3.	האפשרות הפעל זרימת עבודה זמינה רק אם אתה הגדרת מדיניות עבור רשימה, ספריה או סוג תוכן שכבר משויכת אליה זרימת עבודה. לאחר מכן תינתן לך מבחר של זרימות עבודה לבחירה.
   					4.	במקטע מופע חוזר , בחר חזור על הפעולה של שלב זה...והזן באיזו תדירות ברצונך שהפעולה תתווסף שוב. הערה: אפשרות זו זמינה רק אם ניתן לחזור על הפעולה שבחרת. לדוגמה, לא ניתן להגדיר מופע חוזר עבור הפעולה מחק לצמיתות.
   					5.	לחץ על אישור.

9. כדי להפוך ביקורת לזמינה עבור המסמכים והפריטים העשויים להיות כפופים למדיניות זו, לחץ על הפוך ביקורת לזמינה ולאחר מכן ציין את האירועים שברצונך לבצע עבורם ביקורת.

   כדי להפוך ביקורת לזמינה

   					1.	בדף עריכת מדיניות, במקטע ביקורת, בחר בתיבת הסימון הפוך ביקורת לזמינה ולאחר מכן בחר את תיבות הסימון לצד האירועים שעבורם ברצונך להשאיר נתיב ביקורת.
   					2.	כדי לבקש מהמשתמשים להוסיף ברקודים אלה למסמכים, בחר בתיבת הסימון בקש מהמשתמשים להוסיף ברקוד לפני שמירה או הדפסה.
   					3.	לחץ על אישור כדי להחיל את תכונת הביקורת על המדיניות.
   						התכונה 'מדיניות ביקורת' מאפשרת לארגונים ליצור ולנתח נתיבי ביקורת עבור מסמכים ולרשימת פריטים כגון רשימות משימות, רשימות נושאים, קבוצות דיונים ולוחות שנה. תכונת מדיניות זו מספקת יומן ביקורת המקליט אירועים, כגון בעת הצגה, עריכה או מחיקה של תוכן.
   						כאשר ביקורת מופעלת כחלק ממדיניות ניהול מידע, מנהלי מערכת יכולים להציג את נתוני הביקורת בדוחות שימוש במדיניות המבוססים על Microsoft Excel ומסכמים את השימוש הנוכחי. מנהלי מערכת יכולים להשתמש בדוחות אלה כדי לקבוע כיצד המידע נמצא בשימוש בארגון. דוחות אלה יכולים גם לעזור לארגונים לאמת ולתחקור את תאימות התקנות שלהם או לחקור חששות פוטנציאליים.
   						יומן הביקורת מתעד את המידע הבא: שם האירוע, התאריך והשעה של האירוע, ואת שם המערכת של המשתמש שביצע את הפעולה.

10. כאשר ברקודים זמינים כחלק ממדיניות, הם נוספים למסמכי המסמך ויוצגו באזור הכותרת העליונה של המסמך שעליו מוחל הברקוד. כמו תוויות, ניתן גם להסיר ברקודים באופן ידני ממסמך.

    כדי להפוך ברקודים לזמינים

    					1.	בדף עריכת מדיניות, במקטע ברקודים , בחר את תיבת הסימון הפוך ברקודים לזמינים .
    					2.	כדי לבקש מהמשתמשים להוסיף ברקודים אלה למסמכים, בחר בתיבת הסימון בקש מהמשתמשים להוסיף ברקוד לפני שמירה או הדפסה.
    					3.	לחץ על אישור כדי להחיל את תכונת הברקוד על המדיניות.
    						מדיניות הברקוד יוצרת ברקודים רגילים של קוד 39. כל תמונת ברקוד כוללת טקסט מתחת לסימן הברקוד המייצג את ערך הברקוד. פעולה זו הופכת את נתוני הברקוד לזמינים גם כאשר סריקת חומרה אינה זמינה. המשתמשים יכולים להקליד באופן ידני את מספר הברקוד בתיבת החיפוש כדי לאתר את הפריט באתר.

11. כדי לדרוש שמסמכים ה כפופים למדיניות זו כוללים תוויות, לחץ על הפוך תוויות לזמינות ולאחר מכן ציין את ההגדרות הרצויות עבור התוויות.

