יצירת תוכנית קובץ לניהול רשומות

תוכנית הקבצים היא מסמך תכנון ניהול הרשומות הראשי ב- SharePoint. למרות שתוכניות קבצים יכולות להיות שונות בין ארגונים, הן בדרך כלל:

תאר את סוגי הפריטים שהארגון מאשר כהרשומות.
תאר את קטגוריית הרשומות הרחבה יותר שהפריטים שייכים לה.
ציין היכן מאוחסנות רשומות.
תאר תקופות שמירה עבור רשומות.
תיחום מי אחראי לניהול סוגי הרשומות השונים.

מאמר זה מתאר את התוכן של תוכנית קבצים ומסכם כיצד ליצור תוכנית קבצים עבור הארגון שלך. המאמר גם מפנה אותך לגליון עבודה שבו באפשרותך להקליט את תוכנית הקבצים.

זיהוי סוגים של רשומות

קביעה אילו מסמכים פעילים בארגון שלך עשויים להיות מוצהר כרשומות דורש שיתוף פעולה של מנהלי רשומות, עורכי דין, קציני תאימות ומנהלי תוכן. שים לב, גם אם הארגון שלך אינו נמצא בתעשייה מוסדרת מאוד, קיימות חוקים כלליים שעשויים לחייב את הארגון שלך לשמור רשומות. יחד עם חוקים עסקיים כלליים, עליך להעריך דרישות משפטיות ספציפיות לארגון שלך.

מאמר זה נמצא מעבר להיקף של מאמר זה כדי לספק מידע גדול יותר ממידע כללי אודות האופן שבו ניתן לקבוע מהי רשומה בארגון שלך. סביר ביותר שהארגונים שלך כבר עושים צורה כלשהי של ניהול רשומות וממלאים את רוב תפקידי ניהול הרשומות שאתה זקוק להם, וייתכן שכבר יש לך טקסונומיות של רשומות.

בדרך כלל, כדי לקבוע אילו רשומות בארגון שלך:

הבן את ההתחייבויות המשפטיות והצרכים העסקיים של הארגון שלך.
במאמץ שיתופי בין החטיבות של הארגון שלך, נתח את אופן הפעולה של מסמכים פעילים.
פתח רשימה של סוגי המסמכים שהפכו למסמכים. לדוגמה, ייתכן שתקבע שיש לשמור את הפריטים הבאים כהרשומות:
- חוזים לשכירת שטח ארגוני.
- מסמכים הקשורים ליתרונות של עובדים.
- מסמכים הקשורים למחקר ופיתוח של מוצרים.
חלק את הרשומות לקטגוריות. רשומות באותה קטגוריה עשויות לעתים קרובות לתקופות שמירה זהות ועשויות לדרוש טיפול דומה בדרכים אחרות.

הקלט את המידע שאספת. הקלט את סוג הרשומה, הקטגוריה שהרשומות מסוג זה שייכות לה ותיאור קצר של סוג הרשומה.

להלן גליון עבודה לדוגמה:

סוג של רשומה	קטגוריית רשומה	תיאור
תוכניות הטבות, תוכניות ביטוח, תוכניות פנסיה	תיאורי הטבה לעובד	תיאורים של כל תוכניות הטבה לעובדים.
גליונות זמנים של שכר, פרטי שכר משלימים	Payroll Records	סיכומים של שעות עבודה, שעות נוספות ומשכורות ששולמו.
חשבוניות ספק	חשבוניות	רשומות של מוצרים או שירותים שנרכשו מספקים.
סקרי מוצרים, שאלונים, מדריכי הדרכה, סרטוני הדרכה	חומרי הדרכה	מספק הדרכה פנימית או חיצונית.
טפסי משלוח, דוחות משלוח	Shipping Records	מתעד את משלוח החומרים.
הודעות לעיתונות, מאמרי עיתון	הודעות לעיתונות	מידע על יחסי ציבור אודות מוצרים ושירותים.
גליונות אנשי קשר לשעת חירום, טפסי הרשמה לתוכנית רפואית, קורות חיים, דוחות מצב הטבות	רשומות כוח אדם	רשומות של היסטוריות תעסוקה של אנשים ופעולות כוח אדם קשורות.

