מצב הנוכחות שלך מבוסס על הפעילויות שלך ב לוח שנה של Outlook Microsoft או Lync שלך. לדוגמה, אם יש לך פגישה המתוזמנת כעת ב- Outlook, המצב שלך מופיע כ"בפגישה" ב- Lync. כאשר אתה נמצא בשיחה Lync שמע או וידאו, מחוון הנוכחות שלך מופיע באדום, כ'עסוק/ה' והמצב שלך מתעדכן ל'בשיחה'. אבל באפשרותך גם להגדיר את מצב הנוכחות שלך באופן ידני כדי לשלוט על האופן שבו ברצונך שאנשים ייצרו איתך קשר, או אם בכלל יעשו זאת. בנוסף, הנוכחות שלך יכולה גם לכלול הערה אישית המופיעה ברשימת אנשי הקשר ובכרטיס איש הקשר שלך. פעולה זו מעניקה לאנשים מידע נוסף אודות מה שאתה עושה.
שינוי מצב הנוכחות שלך
-
לחץ על החץ הנפתח של תפריט המצב מתחת לשם Lync הראשי, ולאחר מכן לחץ על המצב שברצונך להציג לאנשים אחרים.
כדי לחזור מהמצב שאתה מגדיר ולהגדיר את Lync את המצב שלך באופן אוטומטי, לחץ על תפריט המצב ולאחר מכן לחץ על איפוס מצב.
בחירת המצב המתאים
הקפד להגדיר את המצב שלך באופן מדויק. בטבלה הבאה מתואר כל אחד ממצבי הנוכחות שאחרים עשויים לראות מוגדרים עבורך, מה המשמעות של כל מצב ואילו מצבים באפשרותך להגדיר בעצמך.
|
מצב נוכחות |
תיאור |
כיצד מצב זה מוגדר |
|
|
אתה נמצא במצב מקוון וזמין ליצירת קשר. |
Lync מגדיר מצב זה כאשר הוא מזהה שאתה משתמש במחשב שלך. באפשרותך גם להגדיר מצב זה כאשר ברצונך שאחרים ידעו שאתה במשרד למרות שהמחשב שלך לא פעיל. |
|
|
אתה עסוק ואינך מעוניין בהפרעות. |
Lync מגדיר מצב זה כאשר, בהתאם לוח שנה של Outlook שלך, יש לך פגישה. באפשרותך גם לבחור מצב זה מהחץ הנפתח. אם תבחר באופן ידני עסוק, לאחר 24 שעות, Lync יחזור באופן אוטומטי למצב לוח שנה של Outlook שלך, אלא אם תשנה את המצב שלך לפני כן. |
|
|
אתה נמצא בשיחה Lync (שיחת שמע דו-כיוונית) ואינך מעוניין בהפרעות. |
Lync מגדיר מצב זה כאשר הוא מזהה שאתה נמצא בשיחה Lync זו. |
|
|
אתה בפגישה ואינך מעוניין בהפרעות. |
Lync מגדיר מצב זה כאשר הוא מזהה שאתה בפגישה של Lync או כאשר, בהתאם ללוח השנה של Outlook שלך, אתה מתוזמן להיות בפגישה. |
|
|
אתה נמצא בשיחה Lync שיחת ועידה ( Lync עם שמע) ואינך מעוניין בהפרעות. |
Lync מגדיר מצב זה כאשר הוא מזהה שאתה משתתף Lync ועידה. |
|
|
אתה מעביר מצגת ולא ניתן להפריע לך. |
Lync מגדיר מצב זה כאשר הוא מזהה שאתה משתף את המסך או הקרנה. |
|
|
אינך מעוניין בהפרעות ותראה הודעות על שיחות רק אם הן יישלחו מאדם כלשהו בקבוצת העבודה שלך. |
באפשרותך לבחור מצב זה מהחץ הנפתח. לאחר 24 שעות Lync חוזר באופן אוטומטי למצב לוח שנה של Outlook שלך, אלא אם תשנה את המצב שלך לפני כן. |
|
|
אינך נמצא ליד המחשב למספר רגעים. |
בחר מצב זה מהחץ הנפתח. |
|
|
אתה מחובר למחשב אך לא ביצעת בו כל פעילות, או שלא היית ליד המחשב במשך זמן מסוים (שהוגדר על-ידך). |
Lync מגדירה את המצב שלך ל"לא פעיל" כאשר המחשב אינו פעיל במשך חמש דקות, ול"לא נמצא/ת" כאשר המצב שלך אינו פעיל במשך חמש דקות. (כדי לשנות ערכי ברירת מחדל אלה, לחץ על לחצן אפשרויות |
|
|
אינך עובד כעת ואינך זמין ליצירת קשר. |
בחר מצב זה מהחץ הנפתח. |
|
|
לא ביצעת כניסה. אנשים שחסמת את האפשרות שלהם לראות את הנוכחות שלך יראו אותך כ'לא מקוון/ת'. |
Lync מגדיר מצב זה כאשר אתה מכבה את המחשב. |
|
|
הנוכחות שלך אינה ידועה. |
מצב זה עשוי להופיע באנשי קשר שאינם משתמשים ב- Lync כתוכנית העברת ההודעות המיידיות שלהם. |
הערה: בעת הפעלת הודעת 'מחוץ למשרד' ב- Outlook, ההערה שאתה כותב ב- Outlook מוצגת גם ב- Lync, וכוכב אדום או כוכבית (*) מופיע לצד מצב הנוכחות שלך בתחתית אזור התצוגה של התמונה.
