ב- Outlook, כאשר ברצונך להזמין אנשים להשתתף בפגישה או באירוע, בדרך כלל אתה שולח בקשה לפגישה. לאחר מכן, הנמען יוכל לקבל את הבקשה והפריט יתווסף ללוח השנה שלו.
קיימת שיטה חלופית הפועלת בצורה רחבה יותר עם Outlook ותוכניות לוח שנה אחרות. ניתן להוסיף לגוף ההודעה קובץ מצורף של לוח שנה באינטרנט (iCalendar) או קישור לקובץ iCalendar. כאשר הנמען פותח את הקובץ המצורף או לוחץ על הקישור, האירוע מתווסף לתוכנית לוח השנה שלו.
הערה: בניגוד לבקשות לפגישה של Outlook, בעת שימוש בקבצים מצורפים מסוג iCalendar וקישורים, אינך מקבל אישור כאשר אנשים מקבלים או דוחים.
שלב 1: יצירת פעילות
אם כבר יצרת את הפעילות בלוח השנה שלך, דלג לסעיף הבא, שלב 2: שליחת קובץ מצורף של iCalendar.
-
בלוח שנה, בכרטיסיה בית, בקבוצה חדש, לחץ על פעילות חדשה.
-
בתיבות נושאומיקום , הקלד את הנושא ואת פרטי המיקום.
-
הזן את שעת ההתחלה ושעתהסיום.
-
בכרטיסיה פעילות, בקבוצה פעולות, לחץ על שמור וסגור.
שלב 2: שליחת קובץ מצורף של iCalendar
-
בלוח השנה שלך, לחץ על הפעילות.
-
בכרטיסיה פעילות , בקבוצה פעולות, לחץ על החץ למטה בפקודה העבר .
-
לחץ על העבר כ- iCalendar.
מופיע חלון הודעה חדשה ומצורף iCalendar.
שלב 3: הוספת קישור לגוף ההודעה
הקישור יכול להיות טקסט או כל תמונה שתבחר.
בצע אחת מהפעולות הבאות:
הוספת קישור טקסט לגוף ההודעה
-
בחלון הפעילות הפתוחה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קובץ ה- iCalendar .ics המצורף ולאחר מכן לחץ על שמירה בשם.
-
בחר מיקום שכל הנמענים יוכלו לגשת אליו.
לדוגמה, בתוך ארגון, באפשרותך לבחור מיקום רשת משותף. התרחיש הנפוץ ביותר הוא לשמור את קובץ ה.ics iCalendar באתר אינטרנט. זכור, בעת בחירת מקום לשמירת הקובץ, חשוב שלנמען כלשהו יש גישה למיקום זה.
-
לחץ על שמירה.
-
לחץ בתוך גוף ההודעה.
-
בכרטיסיה הוספה, בקבוצה קישורים, לחץ על היפר-קישור.
-
בתיבה טקסט שיוצג , הקלד את הטקסט שברצונך שיופיע כקישור.
-
בתיבה כתובת, הזן את המיקום שבו שמרת את הקובץ .ics iCalendar. אם שמרת אותו באתר אינטרנט, הזן את כתובת האינטרנט או את כתובת ה- URL עבור מיקום זה.
-
לחץ על אישור.
-
המשך להשלים את ההודעה כרגיל, כולל הוספת נמענים ולאחר מכן לחץ על שלח.
הוספת קישור תמונה לגוף ההודעה
-
בחלון הפעילות הפתוחה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קובץ ה- iCalendar .ics המצורף ולאחר מכן לחץ על שמירה בשם.
-
בחר מיקום שכל הנמענים יוכלו לגשת אליו.
-
לדוגמה, בתוך ארגון, באפשרותך לבחור מיקום רשת משותף. התרחיש הנפוץ ביותר הוא לשמור את קובץ ה.ics iCalendar באתר אינטרנט. זכור, בעת בחירת מקום לשמירת הקובץ, חשוב שלנמען כלשהו יש גישה למיקום זה.
-
לחץ על שמירה.
-
לחץ בתוך גוף ההודעה.
-
בכרטיסיה הוספה, בקבוצה איורים, לחץ על תמונה.
-
לחץ על התמונה שברצונך להוסיף ולאחר מכן לחץ על הוסף.
-
לחץ על התמונה שנוספה.
-
בכרטיסיה הוספה, בקבוצה קישורים, לחץ על היפר-קישור.
-
בתיבה כתובת , הזן את המיקום שבו שמרת את .ics הקובץ. אם שמרת אותו באתר אינטרנט, הזן את כתובת האינטרנט או את כתובת ה- URL עבור מיקום זה.
-
לחץ על אישור.
-
המשך להשלים את ההודעה כרגיל, כולל הוספת נמענים ולאחר מכן לחץ על שלח.
