Microsoft Office InfoPath מאפשר לך ליצור תבניות טפסים עבור הזנת נתונים ואוסף. Microsoft Office Excel 2007 מאפשר למשתמשים לחשב, ליצור תרשים ולנתח נתונים. על-ידי שימוש בשתי תוכניות ו-XML אלה, באפשרותך ליצור פתרון עסקי פשוט אך יעיל ללא קוד לצורך מעקב אחר נכסים בחברה.

מבט כולל על פתרון למעקב אחר נכסים

במאמר זה

מבוא ליצירת פתרון עוקב אחר נכסים

באפשרותך להחליף נתוני XML בין InfoPath ל-Excel. למרות שפקודת הייצוא של Infopath היא דרך פשוטה ופשוטה לשליחת נתוני טופס ל-Excel, קיימת גישה נוספת שתוכל לבצע והמספקת לך גמישות רבה יותר. על-ידי מיפוי מפורש של קובץ סכימת ה-XML (. xsd) ב-Excel, ולאחר מכן ייבוא קבצי טופס של InfoPath (. XML) לתוך Excel, באפשרותך להתאים אישית את הפריסה של הנתונים שלך ולמנף את התכונות שלך ב-Excel כדי לסייע לך לנהל ולנתח את הנתונים בצורה יעילה יותר.

במאמר זה, נשתמש בתבנית הטופס לדוגמה של מעקב אחר נכסים של InfoPath כדי להמחיש כיצד באפשרותך להפוך את InfoPath, XML ו-Excel לעבוד יחד. תארו לעצמכם שכל שנה, הארגון שלך ממלאי נכסים במשרד של כל עובד. לאחר מכן, מופעל דוח Excel כדי להחליט כיצד להקצות את תקציב הציוד לשנה הבאה. הדיאגרמה הבאה היא מבט כולל על האופן שבו באפשרותך לאסוף, לעקוב ולדווח על נתוני נכסים במחלקה שלך.

a

1. תבנית טופס המעקב אחר נכסים נוצרת.

2. קובץ הסכימה ממופה לטבלת Excel ופריסת הטבלה מותאמת אישית.

3. דוח סיכום PivotTable ו-PivotChart ריק נוצר.

4. טופס ' מעקב אחר נכסים ' משמש לאיסוף נתונים ממשתמשים.

5. כל נתוני הטופס מיוצאים לטבלת Excel והדוחות של PivotTable ו-PivotChart עוברים רענון.

פתרון זה כולל את תפקידי המשתמש והמוצרים הבאים:

סמל המציין שיש תמיכה מלאה= נדרש סמל ללא תמיכה= אינו נדרש

דרישות תוכנה

תפקידים

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

מעצב הפתרונות

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

מפיק החלטות

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

עובדים

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל המציין שיש תמיכה מלאה

סמל ללא תמיכה

לראש הדף

שלב 1: התאמה אישית של תבנית הטופס ' עוקב אחר נכסים '

תבנית הטופס ' מעקב אחר נכסים ', הכלולה ב-InfoPath, מאפשרת לך לאסוף מידע אודות כל נכס במשרד של עובד, המחלקה שאליה שייך העובד, קטגוריות של נכסים ופרטים אודות כל נכס. בפתרון זה, מעצב טופס שולח את תבנית הטופס לחשבון הדואר האלקטרוני של יוצר ההחלטות באמצעות Office Outlook 2007.

תבנית מעקב אחר נכסים

משימה 1: פתיחה והתאמה אישית של תבנית טופס מעקב אחר נכסים

מאחר שאין באפשרותך לפרסם תבנית טופס לרשימה של נמעני דואר אלקטרוני אם יש לה פקד תיבת טקסט עשיר המכיל תמונות מקושרות, עליך לבצע שינוי קטן בטופס תבנית לדוגמה של עוקב אחר נכסים.

  1. בתפריט קובץ , לחץ על עיצוב תבנית טופס.

