שדרגת לגירסה חדשה של Excel, ותבין שתשתף חוברות עבודה עם אנשים שעדיין לא שדרגו. הפעלת בודק התאימות יכולה לעזור לך לזהות תכונות או מידע שייתכן שאינם זמינים בגירסה קודמת, כך שתוכל לפתור חלק מבעיות אלה לפני שיתוף חוברת העבודה שלך.
שמירת קובץ בתבנית .xls וסקירת בעיות בבודק התאימות
בצע שלבים אלה:
-
לחץ על קובץ > ייצוא > שנה סוג קובץ.
-
תחת סוגי קבצים של חוברות עבודה, לחץ פעמיים על Excel 97-2003 Workbook (*.xls).
-
בחלון המוקפץ שמירה בשם, בחר מיקום תיקיה עבור חוברת העבודה.
-
בתיבה שם הקובץ , הקלד שם קובץ חדש (או השתמש בשם הקובץ שכבר נמצא שם).
-
לחץ על שמירה.
-
אם בודק התאימות מופיע, בדוק את בעיות התאימות שנמצאו.
הקישור חיפוש מוביל אותך למקום זה בגליון העבודה שלך, והקישור עזרה מוביל אותך למידע אודות הבעיה ופתרונות אפשריים.
הערות:
-
בגירסה החדשה של Excel, חוברת העבודה שזה עתה שמרת .xls תיפתח במצב תאימות. המשך לעבוד במצב זה כשאתה מתכנן לשלוח חוברת עבודה זו הלוך ושוב לאנשים שפותחים אותה בגירסה הקודמת של Excel.
-
כאשר אינך זקוק עוד לתאימות לאחור, לחץ על קובץ >מידע > המר כדי להמיר את חוברת העבודה לתבנית הקובץ הנוכחית כדי שתוכל לנצל את התכונות החדשות ב- Excel.
הפעלת בודק התאימות עבור Excel 2007 ואילך
כדי לוודא שחוברת עבודה תואמת ל- Excel 2013, Excel 2010, או ל- Excel 2007, הפעל את בודק התאימות באופן ידני בפעם הראשונה שאתה שומר את חוברת העבודה. לאחר מכן הגדר את בודק התאימות להפעלה אוטומטית בכל פעם שתשמור חוברת עבודה זו.
בצע שלבים אלה:
-
לחץ על קובץ > מידע > בדוק אם יש בעיות.
-
בחר בדוק תאימות.
-
כדי לבדוק תאימות באופן אוטומטי מעתה והלאה, סמן את התיבה בדוק תאימות בעת שמירת חוברת עבודה זו .
עצה: באפשרותך גם לציין את הגירסאות של Excel שברצונך לכלול בעת בדיקת תאימות. כל הגירסאות מסומנות כברירת מחדל, לכן פשוט בטל את הסימון של גירסאות שאינך מעוניין לכלול.
אם נמצאו בעיות, הקישור חיפוש יוביל אותך למקום זה בגליון העבודה שלך, והקישור עזרה יוביל אותך למידע אודות הבעיה ופתרונות אפשריים.
שימוש ב- Access לשילוב מקורות נתונים עבור תכונות נתונים המשתמשות בטבלאות מרובות
הערה: באפשרותך גם להשתמש בפונקציה VLOOKUP ב- Excel כדי לטפל בבעיה זו, אך התהליך מורכב במידת מה, והופך להיות מורכב יותר ככל שמספר מקורות הנתונים לשילוב גדל.
Excel 2010 וגירסאות קודמות אינן תומכות בתכונות נתונים שמנתחות טבלאות מרובות, מכיוון שלגרסאות Excel אלה אין מודל נתונים. אם חוברת העבודה שלך מכילה תכונות כאלה, ייתכן שתוכל להכין אותן לשימוש בגירסאות קודמות על-ידי שילוב מקורות הנתונים של התכונה בטבלה אחת ולאחר מכן שימוש בטבלה חדשה זו כמקור הנתונים.
דרך אחת לעשות זאת היא להשתמש ב- Access כדי לשלב את מקורות הנתונים ולשכפולם כשאילתה, ולאחר מכן תוכל לייבא אותם לתוך חוברת העבודה. התהליך הולך כך:
-
ב- Access, יבא כל מקור נתונים מקורי כטבלה חדשה.
-
ב- Excel, פתח את תיבת הדו-שיח קשרי גומלין על-ידי לחיצה על כלי > נתונים > קשרי גומלין ורשום את קשרי הגומלין בין מקורות הנתונים המקוריים.
-
ב- Access, צור מחדש את כל קשרי הגומלין.
-
ב- Access, צור שאילתה המכילה את כל השדות הדרושים לתכונת הנתונים שלך ב- Excel.
-
ב- Excel, יבא את השאילתה לתוך גליון עבודה חדש כטבלה.
לאחר שהנתונים שלך קיימים בטבלה אחת ב- Excel, בחר טבלה זו כמקור הנתונים עבור תכונות הנתונים שהשתמשו בטבלאות מרובות, או צור מחדש את תכונות הנתונים ובחר את הטבלה החדשה כמקור הנתונים שלהן.
זקוק לעזרה נוספת?
תוכל תמיד לשאול מומחה ב- Excel Tech Community או לקבל תמיכה בקהילת Answers.
