ליצור פתרון של מעקב אחר נכסים משתמש ב- InfoPath וב -Excel

משימה 1: פתיחה והתאמה אישית של תבנית טופס מעקב אחר נכסים

מאחר שאין באפשרותך לפרסם תבנית טופס לרשימה של נמעני דואר אלקטרוני אם יש לה פקד תיבת טקסט עשיר המכיל תמונות מקושרות, עליך לבצע שינוי קטן בטופס תבנית לדוגמה של עוקב אחר נכסים.

1. בתפריט קובץ , לחץ על עיצוב תבנית טופס.

2. בתיבת הדו עיצוב תבנית טופס , תחת פתיחת תבנית טופס, לחץ על התאמה אישית של מדגם.

3. בתיבת הדו תחילת העבודה, לחץ על מעקב אחר נכסיםולאחר מכן, תחת משימות טופס, לחץ על עיצוב טופס זה.

4. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הפקד assetNotes , הצבע על מאפייני תיבת טקסט עשיר , לחץ על הכרטיסיה תצוגה ולאחר מכן, תחת עיצוב זמין, נקה את תיבת הסימון תמונות מקושרות .

משימה 2: הגדרת אפשרויות השליחה

המשימה הבאה היא להגדיר את אפשרויות השליחה כך שהעובדים יוכלו לשלוח קובץ טופס בעל שם ייחודי (. xml) לחשבון הדואר האלקטרוני של מפיק ההחלטות כקובץ מצורף.

1. בתפריט כלים , לחץ על אפשרויות שליחה.

2. בתיבת הדו אפשרויות שליחה , בחר בתיבת הסימון אפשר למשתמשים לשלוח טופס זה .

3. לחץ על שלח נתוני טופס ליעד בודדולאחר מכן, ברשימה, לחץ על דואר אלקטרוני.

4. לחץ על הוסף.

   אשף חיבורי הנתונים מופיע.

5. בתיבה אל , הקלד את הכינוי של מפיק ההחלטות שיקבל את כל הטפסים שנשלחו.

6. כדי לציין שורת נושא ייחודית, בתיבה נושא :

   • לחץ על הוסף נוסחה.

   • הקלד את הנוסחה הבאה:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

• לחץ על אמת נוסחהולאחר מכן לחץ על אישור פעמיים.

• בתיבה מבוא , הקלד הודעה מתאימה או הוסף הוראות חשובות עבור פתרון זה.

• לחץ על הבא.

• בעמוד הבא של האשף, לחץ על שלח את נתוני הטופס כקובץ מצורףולאחר מכן בחר את תיבת הסימון צרף את תבנית הטופס כדי להבטיח שהמשתמשים יוכלו לפתוח את הטופס .

  פעולה זו מסייעת להבטיח שהעובדים יוכלו לגשת לקובץ תבנית הטופס (. xsn) למקרה שהוא לא יוכל לגשת אליו ממיקום הרשת שלו.

• כדי לציין שם קובץ ייחודי עבור כל קובץ טופס (. xml) בתיבה שם קובץ מצורף :

  1. לחץ על הוסף נוסחה.

  2. הקלד את אותה נוסחה כמו זו הנמצאת בשורת הנושא :

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

1. לחץ על אמת נוסחהולאחר מכן לחץ על אישור פעמיים.

• לחץ על הבא.

• בעמוד הבא של האשף, בתיבה הזן שם עבור חיבור נתונים זה , הקלד שם תיאורי עבור חיבור נתונים זה של שליחה.

• ודא שהמידע נכון במקטע סיכום ולאחר מכן לחץ על סיום.

• שמור את הטופס הרצוי בתיקיית רשת ציבורית הנגישה ליוצר ההחלטות ולכל העובדים.

לראש הדף

משימה 1: חילוץ קובץ הסכימה מ-InfoPath

1. ב-InfoPath, פתח את הקובץ תבנית טופס של עוקב אחר נכסים.

2. בתפריט כלים , לחץ על עיצוב טופס זה.

3. בתפריט קובץ , לחץ על שמור כקבצי מקור.

4. בתיבת הדו איתור תיקיה , בחר תיקיה או צור תיקיה חדשה שבה ברצונך לאחסן את קובץ הסכימה.