  2. בתיבת הדו עיצוב תבנית טופס , תחת פתיחת תבנית טופס, לחץ על התאמה אישית של מדגם.

  3. בתיבת הדו תחילת העבודה, לחץ על מעקב אחר נכסיםולאחר מכן, תחת משימות טופס, לחץ על עיצוב טופס זה.

  4. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הפקד assetNotes , הצבע על מאפייני תיבת טקסט עשיר , לחץ על הכרטיסיה תצוגה ולאחר מכן, תחת עיצוב זמין, נקה את תיבת הסימון תמונות מקושרות .

משימה 2: הגדרת אפשרויות השליחה

המשימה הבאה היא להגדיר את אפשרויות השליחה כך שהעובדים יוכלו לשלוח קובץ טופס בעל שם ייחודי (. xml) לחשבון הדואר האלקטרוני של מפיק ההחלטות כקובץ מצורף.

  1. בתפריט כלים , לחץ על אפשרויות שליחה.

  2. בתיבת הדו אפשרויות שליחה , בחר בתיבת הסימון אפשר למשתמשים לשלוח טופס זה .

  3. לחץ על שלח נתוני טופס ליעד בודדולאחר מכן, ברשימה, לחץ על דואר אלקטרוני.

  4. לחץ על הוסף.

    אשף חיבורי הנתונים מופיע.

  5. בתיבה אל , הקלד את הכינוי של מפיק ההחלטות שיקבל את כל הטפסים שנשלחו.

  6. כדי לציין שורת נושא ייחודית, בתיבה נושא :

    • לחץ על הוסף תמונת לחצןנוסחה.

    • הקלד את הנוסחה הבאה:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • לחץ על אמת נוסחהולאחר מכן לחץ על אישור פעמיים.

  • בתיבה מבוא , הקלד הודעה מתאימה או הוסף הוראות חשובות עבור פתרון זה.

  • לחץ על הבא.

  • בעמוד הבא של האשף, לחץ על שלח את נתוני הטופס כקובץ מצורףולאחר מכן בחר את תיבת הסימון צרף את תבנית הטופס כדי להבטיח שהמשתמשים יוכלו לפתוח את הטופס .

    פעולה זו מסייעת להבטיח שהעובדים יוכלו לגשת לקובץ תבנית הטופס (. xsn) למקרה שהוא לא יוכל לגשת אליו ממיקום הרשת שלו.

  • כדי לציין שם קובץ ייחודי עבור כל קובץ טופס (. xml) בתיבה שם קובץ מצורף :

    1. לחץ על הוסף תמונת לחצןנוסחה.

    2. הקלד את אותה נוסחה כמו זו הנמצאת בשורת הנושא :

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. לחץ על אמת נוסחהולאחר מכן לחץ על אישור פעמיים.

  • לחץ על הבא.

  • בעמוד הבא של האשף, בתיבה הזן שם עבור חיבור נתונים זה , הקלד שם תיאורי עבור חיבור נתונים זה של שליחה.

  • ודא שהמידע נכון במקטע סיכום ולאחר מכן לחץ על סיום.

  • שמור את הטופס הרצוי בתיקיית רשת ציבורית הנגישה ליוצר ההחלטות ולכל העובדים.

לראש הדף

שלב 2: מיפוי קובץ הסכימה והתאמה אישית של פריסת הטבלה ב-Excel

הגדרת החיבור בין InfoPath ל-Excel מחייבת שלוש פעילויות: חילוץ קובץ הסכימה עבור תבנית הטופס ' מעקב אחר נכסים ', מיפוי קובץ סכימה זה ב-Excel והתאמה אישית של פריסת ברירת המחדל של טבלת Excel שתכיל את כל ה-XML המיובא קבצי נתונים של טופס.

משימה 1: חילוץ קובץ הסכימה מ-InfoPath

  1. ב-InfoPath, פתח את הקובץ תבנית טופס של עוקב אחר נכסים.

  2. בתפריט כלים , לחץ על עיצוב טופס זה.

