כמנהל הפרוייקט, אתה מקיים תקשורת עם בעלי עניין רבים של פרוייקטים-מחברי הצוות בעלי משימות פרוייקט למנהלי ארגון ולקוחות פרוייקט. מאחר שהתקשורת מכרעת עד כדי ההצלחה של הפרוייקט, ומאחר שאתה מעביר סוגי מידע שונים לסוגים שונים של בעלי עניין, אתה זקוק לתוכנית תקשורת מוצקה של פרוייקט. באפשרותך להשתמש ב- Project Web App באמצעות מנוי Project Online כדי ליישם היבטים רבים של תוכנית התקשורת שלך ולהחליף את סוגי המידע המתאימים עם האנשים הנכונים.
במאמר זה
מדוע תקשורת פרוייקט חשובה כל כך?
עם כל כך הרבה אנשים המעורבים בפרוייקט בודד, גדול או קטן, לתקשורת יש תפקיד עצום בהצלחה או בכישלון של הפרוייקט. כאשר התקשורת חסרה, הפרוייקט שלך עשוי להיתקל missteps כגון הנחות, שכפול של מאמץ או ההפך שלו, פערים במאמץ. בנוסף, בעלי העניין עשויים לחוש כי הם נמצאים במגורות מבודדת, שאינם מוערכים ואינם נתמכים, אשר יכולים להוביל למוסריות ירודה ולדחיית פרודוקטיביות.
מאידך, כאשר תקשורת היא טובה, הפרוייקט שלך יכול לחוות יעילות בתהליך, בזיהוי ובמניעה של בעיות וסיכונים, פתרון בעיות חדשני וקבלת החלטות בהתבסס על עובדות צליל. טיפוח תקשורת טובה בפרוייקט משפר את הסבירות שהפרוייקט שלך יישאר בלוח הזמנים ובמסגרת התקציב שלו.
מהי תקשורת טובה בכל מקרה? היא מחליפה את המידע הנכון עם האנשים הנכונים. להבטיח שבעלי העניין בכל הרמות יישמעו. לאחר שהערוצים מתקיימים עבור שיחות פורמליות ובלתי פורמליות המעבירות את הפרוייקט קדימה לכיוון מטרתה.
שיטות עבודה מומלצות לתקשורת בפרוייקט
הזמן הנכון לחשוב על תקשורת של project הוא כאשר אתה נמצא בשלב התכנון של הפרוייקט. למעשה, הוספת תהליך תקשורת בין הפעילויות הראשונות של הפרוייקט יכולה לאותת לצוות המקיים תקשורת יעילה היא העבודה של כל חבר צוות והוא מפתח להצלחה של הפרוייקט.
הסעיפים הבאים מפרטים ארבע שאלות שכדאי לשקול לגבי האופן שבו תקשורת תטופל במהלך חיי הפרוייקט וכיצד לקמפל את התשובות לתוכנית תקשורת שמתאימה לכולם.
עם מי עליך לקיים תקשורת?
עליך לקיים תקשורת עם כל מי שיש לו עניין או שהוא מחזיק יתד בהצלחת הפרוייקט, כלומר, בעלי העניין של הפרוייקט. חשוב על מיהם בעלי העניין. הם עשויים להיות ברמות שונות בארגון, וחלקם עשויים להיות חיצוניים לארגון שלך. להלן כמה בעלי עניין אפשריים של פרוייקט:
-
חברי צוות פרוייקט. אנשים אלה עושים את העבודה בפועל של הפרוייקט.
-
מנהל תיקים של Project. אם מדובר בארגון גדול יותר שמפעיל פרוייקטים רבים בו, ייתכן שתצטרך לקיים תקשורת עם מנהל התיקים.
-
מנהל משאבים. בדומה למנהל התיקים, אם הארגון שלך מבוסס על פרוייקט במידה רבה, ייתכן שיהיה עליך לעבוד בשיתוף פעולה הדוק עם מנהל משאבים שיבטיח שהאנשים הכוללים את ערכות הכישורים הנכונות עבור הפרוייקטים השונים יהיו זמינים.
-
ניהול מנהלים. הניהול העליון בדרך כלל צריך לדעת כיצד הפרוייקט מתקדם, במיוחד במונחים של לוח זמנים ועלות.
