מבוא ל- InfoPath Forms Services

מבט כולל על InfoPath Forms Services

למשתמשים שאין צורך התקינו InfoPath במחשבים שלהם כדי למלא תבנית טופס המותאמות לשימוש בדפדפן, והם אינם נדרשים להוריד תוכניות נוספות מהאינטרנט. כל שדרוש להם הוא גישה לדפדפן, כגון Windows Internet Explorer, Apple Safari או Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services גם מאפשרת לך לאחסן ולנהל טפסים ותבניות טופס במיקום מרוכז. InfoPath Forms Services בנוי על ודורש Windows SharePoint Services 3.0, אשר מאפשר לך לפרסם תבניות טופס שעיצבת במיקום משותף לרוחב ארגון. בנוסף, משתמשים יוכלו לשלוח טפסים לספריות SharePoint, הן תיקיות שבו מאוחסן אוסף קבצים ולהשתמש בו הקבצים לעתים קרובות באותה התבנית. קיימת גם אפשרות לשלב טפסים ניהול מסמכים ומשימות של מחזור חיים כגון זרימת עבודה וניהול זכויות.

טכנולוגיית InfoPath Forms Services זמינה ב- Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL וגם, בנפרד, ב- Microsoft Office Forms Server 2007.

צור קשר של לקוחות, שותפים וספקים באמצעות טפסים ידידותיים למשתמש

בעת פרסום תבנית טופס בשרת המפעיל InfoPath Forms Services, באפשרותך להפיץ אותה לא רק באינטרא-נט של החברה שלך, אלא גם באתרי אינטרנט חיצוניים, כגון אתרי אקסטרא-נט או אתרי אינטרנט ארגוניים. הדבר מאפשר לך לאסוף נתוני לקוחות, שותפים, ספקים, ופרסם אחרים הנמצאים חיוני להצלחת העסק שלך. לדוגמה, חברת ביטוח גדולה באפשרותך להשתמש תבנית טופס תואמת דפדפן בודדת כדי לאסוף ולעבד תביעות ביטוח. לקוח של ביטוח באפשרותך להשתמש בדפדפן כדי למלא את הטופס תביעה באתר האינטרנט של החברה. לחלופין, אם הלקוח מתקשר החברה לדווח על תביעת ביטוח, סוכן ביטוח באפשרותך להשתמש ב- InfoPath כדי למלא טופס תביעה זהה באתר אינטרא-נט. באופן דומה, ממשלתי יכולה לאסוף נתונים מאזרחים על-ידי הצבת תבניות טפסים המותאמות לשימוש בדפדפן באתר האינטרנט שלה.

כאשר משתמשים ניגשים לטופס, על-ידי ניווט ספריה או על-ידי הזנת כתובת URL עבור הטופס בדפדפן שלהם, אחד משני דברים עשוי להתרחש:

• הטופס נפתח בדפדפן    אם משתמשים שלא מותקן InfoPath במחשב שלהם, הטופס נפתח בדפדפן, שבו הם יוכלו למלא אותה בדיוק כפי שהיו כל Web-based טופס אחר.

• הטופס נפתח ב- InfoPath    אם משתמשים התקינו InfoPath במחשבים שלהם, הטופס נפתח ב- InfoPath, שבו הם יוכלו למלא אותה בדיוק כפי שהיו כל טופס InfoPath אחר. מאחר מילוי הטופס ב- InfoPath, משתמשים אלה יהיו בעלי יתרון נוסף היכולת להשתמש בתכונות טווח מלא של InfoPath למילוי טפסים, חלקם אינן זמינות בטפסי דפדפן.

  הערה: אתה מעדיף אותו, באפשרותך להתאים אישית את ההגדרות עבור תבנית הטופס שלך כך שהיא תיפתח תמיד בדפדפן, גם אם משתמשים התקינו InfoPath במחשבים שלהם. הדבר יכול להיות שימושי כאשר ברצונך החוויה של מילוי טופס יהיו זהות עבור כולם, או כאשר אינך מעוניין לטופס שניתן לפתוח ב- InfoPath, מכיוון שברצונך למנוע ממשתמשים לפתוח או לשנות את תבנית הטופס המשמשת כבסיס במצב עיצוב.

