במאמר זה
כללי "עשה"
הכללים הבאים יסייעו להודעות הדואר האלקטרוני שלך להיראות מקצועיות ולהוות את המסר שלך.
-
קרא את ההודעה לפני שליחתה.
-
כתוב נושא המתאר את תוכן ההודעה ומתמקד בפעולה. לדוגמה: "מנהלים: נא שלח את תאריכי הנסיגה של מועצת המנהלים" מכיל הן את שם הקבוצה והן פעולה כדי שהנמענים יוכלו לדעת במהירות מה עליהם לעשות. קידומות שימושיות אחרות כוללות את "לידיעתך:" ו"נדרשת פעולה".
-
אם נדרשת פעולה, מציין מה אתה רוצה בשורה נושא.
-
שנה את נושא ההודעה אם נושא השיחה משתנה.
-
הקפד על כך שכל ההודעות יהיו קצרות ותמציתיות.
-
ארגן את תוכן ההודעה מהחשוב ביותר לתוכן הכי פחות חשוב.
-
שקול להדגיש מידע חשוב.
-
מקם פריטי פעולה או שאלות בשורות נפרדות כדי לה בולטות ויקבלו תשומת לב.
-
הדגש שמות של אנשים כאשר אתה שואל שאלות. לדוגמה: "Ryan: What is the status of the project?" אם אתה משתמש ב- Outlook 2016 עם Microsoft 365, שקול להשתמש @Mentions.
-
הגבל את מספר האנשים שאליהם אתה שולח הודעה לאנשים שצריכים לקרוא אותה.
-
הוסף אנשים שיש לעדכן אותם בשורה עותק .
-
מקם אנשים שצריכים להגיב או לבצע פעולה בשורה אל .
-
-
השתמש בחתימה בהתאם לצורך, אך שמור על החתימה שלך פשוטה, קצרה, מקצועית, ואם הדבר אפשרי, ללא גרפיקה.
-
אם אתה מעוניין בתגובה מיידית, אל תשלח דואר אלקטרוני. התקשר או שלח הודעה מיידית.
-
אם אתה נמצא בשיחת דואר אלקטרוני הכוללת יותר מ- 10 הודעות ללא פתרון, שקול להתקשר או לקבוע פגישה כדי לדון בבעיה. דוא"ל אינו תמיד אמצעי יעיל לפתרון בעיות מורכבות.
-
אשר קבלת הודעות שדורשות תגובה נרחבת יותר. אם אין לך זמן להגיב עם תשובה מלאה מיד, כתוב לשולח שאתה מטפל בבעיה ושתגיב עד שעה מסוימת או תאריך מסוים. סמן את ההודעהבדגל כדי להזכיר לעצמך להשיב מאוחר יותר.
-
השתמש בחשיבות גבוהה (
הערה: גם אם הגדרת כלל שליחה מושהה, סימון הודעה בעלת חשיבות גבוהה גורם לשליחתה באופן מיידי.
-
אם אתה שואל שאלה ויש כמה אנשים שיכולים להגיב, בחר אדם אחד בלבד במקום לשלוח את השאלה שלך לקבוצה.
המפתח בכתיבת הודעות דואר אלקטרוני טובות הוא אמפתיה עם הנמענים שלך.
המשך טיפול: סימון בדגל בשליחה
כאשר אתה שולח הודעה לאדם שאתה זקוק לתגובה ממנו, בצע את הפעולות הבאות:
-
שנה את השם של משימת הדואר האלקטרוני המסומנת בדגל בסרגל To-Do כדי להתחיל בהמשך טיפול.
-
שייך אותה לקטגוריה @המתנה.
כאשר אתה מצלם את שלושת השלבים האלה, אתה יודע שהפעולה הבאה שלך היא לשלוח הודעה אחרת או לחפש תגובה.
עצה לעתים קרובות, תזכורת עצמית לשליחת הודעה נוספת מועילה יותר מאשר סימון ההודעה בדגל עבור הנמען. בדומה, כאשר אתה מבטיח לבצע פעולה כלשהי בהודעה, סמן אותה בדגל כדי להציג אותה כמשימה בשורת המשימות לביצוע כתזכורת.
אל תעשה
-
אל תשתמש בנייר מכתבים.
-
אל תכלול את המנהל שלך בכל הודעה שאתה שולח.
-
אל תשלח הודעה כאשר אתה כועס. עדיף לכתוב אותה, לשמור אותה בתיקיית הטיוטות ולחזור אליה מאוחר יותר.
-
אל תצפה לתגובה מהירה בעת שליחת הודעות ארוכות (יותר משתי פיסקאות).
-
אל תשלח הודעה להמשך טיפול לפני יום לאחר ההודעה הראשונה. אם אינך שומע בזמן, נסה להשתמש בטלפון או בהעברת הודעות מיידיות.
-
אל תשתמש אישורי קריאה או אישורי מסירה בכל הודעה שאתה שולח. השתמש בהם רק אם אינך בטוח שהנמענים יקבלו את ההודעה.
-
אל תצרף דגלים או חשיבות
-
אל תשתמש ב - CAPS בלבד.
-
אל תשלח קבצים מצורפים - שלח קישורים במקום זאת.
-
אל תרחיב רשימות תפוצה או קבוצות אנשי קשר. הרחבת רשימות תפוצה מקשה על קריאת הודעות וגורמת להן לעבור לתיקיות דואר שגויות.
-
אל תשתמש בציניות. ייתכן והומור שלך אינו מובן.
