יצירת מרכז רשומות

הגדרת תוכנית לניהול רשומות

ברמה הגבוהה ביותר, קיימים שני שלבים עיקריים המעורבים בעיצוב אתר מרכז הרשומות כדי ליישם תוכנית ניהול רשומות:

1. ארגון חייב לפתח אסטרטגיית ניהול רשומות ותוכנית ניהול רשומות פורמליות. זהו מאמץ שיתופי הכרוך בתאום בין מנהלי רשומות, קציני תאימות, מומחי IT ועובדי מידע.

2. ארגון חייב לקבוע את התצורה של אתרי מרכז רשומות אחד או יותר כדי ליישם את תוכנית ניהול הרשומות שלו.

המקטעים שלהלן מתארים את הרכיבים העיקריים המעורבים בכל אחד משלבים אלה.

תכנון ניהול רשומות

לפני שארגון יכול לקבוע את תצורת אתר מרכז הרשומות כפתרון ניהול הרשומות שלו, עליו לפתח תוכנית רשמית עבור אסטרטגיית ניהול הרשומות שלו. הרכיבים הספציפיים של תוכנית ניהול רשומות פורמליים עשויים להיות ייחודיים לארגונים או לעסקים בודדים. עם זאת, כמעט כל תוכניות ניהול הרשומות כוללות את המסמכים והתהליכים הבאים:

תוכנית הקבצים      תוכנית קובץ מתארת את סוגי המסמכים או הפריטים שארגון מאשר כרשומות עסקיות רשמיות. הוא מציין היכן מאוחסנים רשומות אלה, והוא מספק מידע המבדיל סוג רשומה אחד מאחר. תוכנית הקבצים משמשת כאוסף מקיף של פריטי מדיניות, תהליכים וקווים מנחים ליצירה, אחסון וניהול של רשומות. תוכנית קבצים צריכה לכסות את כל הרשומות, ללא קשר למדיה, כולל נייר, בלוגים, wiki, דואר אלקטרוני וקבצים אלקטרוניים. היא חייבת גם לציין כיצד כל רשומה מסווגת, מאובטחת ומושמדת בסופו של דבר. כמו כן, הוא אמור לכלול שיקולים עבור קטגוריות מיוחדות של רשומות, כגון סודי, חיוני, מסחרי סודי או רשומות מיוחסות. לבסוף, תוכנית קובץ חייבת לציין את האנשים האחראים לניהול כל סוג רשומה.

הקלטת ספריות    ספריות רשומות הן במהותן ספריות מסמכים שאתה יוצר כדי לסווג ולאחסן רשומות חשובות. עליך ליצור ספריית רשומות עבור כל סוג רשומה שברצונך לשמור. רשומות מנותבות באופן אוטומטי לספריה המתאימה בהתבסס על ההגדרות שתצורתן נקבעה בסדרן התוכן.

סוגי תוכן    אתה יוצר סוגי תוכן כדי להגדיר את סוגי הרשומות שהארגון שלך צריך לאחסן ולזהות כל מאפיינים ייחודיים עבור כל סוג רשומה. על-ידי הגדרת סוגי תוכן עבור סוגי רשומות ספציפיים, הארגון שלך יכול להבטיח שכל אחת מקבוצות התוכן האלה תנוהל באופן עקבי. מסמכי Office, מסמכי Pdf, TIFF (תמונות סרוקות), דואר אלקטרוני, שיחות של הודעות מיידיות, סרטוני וידאו ורשומות פיזיות יכולים להיות מסווגים ומאוחסנים באמצעות סוגי התוכן שאתה יוצר. כל רשומה שנקראת "חוזה", לדוגמה, תיחסם באותו אופן ובאופן עקבי במערכת ניהול הרשומות של SharePoint. שימוש בסוגי תוכן לסיווג ואחסון של רשומות הוא שיטה חלופית לשימוש בספריות רשומות.

לוח זמנים לשמירה    לוח זמנים לשמירה מציין כמה זמן יש לשמור כל סוג רשומה בתוכנית הקבצים (תקופת השמירה שלו) והתהליך לסילוקו כאשר הוא מגיע לסוף תקופה זו (תהליך החיסול שלו). הקווים המנחים בלוח זמנים לשמירה מבוססים בדרך כלל על דרישות משפטיות, סיכונים לארגון וצרכים עסקיים. בנוסף, לוח זמנים של שמירה מתאר בדרך כלל את האפשרויות לניהול סיכונים שקובעות את תקופת השמירה עבור כל סוג רשומה.

מסמך דרישות תאימות    מסמך דרישות תאימות מגדיר את הכללים שבהם מערכות ה-IT עבור ניהול רשומות חייבים לדבוק, את היכולות הדרושות להם, ואת סוגי הפיקוח הרגיל שעליהם לתמוך כדי להבטיח תאימות.

• תהליך פורמלי להשעיית המיקום של רשומות      תהליך זה, שנקרא לעתים קרובות החזקה, מפרט כיצד ארגון משהה את המיקום של רשומות כאשר אירועים כגון תביעות משפטיות, ביקורות או חקירות מתרחשים.

• מערכת לניטור ודיווח על הטיפול ברשומות      כדי להבטיח שעובדים מתייקים, ניגשים ומנהלים רשומות בהתאם למדיניות ולתהליכים מוגדרים, תוכנית ניהול רשומות חייבת לכלול תהליך או מערכת לניטור ודיווח על הטיפול ברשומות.

לראש הדף

קביעת התצורה של אתר מרכז הרשומות

לאחר שארגון עוסק בתכנון מפורט של ניהול רשומות ומפתח תוכנית רשמית עבור ניהול רשומות, הוא יכול ליצור ולקבוע את התצורה של אתר מרכז הרשומות כדי לעזור לו ליישם תוכנית זו.

עליך לבצע את השלבים הבאים כדי לקבוע את התצורה של אתר מרכז הרשומות:

1. צור ספריות רשומות או רשימות כדי לנהל ולאחסן כל סוג של רשומה שצוינה בתוכנית הקבצים.

   • מומלץ ליצור ספריית רשומות אחת עבור כל סוג תוכן בתוכנית הרשומות שלך.

   • בעת שליחת רשומות למרכז הרשומות, הן מנותבות לרשימה או לספריה הרלוונטיות.

2. צור עמודות עבור ספריות המסמכים, הרשימות או סוגי התוכן הרלוונטיים כדי להכיל ולהציג את המטה-נתונים עבור כל סוג רשומה שצוין בתוכנית הקבצים.

3. ציין את מדיניות ניהול המידע עבור כל סוג רשומה באתר מרכז הרשומות. מדיניות זו אמורה לשקף את תקופות השמירה ואת דרישות הביקורת שצוינו בתוכנית הקבצים ובלוח הזמנים של השמירה של הארגון שלך.

4. קבע את תצורת מארגן התוכן כדי לנתב כל סוג רשומה למיקום המתאים. בעת שליחת רשומות לאתר מרכז הרשומות, באופן ידני או באופן תוכניתי, היישום משתמש בתכונה זו כדי לקבוע כיצד לסווג את הרשומה בתוך אתר מרכז הרשומות והיכן לשלוח אותה.

לראש הדף