ברחבי הארגון, צוותים משתמשים באתרי Microsoft SharePoint כדי לשתף פעולה במסמכים ולשתף מידע. ברצונך לבנות פתרונות SharePoint שמשפרים את הפרודוקטיביות והיעילות של הארגון שלך, אך אינך מעוניין לכתוב קוד. איפה אתה מתחיל?
באמצעות Microsoft Office SharePoint Designer 2010, באפשרותך לעצב בארגון פתרונות זרימת עבודה ללא קוד שמנהלים תהליכים עסקיים פשוטים ומורכבים יותר. זרימות עבודה מוסיפות לוגיקה הן לתהליכים של המערכת והן לתהליכים אנושיים. זרימות עבודה עבור תהליכי מערכת עשויות לעדכן מקור נתונים אחד כאשר מקור נתונים אחר משתנה. זרימות עבודה עבור תהליכים אנושיים עשויות לשלוח מסמך, כגון דוח הוצאות, למנהל של עובד לאישור, ואם הוא מאושר, למחלקה החשבונאות לעיבוד.
הדבר מתאפשר על-ידי עורך זרימת העבודה האינטואיטיבי רב-העוצמה SharePoint Designer 2010 מאפשר לוגיקה מקוננת, שלבי משנה ועוד. לדוגמה, אם זרימת העבודה שלך משויכת לספריית מסמכים או אם היא מסוננים לסוג התוכן 'מסמך', תופיע קבוצה של פעולות הקשריות של ערכת מסמכים. ערכת מסמכים היא תכונה חדשה ב- SharePoint Server 2010 לפיה קבוצת מסמכים מטופלת כיחידת יחיד, ולכן פעולת זרימת עבודה עבור ערכת מסמכים תחזור על כל הפריטים בערכת מסמכים זו.
פעולות נוספות של זרימת עבודה כוללות פעולות המשמשות כבסיס לשלוש זרימות העבודה הפופולריות ביותר ב- SharePoint Server - זרימות העבודה 'אישור', 'איסוף משוב' ו'איסוף חתימות', פעולות כלי שירות לטיפול במחרוזות ובתאריכים; פעולה יחסית חדשה המשתמשת בחנות פרופילי המשתמשים של SharePoint כדי לחפש מנהל של אדם; ופעולות רשימה חדשות שזרימת עבודה יכולה להשתמש בהן כדי להגדיר הרשאות בפריט רשימה.
באפשרותך גם לעצב ולשתף זרימות עבודה באמצעות Microsoft Visio עם תבניות תרשימי הזרימה שלו שניתן לייצא ל- SharePoint Designer 2010.
מאמר זה מציג את היסודות של זרימות עבודה. כאשר אתה מבין את הסוגים ואת אבני הבניין הבסיסיות של זרימות עבודה - פעולות, תנאים שלבים - באפשרותך להוסיף במהירות זרימות עבודה כדי להפוך תהליכים לאוטומטיים ולסייע בשיפור הפרודוקטיביות והיעילות של הארגון שלך.
במאמר זה
מהי זרימת עבודה?
זרימות עבודה הן האופן שבו ארגון פועל, סידרת פעולות התואמות לתהליך עבודה, כגון תהליך עבור הזמנות רכש. SharePoint 2010 עוזר לך להפוך זרימות עבודה אלה לאוטומטיות, ובכך משפר את היעילות והפרודוקטיביות של הארגון. בעיה זו מתרחשת מאחר שזרימות העבודה האוטומטיות מסתימות את התהליכים כך שהארגון יכול להתמקד בביצוע העבודה, ולא בניהול התהליכים.
זרימות עבודה יכולות לשלוט ברוב ההיבטים של אתר, רשימה, ספריה, סוג תוכן או פריט רשימה של SharePoint 2010, כולל מחזור החיים של פריט זה. זרימת העבודה יכולה לכלול את שתי הפעולות שבוצעו על-ידי אנשים (או משתתפים בזרימת עבודה) ואת הפעולות שבוצעו על-ידי זרימת העבודה. משתתפי זרימת העבודה יכולים לקיים אינטראקציה עם זרימת העבודה דרך רשימת המשימות המיועדת, שבה זרימת עבודה יכולה ליצור משימה עבור מישהו ולהישאר מושהית עד שהמשימה מסומנת כמשימה שהושלמה.
זרימות עבודה יכולות להיות פשוטות או מורכבות ככל שדרוש לתהליכים העסקיים שלך. באפשרותך ליצור זרימת עבודה שהמשתמש יוזם, או זרימת עבודה שמופעלת באופן אוטומטי בהתבסס על אירוע, כגון בעת יצירה או שינוי של פריט רשימה.
באופן כללי, כאשר אתה משתמש ב- SharePoint Designer 2010 כדי לעצב זרימת עבודה, בצע שלבים בסיסיים אלה:
-
בחר את סוג זרימות העבודה שברצונך ליצור: רשימה, רשימה, רשימה הניתנת לשימוש חוזר או אתר.
-
השתמש בעורך זרימת העבודה כדי לבחור ולרכיב את התנאים והפעולות שמגדירים את השלבים של זרימת העבודה, כך שהיא תייצג את התהליך העסקי שאתה הופך לאוטומטי.
-
שמור ופרסם את זרימת העבודה.
-
התאם אישית את טפסי זרימת העבודה שנוצרו באופן אוטומטי, במידת הצורך.
ניתן לחשוב על זרימת עבודה כתרשים זרימה של פעולות עם התחלה, סיום וזרימה רציפה מההתחלה ועד הסוף. זרימות עבודה יכולות לשלב הסתעפויות מקבילות, אך בסופו של דבר הן התקדמות מהפעולה הראשונית לפעולה הסופית.