-
אל תכתוב משהו שלא היית רוצה שכל האנשים בחברה שלך יקראו. לעולם אין לדעת היכן הודעת הדואר האלקטרוני שלך עשויה להסתיים.
-
אל תשתמש בגופנים קורסיביים או אמנותיים במיוחד שקשה לקרוא אותם.
-
אל תשתמש בגופנים אדומים, מכיוון שקשה לקרוא אותם ובאפשרותך לפרש אותם כקרייטיים.
-
אל תשלח תשובה לכולם לרשימת תפוצה או לקבוצת אנשי קשר המבקשת הסרה. אף פעם.
כללים עבור קבוצות אנשי קשר ורשימות תפוצה (DLs)
-
אם אתה מגיב לקבוצת אנשי קשר גדולה, בצע את כל פעולות 'עשה' ו'אל תעשה' של הדואר האלקטרוני.
-
אם אתה זקוק למידע נוסף ממשתמש אחד או אם אתה חוקר את הבעיה בנפרד, השב לרשימת התפוצה כולה כדי שכולם יוכלו לדעת שאתה מגיב ולאחר מכן השב לבודד בנפרד. הקפד להגיב לרשימת התפוצה לאחר פתרון הבעיה. פעולה זו מאפשרת לאנשים אחרים ברשימת התפוצה להפנות לפתרון.
כיצד לנתב אנשים
אם מישהו שולח הודעה לרשימת תפוצה שאתה חבר בה, וההודעה נענתה בצורה טובה יותר על-ידי מישהו אחר או רשימת תפוצה אחרת, בצע את הפעולות הבאות:
-
השב עם רשימת התפוצה או האדם הנכון בשורה אל .
-
שלח תשובות לרשימת התפוצה או לאדם הנכון.
-
אל תמקם את רשימת התפוצה המקורית בשורה עותק מוסתר מאחר שההודעה שלך לא תסנן לפי הכללים של אנשים אחרים. במקום זאת, השאר את רשימת התפוצה בשורה אל או עותק.
כיצד להסיר מקובץ DL
אם אתה מקבל דואר מרשימת תפוצה שאינך מעוניין להיות בה, שלח הודעה למנהל הרשת או לבעלים של רשימת התפוצה ובקש להסיר אותה. אל תשיב לרשימת התפוצה כולה. כדי למצוא את הבעלים של רשימת ה- DL, לחץ פעמיים על שם רשימת התפוצה.
כיצד להשתמש בהערות מוטבעות
הוספת הערות מוטבעות לדואר אלקטרוני שאתה מקבל היא דרך נוחה לענות על שאלות ולהגיב ישירות לבעיות. מומלץ לבצע את הפעולות הבאות:
-
בהודעה שלך, ציין שהוספת הערות מוטבעות. לדוגמה, כתוב "ראו הערות נוספות להלן".
-
הבדל בין הטקסט שלך להודעה המקורית. להלן כמה הצעות:
-
שינוי צבע הגופן
-
שם או ראשי תיבות ממתינים מראש בסוגריים מרובעים, לדוגמה, [מליסה], [MM]
-
שינוי הגופן לנטוי או למודגש או לשניהם
-
-
אל תמחק שום דבר שלא כתבת.
מתי להשתמש בעותק מוסתר
השתמש בתכונה 'עותק מוסתר' כדי להסיר אנשים מתוך שיחת דואר אלקטרוני כאשר אתה חושב שהם אינם זקוקים עוד לדואר האלקטרוני הנוסף או אם נושא השיחה השתנה.
לדוגמה, אם אתה אחד מחמישה אנשים שיקבלו שאלה וברצונך לענות עליה, העבר את ארבעת האנשים האחרים לקו 'עותק מוסתר' וכריז משהו כמו "עותק מוסתר של ג'ו, ג'ף, ג'יימס וג'ניפר. הנה התשובה..." לאחר מכן, הודעות עתידיות יהיו בינך לבין השולח המקורי בלבד.
אל תשתמש ב'עותק מוסתר' כדי לספק חיצוני (כגון המנהל שלך) לדעת על הודעה רגישה. ייתכן שהנמען של העותק המוסתר לא מודע לכך שהוא קיבל עותק מוסתר והוא עשוי להגיב לכולם, תוך חשיפת עותק מוסתר. ייתכן שזה יתקל בהתפקוד ההתגנבותי שלך.
במקום להשתמש ב'עותק מוסתר ' כדי ליידע ספק חיצוני לגבי בעיה, העבר את ההודעה לאחר שליחתה.
מתכונן לחופשה
אם אתה משתמש ב- Outlook עם Microsoft 365, חשבון Outlook.com, Hotmail.com או Live.com או חשבון Microsoft Exchange, באפשרותך להגדיר הודעת 'מחוץ למשרד' כדי לאפשר לאנשים בתוך הארגון לדעת שאתה לא נמצא.
כשם עבודה מומלצת, פעל בהתאם לעצה בנושא הוספת זמן הרחק מה Office ללוחות השנה של Outlook של עמיתים לעבודה.
אם אתה או מנהל המערכת יצרתם לוח ימי חופשה משותף, הקפד לפרסם שם את חופשתכם. אם כולם משתמשים בלוח השנה המשותף, אינך צריך לשלוח בקשה נפרדת לפגישה כדי שכולם יוכלו לדעת שאינך נמצא, כפי שמצוין במאמר שהוזכר לעיל, אך הודעת דואר אלקטרוני יכולה לפעול כתזכורת טובה.