שים לב למיקום של התיקיה שבה כל קבצי המקור נשמרים ואת שם קובץ הסכימה, במקרה זה, myschema. xsd, המכיל את הגדרת הסכימה של נתוני ה-XML של הטופס.

משימה 2: מיפוי קובץ הסכימה של InfoPath ב-Excel

1. צור קובץ Excel חדש ולאחר מכן שמור אותו במיקום הנגיש ליוצר ההחלטות.

2. ב-Excel, אם הכרטיסיה מפתחים אינה גלויה, בצע את הפעולות הבאות:

   1. לחץ על לחצן Microsoft Office ולאחר מכן לחץ על אפשרויות Excel.

   2. בקטגוריה נפוץ , תחת האפשרויות המובילות לעבודה עם Excel, בחר בתיבת הסימון הפעל את הכרטיסיה מפתחים ברצועת הכלים ולאחר מכן לחץ על אישור.

      הערה: רצועת הכלים היא רכיב של ממשק המשתמש של Microsoft Office Fluent.

3. בכרטיסיה מפתחים, בקבוצה XML, לחץ על מקור.

   

   חלונית המשימות מקור XML מוצגת.

4. לחץ על מפות xmlולאחר מכן, בתיבת הדו מפות xml , לחץ על הוסף.

5. במחשב שבו פועל Windows Vista    

   1. בשורת הכתובת, לחץ על הכונן או התיקיה המכילים את הקובץ myschema. xsd שיצרת בשלב 2 של המקטע, משימה 1: חלץ את קובץ הסכימה מ-InfoPath.

      במחשב שבו פועל Microsoft Windows XP    

   2. ברשימה חפש ב , לחץ על הכונן או התיקיה המכילים את הקובץ myschema. xsd שיצרת בשלב 2 של המקטע, משימה 1: חלץ את קובץ הסכימה מ-InfoPath.

6. לחץ על הקובץ ולאחר מכן לחץ על פתח.

7. כאשר מופיעה תיבת הדו שורשים מרובים , לחץ על צומת הבסיס של assetTracking המוגדר בקובץ myschema. xsd ולאחר מכן לחץ על אישור.

   מפת ה-XML מוצגת בחלונית המשימות מקור XML .

8. גרור את רכיב צומת הנכסים ns1: , שהוא רכיב XML חוזר, למיקום בגליון העבודה שבו ברצונך שהטבלה של Excel תופיע.

   

משימה 3: התאמה אישית של הפריסה של טבלת Excel

כברירת מחדל, Excel משתמש בשמות רכיבי ה-XML ככותרות העמודות עבור הטבלה. עם זאת, באפשרותך לשנות את כותרות העמודות על-ידי עריכת תאי כותרת העמודה.

1. כדי לשנות את כותרות העמודות המוגדרות כברירת מחדל, השאר את הטבלה של Excel נבחרת, אתר את קידומת המחרוזת הבאה, ns1: נכסוהסר אותה. לדוגמה, עליך לשנות את ns1: assetIDלמזהה.

   

2. כדי לכוונן את רוחב העמודה, לחץ על לחצן בחר הכל ולאחר מכן לחץ פעמיים על גבול כותרת עמודה כלשהו.

לראש הדף

משימה 1: ייצוא הטפסים מ-Outlook לתיקיה של Windows

1. ב-Outlook, בחר את התיקיה המכילה את כל הטפסים שקיבלת מעובדים ולאחר מכן הקש CTRL + A כדי לבחור את כל הודעות הדואר האלקטרוני של הטופס.

2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקטע הנבחר, הצבע על פעולות InfoPathולאחר מכן לחץ על ייצוא טפסים.

3. בתיבת הדו ייצוא טפסים , בחר תיקיה ולאחר מכן לחץ על אישור.

משימה 2: ייבוא הטפסים ל-Excel

1. בחוברת העבודה של Excel שיצרת בשלב 2: מפה את קובץ הסכימה והתאם אישית את פריסת הטבלה ב-excel, בחר אחד מהתאים הממופים בטבלת excel.

2. בכרטיסיה מפתחים , בקבוצה XML , לחץ על יבא.

   

   תיבת הדו ייבוא XML מוצגת.

3. במחשב שבו פועל Windows Vista    

   • בשורת הכתובת, לחץ על התיקיה המכילה את קבצי נתוני ה-XML (. XML) שנוצרו במשימה 1: ייצוא הטפסים מ-Outlook לתיקיה של Windows.