לדוגמה, נניח שהיית תרשים זרימת העבודה המנתב מסמך ב- SharePoint 2010 לאישור. כאשר זרימת העבודה מופעלת, היא מודיעה באופן אוטומטי למעיין שצוין בדואר אלקטרוני שיש לו מסמך לסקירה. לאחר מכן, בודק את המסמך, משנה את מצב המסמך כדי לציין שהוא השלים את המשימה שלו, ואם הוא אישר או דחה את המסמך. בהתבסס על תגובת הסקירה, זרימת העבודה בהמשך באחד משני ענפים מקבילים. אם בודק זה מאשר את המסמך, זרימת העבודה מעבירה את המסמך שאושר לספריית מסמכים ספציפית ולאחר מכן שולחת הודעת דואר אלקטרוני לצוות כולו המודיעה לו על המסמך שאושר. אם העורך דוחה את המסמך, זרימת העבודה מודיעה למחבר המסמך על כך. בכל מקרה, זרימת העבודה מגיעה לסוף שלה והתהליך הושלם.
דיאגרמה 1: זרימת עבודה לדוגמה לאישור
איזה סוג של זרימות עבודה עליי לעצב?
קיימים שלושה סוגים של זרימות עבודה ב- SharePoint 2010:
-
רשימה
-
רשימה הניתנת לשימוש חוזר
-
אתר
זרימות עבודה של רשימה
זרימת עבודה של רשימה היא סוג זרימת העבודה שהיה זמין ב- SharePoint 2007. מאחר שהוא כולל את הקשר הרשימה שעבורה היא נוצרה, זרימות עבודה של רשימות כוללות באופן אוטומטי גישה לערכים של השדות המותאמים אישית עבור פריט הרשימה שבו הן יפעילו, כגון השדה המותאם אישית 'הערות' עבור ספריית מסמכים. לא ניתן להפעיל זרימות עבודה של רשימה עבור רשימות או ספריות אחרות באתר זה או באתרים אחרים. כדי לקבל את אותה פונקציונליות זרימת עבודה עבור רשימות מרובות, עליך ליצור מחדש את זרימות העבודה באופן ידני בכל המיקומים.
אם אתה יודע שתצטרך רק את זרימות העבודה שאתה מעצב עבור רשימה ספציפית, לזרימת העבודה של הרשימה יש את היתרון של הפיכת השדות המותאמים אישית של הרשימות לזמינים באופן אוטומטי.
זרימות עבודה של רשימה הניתנות לשימוש חוזר
באפשרותך ליצור זרימת עבודה של רשימה הניתנת לשימוש חוזר (זרימת עבודה הניתנת לשימוש חוזר) באתר ברמה העליונה באוסף האתרים, וניתן להפוך זרימת עבודה זו לשימוש חוזר באופן כללי - כלומר, ניתן לשייך את זרימת העבודה לכל רשימה, ספריה או סוג תוכן באוסף האתרים. באפשרותך גם ליצור זרימת עבודה הניתנת לשימוש חוזר בכל אתר משנה באוסף האתרים; זרימת עבודה זו זמינה לשימוש חוזר באתר משנה מסוים זה.
באפשרותך גם לייצא זרימת עבודה הניתנת לשימוש חוזר מאתר אחד ולאחר מכן להעלות ולהפעיל זרימת עבודה זו באתר אחר. לדוגמה, באפשרותך ליצור זרימת עבודה הניתנת לשימוש חוזר בסביבת בדיקה, לבדוק אותה ולאחר מכן לייצא אותה לסביבת ייצור. SharePoint Designer 2010 תומך בייצוא זרימת עבודה כתבנית.
זרימות עבודה הניתנות לשימוש חוזר, כברירת מחדל, אינן כוללות הקשר של רשימה או ספריה ספציפית. לכן, כברירת מחדל, הן מספקות רק את העמודות הנפוצות ברשימות ובספריות, כגון נוצר ו- Created By.
אם זרימת העבודה הניתנת לשימוש חוזר דורשת שעמודות מסוימות יוצגו ברשימה או בספריה אליהן שיוך אותה, באפשרותך להוסיף עמודות אלה כעמודות שיוך. עמודות שיוך מתווספות באופן אוטומטי לרשימה או לספריה כאשר זרימת עבודה הניתנת לשימוש חוזר משויכת לרשימה או לספריה זו.
בעת יצירת זרימת עבודה הניתנת לשימוש חוזר, באפשרותך לבחור לחלופין לסנן את זרימת העבודה הניתנת לשימוש חוזר לסוג תוכן ספציפי. פעולה זו מאפשרת לך לעבוד עם השדות של סוג התוכן SharePoint Designer 2010. לדוגמה, אם זרימות עבודה של רשימה הניתנות לשימוש חוזר משויכת לסוג התוכן 'מסמך', תוכל להציג בשדות זרימת העבודה שלך ולהשתמש בהם ספציפיים לסוג התוכן, כגון 'מזהה מסמך'. לאחר מכן, בדפדפן, תוכל לשייך את זרימת העבודה הניתנת לשימוש חוזר לסוג תוכן ספציפי או לכל סוג תוכן המקבל בירושה מסוג תוכן זה. אם אתה משייך זרימת עבודה לסוג תוכן אתר, עליך להפוך זרימת עבודה זו לזמינה עבור כל הפריטים מסוג תוכן זה בכל רשימה וספריה באתר שאליו נוסף סוג תוכן זה. באפשרותך גם להפוך אותה לזמינה עבור אתרים באוסף אם זרימת העבודה מוגדרת להיות זרימת עבודה הניתנת לשימוש חוזר כללי.
