Outlook מאפשר לך לשלוח ולקבל הודעות דואר אלקטרוני, לנהל את לוח השנה שלך, לאחסן שמות ומספרים של אנשי קשר ולעקוב אחר המשימות שלך. עם זאת, גם אם אתה משתמש ב- Outlook מדי יום, ייתכן שאינך מכיר כמה מהפעולות הנהדרות שהוא יכול לבצע כדי לעזור לך להיות פרודוקטיבי יותר.
האם שכחת לצרף קובץ?
Outlook אינו יכול להזכיר לך על משימה שמעולם לא הזנת או על פעילות ששכחת לכתוב, אולם הוא יכול למנוע ממך לשלוח הודעת דואר אלקטרוני ללא קובץ מצורף. אם אתה מחבר הודעת דואר אלקטרוני חדשה ומקליד את המילים 'קובץ מצורף' או 'מצורף', ולאחר מכן מנסה לשלוח את הדואר האלקטרוני בלי לכלול קובץ מצורף, Outlook מזכיר לך שייתכן ששכחת לצרף קובץ. באפשרותך לעצור את תהליך השליחה, לצרף את הקובץ ולאחר מכן לשלוח את ההודעה. לקבלת מידע על עוד תכונות נהדרות הקשורות לקבצים מצורפים, ראה צירוף קבצים או הוספת תמונות בהודעות דואר אלקטרוני של Outlook.
אף פעם לא תחמיץ שוב טיסה
אם אתה מקבל הזמנות של טיסות, מלונות או השכרת רכב בדואר אלקטרוני, Outlook יוסיף אותן אוטומטית ללוח השנה שלך יחד עם חלק גדול מהמידע המשויך אליהן, כגון מספרי אישור או מעקב, ואפילו קישורים. לצערנו, Outlook עדיין לא יכול לחשב את זמן הנסיעה לנמל התעופה, ולכן הקפד לבדוק את מצב התנועה לפני שתצא.
למד כיצד להוסיף ללוח השנה אירועי נסיעות ומסירת חבילות באופן אוטומטי.
הישאר ממוקד והתעלם מהשיחה
קרה לך שמצאת את עצמך בשרשור דואר אלקטרוני שברצונך להתעלם ממנו? אם אתה עובד בחברה גדולה, מישהו עשוי להוסיף אותך לרשימת תפוצה ללא ידיעתך. לאנקדוטה משעשעת (וקצת כואבת) על הניסיון של Microsoft עם מצב כזה, עיין בבלוג הצוות של Exchange. במקום למחוק כל הודעה בשרשור כשהיא מגיעה, באפשרותך להתעלם מהשיחה כולה. כל ההודעות בשיחה יועברו לתיקיה 'פריטים שנמחקו' והודעות עתידיות בשיחה זו יעקפו לחלוטין את תיבת הדואר הנכנס שלך ויגיעו ישירות לתיקיה 'פריטים שנמחקו'. האם ברצונך לקבל מידע נוסף? ראה התעלמות מכל הודעות הדואר האלקטרוני בשיחה.
אל תדאג שאולי אתה מחמיץ הודעות חשובות
לפעמים אתה עשוי להמתין להודעה חשובה, כגון הצעת עבודה, קוד מכירה מוקדמת של כרטיסים להופעה או תקציר משפטי מהמנהל שלך. ובכל זאת, יש לך גם עבודה שצריכה להתבצע, שאינה כוללת בהייה מתמשכת ברשימת ההודעות שלך ב- Outlook.
השתמש בהתראות של Outlook על פריטים חדשים כדי לקבל התראה כאשר הודעה נכנסת עומדת בקריטריונים מסוימים. התראה זו תוצג בכל יישום אחר שאתה עובד בו כך שבשום אופן לא תחמיץ את ההודעה הזו. לקבלת מידע נוסף אודות התראות על הודעות, ראה הפעלה או ביטול של התראות מוקפצות על הודעות חדשות.
ניקוי תיקיה
האם בתיבת הדואר הנכנס שלך יש שרשורים מרובים הכוללים עשרות או אפילו מאות הודעות? סביר להניח שהרבה מההודעות האלה די דומות זו לזו. קראת אותן, הגבת עליהן, אבל עדיין לא מחקת אותן.
באפשרותך להשתמש בלחצן 'ניקוי' כדי למחוק הרבה מההודעות האלה, ולהשאיר רק את ההודעות שלא נקראו או שמכילות מידע ייחודי. נסה זאת ותראה עד כמה אתה קרוב יותר ל'תיבה נקיה'. ראה ניקוי תיקיות ושיחות לקבלת מידע נוסף.
פתיחת חלונות מרובים של Outlook
האם רצית אי פעם לעבור במהירות בין תיבת הדואר הנכנס לבין לוח השנה שלך, או להציג אותם זה לצד זה? אפשר לעבור בקלות בין דואר אלקטרוני, אנשים, לוח שנה, משימות, פתקים, תיקיות, קיצורי דרך ותוספות. בחר את הלחצן המתאים בחלונית הניווט.
אם ברצונך לפתוח אחת מהאפשרויות האלה בחלון חדש של Outlook, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הלחצנים, במקום ללחוץ עליהם או לבחור אותם. בחר באפשרות פתח בחלון חדש.
@אזכורים
האם שלחת פעם דואר אלקטרוני למספר עמיתים לעבודה, אבל באמת היית צריך תשובה רק משניים מתוכם? ייתכן שהשתמשת באפקטי טקסט כגון מודגש וקו תחתון וצבע גופן בהיר כדי לסמן את השמות שלהם. עכשיו יש לך אפשרות נוספת.
הקלד @ ולאחר מכן את שם העמית, וכעת יקרו כמה דברים.
-
השם שלו יתווסף אוטומטית לשורה 'אל' של הודעת הדואר האלקטרוני.
-
השם שלו יודגש בגוף ההודעה.
-
כשהוא יקבל את ההודעה בתיבת הדואר הנכנס, הוא יראה את הסימן @ ברשימת ההודעות, המציין ששמו מאוזכר.
האם יש לך עצה לשתף?
אחד הדברים המדהימים ב- Outlook הוא כמות הפעולות שהוא יכול לבצע. מניהול אנשי קשר ועד יצירה והקצאה של משימות, הדפסה של תוויות דואר מעוצבות להפליא וניהול לוח הזמנים הדיגיטלי שלך, Outlook יכול לעשות את כל זאת. אנחנו די בטוחים שיש לך עצות וטריקים משלך לשתף איתנו ועם שאר העולם. ספק לנו משוב עם עצות נבחרות לגבי הדברים המדהימים ביותר ש- Outlook יכול לעשות.
אם ברצונך לפתוח אחת מהאפשרויות האלה בחלון חדש של Outlook, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הלחצנים, במקום ללחוץ עליהם או לבחור אותם. בחר באפשרות פתח בחלון חדש.