אם משתמשים ימלאו טפסים במכשיר נייד, כגון מסייע דיגיטלי אישי (PDA) או טלפון חכם, באפשרותך לעצב תבנית טופס המותאמות לשימוש בדפדפן שלך כך שהוא ניתן לפתוח ולערוך למלא אותו באמצעות דפדפן של מכשיר נייד. כאשר משתמשים עושים שימוש במכשיר נייד כדי לגשת לטופס, הוא ייפתח במסך שלהם בתבנית פשוטה יותר.

ייעול תהליכים עסקיים מונחי טפסים

טפסים נמצאים במרכז של תהליכים עסקיים רבים. על-ידי אירוח תבניות טופס המותאמות לשימוש בדפדפן בשרת שבו פועל InfoPath Forms Services, באפשרותך לשלב נתוני טופס עם תהליכים עסקיים קיימים או יישומים. לדוגמה, באפשרותך:

• שליחת נתונים למערכות עסקיות קיימות    בעת עיצוב תבנית טופס תואמת דפדפן, באפשרותך ליצור חיבורי נתונים לשירותי אינטרנט או למקורות נתונים חיצוניים אחרים. פעולה זו מאפשרת לך לשלוח נתונים למערכות עסקיות קיימות, יישומים ארגוניים או למסדי נתונים של חברות. לדוגמה, מחלקת מכירות, באפשרותך לעצב טופס יכולים לשלוח הפניות מכירות ומידע לקוח למערכת ניהול קשרי גומלין לקוחות (CRM) קיימת.

• שאילתה על נתונים ממערכות עסקיות קיימות    קיימת גם אפשרות לבצע שאילתה על נתונים במערכות עסקיות קיימות, יישומים ארגוניים או למסדי נתונים של חברות. לדוגמה, כאשר משתמשים פותחים טופס המבוסס על תבנית הטופס שלך, ייתכן שתרצה נתונים ממקור נתונים חיצוני יופיעו בשדות השם והכתובת בטופס. הדבר מאפשר לך לנצל את הנתונים הקיימים הארגונית ולאחר מפשט את התהליך של מילוי טופס.

• הוספת זרימת עבודה לטפסים    באפשרותך להוסיף זרימת עבודה לתבנית הטופס המאוחסנת בספריה. פעולה זו מאפשרת לך לנהל באופן עקבי תהליכים עסקיים נפוצים. לדוגמה, כמנהל, באפשרותך להשתמש זרימת עבודה של אישור כדי לנתב טופס דוח הוצאות באמצעות רשימה של המאשרים. מאשרים יכולים לאשר או לדחות את טופס דוח הוצאות, להקצות מחדש את משימת האישור או לבקש שינויים הטופס. ב- InfoPath, משתמשים לחץ על פקודות בתפריט ' קובץ ' כדי להשתתף בזרימת העבודה. בשרת, הם יכולים הצבע על שם הטופס בספריה, לחץ על החץ שמופיע ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה כדי להשתתף בזרימת העבודה.

  

לראש הדף

ניהול טפסים ותבניות טופס במיקום מרוכז

באפשרותך לאחסן את תבניות הטופס שלך ואת הטפסים המשויכים להן במאגר מרוכז בשרת שבו פועל InfoPath Forms Services. הדבר מקל עליך לאתר, לשתף ולנהל טפסים ותבניות טופס.

יתרונות עיקריים כוללים את היכולת:

• מאגר טפסים ותבניות טופס במיקום מרוכז    באפשרותך לשייך תבנית טופס עם ספריה, שהיא מיקום באתר SharePoint שבו באפשרותך ליצור, לאסוף, לעדכן ולאחר ניהול קבצים עם אנשים אחרים בארגון שלך. כאשר משתמשים ימלאו טפסים המבוססים על תבנית הטופס בספריה זו, הטפסים שהושלמו יופיעו בספריה יחד עם מידע מפתח מהטפסים עצמם. בהתאם לאופן מעוצבת ספריית SharePoint, משתמשים יכולים למלא את הטפסים המבוססים על תבנית הטופס שלך, לייצא את הנתונים מטפסים שהושלמו ל- Microsoft Office Excel או למזג את הנתונים ממספר טפסים לטופס אחד. הדוגמה הבאה מציגה דוחות הוצאות בספריה.