  3. בתפריט קובץ , לחץ על שמור כקבצי מקור.

  4. בתיבת הדו איתור תיקיה , בחר תיקיה או צור תיקיה חדשה שבה ברצונך לאחסן את קובץ הסכימה.

שים לב למיקום של התיקיה שבה כל קבצי המקור נשמרים ואת שם קובץ הסכימה, במקרה זה, myschema. xsd, המכיל את הגדרת הסכימה של נתוני ה-XML של הטופס.

משימה 2: מיפוי קובץ הסכימה של InfoPath ב-Excel

  1. צור קובץ Excel חדש ולאחר מכן שמור אותו במיקום הנגיש ליוצר ההחלטות.

  2. ב-Excel, אם הכרטיסיה מפתחים אינה גלויה, בצע את הפעולות הבאות:

    1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן Office ולאחר מכן לחץ על אפשרויות Excel.

    2. בקטגוריה נפוץ , תחת האפשרויות המובילות לעבודה עם Excel, בחר בתיבת הסימון הפעל את הכרטיסיה מפתחים ברצועת הכלים ולאחר מכן לחץ על אישור.

      הערה: רצועת הכלים היא רכיב של ממשק המשתמש של Microsoft Office Fluent.

  3. בכרטיסיה מפתחים, בקבוצה XML, לחץ על מקור.

    הקבוצה 'XML' ברצועת הכלים

    חלונית המשימות מקור XML מוצגת.

  4. לחץ על מפות xmlולאחר מכן, בתיבת הדו מפות xml , לחץ על הוסף.

  5. במחשב שבו פועל Windows Vista    

    1. בשורת הכתובת, לחץ על הכונן או התיקיה המכילים את הקובץ myschema. xsd שיצרת בשלב 2 של המקטע, משימה 1: חלץ את קובץ הסכימה מ-InfoPath.

      במחשב שבו פועל Microsoft Windows XP    

    2. ברשימה חפש ב , לחץ על הכונן או התיקיה המכילים את הקובץ myschema. xsd שיצרת בשלב 2 של המקטע, משימה 1: חלץ את קובץ הסכימה מ-InfoPath.

  6. לחץ על הקובץ ולאחר מכן לחץ על פתח.

  7. כאשר מופיעה תיבת הדו שורשים מרובים , לחץ על צומת הבסיס של assetTracking המוגדר בקובץ myschema. xsd ולאחר מכן לחץ על אישור.

    מפת ה-XML מוצגת בחלונית המשימות מקור XML .

  8. גרור את רכיב צומת הנכסים ns1: , שהוא רכיב XML חוזר, למיקום בגליון העבודה שבו ברצונך שהטבלה של Excel תופיע.

    מיפוי קובץ הסכימה inopath ל- Excel

משימה 3: התאמה אישית של הפריסה של טבלת Excel

כברירת מחדל, Excel משתמש בשמות רכיבי ה-XML ככותרות העמודות עבור הטבלה. עם זאת, באפשרותך לשנות את כותרות העמודות על-ידי עריכת תאי כותרת העמודה.

  1. כדי לשנות את כותרות העמודות המוגדרות כברירת מחדל, השאר את הטבלה של Excel נבחרת, אתר את קידומת המחרוזת הבאה, ns1: נכסוהסר אותה. לדוגמה, עליך לשנות את ns1: assetIDלמזהה.

    התאמה אישית של כותרות טבלה של Excel

  2. כדי לכוונן את רוחב העמודה, לחץ על לחצן בחר הכל ולאחר מכן לחץ פעמיים על גבול כותרת עמודה כלשהו.

לראש הדף

שלב 3: יצירת דוח סיכום PivotTable ו-PivotChart

מקבלי החלטות משתמשים בדוחות PivotTable ו-PivotChart כדי לנתח, לחקור ולהציג באופן חזותי נתוני סיכום. על-ידי הגדרת הדוחות של PivotTable ו-PivotChart שבהם ברצונך להשתמש בתרחיש זה לפני זמן מה, יהיה זה פעולה פשוטה עבור מנהל ההחלטות כדי להפעיל את הדוח עם הנתונים שהושלמו מאוחר יותר.

