רטרוספקטיבות ב- Microsoft Whiteboard

1.הצוותים יכולים לתת משוב בגילוי לב  

בפגישת רטרוספקטיבה, כל חברי הצוות מוזמנים לשתף את התובנות שלהם לאחר שאבן דרך מסוימת הושלמה. מה עבד היטב? מה לא היה כל כך טוב? מה נוכל לשפר? רטרוספקטיבות אמורות לספק לכולם הזדמנות להשתמש בלוח הציור כדי לשתף את דעתם. עודד את הצוות שלך לדבר בגילוי לב ולשאול שאלות חקרניות כדי לרדת לשורש הדברים.  

2. שוחחו על "הטוב, הרע והמכוער" 

קל להישאב לעבודה ולהתמקד בהשלמת משימות, עד שלפעמים אנו שוכחים להתייחס לאופן שבו העבודה מתבצעת. תמיד יש משהו מאחורי הקלעים שעלול לגרום לאנשים למתח, ולא כל תהליך מתבצע בהכרח ביעילות המצופה. כאשר סוג כזה של משוב עולה בבחינה רטרוספקטיבית של פרויקט, זה זמן מתאים לכך שהצוות יתמודד עם אתגרים אלה ויעבוד בשיתוף פעולה למציאת הפתרונות הטובים ביותר.  

3. חיזוק שיתוף הפעולה  

הגדר את התדירות לקיום רטרוספקטיבות סדירות עבור הצוות שלך. ככל שהצוות מבצע יותר הערכות של התהליכים ופועל ליישום השיפורים הדרושים, כך התוצאות טובות יותר. ישנן שיטות רבות לעריכת רטרוספקטיבה. הצוותים מוזמנים להשתמש במגוון שיטות שונות כדי לשמור על שיתוף פעולה רענן ופרודוקטיבי.  

הכן את הלוח מראש

1. תזמן פגישה של Microsoft Teams. 

2. נווט אל פגישת Teams ובחר Whiteboard מהרשימה בחלק העליון של הפגישה.  באפשרותך לעשות זאת גם על-ידי יצירת לוח ציור ושיתוף הקישור באפליקציית Whiteboard של Windows או בדפדפן ב- whiteboard.office.com.

3. בחלונית 'יצירה', בחר תבניות > רטרוספקטיבהולאחר מכן בחר תבנית.

4. הוסף את המטרות שלך עבור הפגישה ולאחר מכן סמן את כל שאר הדברים בצורה המתאימה.

5. שתף קישור ללוח במקרה שאנשים נוספים עוזרים לך להכין את הפגישה. 

במהלך הפגישה

1. ודא שלכל המשתתפים יש את הקישור לפגישה של Teams.

2. לאחר תחילת הפגישה, שתף את לוח הציור ממגש השיתוף, או שלח קישור ללוח מאפליקציית Whiteboard או מ- whiteboard.office.com.

3. הצג את מטרת הפגישה וודא שכולם מכירים את אופן השימוש ב- Whiteboard.

4. שקול כיצד ברצונך לארגן את הפגישה (לדוגמה, פתקים נדבקים בצבעים ספציפיים עבור אנשים ספציפיים, תגובות ספציפיות המייצגות רעיונות שונים וכן הלאה).

5. במהלך הרטרוספקטיבה, עודד השתתפות באמצעות פתקים נדבקים ותגובות. 

6. השתמש בתכונה 'הרם יד' ב- Teams כדי לארגן את הסדר שבו המשתתפים ידברו.

7. שים לב לשעון כדי לוודא שהפגישה מתנהלת כמתוכנן.

לאחר הפגישה

1. שלח הודעה למשתתפים עם הקישור ללוח הציור כדי שלכולם תהיה גישה אליו, או הזכר להם כי ניתן לגשת ללוח בבורר לוחות הציור שלהם ב- Whiteboard.

2. אם ברצונך לשלוח תמונת סיכום של הלוח, באפשרותך לייצא תמונת PNG שאותה ניתן לשתף מהתפריט 'הגדרות'.

3. העבר את העבודה עבור השלבים הבאים אל תוך כלי המעקב המועדף עליך כדי לנקוט פעולה לגביה ולמדוד את ההתקדמות.

עסוקים מדי מכדי שניתן יהיה לכנס את כולם יחד? קיום הפגישה באופן אסינכרוני

1. פתח לוח ציור חדש ובחר את תבנית הרטרוספקטיבה המתאימה.

2. כתוב הוראות ברורות בלוח הציור.

3. במקרה הצורך, צור מקרא כדי להגדיר בלוח את המשמעות של צבעים מסוימים של פתקים נדבקים או של תגובות מסוימות.

4. שתף את לוח הציור על-ידי שליחת קישור דרך Microsoft Teams או הודעת דואר אלקטרוני, וספק תאריך יעד למתן משוב.

5. ייצא תמונת PNG של הלוח מהתפריט 'הגדרות' כדי לשתף את סיכום הממצאים עם הצוות.

שיטות עבודה מומלצות לעריכת רטרוספקטיבות 

1. כל אחד מחברי הצוות יכול לתרום לרטרוספקטיבה.

2. תזמן את הרטרוספקטיבה בסוף כל ספרינט או אבן דרך. 

3. רטרוספקטיבות צריכות להיות הזדמנות לדון על המציאות באופן פתוח, ללא חשש משיקול דעת. 

4. המטרה העיקרית של הרטרוספקטיבה היא לצאת מהפגישה עם החלטות על ניסויים לשיפור שייבדקו בספרינט או אבן הדרך הקרובים. להלן כמה דוגמאות:

• בדיקת כלי שיתוף פעולה חדשים כדי לשפר את יעילות הפגישות עם חברי צוות מרוחקים. 

• שיפור היעילות בדיוק המשימות לביצוע (Backlog) של המוצר. 

• התאמת מגבלות היכולות של הצוות באופן שישקף טוב יותר את זמינות חברי הצוות במהלך הספרינט או אבן הדרך (לדוגמה, אם לא הוקצה זמן מספיק לפתרון באגים או בעיות דחופות).