אם ברצונך שהמשתמשים יוכלו להשתמש בזרימות העבודה שאתה מעצב באתרים, רשימות, ספריות וסוגי תוכן מרובים, סביר להניח שזרימת עבודה הניתנת לשימוש חוזר תותאם באופן הטוב ביותר לצרכיך. אנו מצפים שרוב זרימות העבודה עבור SharePoint 2010 ישתמשו בזרימות עבודה לשימוש חוזר.
זרימות עבודה של אתר
זרימת עבודה של אתר משויכת לאתר - לא לרשימה, לספריה או לסוג תוכן. לכן, בניגוד לרוב זרימות העבודה, זרימת עבודה של אתר אינה פועלת בפריט רשימה ספציפי. עקב כך, רבות מהפעולות הזמינות עבור פריטים אינן זמינות עבור זרימות עבודה של אתר.
בדפדפן, עליך להפעיל זרימת עבודה של אתר או להציג את המצב של זרימות עבודה פועלות של אתר על-ידי לחיצה על תפריט פעולות אתר, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחיצה על זרימות עבודה של אתר.
אם ברצונך ליצור זרימת עבודה, אך אינך זקוק לרשימה, לספריה או לסוג תוכן עבור זרימות העבודה, סביר להניח שזרימת עבודה של אתר עונה על צרכיך באופן הטוב ביותר. לדוגמה, באפשרותך ליצור זרימת עבודה של אתר כדרך שבה אנשים יוכלו לספק משוב על האתר שלך.
התאמה אישית של זרימות העבודה SharePoint Server 2010
אין צורך להתחיל מההתחלה ועד לעצב זרימות עבודה התואמות לתהליכים של הארגון שלך. ארבע זרימות העבודה הפופולריות ביותר ב- SharePoint Server 2007 - האישור, איסוף משוב, איסוף חתימות, זרימות עבודה של אישור פרסום - נבנה מחדש לחלוטין כזרימות עבודה הצהרה לשימוש חוזר, כלומר, כעת הן ניתנות להתאמה אישית מלאה ב- SharePoint Designer 2010. באפשרותך להעתיק ולשנות (מומלץ) או לערוך זרימות עבודה אלה, וכן זרימות עבודה מותאמות אישית לשימוש חוזר, כדי לעמוד בצרכים של הארגון שלך.
הערה: קיימות זרימות עבודה נוספות ב- SharePoint 2010, כגון זרימת העבודה של שלושה מצבים, אך הן אינן זרימות עבודה הצהרתיות, ולכן לא ניתן לשנותן.
זרימות עבודה אלה הן מונחות-אירועים, וכל האירועים החשובים בזרימת העבודה מופיעים בעורך זרימת העבודה, הן עבור כל משימה בתהליך והן עבור התהליך כולו. לדוגמה, באפשרותך להוסיף בקלות תנאים ופעולות כדי להגדיר מה קורה כאשר כל משימה מוקצית, פגה או הושלמה.
מהם אירועים, פעולות, תנאים שלבים?
אלה אבני הבניין של זרימת עבודה. זרימת עבודה מכילה שלב אחד או יותר, וכל שלב מורכב מפעולות ומתנאים משויכים. כל זרימת עבודה מופעלת על-ידי אירוע.
מהם אירועים?
אירוע הוא מה שמתחילה או מפעילה זרימת עבודה. ניתן להשתמש באירועים גם כדי לנהל את תזמון הפעולות בתוך זרימת עבודה, כגון המתנה למצב של פריט להשתנות. קיימים שלושה אירועים ה יכולים להפעיל זרימת עבודה:
-
פריט נוצר.
-
פריט השתנה.
-
משתתף בזרימת עבודה לוחץ על לחצן התחלה באתר SharePoint.
הערה: ניתן להפעיל זרימות עבודה של אתר באופן ידני בלבד.
באפשרותך ליצור זרימת עבודה שמשתתף מתחיל באופן ידני, או זרימת עבודה שהופעלה באופן אוטומטי בעת יצירה או שינוי של פריט רשימה. לדוגמה, ברצונך לקבוע את התצורה של זרימת העבודה המותאמת אישית לאישור בקשת שינוי עיצוב כך שניתן יהיה להפעיל אותה באופן ידני ומתי פריט משתנה, אך לא כאשר פריט נוצר בתחילה. בדף ההגדרות של זרימת העבודה, באפשרויות התחלה, בחר הפוך הפעלה אוטומטית ללא זמינה בעת יצירת פריטים.
כאשר משתתף בזרימת עבודה מפעיל זרימת עבודה באופן ידני, אדם זה גולש תחילה אל הרשימה או הספריה אליה מצורפת זרימת העבודה. כל אדם בעל רמת ההרשאה 'השתתפות' לפחות יכול ליזום זרימת עבודה המיועדת להפעלה ידנית. כדי להפעיל את זרימות העבודה באופן ידני, המשתתף לוחץ על פריט, לוחץ על זרימות עבודה בתפריט ולאחר מכן בוחר זרימת עבודה מתוך דף שמציג את כל זרימות העבודה הזמינות עבור פריט זה. המשתתף ממלא טופס אתחול של זרימת עבודה, במידת הצורך, ולאחר מכן יוזם את זרימת העבודה על-ידי לחיצה על לחצן 'התחל' בטופס. אתחול זרימת עבודה יוצר מופע חדש של זרימת עבודה זו עבור פריט ספציפי זה.
הערה: הפקודה זרימות עבודה זמינה רק כאשר הפריט נמצא ברשימה, בספריה או שהוא מסוג תוכן שצורפת לו זרימת עבודה אחת לפחות.
עבור זרימת עבודה שמותחלת באופן ידני, טופס האתחול יכול להיות פשוט כמו התמונה מימין, או מורכב יותר, כגון התמונה שמשמאל.