     במחשב שבו פועל Microsoft Windows XP    

   • ברשימה חפש ב , לחץ על תיקיה המכילה את קבצי נתוני ה-XML (. XML) שנוצרו במשימה 1: ייצוא הטפסים מ-Outlook לתיקיה של Windows.

4. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • אם הקבצים רציפים, הקש SHIFT ולאחר מכן לחץ על הקובץ הראשון והאחרון ברשימה.

   • אם הקבצים אינם רציפים, הקש CTRL ולאחר מכן לחץ על כל קובץ שברצונך לייבא ברשימה.

5. לחץ על ייבוא.

   

כברירת מחדל, Excel מחליף נתונים קיימים בתאים הממופים, שהיא התוצאה הסופית הרצויה עבור פתרון עסקי זה. עם זאת, מכונת ההחלטות יכולה, לדוגמה, לייבא את הנתונים מספר פעמים כדי לאמוד את ההתקדמות לפני תאריך היעד המתוזמן.

לקבלת מידע נוסף, ראה התחברות לקובץ XML.

משימה 3: רענון דוחות PivotTable ו-PivotChart

• לחץ על תא בדוח ה-PivotTable.

• בכרטיסיה אפשרויות , בקבוצה נתונים , לחץ על החץ לצד רענן הכלולאחר מכן לחץ על רענן.

  

חוברת העבודה של Excel מכילה כעת את כל הנתונים ודוחות הסיכום שעליך לסייע לך להקצות את תקציב הציוד לשנה הבאה. כמובן, באפשרותך לבצע ניתוח נוסף בחוברת העבודה של Excel במידת הצורך, כגון מיון, סינון או עיצוב מותנה של הנתונים.

לראש הדף

שימוש ברשימת SharePoint

מ-InfoPath, באפשרותך להשתמש בקלות ברשימת SharePoint כמקור נתונים לקריאה בלבד. באפשרותך לבצע אחד משני הדברים האלה:

• מתוך רשימת SharePoint, יצא את הנתונים ל-Excel, אשר יוצרים באופן אוטומטי חיבור נתונים ב-Excel.

• מ-Excel, צור חיבור נתונים באופן מפורש לרשימת SharePoint.

לאחר יצירת חיבור נתונים, באפשרותך לרענן את הנתונים ב-Excel כדי לאחזר נתונים מעודכנים.

באפשרותך להשתמש ברשימת SharePoint כדי להוסיף ולעדכן את הנתונים, להשתמש בטופס InfoPath כדי להציג פריט מתוך הרשימה (לדוגמה, פריט מורכב או ארוך המוצג באופן אנכי) ולאחר מכן להשתמש ב-Excel כדי לנתח את הנתונים.

1. הצג פריט בודד לסקירה קלה ב-InfoPath.

2. הוסף ועדכן נתונים ברשימת SharePoint.

3. רענן ודווח עדכני באמצעות Excel.

לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת חיבור נתונים לספריית מסמכים או לרשימה של SharePoint

שימוש במסד נתונים של Access

מ-InfoPath, באפשרותך ליצור חיבור לקריאה/כתיבה למסד נתונים של Access. מ-Excel, באפשרותך ליצור חיבור נתונים באופן מפורש למסד הנתונים של Access שניתן לרענן כדי לאחזר נתונים מעודכנים. באפשרותך גם להגדיר את החיבור לרענון אוטומטי בעת פתיחת חוברת העבודה, או רענון תקופתי, כגון כל 5 דקות.

באפשרותך להשתמש במסד נתונים של Access כמתווך בין InfoPath ל-Excel. כאשר אתה שולח טופס InfoPath ל-Access, אתה מעדכן את מסד הנתונים של Access. בעת רענון חיבור הנתונים ב-Excel, אתה מאחזר נתונים מעודכנים מ-Access. למעשה, אתה מגיש נתונים ישירות מ-InfoPath לחוברת עבודה של Excel.

1. הצג ושלח טופס למסד נתונים של Access.

2. אחסן נתונים במסד נתונים של Access.

3. רענן ודווח עדכני באמצעות Excel.

לקבלת מידע נוסף, ראה עיצוב תבנית טופס המבוססת על מסד נתונים של Microsoft Access.

לראש הדף