בסס ונהל את רשימת בעלי העניין של הפרוייקט

מאת ג'יין סאן, PMP

אז מהו רק בעל עניין בפרוייקט?     קיימות הגדרות רבות, והן משתנות ממקור למקור ולחברה לחברה. כולם מציעים כי בעלי העניין הם אנשים או קבוצות שיש להם עניין בתוצאות של פרוייקט. ניהול בעלי עניין הוא מילה נרדפת לניהול קשרי גומלין: המטרה היא להשיג ולעמוד בהתחייבות לפרוייקט שלך.

להלן, בעלי העניין הם אנשים או קבוצות בארגון שמעניינים אותם, או שהם יושפעו כתוצאה מהפרוייקט. אך לפני שתתחיל בתרגיל של ההגדרה והניהול של רשימת בעלי העניין שלך, ודא שההגדרה של בעל עניין מתאימה להגדרה של הארגון שלך.

מדוע חשוב לנהל את בעלי העניין?

עד כמה שאנחנו רוצים לחשוב שזה לא המקרה, עלינו להתמודד עם העובדה שלא כולם יתלהבו ב- 100% מהפרוייקט. בעלי העניין עשויים ללמוד כלים או תהליכים חדשים, לבטל את השליטה או במקרים קיצוניים מסוימים, לאבד את עבודתם. הנטל נופל על מנהל הפרוייקט ועל נותני החסות כדי להקל על החששות של בעלי העניין, ולא סביר שתוכל לשמח את כל האנשים, כל הזמן. חלקם יצטרכו להיות מטופלים באופן כזה שהם לא יכולים לחבל המאמצים שלך.

הבנת המניעים תעזור לך לטפל בחששות ולהימנע מהתפקודים והטקטיקה השליליים, כגון:

• השהיית קלטים או אישורים דרושים.

• מתחיל פרוייקט מתחרים.

• הקצאה מחדש של משאבים לפרוייקטים אחרים.

• מעורבות בפוליטיקה בחדר האחורי כדי להערער על הפרוייקט.

היתרונות של ניהול יעיל של בעלי עניין הם:

• צמצום הזמן במחזור הפרוייקט בכך שבכך תחסוך את זה מלהיות לחוץ בפוליטיקה.

• ייעול תהליך האישור.

• עוזר להבטיח משאבי פרוייקט זמינים ולהישאר ממוקדים.

• שומר על זרימת המידע.

לראש הדף

פיתוח רשימת בעלי עניין

בתחילת הפרוייקט, עבוד עם נותן החסות של הפרוייקט כדי ליצור רשימה של כל בעלי העניין האפשריים. בהתאם לאופן שבו תגדיר תפקיד זה, ולהשפעה שיש לפרוייקט שלך על הארגון, רשימה זו עשויה להיות ארוכה.

רשימת בעלי העניין היא כלי עבור מנהל הפרוייקט וקלט מפתח עבור תוכנית התקשורת של הפרוייקט. בהתבסס על ההערכה של הרשימה שלך, באפשרותך לתכנן אסטרטגיית תקשורת חזקה. בנוסף, אינך צריך לשתף את פרטי הרשימה מעבר לתת החסות של הפרוייקט.

עם רוב הפרוייקטים מגיעים פוליטיקה, אז מצפים להיתקל בכמה מים קרושים כאשר אתה מעריך את בעלי העניין שלך.

לראש הדף

הערכת רשימת בעלי העניין

קבע את תאוותו של כל בעל עניין, וחלק אותן לקטגוריות לפי רמת השפעה. לחלק מהפרוייקט תהיה את הכוח להמשיך הלאה. הדבר עשוי לכלול את נותן החסות של הפרוייקט או מנהלים בכירים. בשל התפקידים שלהם ותפקידי קבלת ההחלטות שלהם, מומלץ לנטר את בעלי העניין האלה מקרוב. אנשים אחרים עשויים להיות אנשים, שלמרות שהם לא יכולים למשוך את התקע על פרוייקט, עשויים לעבוד מאחורי הקלעים כדי להחתים אותו ואולי אפילו לסיים אותו.

רמה נוספת של בעלי עניין הם אלה שנחיה עם המוצר – לעתים על בסיס יומיומי. קבוצה זו מספקת קלט באופן הדרישות העסקיות שיש להשלים. יש להם את המרב להשיג אם הפרוייקט מצליח, מכיוון שהוא ישפיע עליהם ישירות. אף על פי שלעתים קרובות הם אינם יכולים לסיים פרוייקט בצורה ישירה או עקיפה, הם חיוניים להצלחתו. אם הצרכים או החששות שלהם לא יתמלאו, הם י עברו במהירות מהיות התומכים הגדולים ביותר שלך לבעיה הגדולה ביותר שלך.

דרך נוספת לארגן את בעלי העניין היא לקבץ אותם לפי מעורבות ואחריות. קבוצה אחת עשויה להיות מעורבת באופן פעיל בפרוייקט ולבצע את העבודה, קבוצה אחרת עשויה להיות מעורבת בשלב מסוים, וקבוצה אחרת עשויה להיות בעלי עניין שאינם מעורבים באופן פעיל אך חייבים לקבל תקשורת לגבי הפרוייקט.

לראש הדף

שימוש ב- RACI לסווג בעלי עניין

אחראי, אחראי, נועץ במושכל (RACI) הוא כלי המשמש בעיצוב ארגוני כדי להקצות ולהקצות בעלי עניין ברמת מעורבות הפרוייקט ואחריות. זו דרך שימושית לסווג את בעלי העניין שלך כך שתוכל לתכנן את אסטרטגיית התקשורת היעקטיבית ביותר עבור כל אדם או קבוצה. בעלי עניין אלה מוגדרים באופן הבא:

• אחראי    אדם זה אחראי להשלמת משימה.

• ניתן לחייב    אדם זה ייקרא לחשבון אם המשימה לא הושלמה וייתכן שהוא ינהל את האדם האחראי להשלמת המשימה. לעתים קרובות, למנהלי פרוייקט יש תפקיד זה.

• ייעוץ וייעוץ    למרות שהוא אינו אחראי להשלמתה, אדם זה נועץ בהיבטים של המשימה.

• הודיע    בעל תפקיד פאסיבי זה נשמר מעודכן אך אינו אחראי למשימות או אחראי לכך.

לראש הדף

אונקיה של מניעת ...

ניהול פרוייקטים עוסק בניהול ציפיות. התוזמן מראש בפרוייקטים שלך כדי לעבוד עם נותן החסות שלך כדי לזהות ולהעריך את בעלי העניין שלך. הקפד לעדכן את הרשימה לאורך כל חיי הפרוייקט. עליך לדעת מי בעלי העניין שלך ואת תחומי העניין שלהם כדי לנהל אותם ביעילות. הוא יחסוך לך מקשיים לטווח הארוך ויבטיח שהפרוייקט שלך יצליח.

לראש הדף