    כדי להפוך תוויות לזמינות

    					1.	כדי לדרוש מהמשתמשים להוסיף תווית למסמך, בחר בתיבת הסימון בקש מהמשתמשים להוסיף תווית לפני שמירה או הדפסה. הערה: אם ברצונך שהתוויות יהיו אופציונליות, אל תבחר בתיבת סימון זו.
    					2.	כדי לנעול תווית כך שלא ניתן יהיה לשנות אותה לאחר הוספתה, בחר בתיבת הסימון מנע שינויים בתוויות לאחר הוספתן. הגדרה זו מונעת מטקסט התווית להתעדכן לאחר הוספת התווית לפריט ביישום לקוח, כגון Word, Excel או PowerPoint. אם ברצונך לעדכן את התווית כאשר המאפיינים של מסמך או פריט זה מתעדכנים, אל תבחר בתיבת סימון זו.
    					3.	בתיבה תבנית תווית, הקלד את הטקסט עבור התווית כפי שברצונך להציג. תוויות יכולות להכיל עד 10 הפניות לעמודות, שכל אחת מהן יכולה להכיל עד 255 תווים. כדי ליצור את התבנית עבור התווית, בצע את הפעולות הבאות: הקלד את שמות העמודות שברצונך לכלול בתווית בסדר שבו ברצונך שיופיעו. הקף את שמות העמודות בסוגריים מסולסלים ({}), כפי שמוצג בדוגמה בדף עריכת מדיניות. הקלד מילים כדי לזהות את העמודות מחוץ לסוגריים המרובעים, כפי שמוצג בדוגמה בדף עריכת מדיניות.
    					4.	כדי להוסיף מעבר שורה, \n במקום שבו ברצונך שיופיע מעבר השורה.
    					5.	בחר את גודל הגופן והסגנון הרצויים וציין אם ברצונך למקם את התווית משמאל, במרכז או מימין במסמך. עצה: בחר גופן וסגנון הזמינים במחשבי המשתמשים. גודל הגופן משפיע על כמות הטקסט שניתן להציג בתווית.
    					6.	הקלד את הגובה והרוחב של התווית. גובה התווית יכול להיות בין 0.25 אינץ' ל- 20 אינץ', ורוחב התווית יכול להיות בין 0.25 אינץ' ל- 20 אינץ'. טקסט התווית תמיד ממורכז אנכית בתוך תמונת התווית.
    					7.	לחץ על רענן כדי להציג את תוכן התווית בתצוגה מקדימה.

12. לחץ על אישור.

באפשרותך להגדיר מדיניות שמירה שחלה רק על רשימה, ספריה או תיקיה ספציפיות. עם זאת, אם תיצור מדיניות שמירה בדרך זו, לא תוכל לעשות שימוש חוזר במדיניות זו ברשימות, בספריות, בתיקיות או באתרים אחרים.

אם ברצונך להחיל מדיניות שמירה בודדת על כל סוגי התוכן במיקום יחיד, סביר להניח שתרצה להשתמש בשמירה מבוססת מיקום. ברוב המקרים, מומלץ לוודא שמדיניות שמירה צוינה עבור כל סוגי התוכן.

אם ברצונך להגדיר מדיניות ניהול מידע שאינה שמירה ברשימה או בספריה, עליך להגדיר מדיניות ניהול מידע עבור כל סוג תוכן של רשימה בודדת המשויך לרשימה או לספריה זו. ראה יצירת מדיניות עבור סוג תוכן אתר במאמר זה לקבלת מידע נוסף.

דרושה לך לפחות ההרשאה 'ניהול רשימות' כדי לשנות את הגדרות מדיניות ניהול המידע עבור רשימה או ספריה.

1. נווט אל הרשימה או הספריה שעבורה ברצונך לציין מדיניות ניהול מידע.

2. עבור ספריית מסמכים, לחץ על הגדרות , הגדרות ספריה.

   אם אינך רואה פריטי תפריט אלה, או עבור רשימה, לחץ על הכרטיסיה ספריה או רשימה ברצועת הכלים ולאחר מכן לחץ על הגדרות ספריה או על הגדרות רשימה.

3. תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות מדיניות ניהול מידע.

4. בדף הגדרות מדיניות ניהול מידע, ודא שמקור השמירה עבור הרשימה או הספריה מוגדר כספריה ותיקיות. אם סוג תוכן מופיע כמקור, בצע את הפעולות הבאות:

   • לחץ על שינוי מקור.

   • בדף עריכת מדיניות, במקטע מקור שמירה , בחר ספריה ותיקיות. תקבל התראה שהמערכת תתעלם ממדיניות שמירה של סוגי תוכן.

   • לחץ על אישור.

5. בדף עריכת מדיניות, במקטע תזמון שמירה בהתבסס על ספריה, הקלד תיאור קצר עבור המדיניות שאתה יוצר.

6. תחת לא רשומות, לחץ על הוספת שלב שמירה...

   חשוב: שים לב שתחת רשומות, באפשרותך לבחור להגדיר מדיניות שמירה שונה עבור רשומות על-ידי בחירה באפשרות הגדר שלבי שמירה שונים עבור רשומות.

7. בתיבת הדו-שיח מאפייני שלב, בחר באפשרות תקופת שמירה כדי לציין מתי מסמכים או פריטים מוגדרים לפוג. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • כדי להגדיר את תאריך התפוגה בהתבסס על מאפיין תאריך, במקטע אירוע לחץ על שלב זה מבוסס על מאפיין תאריך בפריט ולאחר מכן בחר את פעולת המסמך או הפריט (לדוגמה, נוצר או השתנה) ואת תוספת הזמן לאחר פעולה זו (לדוגמה, מספר הימים, החודשים או השנים) שבו ברצונך שתוקף הפריט יפוג.

   • כדי להשתמש בנוסחת שמירה מותאמת אישית כדי לקבוע תפוגה, לחץ על קבע על-ידי נוסחת שמירה מותאמת אישית המותקנת בשרת זה.

     הערה: אפשרות זו זמינה רק אם מנהל המערכת הגדיר נוסחה מותאמת אישית.

   • תחת פעולה, ציין מה ברצונך שיקרה כאשר פג התוקף של המסמך או הפריט. כדי לאפשר לפעולה ספציפית להתרחש במסמך או בפריט (כגון מחיקה), בחר פעולה מהרשימה.

8. האפשרות הפעל זרימת עבודה זמינה רק אם אתה הגדרת מדיניות עבור רשימה, ספריה או סוג תוכן שכבר משויכת אליה זרימת עבודה. לאחר מכן תינתן לך מבחר של זרימות עבודה לבחירה.

9. במקטע מופע חוזר , בחר חזור על הפעולה של שלב זה...והזן באיזו תדירות ברצונך שהפעולה תתווסף שוב.

   הערה: אפשרות זו זמינה רק אם ניתן לחזור על הפעולה שבחרת. לדוגמה, לא ניתן להגדיר מופע חוזר עבור הפעולה מחק לצמיתות.

10. לחץ על אישור.

אם כבר נוצרה מדיניות ניהול מידע עבור האתר שלך כמדיניות אוסף אתרים, באפשרותך להחיל אחת ממדיניות על סוג תוכן. על-ידי ביצוע פעולה זו, באפשרותך להחיל אותה מדיניות על סוגי תוכן מרובים באוסף אתרים שאינם משתפים סוג תוכן אב זהה.

1. נווט אל הרשימה או הספריה המכילה את סוג התוכן שעליו ברצונך להחיל מדיניות.

2. עבור ספריית מסמכים, לחץ על הגדרות , הגדרות ספריה.

   אם אינך רואה פריטי תפריט אלה, או עבור רשימה, לחץ על הכרטיסיה ספריה או רשימה ברצועת הכלים ולאחר מכן לחץ על הגדרות ספריה או על הגדרות רשימה.

3. תחת הרשאות וניהול, לחץ על הגדרות מדיניות ניהול מידע.

4. ודא שמקור המדיניות מוגדר לסוגי תוכן, ותחת פריטי מדיניות של סוגי תוכן, בחר את סוג התוכן שתרצה להחיל את המדיניות שלו.