  1. בחר תא בטבלת Excel.

  2. בכרטיסיה הוספה , בקבוצה טבלאות , לחץ על pivottableולאחר מכן לחץ על pivottable.

    תמונת רצועת הכלים של Excel

    Excel מציג את תיבת הדו-שיח יצירת PivotTable.

  3. כדי למקם את דוח ה-PivotTable בגליון עבודה חדש המתחיל בתא A1, לחץ על גליון עבודה חדשולאחר מכן לחץ על אישור.

    Excel מוסיף דוח PivotTable ריק למיקום שצוין ומציג את רשימת שדות pivottable כך שתוכל להוסיף שדות, ליצור פריסה ולהתאים אישית את דוח ה-pivottable.

  4. כדי ליצור דוח מוצלב של הנתונים, גרור את השדה ' מזהה ' לאזור ' ערכים ', השדה ' מחלקה ' לאזור ' תוויות עמודה ', השדה Category לאזור ' תוויות שורה ', והשדה AssignedTo לאזור מסנן הדוחות.

  5. לחץ על דוח PivotTable.

  6. בכרטיסיה הוספה , בקבוצה תרשימים , לחץ על סוג תרשים העמודות .

    תמונת רצועת הכלים של excel

  7. תחת שורתדו-ממדי, בחר עמודות מקובצות באשכולות.

  8. התאם את הגודל והמיקום של דוח PivotChart להעדפתך.

דוחות PivotTable ו- PivotChart ריקים

לראש הדף

שלב 4: איסוף פרטי נכס ממשתמשים

כעת, העובדה שתבנית הטופס מוכנה למילוי על-ידי כל העובדים, עליך לפרסם את הטופס ולשלוח אותו לכל עובד. כאשר כל עובד שולח את הטופס שהושלם, הוא נשלח כקובץ נתוני XML (. XML) המצורף להודעת דואר אלקטרוני לחשבון הדואר האלקטרוני של מפיק ההחלטות. יוצר ההחלטות יכול להעביר את כל ההודעות לתיקיית InfoPath ייעודית ב-Outlook. בתרחיש זה, מומלץ להקצות פרק זמן ספציפי עבור כל המשתמשים כדי להשלים את הטפסים כך שיוצר ההחלטות יוכל להפעיל את הדוח עם כל הטפסים שהושלמו בעת הגעת למועד היעד של איסוף הנתונים.

הזנת נתונים בטפסים למעקב אחר נכסים

  1. ב-InfoPath, פתח את תבנית הטופס (. xsn) ששמרת בשלב 1: עיצוב תבנית הטופס לדוגמה של מעקב אחר נכסים

  2. בתפריט כלים , לחץ על עיצוב טופס זה.

  3. בתפריט קובץ , לחץ על פרסם.

  4. באשף הפרסום, לחץ על לרשימת נמעני דואר אלקטרוניולאחר מכן לחץ על הבא.

  5. בעמוד הבא של האשף, בתיבה שם תבנית טופס , הקלד שם עבור תבנית הטופס ולאחר מכן לחץ על הבא. שם תבנית הטופס יופיע בכותרת הנושא של ההודעה שנשלחת לנמעני הודעת הדואר האלקטרוני שלך.

  6. באופן אופציונלי, בעמוד הבא של האשף, באפשרותך ליצור עמודות שיופיעו בתיקיות Outlook שלך כדי לעזור לארגן את הודעות הדואר האלקטרוני שלך.

  7. לחץ על הבא.

  8. לחץ על פרסם.

  9. לאחר שאשף הפרסום מסיים לפרסם את תבנית הטופס, הודעת דואר אלקטרוני עם הטופס תיפתח.

