קבל מידע על סוגי קבוצות ב- Microsoft 365

סוגי קבוצות ב- Microsoft 365

1. קבוצות Microsoft 365  מיועדים לשיתוף פעולה בתוך הארגון שלך. הם מגיעים עם כתובת דואר אלקטרוני של קבוצה ואתן SharePoint שבהם באפשרותך לשתף מסמכים, הערות ו סדרי יום של פגישות. באפשרותך להשתמש קבוצות Microsoft 365 ניהול פרוייקטים, תקשורת צוות ושיתוף מסמכים.

2. קבוצות תפוצה משמשות לשידור מידע ועדכונים לאנשים הן בתוך הארגון והן מחוצה לו. ניתן להשתמש בהם לשיתוף עדכוני משימות, שינויים ארגוניים או אירועים בקבוצה ספציפית של לקוחות או עובדים.

3. קבוצות אבטחה מיועדות להעניק גישה למשאבי Microsoft 365 ולהקל על הניהול. ניתן להשתמש בהם כדי להעניק גישה למשאבי חברה חשובים כגון כלים, פורטלים, דוחות ומכשירים כגון מדפסות.

4. קבוצות אבטחה מותאמות דואר הן כמו קבוצות אבטחה, אך עם היכולת הנוספת לשלוח הודעות דואר אלקטרוני לכל החברים. הם יכולים לשמש לשליחת חדשות, קידומי מכירות ועדכונים של החברה לצוות המכירות שלך.

ניתן ליצור קבוצות באפליקציות מרכז הניהול של Microsoft 365 Microsoft 365 כגון Outlook, Teams ועוד. באפשרותך ליצור קבוצות באופן מקוון או מקומי בהתאם להגדרה של הארגון שלך. לאחר יצירתם, תוכל להוסיף חברים, להגדיר הרשאות ולהתחיל להשתמש בהם עבור משאבי שיתוף פעולה, תקשורת ושיתוף.

תפקידים של בעלים, חברים ואורחים בקבוצות

1. בעלים – הבעלים של קבוצה הוא האדם שיצר את הקבוצה ויש לו שליטה מלאה עליו. בעלים יכולים להוסיף או להסיר חברים, לשנות הגדרות קבוצה ולנהל משאבי קבוצה כגון קבצים ולוחות שנה.

2. חבר — חברים הם האנשים שנוספים לקבוצה על-ידי הבעלים. חברים יכולים לגשת למשאבי הקבוצה ולהשתתף בשיחות קבוצתיות.

3. אורח — אורחים הם אנשים שאינם חברים בארגון שלך, אך הבעלים מקבל גישה למשאבי הקבוצה. ניתן להצטרף לקבוצה כדי לשתף פעולה בפרוייקטים ספציפיים או לספק משוב. קבל מידע נוסף על הוספת משתמשים אורחים לקבוצות Microsoft 365. 

ניהול קבוצות ב- Microsoft 365

באפשרותך ליצור, לנהל ובסופו של דבר לפרוש קבוצה ב- Microsoft 365. בעת יצירת קבוצה, הבעלים יכול לבחור את סוג הקבוצה, להוסיף חברים ולהגדיר הרשאות. לאחר יצירת קבוצה, הבעלים יכול לנהל אותה על-ידי הוספה או הסרה של חברים, שינוי הגדרות קבוצה וניהול משאבים כגון קבצים ולוחות שנה. בשלב מסוים, ייתכן שקבוצה לא תהיה נחוצה עוד, והבעלים יוכל להוציא משימוש את הקבוצה, פעולה המסירה אותה מהמערכת ומונעת מאנשים אחרים לגשת למשאבים שלה.

חשוב לשים לב שקבוצות דורשות מהבעלים לפעול כראוי. אם לקבוצה אין בעלים או שהבעלים נמחק, מערכת אוטומטית מקצה בעלים חדש לקבוצה. תהליך זה עוזר לשמור על הארגון של הקבוצות ומבטיח שתמיד יהיה בעלים האחראי לניהול הקבוצה. קבל מידע נוסף על ניהול קבוצות Microsoft 365 ללא בעלים.