5. במקטע ציין את המדיניות, לחץ על השתמש במדיניות אוסף אתרים ולאחר מכן בחר את המדיניות שברצונך להחיל מהרשימה.

   הערה: אם האפשרות השתמש במדיניות אוסף אתרים אינה זמינה, לא הוגדרה מדיניות אוסף אתרים עבור אוסף האתרים.

6. לחץ על אישור.

   חשוב: אם הרשימה או הספריה שאתה עובד איתם תומכת בניהול של סוגי תוכן מרובים, תחת סוגי תוכן, באפשרותך ללחוץ על סוג התוכן שעבורו ברצונך לציין מדיניות ניהול מידע. פעולה זו תעביר אותך ישירות לשלב 5 לעיל.

שתף סוגי תוכן בין אוספי אתרים באמצעות יישום שירות של מטה-נתונים מנוהלים כדי להגדיר פרסום סוגי תוכן. פרסום סוגי תוכן עוזר לך לנהל תוכן ומטה-נתונים באופן עקבי בכל האתרים שלך מכיוון שניתן ליצור ולעדכן סוגי תוכן באופן מרכזי, ובאפשרותך לפרסם עדכונים בכמה אוספי אתרים או יישומי אינטרנט של רישום כמנוי.

באפשרותך להגדיר מדיניות ניהול מידע ולאחר מכן ליצור תבנית שתשתמש בה לפי הצורך בין אוספי אתרים מרובים. ניתן להשתמש בשיטה זו אם ברצונך לקבל גיבוי של מדיניות המידע שלך, או שהיא יכולה לשמש גם כשיטה חלופית לשימוש בפרסום סוגי תוכן להחלת מדיניות אחת על-פני אוספי אתרים. צור תבנית או גיבוי של המדיניות על-ידי ייצוא המדיניות מאוסף אתרים אחד ולאחר מכן ייבוא שלה למיקום שמור או לאוסף אתרים אחר.

ייצוא מדיניות

1. באוסף האתרים שבו שוכנת המדיניות, עבור אל הגדרות , הגדרות האתר.

2. בדף הגדרות האתר, תחת המקטע ניהול אוסף אתרים , לחץ על פריטי מדיניות של אוסף אתרים.

3. לחץ על המדיניות שברצונך לייצא, גלול לחלק התחתון של המדיניות ולאחר מכן לחץ על יצא.

4. בשורת הפקודה כדי לשמור או לפתוח את הקובץ, לחץ על שמור ולאחר מכן בחר מיקום לשמירת הקובץ. הקפד לבחור מיקום זמין לאוספי האתרים המייבאים את המדיניות.

5. כאשר תיבת הדו-שיח הורדה הושלמה מוצגת, לחץ על סגור.

ייבוא מדיניות לאוסף אתרים אחר

ייבוא מדיניות ניהול מידע מאפשר לך להחיל אותה על סוגי תוכן מרובים ברמת האתר או הרשימה בתוך כל אוסף אתרים נתון. היתרונות של פעולה זו הם שתי תיקיות: אין צורך להגדיר מחדש ולהחיל את המדיניות על כל סוג תוכן, ובאפשרותך לנהל בקלות רבה יותר את שינויי המדיניות על-ידי ביצוע שינויים במדיניות במקום אחד בלבד.

1. בדף הבית של אוסף האתרים שעליו ברצונך להחיל את המדיניות, עבור אל הגדרות , הגדרות אתר.

2. במקטע ניהול אוסף אתרים , לחץ על פריטי מדיניות של אוסף אתרים.

3. בדף מדיניות אוסף אתרים, לחץ על ייבוא ולאחר מכןלחץ על עיון כדי למצוא את קובץ ה- XML עבור המדיניות.

4. בחר את קובץ ה- XML שבו המדיניות נשמרה ולאחר מכן לחץ על פתח.

5. בדף ייבוא מדיניות אוסף אתרים, לחץ על ייבוא כדי להוסיף את המדיניות לאוסף האתרים.

כעת ניתן להחיל את המדיניות המיובאת על סוג תוכן אחד או על סוגי תוכן רבים ברמת האתר או הרשימה. ראה החלת מדיניות אוסף אתרים על סוג תוכן מוקדם יותר במאמר זה.