  10. מלא את ההודעה, הקלד את שמות העובדים או השתמש ברשימת תפוצה ולאחר מכן שלח את ההודעה.

ב-Outlook, יוצר ההחלטות יכול לארגן את כל טפסי ה-XML שנשלחו באחת משתי דרכים:

  • אם תיבת ההודעה תיקיות טופס של InfoPath מופיעה בפעם הראשונה שההודעה נפתחת, לחץ על Create Form Folder.

  • צור כלל ב-Outlook כדי להעביר את כל טפסי InfoPath הקשורים לתיקיית InfoPath.

    לקבלת מידע נוסף, ראה ניהול הודעות באמצעות כללים.

לראש הדף

שלב 5: ייבוא טפסים ל-Excel

מאחר שכבר יצרת את שלבי חוברת העבודה של Excel שלבים 2 ו-3, זהו עניין פשוט עבור יוצר ההחלטות כדי לייצא ולסקור את נתוני הטופס. יוצר ההחלטות פשוט צריך לייצא את קבצי ה-xml (. xml) מ-Outlook, לייבא את כל קבצי הטופס (. xml) לחוברת העבודה של Excel ולאחר מכן לרענן את הנתונים.

משימה 1: ייצוא הטפסים מ-Outlook לתיקיה של Windows

  1. ב-Outlook, בחר את התיקיה המכילה את כל הטפסים שקיבלת מעובדים ולאחר מכן הקש CTRL + A כדי לבחור את כל הודעות הדואר האלקטרוני של הטופס.

  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקטע הנבחר, הצבע על פעולות InfoPathולאחר מכן לחץ על ייצוא טפסים.

  3. בתיבת הדו ייצוא טפסים , בחר תיקיה ולאחר מכן לחץ על אישור.

משימה 2: ייבוא הטפסים ל-Excel

  1. בחוברת העבודה של Excel שיצרת בשלב 2: מפה את קובץ הסכימה והתאם אישית את פריסת הטבלה ב-excel, בחר אחד מהתאים הממופים בטבלת excel.

  2. בכרטיסיה מפתחים , בקבוצה XML , לחץ על יבא.

    הקבוצה 'XML' ברצועת הכלים

    תיבת הדו ייבוא XML מוצגת.

  3. במחשב שבו פועל Windows Vista    

  4. בצע אחת מהפעולות הבאות:

    • אם הקבצים רציפים, הקש SHIFT ולאחר מכן לחץ על הקובץ הראשון והאחרון ברשימה.

    • אם הקבצים אינם רציפים, הקש CTRL ולאחר מכן לחץ על כל קובץ שברצונך לייבא ברשימה.

  5. לחץ על ייבוא.

    טבלת Excel של נתונים מיובאים

כברירת מחדל, Excel מחליף נתונים קיימים בתאים הממופים, שהיא התוצאה הסופית הרצויה עבור פתרון עסקי זה. עם זאת, מכונת ההחלטות יכולה, לדוגמה, לייבא את הנתונים מספר פעמים כדי לאמוד את ההתקדמות לפני תאריך היעד המתוזמן.

הערה: ב-Excel, באפשרותך גם לצרף את הנתונים באמצעות האפשרות ' צרף נתונים חדשים לטבלאות xml קיימות ' (בכרטיסיה מפתחים , בקבוצה XML , לחץ על מאפייני מפה), שעשויים להיות מתאימים לפתרונות אחרים.

לקבלת מידע נוסף, ראה התחברות לקובץ XML.

משימה 3: רענון דוחות PivotTable ו-PivotChart

  • לחץ על תא בדוח ה-PivotTable.

  • בכרטיסיה אפשרויות , בקבוצה נתונים , לחץ על החץ לצד רענן הכלולאחר מכן לחץ על רענן.

    תמונת רצועת הכלים של Outlook

דוח סופי של PivotTable ו- PivotChart

חוברת העבודה של Excel מכילה כעת את כל הנתונים ודוחות הסיכום שעליך לסייע לך להקצות את תקציב הציוד לשנה הבאה. כמובן, באפשרותך לבצע ניתוח נוסף בחוברת העבודה של Excel במידת הצורך, כגון מיון, סינון או עיצוב מותנה של הנתונים.