-
נותן החסות או הלקוח. ייתכן שיהיה ספונסר או לקוח השונה מההנהלה ומי משלם עבור הפרוייקט.
-
נציג משתמש הקצה. אדם זה מייצג את האנשים שסביר להניח שהפרוייקט ירוויח ממנו או שישפיעו עליו באופן אחר כשהוא מושלם.
אילו סוגי מידע דרושים לך?
מכיוון שהכלל הראשון בתקשורת הוא להכיר את הקהל שלך, אתה מקבל את התשואה הגבוהה ביותר על השקעת התקשורת שלך כאשר אתה מתאם את התקשורת שלך לכל קבוצה של בעלי עניין שעליך לדעת.
לדוגמה, חברי צוות הפרוייקט צריכים לדעת את המשימות שהוקצו להם ולמי בהתאם לפעילויות שלהם, בתורו, לבצע את עבודתם. הם ככל הנראה יצטרכו לראות מדי פעם את לוח הזמנים של הפרוייקט המלא כדי לשמור על תחושה טובה של טווח וכיוון ממוקד.
בניגוד לחברי הצוות הזקוקים לפרטים החיוניים, המנהלים או נותני החסות של הפרוייקטים דורשים סיכום ברמה גבוהה מאוד של האופן שבו הפרוייקט מתקדם. הן מתעניינות ביותר בביצועים כנגד לוח הזמנים והתקציב של הפרוייקט, וברצונך לדעת אם הפרוייקט נמצא במעקב כדי להגשים את מטרותיו.
הבט ברשימת בעלי העניין וחשוב על הפרוייקט מנקודות המבט שלהם. פעולה זו תסייע לך לקבוע באיזה מידע לבצע את ההחלפה ובאיזו צורה תתבצע תקשורת. בנוסף, דבר עם בעלי העניין וגלה מה וכיצד הם מעדיפים לקיים תקשורת.
באיזו תדירות צריך להתרחש סוגי תקשורת שונים?
נסה להכות את האיזון הנכון: מעט מדי תקשורת והפרוייקט מסכן יותר תאונות מכפי שהוא אמור להיות; יותר מדי תקשורת ובעלי עניין מטרידים חשים שהמאמצים הם busywork אשר מפריעים לזמן ליישם או לפקח על הפרוייקט.
דוחות מצב שבועיים וגליונות זמנים הם משהו רגיל עבור עדכונים של צוותי פרוייקט ללוח הזמנים, למרות שלעיתים קרובות מתקיימים פגישות של 20 דקות ביום. באופן דומה, נותני החסות והלקוחות עשויים גם לרצות סיכום שבועי של לוח הזמנים של הפרוייקט וביצועי העלות. אם אתה מבצע בדיקה עם מנהל תיקים או נציג של משתמש קצה, ייתכן שהתקשורת יכולה להיות חודשית או אפילו רבעונית.
כל הפרוייקטים וצרכי התקשורת שלו הם שונים. שקול בזהירות את תדירות התקשורת עם בעלי העניין השונים בפרוייקט שלך. שוב, שוחח עם בעלי העניין שלך לגבי הצרכים הדרושים לך והרצון לעשות שינויים בהתאם לפרוייקט ולאנשים שלו.
איזו טכנולוגיה תשמש להחלפת מידע?
הכרת משאבי הטכנולוגיה של הארגון הזמינים עבורך ועבור בעלי העניין שלך. פגישות מחזוריות של פגישות פנים מול פנים והחלפת מידע באמצעות דואר אלקטרוני הן לעתים קרובות הנורמה. אך הפגישה עם כלי כגון Skype for Business עשויה להיות חיונית לבעלי עניין מפוזר גיאוגרפית, והיא יכולה לכלול שמע, וידאו, שיתוף מסך ולוח ציור וירטואלי. העברת הודעות מיידיות (IM) יכולה להיות מיידית יותר ולנקודה מאשר דואר אלקטרוני, והיא יכולה לעזור לבעלי עניין לקבל במהירות את המידע הדרוש להם. באמצעות כלי כגון קטרת, הצוות שלך יכול להתחבר זה לזה ברשת חברתית פרטית. באפשרותך לשתף מידע, לשוחח על תהליך, לפתור בעיות ולקבל החלטות.
