מילוי או עריכה של לוח זמנים של משמרות ב-Excel

להזין או לשנות את לוח הזמנים של משמרות ב-Excel ולאחר מכן לייבא אותו לאפליקציה ' משמרות ' יכול להאיץ את העבודה שלך, במיוחד אם אתה מנהל צוות גדול. ומכיוון שחברי הצוות שלך נוספים באופן אוטומטי לתבנית Excel לפני שתתחיל, הקצאת עובדים למשמרות היא משב רוח.

במאמר זה

Overview

ייצוא לוח זמנים של משמרות לעריכה ב-Excel

עריכת לוח זמנים של משמרות ב-Excel

ייבוא לוח זמנים של משמרות לאפליקציה ' משמרות '

הצגה ותיקון של שגיאות ייבוא

מבט כולל

קיימים שלושה שלבים עיקריים לעבודה ב-Excel: ייצוא חברי הצוות ותזמון משמרות, עריכת חוברת העבודה של Excel וייבוא חוברת העבודה בחזרה למשמרות. חוברת העבודה המיוצאת תכיל את חברי הצוות ואת הודעות הדואר האלקטרוני שלהם, ואת כל המשמרות הקיימות בפרק הזמן שתבחר.

אם אתה מתחיל בלוח זמנים ריק, יהיה עליך להוסיף אנשים ללוח הזמנים לפני שתייצא אותו ל-Excel. לקבלת הוראות, ראה "ארגן משמרות לפי קבוצה" ולאחר מכן הוסף אנשים ללוח הזמנים " במילוי לוח זמנים במשמרות.

מה לגבי ייבוא שגיאות?

אם חוברת העבודה מכילה שגיאות בעת ייבואה, הפונקציה Shift מחזירה לך אותה כאשר השגיאות מצוינות בבירור, וכן הוראות לפתרון שלהן.

ייצוא לוח זמנים של משמרות לעריכה ב-Excel

הליך זה יוצר חוברת עבודה של Excel התואמת לייבוא עבור העריכות שלך.

  1. ביישום משמרות, עבור אל לוח הזמנים של הצוות שברצונך לערוך. 

  2. עבור אל אפשרויות נוספות סמל ' אפשרויות נוספות של teams ' בחלק השמאלי העליון של דף לוח הזמנים ולאחר מכן בחר ייצוא לוח זמנים.

    ייצוא פריט תפריט לוח זמנים

  3. בחר את תאריכי ההתחלה והסיום עבור פרק הזמן שעליו ברצונך לעבוד.

  4. תחת תאריך סיום, בחר צור דוח תואם לייבואולאחר מכן בחר יצא.

    בחר את המחוון לצד יצירת דוח תואם לייבוא

הערה: פתיחה (לא מוקצה) משמרות אינן מיוצאות כעת בחוברת העבודה. רק משמרות שהוקצו יופיעו.

עריכת לוח זמנים של משמרות ב-Excel

  1. פתח את חוברת העבודה של Excel שייצאת מהמשמרות. 

  2. בחר באפשרות הפוך עריכה לזמינה בחלק העליון של הדף. באפשרותך לעבוד ישירות בקובץ המיוצא, או להשתמש באפשרות שמור בשם כדי ליצור עותק נוסף של הקובץ לעריכה.

  3. קרא את הדף הוראות בקובץ ולאחר מכן ראה את התבנית של Excel עבור משמרות. משאבים אלה יעזרו לך להימנע משגיאות ייבוא נפוצות.

  4. בצע את השינויים והתוספות בגליונות ההערות של המשמרות והיום  ושמור את עבודתך.

    חוברת עבודה של Excel התואמת לייבוא, הכרטיסיה ' משמרות '

    הערה: המספר המרבי של משמרות שניתן לייבא לכל קובץ הוא 10,000. השתמש בקובץ שני כדי לייבא משמרות נוספות.

ייבוא לוח זמנים של משמרות לאפליקציה ' משמרות '

  1. ביישום משמרות, עבור אל הדף המציג את לוח הזמנים של הצוות שערכת ב-Excel.

  2. עבור אל אפשרויות נוספות סמל ' אפשרויות נוספות של teams ' בחלק השמאלי העליון של דף לוח הזמנים ולאחר מכן בחר באפשרות יבא לוח זמנים.

  3. בחר העלה קובץ, נווט אל קובץ ה-Excel שנערך ובחר פתח.

לאחר השלמת הייבוא, תראה אחת מהאפשרויות הבאות:

  • הודעה המודיעה לך שהייבוא הצליח. (אתה מקבל לדלג על הסעיף הבא במאמר זה!)

  • הודעה המנתבת אותך להורדת קובץ שגיאה של Excel שיסייע לך למצוא ולפתור את הבעיות.

הצגה ותיקון של שגיאות ייבוא

  1. פתח את קובץ השגיאה ממדריך ההורדות שלך. שמו יסתיים ב-"error".

  2. עבור אל גליון העבודה ' שגיאות '.

    כל שורה של הגיליון מציגה את מיקום השגיאה ואת מה יש לתקן.

    הודעת שגיאה בגיליון ' שגיאות '

  3. עבור אל הגיליון משמרות ותקן את השגיאות. מיקומי השגיאה יהיו אדומים.

    שגיאה באדום בגיליון ' משמרות '

    במקרה זה, תאריך ההתחלה של המשמרת הוזן בטעות כ-7/30, והתוצאה היא שינוי ארוך יותר מ-24 שעות. לאחר מכן, המנהל ישנה את התאריך ל-7/31.

  4. לאחר שתסיים לתקן שגיאות, יבא שוב את חוברת העבודה.

האם ברצונך לקבל מידע נוסף?

קרא מידע נוסף אודות Shifts

עבור מנהלי IT

נהל את אפליקציית Shifts עבור הארגון שלך

זקוק לעזרה נוספת?

שפר את הכישורים שלך ב- Office
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

×