הוספה או הסרה של הערה אישית
מצב Lync מוגדר מראש, כלומר לא ניתן ליצור מצבים חדשים, לבחור צבעים שונים או לשנות פרטים אחרים לגביהם. עם זאת, באפשרותך לתת לאנשי הקשר שלך מידע נוסף אודות המקום שבו אתה נמצא או מה אתה עושה על-ידי כתיבת הערה אישית, כגון "עובד מהבית", בחלק העליון של Lync הראשי. ההערה תופיע עם כרטיס איש הקשר שלך. באפשרותך לשנות את ההערה ללא הגבלה.
-
כדי להוסיף או לשנות את ההערה האישית שלך, בחלון הראשי של Lync, לחץ על תיבת ההערה שמעל שמך ולאחר מכן הקלד הערה, כגון "עובד מהבית" או "עובד על תאריך יעד, שלח הודעה מיידית במקום להגיע".
-
כדי להסיר את ההערה האישית שלך, נקה אותה כך שתהיה ריקה. הטקסט שבתיבה יחזור להודעת ברירת המחדל, "מה קורה היום?"
הפעלה או ביטול של הודעת 'מחוץ למשרד'
אם חשבון Lync שלך מסונכרן עם לוח השנה של Outlook, הודעת 'מחוץ למשרד' תוצג כהערה האישית שלך ב- Lync בכל פעם שת מפעיל את הודעת 'מחוץ למשרד' ב- Outlook. כך, לדוגמה, אם אתה עומד לצאת לחופשה, הגדר את הודעת 'מחוץ למשרד' ב- Outlook המציינת שאתה בחופשה (כולל פרטים נוספים כגון התאריכים והאם תבדוק דואר מדי פעם). הודעה זו תוכנס לכרטיס איש הקשר שלך ותפריטים אחרים של אנשי קשר המוצגים לאנשי הקשר שלך ב- Lync.
חשוב: עם החזרה מהחופשה, זכור לבטל את הודעת 'מחוץ למשרד'. עליך להיכנס ל- Outlook כדי לעשות זאת. לא ניתן למחוק את ההערה מ- Lync.
כדי להפעיל את ההודעה ב- Outlook
-
לחץ על הכרטיסיה קובץ ב- Outlook, לחץ על לחצן תשובות אוטומטיות, לחץ על שלח תשובות אוטומטיות ולאחר מכן כתוב את הודעת 'מחוץ למשרד' ותזמן אותה להצגה.
כדי לבטל את ההודעה ב- Outlook מכן להסיר את ההודעה מהצגת Lync שלך
-
לחץ על הכרטיסיה קובץ Outlook ולאחר מכן לחץ על לחצן בטל בלוח תשובות אוטומטיות. (ייתכן שיחלפו עד שלושים דקות עד להערה להיעלם Lync התצוגה.)
כדי לסנכרן את Lync וחשבונות Outlook שלך
-
לחץ על לחצן אפשרויות בחלון Lync הראשי.
-
לחץ על אישי.
-
בחר בתיבת הסימון עדכן את מצב הנוכחות שלי בהתאם לנתוני לוח השנה שלי.
-
בחר את תיבת הסימון הצג את המידע מחוץ Office שלי לאנשי קשר בקשרי הפרטיות 'חברים ומשפחה', 'קבוצת עבודה' ו'עמיתים' כדי לסנכרן את Lync שלך Outlook שלך. (נקה את תיבת הסימון כדי שלא יסונכרנו.)