כל מה שתחליט, נסה להשתמש בכלי הטכנולוגיה שכולם נוחים להם. אך אל תצטרך לנסות טכנולוגיה חדשה אם היא מתאימה לצרכי הפרוייקט ולצוות, או כדי לחזור לשיטת התקשורת "המיושנת" אם זה הטוב ביותר. הנקודה היא להקל על שיתוף פעולה טוב יותר בצוות הפרוייקט שלך.
יצירת תוכנית תקשורת של פרוייקט
לאחר שתזהה את בעלי העניין ותקבע אילו סוגי חילופי מידע דרושים להם ובאיזו תדירות, אתה מוכן ליצור את תוכנית התקשורת של הפרוייקט. אין צורך להרחיב את הבעיה. אפשרות זו יכולה להיות רק סיכום של עמוד אחד או טבלה פשוטה שמשחררת את מה שלמדת ומגדירה את השלב לתקשורת טובה לאורך מחזור החיים של הפרוייקט.
פרסם את תוכנית התקשורת עם הפרוייקט שלך כך שכל בעלי העניין יצטרכו לגשת אליה בכל עת. בקר אותו מפעם לפעם. שינוי תנאים בפרוייקט עשוי להצדיק שינוי באסטרטגיות התקשורת הרגילה שלך. מעבר בין שלבי פרוייקט, לדוגמה, מתוך תכנון לביצוע או מתוך הוצאה להורג, עשויים גם להתקשר לצרכי תקשורת שונים.
פרסום תוכנית התקשורת ב-Project Online
יש לך אפשרויות רבות להקלה על תקשורת טובה בעת עבודה עם Project Web App ב- Project Online. כדי להתחיל, באפשרותך להוסיף את תוכנית התקשורת — וכן מסמכים אחרים המשויכים לפרוייקט שלך-לספריית המסמכים של הפרוייקט.
-
בהפעלה המהירה, בחר פרוייקטים.
-
במרכז הפרוייקטים, בחר את שם הפרוייקט שאליו ברצונך להוסיף את תוכנית התקשורת.
-
בהפעלה המהירה, בחר מסמכים. הדף ' מסמכים ' עבור הפרוייקט נפתח.
-
בשורת התפריטים, בחר העלה.
-
נווט במערכת הקבצים שלך כדי למצוא ולבחור את תוכנית התקשורת ולאחר מכן בחר פתח. הקובץ שלך נוסף לספריית המסמכים עבור הפרוייקט.
הצגת חברי צוות כיצד לגשת ללוח הזמנים של הפרוייקט
חברי הצוות שלך משתמשים בדרך כלל ב- Project Online כדי לשלוח את גליונות הזמנים שלהם או להיכנס לפעילויות. אך הם יכולים גם לגשת ללוח הזמנים המלא – חיוני לראות את התמונה הגדולה של הפרוייקט וכן להבין מי ממתין להשלמת הפעילויות שלהם.
-
בהפעלה המהירה, בחר פרוייקטים.
-
במרכז הפרוייקטים, בחר את שם הפרוייקט. הפרוייקט נפתח ומציג את כל הפעילויות, המוקצות לפעילויות, כאשר הן מתוזמנות להתחיל ולסיים, אילו פעילויות תלויות זו לזו ועוד.
זיהוי והגדרה של הדוחות הנכונים
היבט עיקרי של תקשורת פרוייקט מדווח. אתה מזהה, מגדיר ומפעיל באופן תקופתי דוחות הדרושים לחברי צוות, מנהל התיקים, מנהל המשאבים, הניהול העליון, הלקוחות ובעלי עניין אחרים.
Project Web App כולל ערכה של דוחות לדוגמה כדי שתוכל להתחיל להשתמש ביסודות הדיווח. דוחות לדוגמה אלה הם:
-
לוח מחוונים של מבט כולל על פרוייקט
-
מבט כולל על הפרוייקט
-
מבט כולל על משאב
-
כדי לראות את הדוחות לדוגמה, בהפעלה המהירה, בחר דוחות.
-
בדף דוחות PWA שמופיע, בחר את השפה שלך. שלושת הדוחות לדוגמה מפורטים.
-
כדי לפתוח את הדוח ב- Excel באינטרנט, לחץ על שם דוח.
למידע נוסף
מה יכולים חברי צוות לעשות ב- Project Online?