טופס פשוט
טופס מורכב יותר
באפשרותך גם להוסיף שדות מותאמים אישית לטופס אתחול בעת עיצוב זרימת העבודה. משתתפי זרימת העבודה יוכלו לספק מידע לזרימת העבודה על-ידי מילוי טופס זה, והגדרות אלה יועברו לזרימת העבודה. מופע חדש של זרימת עבודה מופעל, ולאחר מכן זרימת עבודה זו יכולה לחפש את המידע שסופק בטופס ולהשתמש בו בכל שלב בזרימת העבודה. באפשרותך גם לציין את השדות שישתמשו בטופס שיוך עבור זרימות עבודה הניתנות לשימוש חוזר.
מהן פעולות?
פעולה היא יחידת העבודה הבסיסית ביותר בזרימת עבודה. SharePoint Designer 2010 מספקת ערכה של פעולות מוכנות לשימוש חוזר שתוכל לשלב בזרימת העבודה שלך. לדוגמה, זרימת העבודה שלך יכולה:
-
יצירה, העתקה, שינוי או מחיקה של פריטי רשימה (כולל מסמכים).
-
הכנס או הוצא פריטים.
-
שליחת הודעת דואר אלקטרוני.
-
צור משימה עבור אדם כלשהו ברשימת המשימות של אתר הצוות שלך.
-
אסוף נתונים ממשתתף שניתן להפנות בהמשך זרימת העבודה.
-
השהה או הפסק את זרימת העבודה.
-
רשום פרטי זרימת עבודה לרשימת היסטוריה לשימוש עבור התכחשות או איתור באגים בזרימת עבודה.
-
הגדר משתני זרימת עבודה או בצע חישובים.
SharePoint Server 2010 כולל שלוש פעולות משימה חדשות: התחל תהליך אישור, התחל תהליך משוב והתחל תהליך משימה מותאם אישית. זרימות העבודה "שלוש הגדול" הכלולות ב- SharePoint Server 2010- זרימות העבודה 'אישור', 'איסוף משוב' ו'איסוף חתימות' - נכללות בפעולות אלה. פעולות האישור מסמן את כל האירועים החשובים בתהליך אישור, וכך מקלות עליך לעצב תהליך זרימת עבודה אנושי שבו אנשים רבים מקיימים אינטראקציה או משתפים פעולה במסמך ספציפי.
זרימת עבודה יכולה להכיל כל מספר של פעולות. הפעולות המפורטות זה עתה מבוצעות על-ידי זרימת העבודה, אך משתתפי זרימת העבודה עשויים לבצע פעולות אחרות. לדוגמה, בזרימת עבודה של אישור, פעולה של סקירה ואישור בפועל של המסמך מתבצעת על-ידי משתתף בזרימת עבודה. פעולות שבוצעו על-ידי משתתף בזרימת עבודה מיוצגים על-ידי משימות שהוקצו לאדם זה ברשימת המשימות המיועדת. חמש הפעולות בדיאגרמה1: זרימת עבודה לדוגמה של דיאגרמה, בסמוך לתחילת מאמר זה, הן:
-
שליחת הודעת דואר אלקטרוני כדי להודיע ל'בודק'
-
סקירת המסמך (משימה שהוקצתה למשתתף בזרימת עבודה)
-
העברת המסמך לספריית המסמכים 'אושר'
-
שליחת הודעת דואר אלקטרוני כדי להודיע לצוות
-
שליחת הודעת דואר אלקטרוני כדי להודיע למחבר המסמך
במובן הבסיסי ביותר, בעת עיצוב זרימת עבודה, אתה מזהה את רצף הפעולות הדרוש ולאחר מכן מרכיב רצף פעולות זה באמצעות עורך זרימת העבודה. לדוגמה, בדיאגרמה 1: זרימת עבודה של אישור לדוגמה, הפעולה הראשונה שברצונך לשלוח היא לשלוח הודעת דואר אלקטרוני כדי ליידע את ה בודק.
לכן, בעורך זרימת העבודה, לחץ על השלב הראשון, הקלד חלק מההודעות או את כולן ובחר שלח דואר אלקטרוני.
מהם תנאים?
בעת עיצוב זרימת עבודה, באפשרותך להשתמש בעורך זרימת העבודה כדי ליצור כללים החלים לוגיקה מותנית על אתרים, רשימות, פריטים וסוגי תוכן של SharePoint. כלל יוצר תנאי שבו זרימת העבודה מבצעת את הפעולה המשויכת רק אם תנאי זה מתקיים. לדוגמה, באפשרותך ליצור כלל שבו זרימת העבודה שולחת בודק להודעת דואר אלקטרוני רק אם פריט נוצר על-ידי אדם ספציפי. באפשרותך גם להוסיף תנאים מרובים לכל הסתעפות. לדוגמה, באפשרותך ליצור כלל שבו בודק נשלח להודעת דואר אלקטרוני רק אם פריט הוא הן (1) שנוצר על-ידי אדם ספציפי והן (2) כותרת המסמך מכילה מילות מפתח ספציפיות. לבסוף, באפשרותך לשייך פעולות מרובות עם תנאי אחד. לדוגמה, באפשרותך ליצור כלל שבו אם פריט נוצר על-ידי אדם מסוים, (1) הסורר נשלח בדואר אלקטרוני ופרטי זרימת העבודה (2) נרשמים לרשימה היסטוריה.
כדי לסכם, כלל הוא תנאי אחד או יותר המשויך לערך פעולה אחת או יותר: אם כל המשפטים בתנאי נכונים, בצע את כל הפעולות המשויכות.