  

• השתמש בסוגי תוכן לניהול תבניות טפסים    באפשרותך להשתמש באשף הפרסום של InfoPath כדי לפרסם תבנית טופס כ האתר סוג תוכן. סוג תוכן מגדיר תבנית טופס, קבוצה של עמודות והגדרות ניהול מסמך בשרת, כגון זרימת עבודה או הגדרות מדיניות.

  על-ידי יצירת סוגי תוכן, באפשרותך להשתמש מחדש בתבניות טופס ובהגדרות לרוחב אוסף אתרים. בעבר, אם תרצה להשתמש בתבנית טופס בספריות SharePoint מרובות, היה עליך לפרסם שני עותקים נפרדים של תבנית הטופס, אחד עבור כל ספריה. אם ברצונך לעדכן את תבנית הטופס, היה לשנות את תבנית הטופס בשני מקומות. עם זאת, כעת באפשרותך לפרסם תבנית טופס כסוג תוכן אתר. בעת עדכון סוג התוכן, השינוי מוחל באופן אוטומטי בכל מקום שבו נעשה שימוש סוג תוכן זה.

  באפשרותך להקצות סוג תוכן בודד לספריות מרובות לרוחב אוסף אתרים או להקצות סוגי תוכן מרובים לספריה בודדת. לדוגמה, באפשרותך להוסיף סוג תוכן עבור טפסי דוח מצב לכל הספריות בהן נעשה שימוש על-ידי מחלקת המכירות בחברה שלך, כך שכל צוות מכירות הוא איסוף ודיווח מאותו סוג של מידע ניהול. לחלופין, נניח המחלקה שלך משתמשת בתבניות טופס שונות עבור בקשת נסיעה, דוח נסיעה וטפסים דוח הוצאות. באפשרותך לפרסם את שלוש תבניות הטופס כסוגי תוכן של אתר ולהוסיף אותן לספריה בודדת המשמש לאחסון מידע הקשור לנסיעות הצוות. כאשר אנשים יצירת טופס חדש מספריית, הם יכולים מכן לבחור אילו תבניות טפסים אלה ברצונם להשתמש.

• ניהול טפסים ותבניות טופס    מנהלי חוות שרתים באפשרותך לשלוט כיצד הם משתמשים ניגשים ותבניות טופס שנפרס בכל הארגון. לדוגמה, שיוכלו לשלוט משתמשים אחרים שיכולים לפרסם תבניות טופס לאורך האתר או להחליט כיצד לשדרג תבניות טופס בשרת תוך השפעה מינימלית למשתמשים טופס.

• ניהול חיבורי נתונים במיקום מרכזי    אם תבניות טופס מרובות ישתמשו בחיבורי נתונים זהים, באפשרותך לאחסן את ההגדרות עבור חיבור נתונים זה ב- קובץ חיבור נתונים ב- ספריית חיבורי נתונים. כאשר משתמש פותח טופס המחובר לקובץ חיבור נתונים, InfoPath ישתמש בהגדרות שבקובץ זה כדי להתחבר למקור נתונים חיצוני. בדרך זו, תבניות טפסים מרובות באפשרותך להשתמש בקובץ חיבור נתונים זהה, כך שאין צורך ליצור באופן ידני את אותו חיבור נתונים עבור כל תבנית טופס. יותר מכך, אם הגדרות המיקום או החיבור עבור מקור נתונים חיצוני ישתנו, תצטרך לעדכן כל תבנית הטופס שבה משתמש בחיבור הנתונים. במקום זאת, עליך לעדכן את קובץ חיבור הנתונים פעם אחת, והמשך כל תבניות טפסים פועלים כצפוי.

לראש הדף