שימוש ברשומות בארכיון או ניהול רשומות במקום

ב SharePoint באפשרותך לנהל רשומות בארכיון, או לנהל רשומות באותו מאגר מסמכים כמו מסמכים פעילים. באמצעות SharePoint במקום, כאשר אתה מצהיר שמסמך הפך לתקליטה, הרשומה נשארת במקום, אך SharePoint כעת מנהל אותה כהקלטה. לדוגמה, מסמך עשוי לקבל מדיניות שמירה אחרת כאשר הוא מוצהר להיות רשומה, או שמשתמשים לא יוכלו לערוך אותו.

גישה היברידית אפשרית גם כן. לדוגמה, באפשרותך לשמור רשומות במקום עם מסמכים פעילים במשך שנתיים ולאחר מכן להעביר רשומות לארכיון רשומות בעת השלמת פרוייקט.

כפי שאתה סבור אם לנהל רשומות באתר נפרד של מרכז הרשומות או באותו אתר שיתוף פעולה שבו נוצרו המסמכים, שקול את השאלות הבאות:

• האם הפיקוח על אתר שיתוף הפעולה מתאים לניהול רשומות? האם הענף שלך כפוף לדרישות תקינה המנדט רשומות מופרדות ממסמכים פעילים? האם יש לתת אמון למנהל המערכת של אתר שיתוף פעולה כדי לנהל אתר המכיל רשומות? ייתכן שתרצה לאחסן רשומות באתר שמשתמש בגישה מוגבלת יותר מאשר באתר שיתוף הפעולה, או באתר המגבה בלוח זמנים אחר.

• כמה זמן יהיה שימוש באתר שיתוף הפעולה? אם יש לשמור רשומות במשך זמן רב יותר מהפרוייקט מתמשך, בחירת אסטרטגיית ניהול רשומות במקום פירושה ש- יהיה עליך לשמור את אתר שיתוף הפעולה גם לאחר שלא נעשה בו עוד שימוש.

• האם חברי הפרוייקט זקוקים לגישה תכופה למסמכים לאחר שהמסמכים הופכים למסמכים? אם אתה משתמש בגישה במקום, חברי פרוייקט יכולים לגשת למסמכים באותו אופן, בין אם המסמכים פעילים או הם רשומות.

• האם מנהלי רשומות בארגון שלך אחראים רק על רשומות, או שהם אחראים לכל המידע, בין אם הוא פעיל או רשומה? אם מנהלי רשומות אחראים רק על רשומות רשמיות, ייתכן שיהיה להם קל יותר לאתר נפרד של מרכז הרשומות.

הטבלה הבאה מתארת הבדלים בין מה ניתן לעשות עם רשומות במרכז רשומות לבין רשומות המנוהלים במקום באתר שיתוף פעולה. ההבדלים מוצגים מנקודת מבט של מנהלי רשומות ועובדים המשתף פעולה בצוות פרוייקט.

הטבלה הבאה מתארת הבדלים בין שתי גישות ניהול הרשומות שעשויים להשפיע על אופן הניהול של משאבי IT.