בדוגמה הקודמת, המשתמש ציין ערכה של שני תנאים וערכה של שתי פעולות עבור זרימת העבודה. עם זאת, באפשרותך ליצור הסתעפויות מרובות בזרימת העבודה: אם התנאי A מתקיים, בצע פעולה אחת; אם התנאי B הוא True, בצע פעולה אחרת. כדי להוסיף הסתעפות לשלב, לחץ על הוסף Else-If הענף. לדוגמה, בזרימת העבודה של האישור, אם ה בודק מאשר מסמך, זרימת העבודה מבצעת סידרה של פעולות; אם ה בודק דוחה מסמך, אותה זרימת עבודה מבצעת פעולה אחרת. זהו ענף מותנה.
בעורך זרימת העבודה, שלב זה כולל שני ענפים והוא נראה כך.
באפשרותך גם ליצור הסתעפות שבהם אין תנאי. באופן זה, זרימת העבודה מבצעת פעולה אחת אם תנאי או קבוצת תנאים מתקיים ופעולה אחרת אם הם False. לדוגמה, השלב הבא בזרימת עבודה שולח הודעה למאשרים רק אם התנאי מתקיים; אחרת, זרימת העבודה שולחת הודעה רק ליוחל זרימת העבודה. על-ידי הוספת הסתעפות ללא תנאי, זרימת העבודה מבצעת את הפעולה בהסתעפות זו בכל מקרה שבו התנאי בענף הראשון הוא False.
הערה: כדי ליצור הסתעפות ללא תנאי, עליו להיות הענף האחרון בבלוק המותנה ולא בענף היחיד בבלוק המותנה.
הערה: יצירת הסתעפות בזרימת עבודה אינה יכולה להאריך שלב אחד לאחר. ערכה של הסתעפויות 'Else If', הנקראות גם בלוק מותנה, נמצאת תמיד בשלב אחד. עם זאת, באפשרותך לקנן שלבים כפעולות משנה.
SharePoint Designer 2010 מספק כמה תנאים מוכנים לשימוש חוזר לשילוב זרימת העבודה שלך. לדוגמה, באפשרותך לציין שזרימת העבודה תבצע את הפעולות המשויכות רק אם פריט:
-
נוצר או משתנה לפי טווח זמן ספציפי.
-
נוצר או משתנה על-ידי אדם ספציפי.
-
מכיל שדה כותרת המכיל מילות מפתח שצוינו.
-
הוא קובץ מסוג מסוים או בעל גודל קובץ בטווח ספציפי. (תנאי זה זמין רק כאשר זרימת העבודה מצורפת לספריית מסמכים.)
בנוסף, באפשרותך ליצור תנאים מותאמים אישית ותנאים מתקדמים SharePoint Designer 2010 שבהם באפשרותך לציין מגוון רחב של פרמטרים. עם תנאים מותאמים אישית, באפשרותך להשוות שדה ברשימה הנוכחית לערך. לדוגמה, באפשרותך ליצור תנאי מותאם אישית שבו אם השדה 'מצב אישור' שווה 'אושר', בצע את הפעולה המשויכת. בתנאים מתקדמים, באפשרותך להשוות ערך אחד לערך אחר. הדבר מאפשר לך ליצור השוואה בין שדה ברשימה כלשהי לבין ערך מרשימה אחרת. לדוגמה, באפשרותך ליצור תנאי מתקדם עבור ספריית המסמכים המשותפים, שבו אם הערך של השדה 'מצב' ברשימת המשימות שווה 'ממתין', בצע את הפעולה המשויכת.
הערה: פעולה אינה דורשת תנאי. לדוגמה, השלב הראשון בדיאגרמה 1: זרימת עבודה של אישור לדוגמה, בסמוך לתחילת מאמר זה, שולחת הודעת דואר אלקטרוני כדי להודיע ל'בודק'. לפעולה זו לא משויך תנאי. בלוק פעולות מקבילי גם אינו דורש תנאי.
פעולות מקבילות לעומת פעולות סדרתיות
כאשר יש לך יותר מפעולה אחת המשויכת תנאי, ניתן להגדיר את הפעולות כך שיופעלו בו-זמנית (מקבילית) או אחת אחרי זו (טורית), את ברירת המחדל.
פעולות סידוריות לדוגמה, בזרימת העבודה הבאה, באפשרותך להגדיר שתי פעולות כך שלאחר אישור המסמך, המסמך מועתק לספריית המסמכים 'ארכיון' ולאחר מכן נשלחת הודעה (לאחר מכן). בעורך זרימת העבודה, לאחר מכן מציין שהפעולה השניה מתרחשת לאחר הראשונה.
פעולות מקבילות לדוגמה, בזרימת העבודה הבאה, באפשרותך להגדיר שתי פעולות כך שמסמך מאושר, נשלחת הודעה (בו-זמנית) והמסמך מועתק לספריית המסמכים אושרה. בעורך זרימת העבודה ומציין שהפעולה השניה מתרחשת בו-זמנית עם הראשונה. פעולה זו שימושית במיוחד במשימות ובפעולות המחלפות זמן רב. לדוגמה, במקרה של פעילויות, ניתן להשתמש בה כדי לקבוע את זמן ההקציה של פעילויות.
הערה: פעולות מקבילות אינן בו-זמניות לחלוטין; אין אפשרות לציין את הסדר המדויק וייתכן שישתנה בכל פעם שזרימת העבודה תפעל.
הערות:
-
בכלל (תנאים ופעולות), פעולות יכולות להתרחש בסדרות, במקביל או בשילוב של סדרות ומקבילות.
-
קבוצה של פעולות טורית או מקבילית חייבת להיות כלול בשלב אחד.
מהם שלבים?
זרימת עבודה מורכבת מ שלב אחד או יותר. כל שלב יכול להכיל פעולות רבות ותנאים משויכים. באפשרותך גם לקנן שלבים בשלבים אחרים. ייתכן שתרצה לעשות זאת כדי לארגן את זרימת העבודה שלך. ניתן לחשוב על שלבים כבלוקים של פונקציונליות בעורך זרימת העבודה. לדוגמה, זרימת העבודה הבאה כוללת שני שלבים, כפי שמוצג בעורך זרימת העבודה.