השלמת תוכנית הקובץ

לאחר שתקבע אילו מסמכים יש לשמור כהרשומות ולאחר יצירת קבוצה של קטגוריות רשומות, השלם את תוכנית הקבצים על-ידי מתן מידע נוסף אודות כל סוג של רשומה. ציין את האפשרויות הבאות:

כמה זמן יש לשמור כל סוג רשומה.
כיצד יש להיפטר מהרשומות כאשר פג תוקפן של תקופת השמירה.
מי הוא מנהל הרשומות הראשי עבור רשומות מסוג זה.
באות אילו סוגי מדיה מאוחסנים רשומות מסוג זה.

להלן תוכנית קובץ לדוגמה שהושלמה:

רשומות	תיאור	מדיה	קטגוריית רשומה	שמירה	Disposition	איש קשר
תוכניות 401k	תיאור של תוכנית הטבה לעובדים.	עמודי אינטרנט	תוכניות הטבה לעובד	X years	ללא	קתי המבול
תוכניות ביטוח	תיאור של תוכנית ביטוח עובדים.	הדפסה	תוכניות הטבה לעובד	X years	ללא	Reshma Patel
תוכניות פנסיה	תיאור תוכנית הפנסיה של העובד.	הדפסה	תוכניות הטבה לעובד	X years	ללא	Reshma Patel
גליונות זמנים של שכר	סיכומים של שעות עבודה, שעות נוספות ומשכורות ששולמו.	מסמכים אלקטרוניים	Payroll Records	X years	להשמיד	Reshma Patel
פרטי שכר משלימים	סיכומים של זמן מחלה, זמן חופשה ופריטים אחרים ללא שכר.	מסמכים אלקטרוניים	Payroll Records	X years	להשמיד	Reshma Patel
חשבוניות ספק	רשומות של מוצרים או שירותים שנרכשו מספקים.	הדפסה	חשבוניות	X years	להשמיד	אריק לאנג
סקרי מוצרים	סקר שביעות רצון הלקוח.	עמודי אינטרנט	חומרי סקר	X years	אחסון בארכיון	יעל פרידמן
שאלונים	שאלון כדי לקבוע נתונים דמוגרפיים של לקוחות.	הדפסה	חומרי סקר	X years	אחסון בארכיון	יעל פרידמן
מדריכי הדרכה	תוכן הדרכה להעתקה קשיחה.	הדפסה	חומרי הדרכה	X years	להשמיד	יעל פרידמן
סרטוני הדרכה	תוכן הדרכה בווידאו.	וידאו	חומרי הדרכה	X years	להשמיד	יעל פרידמן
טפסי משלוח	קביעת תצורה של משלוחי חומרים	הדפסה	חומרי משלוח	X years	להשמיד	אריק לאנג
דוחות משלוח	תיעוד של משלוח החומרים.	גליונות אלקטרוניים	חומרי משלוח	X years	להשמיד	אריק לאנג
הודעות לעיתונות	מהדורות אודות מוצרים ושירותים.	מסמכים אלקטרוניים	מידע על יחסי ציבור	X years	אחסון בארכיון	יעל פרידמן
מאמרי עיתון	חדשות על מוצרים ושירותים.	הדפסה	מידע על יחסי ציבור	X years	אחסון בארכיון	יעל פרידמן
גליונות אנשי קשר לשעת חירום	פרטי עובד.	מסמכים אלקטרוניים	רשומות כוח אדם	X years	להשמיד	Reshma Patel
טפסי הרשמה לתוכנית רפואית	טפסי הרשמה של עובדים עבור תוכניות תקינות.	מסמכים אלקטרוניים	רשומות כוח אדם	X years	להשמיד	Reshma Patel
קורות חיים	קורות חיים שהתקבלו.	מעורב	רשומות כוח אדם	X years	להשמיד	Reshma Patel

הערה: הדוגמה הקודמת במקטע זה היא דוגמה. אין זו המלצה של הגדרות מסוימות של תוכנית קבצים. כדי לחזק זאת, זוהי דוגמה ולא המלצה על מדיניות ניהול רשומות, לא סופקות תקופות שמירה.

יצירת תוכנית קובץ לניהול רשומות

זיהוי סוגים של רשומות

השלמת תוכנית הקובץ

זקוק לעזרה נוספת?

מעוניין באפשרויות נוספות?

האם מידע זה היה שימושי?

תודה על המשוב!