ב- Outlook, כאשר ברצונך להזמין אנשים להשתתף בפגישה או באירוע, בדרך כלל אתה שולח בקשה לפגישה. לאחר מכן, הנמען יוכל לקבל את הבקשה, והפריט יתווסף ללוח השנה שלו.
קיימת שיטה חלופית הפועלת בצורה רחבה יותר עם Outlook ותוכניות לוח שנה אחרות. ניתן להוסיף לגוף ההודעה קובץ מצורף של לוח שנה באינטרנט (iCalendar) או קישור לקובץ iCalendar. כאשר הנמען פותח את הקובץ המצורף או בוחר את הקישור, האירוע מתווסף לתוכנית לוח השנה שלו.
הערה: בניגוד לבקשות לפגישה של Outlook, בעת שימוש בקבצים מצורפים מסוג iCalendar וקישורים, אינך מקבל אישור כאשר אנשים מקבלים או דוחים.
שלב 1: יצירת פעילות
אם כבר יצרת את הפעילות בלוח השנה שלך, דלג לסעיף הבא, שלב 2: שליחת קובץ מצורף של iCalendar.
-
בלוח שנה, בכרטיסיה בית , בקבוצה חדש , בחר פעילות חדשה.
-
בתיבות נושאומיקום , הקלד את הנושא ואת פרטי המיקום.
-
הזן את שעת ההתחלה ושעתהסיום.
-
בכרטיסיה פעילות , בקבוצה פעולות , בחר שמור & סגור.
שלב 2: שליחת קובץ מצורף של iCalendar
-
בלוח השנה שלך, בחר את הפעילות.
-
בכרטיסיה פעילות , בקבוצה פעולות, בחר את החץ למטה בפקודה העבר .
-
בחר העבר כ- iCalendar.
מופיע חלון הודעה חדשה, ו- iCalendar מצורף.
שלב 3: הוספת קישור לגוף ההודעה
הקישור יכול להיות טקסט או כל תמונה שתבחר.
בצע אחת מהפעולות הבאות:
הוספת קישור טקסט לגוף ההודעה
-
בחלון הפעילות הפתוחה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קובץ ה- iCalendar .ics המצורף ולאחר מכן בחר שמירה בשם.
-
בחר מיקום שכל הנמענים יוכלו לגשת אליו.
לדוגמה, בתוך ארגון, באפשרותך לבחור מיקום רשת משותף. התרחיש הנפוץ ביותר הוא לשמור את קובץ ה.ics iCalendar באתר אינטרנט. זכור, בעת בחירת מקום לשמירת הקובץ, חשוב שלנמען כלשהו יש גישה למיקום זה.
-
בחר שמור.
-
לחץ בתוך גוף ההודעה.
-
בכרטיסיה הוספה, בקבוצה קישורים, בחר קישור או היפר-קישור.
-
בתיבה טקסט שיוצג , הקלד את הטקסט שברצונך שיופיע כקישור.
-
בתיבה כתובת, הזן את המיקום שבו שמרת את הקובץ .ics iCalendar. אם שמרת אותו באתר אינטרנט, הזן את כתובת האינטרנט או את כתובת ה- URL עבור מיקום זה.
-
בחר אישור.
-
המשך להשלים את ההודעה כרגיל, כולל הוספת נמענים ולאחר מכן בחר שלח.
הוספת קישור תמונה לגוף ההודעה
-
בחלון הפעילות הפתוחה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קובץ ה- iCalendar .ics המצורף ולאחר מכן בחר שמירה בשם.
-
בחר מיקום שכל הנמענים יוכלו לגשת אליו.
-
לדוגמה, בתוך ארגון, באפשרותך לבחור מיקום רשת משותף. התרחיש הנפוץ ביותר הוא לשמור את קובץ ה.ics iCalendar באתר אינטרנט. זכור, בעת בחירת מקום לשמירת הקובץ, חשוב שלנמען כלשהו יש גישה למיקום זה.
-
בחר שמור.
-
לחץ בתוך גוף ההודעה.
-
בכרטיסיה הוספה , בקבוצה איורים , בחר תמונות.
-
בחר את המיקום ואת התמונה שברצונך להוסיף ולאחר מכן בחר הוסף.
-
בחר את התמונה שנוספה.
-
בכרטיסיה הוספה, בקבוצה קישורים, בחר קישור או היפר-קישור.
-
בתיבה כתובת , הזן את המיקום שבו שמרת את .ics הקובץ. אם שמרת אותו באתר אינטרנט, הזן את כתובת האינטרנט או את כתובת ה- URL עבור מיקום זה.
-
בחר אישור.
-
המשך להשלים את ההודעה כרגיל, כולל הוספת נמענים ולאחר מכן בחר שלח.