שלבים מאפשרים לך לקבץ תנאים ופעולות כך שניתן יהיה להעריך ולבצע קבוצה אחת של כללים (תנאים ופעולות) לפני ערכה שניה.
קבע תצורה של פעולות בזרימת עבודה להפעלה באמצעות ההרשאות של מחבר זרימת העבודה. ב SharePoint Designer 2010 באפשרותך להשתמש בשלבי התחזות כדי שזרימת העבודה תבצע פעולות על-ידי התחזות למחבר זרימת העבודה במקום ביוחל זרימת העבודה. שלבי התחזות שימושיים במיוחד בתרחישי אישור ופרסום, שבהם לאנשים השולחים תוכן לאישור ולאנשים המ מאשרים תוכן יש הרשאות שונות.
מחבר זרימת העבודה הוא האדם האחרון שפרסם את זרימת העבודה. כאשר משתמש אחר מפרסם מחדש זרימת עבודה, מחבר זרימת העבודה אינו משתנה עבור מופעים בביצוע של זרימת העבודה. מופעים של זרימות העבודה שהופעלו לאחר פרסום מחדש של זרימת העבודה ישתמשו במחבר זרימת העבודה המעודכן.
הערה: ניתן להוסיף שלבי התחזות רק לבסיס של זרימת עבודה ולא ניתן לקנן אותם בשלב אחר.
בתרחיש הבא, לאדם שיזם את זרימות העבודה אין הרשאות להוספת קובץ לספריית הארכיון, אך למחבר זרימת העבודה יש הרשאות. כאשר האדם יוזם את זרימת העבודה, אם התנאי מוערך כ- True בשלב ההתחזות, המסמך מועתק לספריה 'ארכיון' באמצעות ההרשאות של מחבר זרימת העבודה. שלב 2 אינו שלב התחזות, ולכן הוא פועל בתור מאתחל זרימת העבודה. מומלץ להשתמש בשלבי התחזות רק עבור קבוצת פעולות מינימלית הדורשות את ההרשאות של מחבר זרימת העבודה כדי להצליח.
שלב אחד או יותר? זרימות עבודה מסוימות יכולות להיות מעוצבות כרצף של פעולות בשלב אחד או כרצף של שלבים. לדוגמה, ניתן להפריד את הפעולות בשלב הבא לשלבים נפרדים או לקנן באמצעות בלוק מותנה כשבים נפרדים
להלן דוגמה לתהליך המשתמש בשלבים מקוננים בבלוק מותנה.
שלבים הם דרך לארגון זרימת העבודה שלך. האופן שבו אתה משתמש בשלבים בזרימות העבודה שלך הוא, במידה מצוינת, עד העדפה אישית. לדוגמה, זרימת עבודה עשויה לכלול פעולות רבות בשלב שאינו משתמש בתנאים. במקרה זה, ייתכן שתרצה להפריד את הפעולות לשלבים רק כדי לארגן אותן בצורה טובה יותר. הכללים בשלב אחד מעובדים לסיכום לפני מעבר לשלב הבא, לכן ברצונך לקבץ את אותם כללי שלבים הדרושים כדי לתוקף את הפעולה או הפעולות הספציפיות הרצויות.
מהם טפסי זרימת עבודה?
כדי להפוך את זרימת העבודה שלך הדינאמית וגמישה יותר, באפשרותך להוסיף טופס לזרימת העבודה. באמצעות טופס, באפשרותך לאסוף מידע ממשתתפי זרימת העבודה בזמנים מוגדרים מראש בזרימת העבודה, ולאפשר למשתתפים לקיים אינטראקציה עם המשימות עבור זרימת עבודה זו, ולסייע להבטיח שנתונים יהיו זמינים עבור זרימות עבודה לשימוש חוזר ללא קשר לרשימה, לספריה או לסוג התוכן שאיתם הם משויכים.
באמצעות SharePoint Designer 2010, באפשרותך ליצור שלושה סוגים של טפסי זרימת עבודה:
-
טופס אתחול אוסף מידע ממשתתפי זרימת העבודה בעת הפעלת זרימת העבודה. היא נוצרת באופן אוטומטי בעת יצירת זרימת העבודה ב- SharePoint Designer 2010. טפסי אתחול מוצגים למשתמשים כאשר הם מפעילים זרימת עבודה באופן ידני בפריט SharePoint נתון. באמצעות טופס אתחול, משתמשים יכולים לציין פרמטרים או מידע נוספים אודות זרימת העבודה כפי שהיא חלה על פריט SharePoint הנתון. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בטופס אתחול כדי לשאול מי צריך לסקור מסמך ומתי יש להשלים את הסקירה. SharePoint Designer 2010 באופן אוטומטי InfoPath או ASP.NET טופס אתחול לפי מפרטי האתחול שלך. אם לא נדרשים פרמטרים של אתחול, הטופס יכלול רק לחצני 'התחל' ו'ביטול'
-
טופס משימה מותאם אישית מאפשר למשתתפים בזרימת העבודה לקיים אינטראקציה עם משימות ברשימת המשימות שצוינה עבור זרימת העבודה. באמצעות אשף המשימות המותאמות אישית, באפשרותך ליצור בקלות שדות טופס מותאמים אישית ולהוסיף אותם לטופס משימה מותאם אישית. לאחר שתסיים לעצב את זרימת העבודה, SharePoint Designer 2010 באופן אוטומטי את טפסי InfoPath או ASP.NET עבור המשימות המותאמות אישית שלך. לאחר מכן, בעת הפעלת זרימת העבודה וייווצרו משימות, המשתמש עובר אל רשימת המשימות שצוינה עבור זרימת העבודה, מסמן את המשימה כמשימה שהושלמה ומזין מידע אופציונלי או נדרש ספציפי לזרימת העבודה. לאחר מכן, זרימת העבודה תוכל להגיב לשינויים אלה כפי שצוינו בזרימת העבודה, או לחפש ולהעריך מידע זה בשלבים מאוחרים יותר של זרימת העבודה.
