קביעת התצורה של סדרן התוכן לצורך ניתוב מסמכים

סדרן התוכן הוא תכונה של SharePoint המאפשרת ניהול אוטומטי של כמה משימות ספריה חשובות. לא זו בלבד שתכונה זו חוסכת לך זמן, היא אף יכולה לסייע לך להבטיח ניהול עקבי של ספריית מסמכים.

אילו פעולות יכול סדרן התוכן לבצע?

סדרן התוכן יכול לבצע באופן אוטומטי את המשימות הבאות:

  • ניתוב מסמכים לספריות או תיקיות שונות    למעשה, סדרן התוכן פועל כשומר סף עבור מסמכים. בכל פעם שמסמך מועלה, סדרן התוכן משתמש בכללים שיצרת כדי לקבוע היכן הוא אמור להעביר את המסמך. לאחר מכן, הוא מנתב את המסמך לספריה או לתיקיה המתאימות, הניתובים באוסף אתרים אחר. ניתן לבסס כללים על שילוב של סוגי תוכן ומטה-נתונים.

  • Upload את כל המסמכים לספריית 'שחרר'    באפשרותך לקבוע את התצורה של סדרן התוכן כך שימקם את כל המסמכים שיועלו בספריית שחרור, שבה ניתן להזין מטה-נתונים ולבצע תהליך שליחה.

  • ניהול גודל תיקיה    באפשרותך לקבוע את התצורה של סדרן התוכן כדי לנטר את מספר הפריטים בתיקיות, ולהבטיח שלא מכילה תיקיה יותר ממספר פריטים שצוין. כברירת מחדל, מגבלה זו היא 2500 פריטים, וכאשר פריט מספר 2501 מגיע, סדרן התוכן יוצר באופן אוטומטי תיקיה חדשה וממיקום את המסמך בה. באפשרותך לציין את מספר הפריטים ש-Content Organizer מאפשר בתיקיה בודדת.

  • ניהול הגשות כפולות    בעת העלאת מסמך שכבר קיים בספריה, באפשרותך ש- Content Organizer ישתמש בגירסאות SharePoint, או לשנות את שם הקובץ על-ידי הוספת תווים ייחודיים. פעולה זו שומרת הן את המסמך הקיים וגם את הכפילות.

  • שמירת יומני ביקורת    סדרן התוכן יכול לשמור יומני ביקורת אודות מסמך המאוחסן עם המסמך לאחר ניתובו.

הפעלת התכונה 'סדרן התוכן' באתר

עליך להיות בעלים של אתר לפחות הרשאות ותכונות הפרסום חייבות להיות זמינות.

כדי להפעיל את התכונה 'סדרן התוכן' עבור אתר

  1. נווט אל האתר שברצונך לקבוע את תצורתו.

  2. לחץ הגדרות סמל 'הגדרות' מכן בחר הגדרות אתר מהתפריט הנפתח.

    עבור SharePoint, לחץ על הגדרות סמל 'הגדרות', לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על הגדרות אתר.

  3. בדף אתר הגדרות, בקבוצה פעולות אתר, לחץ על ניהול תכונות אתר.

  4. לצד שם התכונה 'סדרן התוכן', לחץ על הפעל. כאשר התכונה מופעלת, המילה פעיל מופיעה בעמודה מצב.

    לחצן 'הפוך תוכן לזמין'

קביעת התצורה של סדרן התוכן לצורך ניתוב מסמכים

הערה: דרושות לך הרשאות של בעלי אתר לפחות כדי לקבוע את התצורה של סדרן התוכן.

  1. נווט אל האתר שעבורו ברצונך לקבוע את התצורה של סדרן התוכן לניתוב אוטומטי של מסמכים למיקומים שצוינו.

  2. לחץ הגדרות סמל 'הגדרות' מכן בחר הגדרות אתר מהתפריט הנפתח.

    עבור SharePoint, לחץ על הגדרות סמל 'הגדרות', לחץ על תוכן אתרולאחר מכן לחץ על הגדרות אתר.

  3. בקבוצה ניהול האתר‏, בחר באפשרות הגדרות סדרן התוכן.

    הערה: הקישור 'הגדרות סדרן התוכן' מופיע רק אם התכונה מופעלת עבור אתר זה.

  4. במקטע ניתוב מחדש של משתמשים לספריית השחרור, בחר בתיבת הסימון כדי לאכוף את השימוש בסדרן התוכן. הגדרה זו גורמת לניתוב מחדש אוטומטי של המשתמשים לספריית השחרור כאשר הם מנסים להעלות מסמך.

  5. במקטע שליחה לאתר אחר, בחר בתיבת הסימון אם ברצונך לאפשר כללים לניתוב מסמכים לאתר אחר.

  6. במקטע חלוקת תיקיות למחיצות, בחר בתיבת הסימון יצירת תיקיות משנה לאחר שמיקום יעד כולל פריטים רבים מדי כדי ליצור תיקיות משנה באופן אוטומטי לאחר שמיקום כלשהו חורג ממספר פריטים שצוין.

    • בתיבה מספר פריטים בתיקיה אחת, הקלד את מספר המסמכים שניתן לאחסן בתיקיה לפני היצירה של תיקיה חדשה.

    • בתיבה תבנית שם תיקיה, ציין את מוסכמת מתן השמות עבור תיקיות חדשות שנוצרות.

  7. במקטע שליחות כפולות, בחר אם ברצונך שבמקרי כפילויות ייעשה שימוש בתכונת ניהול הגירסאות או אם ברצונך שבמקרי כפילויות יצורפו תמיד תווים ייחודיים לשם הקובץ של הפריט.

  8. בחר בתיבת הסימון במקטע שימור הקשר אם ברצונך לשמור יומני ביקורת או מטה-נתונים כערך ביקורת בפריט או במסמך שנשלחים.

  9. במקטע מנהלי כללים, הזן שמות משתמשים שהם מנהלי כללים בארגון שלך. למנהלי כללים חייבות להיות הרשאות ניהול אתר אינטרנט כדי לגשת לדף הגדרת כללי סדרן התוכן. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת כללי סדרן תוכן לניתוב מסמכים.

  10. בחר בתיבות הסימון המתאימות כדי לשלוח הודעות דואר אלקטרוני באופן אוטומטי למנהלי הכללים. סדרן התוכן יכול לשלוח הודעת דואר אלקטרוני כאשר השליחה אינה תואמת לכלל, או כאשר תוכן כלשהו נשלח לסדרן התוכן.

    הערה: דואר אלקטרוני חייב להיות מוגדר SharePoint או מנהל הרשת כדי שתיבות סימון אלה יהיו זמינות.

  11. במקטע נקודות שליחה, הזן מידע אודות אתרים אחרים או תוכנות להעברת דואר אלקטרוני שיכולים לשלוח תוכן לאתר הנוכחי.

    עצה: מקטע זה מספק את כתובת ה- URL של שירות האינטרנט לשליחת תוכן לאתר למקרה שתרצה ליצור זרימת עבודה או פתרון מותאם אישית לשליחת מסמכים ממערכת דואר אלקטרוני.

זקוק לעזרה נוספת?

הרחב את הכישורים שלך
סייר בהדרכה
קבל תכונות חדשות לפני כולם
הצטרף למשתתפי Microsoft Office Insider

האם מידע זה היה שימושי?

עד כמה אתם מרוצים מאיכות השפה?
מה השפיע על החוויה שלכם?

תודה על המשוב!

×