לראש הדף

מחשבות אחרונות: שקול להשתמש ברשימה של SharePoint או במסד נתונים של Access

כחלופה, שקול להשתמש ברשימה של SharePoint או במסד נתונים של Access, במקום ב-XML, כדי להעביר נתונים בין InfoPath ל-Excel.

שימוש ברשימת SharePoint

מ-InfoPath, באפשרותך להשתמש בקלות ברשימת SharePoint כמקור נתונים לקריאה בלבד. באפשרותך לבצע אחד משני הדברים האלה:

  • מתוך רשימת SharePoint, יצא את הנתונים ל-Excel, אשר יוצרים באופן אוטומטי חיבור נתונים ב-Excel.

  • מ-Excel, צור חיבור נתונים באופן מפורש לרשימת SharePoint.

לאחר יצירת חיבור נתונים, באפשרותך לרענן את הנתונים ב-Excel כדי לאחזר נתונים מעודכנים.

באפשרותך להשתמש ברשימת SharePoint כדי להוסיף ולעדכן את הנתונים, להשתמש בטופס InfoPath כדי להציג פריט מתוך הרשימה (לדוגמה, פריט מורכב או ארוך המוצג באופן אנכי) ולאחר מכן להשתמש ב-Excel כדי לנתח את הנתונים.

שילוב של InfoPath, רשימה של SharePoint ו- Excel

1. הצג פריט בודד לסקירה קלה ב-InfoPath.

2. הוסף ועדכן נתונים ברשימת SharePoint.

3. רענן ודווח עדכני באמצעות Excel.

לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת חיבור נתונים לספריית מסמכים או לרשימה של SharePoint

שימוש במסד נתונים של Access

מ-InfoPath, באפשרותך ליצור חיבור לקריאה/כתיבה למסד נתונים של Access. מ-Excel, באפשרותך ליצור חיבור נתונים באופן מפורש למסד הנתונים של Access שניתן לרענן כדי לאחזר נתונים מעודכנים. באפשרותך גם להגדיר את החיבור לרענון אוטומטי בעת פתיחת חוברת העבודה, או רענון תקופתי, כגון כל 5 דקות.

באפשרותך להשתמש במסד נתונים של Access כמתווך בין InfoPath ל-Excel. כאשר אתה שולח טופס InfoPath ל-Access, אתה מעדכן את מסד הנתונים של Access. בעת רענון חיבור הנתונים ב-Excel, אתה מאחזר נתונים מעודכנים מ-Access. למעשה, אתה מגיש נתונים ישירות מ-InfoPath לחוברת עבודה של Excel.

שילוב InfoPath,‏ Access ו- Excel

1. הצג ושלח טופס למסד נתונים של Access.

2. אחסן נתונים במסד נתונים של Access.

3. רענן ודווח עדכני באמצעות Excel.

לקבלת מידע נוסף, ראה עיצוב תבנית טופס המבוססת על מסד נתונים של Microsoft Access.

עצה: האם ידעת שניתן ליצור טופס InfoPath ישירות מ-Access? אם למשתמשים שלך יש Outlook 2007 או 2010 ו-InfoPath 2007 או 2010 מותקנים במחשבים שלהם, באפשרותך לאסוף נתונים ממשתמשים שונים ישירות מ-Access באמצעות אשף איסוף הנתונים מהודעות דואר אלקטרוני . לקבלת מידע נוסף, עיין בנושא העזרה של Access, הוסף את הנתונים שנאספו באמצעות הודעות דואר אלקטרוני למסד הנתונים של access.

לראש הדף

זקוק לעזרה נוספת?

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Microsoft Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

עד כמה אתם מרוצים מאיכות השפה?
מה השפיע על החוויה שלכם?

תודה על המשוב!

×