-
זרימת עבודה הניתנת לשימוש חוזר, כברירת מחדל, מספקת רק את השדות המשותפים לכל הפריטים, כגון נוצר והשתנה על-ידי. זאת משום שזרימת עבודה הניתנת לשימוש חוזר אינה משויכת כברירת מחדל לרשימה, לספריה או לסוג תוכן. טופס שיוך מאפשר לך לשייך שדות לזרימת עבודה הניתנת לשימוש חוזר כך שהשדות יהיו זמינים בעת עיצוב והפעלה של זרימת העבודה.
לאחר SharePoint Designer 2010 יוצר את הטפסים באופן אוטומטי, באפשרותך להתאים אותם אישית על-ידי מעבר לדף ההגדרות של זרימת העבודה, במקטע Forms, לחץ על הטופס שברצונך להתאים אישית. טפסי זרימת עבודה הם InfoPath או ASP.NET אלה. הם מאוחסנים באתר SharePoint עם קבצי המקור של זרימת העבודה.
פונקציונליות משופרת עם InfoPath 2010 טפסים SharePoint Server 2010
אם השרת שלך מפעיל SharePoint Server 2010 ( SharePoint Foundation 2010 בלבד), טפסי זרימת העבודה - השיוך, האתחול והמשימה - InfoPath 2010 טפסים. קל לשנות את המראה והפריסה של טפסי InfoPath, ובאפשרותך להוסיף כללי אימות לטופס InfoPath. כדי לערוך טופס זרימת עבודה ב- InfoPath 2010, פשוט לחץ על הטופס ו- InfoPath יפתח את הטופס ישירות מתוך טפסי SharePoint Designer 2010.InfoPath זמינים עבור רשימות, ספריות וזרימות עבודה.
היכן מאוחסנות זרימות עבודה?
זרימות עבודה מאוחסנות בספריית מסמכים ברמת האתר הנקראת זרימות עבודה. ספריית מסמכים זו נוצרת באופן אוטומטי על-ידי SharePoint Designer 2010. כברירת מחדל, ספריית המסמכים של זרימות העבודה מוסתרת מהדפדפן, והיא אינה כוללת תצוגות רשימה, כגון AllItems.aspx או EditForm.aspx. כדי להציג את התוכן של ספריית זרימות העבודה, בחלונית SharePoint Designer 2010, בחלונית הניווט, לחץ על כל הקבצים ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בחלונית הראשית.
הערות:
-
ייתכן שלא תוכל להציג זרימות עבודה באמצעות 'כל הקבצים', הדבר תלוי באופן התצורה של השרת.
-
הדרך העיקרית לגשת זרימות עבודה ולעצב הבאות ב- SharePoint Designer 2010 היא ללחוץ על זרימות עבודה בחלונית הניווט.
ספריית המסמכים של זרימות העבודה מכילה תיקיה עבור כל זרימת עבודה שנוצרה עם SharePoint Designer 2010. התיקיה מכילה את קבצי המקור הדרושים עבור זרימת העבודה, כגון:
-
קובץ הסימון של זרימת העבודה (.xoml).
-
קובץ התצורה של זרימת העבודה.
-
InfoPath xsn או ASP.NET aspx הדרושים עבור זרימות העבודה, כגון טפסי אתחול (עבור זרימות עבודה שמותחלות באופן ידני) או טפסי משימה מותאמים אישית.
כדי לערוך זרימת עבודה קיימת ב- SharePoint Designer 2010, בחלונית הניווט , לחץ על זרימות עבודה. בחלונית הראשית, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על זרימת העבודה הרצויה ולחץ על ערוך זרימת עבודה.
כדי להעתיק ולשנות זרימת עבודה הניתנת לשימוש חוזר ב- SharePoint Designer 2010, בחלונית הניווט , לחץ על זרימות עבודה. בחלונית הראשית, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על זרימת העבודה הרצויה לשימוש חוזר ולחץ על העתק ושנה.
שני ההליכים הקודמת פותחים את זרימת העבודה בעורך זרימת העבודה. באפשרותך ללחוץ על רצועת הכלים או על הניווט באמצעות שביל ניווט כדי לערוך את זרימת העבודה, לנהל הגדרות ולהגדיר את תהליך המשימה עבור זרימת העבודה.
עורך זרימת העבודה מספק פעולה הנקראת 'יומן רישום לרשימת היסטוריה'. מומלץ להשתמש בפעולה זו בזרימות העבודה שלך כדי לתעד את היסטוריית זרימת העבודה. היסטוריית זרימות העבודה היא ערך גדול לגילוי שגיאות או למעקב אחר מטרות התכחשות.
בעת יצירת זרימת עבודה המשתמשת ביומן הפעולה לרשימת ההיסטוריה, SharePoint Designer 2010 באופן אוטומטי רשימה הנקראת 'היסטוריית זרימת עבודה'. הרשימה נוצרת כברירת מחדל ב- http://<sitename>/רשימות/Workflow%20History. באפשרותך לציין ליצור רשימת היסטוריה אחרת בעת עיצוב זרימות עבודה של רשימה או אתר ומתי אתה משייך זרימת עבודה של רשימה הניתנת לשימוש חוזר. רשימה זו כוללת עמודות עבור מידע כגון מזהה משתמש, תאריך, אירוע ותיאור שגיאה. כמו ספריית המסמכים של זרימות העבודה, רשימת ההיסטוריה מוסתרת כברירת מחדל מהדפדפן, אך ניתן לראות אותה ב- SharePoint Designer 2010, בחלונית הניווט, על-ידי לחיצה על כל הקבצים.
עורך זרימת העבודה מספק שש פעולות המקיימות אינטראקציה עם רשימת המשימות, כולל הקצאת פריט To-Do, איסוף נתונים ממשתמש והקצאת טופס לקבוצה. זרימות עבודה משתמשות ברשימת המשימות כברירת מחדל, אך ניתן לקבוע את תצורתן לשימוש ברשימת משימות מותאמת אישית. ייתכן שתשתמש ברשימת משימות מותאמת אישית כדי להפריד בין משימות זרימות עבודה מסוגים אחרים של משימות או עבור בעיות הקשורות להרשאות. באפשרותך להשתמש ברשימת משימות מותאמת אישית אחת עבור כל זרימות העבודה באתר או ברשימת משימות מותאמת אישית עבור כל זרימת עבודה. הדבר תלוי בדרישות הטכניות והארגונים עבור זרימות העבודה.
בעת יצירת זרימת עבודה המשתמשת בכל אחת משלוש הפעולות הקדימות, SharePoint Designer 2010 יוצר באופן אוטומטי את הטופס, את סוג התוכן עבור המשימה ואת הרשימה משימות, במידת הצורך. כברירת מחדל, ניתן להציג את רשימת המשימות בדפדפן, בשונה מספריית המסמכים של זרימות העבודה ומרשימת היסטוריית זרימות העבודה.
היכן ניתן לבדוק את המצב של זרימת עבודה?
באפשרותך להציג בקלות את ההתקדמות של זרימות עבודה בפריט שנבחר באמצעות הדפדפן. התצוגה כל הפריטים של רשימה או ספריית מסמכים מוצגת, כברירת מחדל, המצב הנוכחי של זרימות עבודה הפועלות בפריט. בדוגמה הבאה, זרימת העבודה 'בקשת שינוי עיצוב ' מתבצעת עבור הרכיב הגרפי 1 DCR.
הערות:
-
יהיו עמודות מרובות אם זרימות עבודה מרובות משויכת לרשימה או לספריה.
-
ניתן להסיר את העמודות מהתצוגה 'כל הפריטים' מבלי להשפיע על הפונקציונליות של זרימת העבודה.
-
עמודת המצב לא תתווסף לתצוגה אם קיימות כבר שש עמודות בדיקת מידע או יותר\מצב בתצוגה.
לחיצה על מצב זרימת העבודה עבור פריט, כגון מתבצע או הושלם , תעביר אותך לדף 'מצב זרימת עבודה' של זרימת העבודה עבור הפריט הספציפי. כדי לראות את המצב של זרימות עבודה של אתר, לחץ על תפריט פעולות אתר, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה של אתר. דף המצב של זרימת העבודה מספק לך מידע אודות:
-
מי התחיל את זרימות העבודה ומתי עבור הפריט
-
משימות המשויכות לזרימת העבודה עבור הפריט
-
היסטוריה עבור זרימת העבודה עבור הפריט, כגון מתי זרימות העבודה אותחלו ומתי היא הושלמה
פריט חזותי של זרימת עבודה
תראה גם פריט חזותי של זרימת עבודה עבור המצב של זרימת העבודה אם:
-
האפשרות הצג פריט חזותי של זרימת עבודה בדף מצב נבחרה SharePoint Designer 2010 כאשר זרימת העבודה פורסמה
-
במחשב ממנו פורסם זרימות העבודה מותקן Visio Premium 2010
-
זרימת העבודה פועלת SharePoint Server 2010
-
Visio Graphics Services פועל בשרת
הערה: אין צורך להתקין את Visio במחשב המקומי כדי להציג את הפריט החזותי של זרימת העבודה.
עם פריט חזותי של זרימת עבודה, דיאגרמת Visio של זרימת העבודה שלך נוצרת באופן אוטומטי ומציגה ב- Web Part של Visio בדף 'מצב זרימת עבודה'. התצוגה החזותית של זרימת העבודה מציגה תצוגה "חיה" של מיקום זרימת עבודה ספציפית.
כדי להציג את הדף זרימות עבודה עבור פריט, באפשרותך גם ללחוץ על הפריט ברשימה ולאחר מכן ללחוץ על זרימות עבודה בתפריט.
הערה: הפקודה זרימות עבודה זמינה רק כאשר הפריט נמצא ברשימה או בספריה שצורפת אליה זרימת עבודה אחת לפחות.
כאשר משתמש מפעיל זרימת עבודה בפריט SharePoint Foundation 2010 או SharePoint Server 2010 מוסיף עמודה חדשה לרשימה או לספריה זו, הפריט נמצא בה. כברירת מחדל, שם העמודה תואם לשם זרימת העבודה. עמודה זו לקריאה בלבד מציגה את המצב הנוכחי של הפריט בתוך זרימת עבודה זו. עמודת מצב זו מתווספת באופן אוטומטי עבור כל זרימת עבודה בפעם הראשונה שהיא מופעלת.
בכל עמודה, מצב זרימת העבודה הוא קישור. בעת לחיצה על בביצוע, לדוגמה, תראה את הדף מצב זרימת עבודה עבור מופע זה של זרימת העבודה.
השלבים הבאים המוצעים
זרימות עבודה הן דרך רבת-עוצמה להוספת לוגיקת יישום לאתרים וליישומים של SharePoint. כעת, לאחר שאתה מבין את היסודות של זרימת העבודה, ייתכן שתרצה להתחיל בעבודה על-ידי יצירת זרימת עבודה. חפש מידע נוסף אודות עיצוב והתאמה אישית של זרימות עבודה בסעיף למידע נוסף.
לראש הדף
