הוספת הנתונים שנאספו דרך הודעות דואר אלקטרוני למסד הנתונים של Access

לפני שתתחיל

אם זוהי הפעם הראשונה שבה אתה אוסף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני, בצע את השלבים הבאים:

1. ודא שהתקנת את היישומים הבאים במחשב שלך:

   • Access 2007 או Access 2010.

   • Outlook 2007 או Outlook 2010. Outlook חייב להיות מותקן ומוגדר במחשב שבו אתה משתמש כדי לשלוח את הודעות הדואר האלקטרוני. אם Outlook מותקן אצלך אך עדיין לא הוגדר, הפעל את Outlook ובצע את ההוראות באשף האתחול של Outlook. לקבלת עזרה עבור האשף, עיין בעזרה של Outlook.

   • אם בכוונתך להשתמש בטופס InfoPath, ודא שמותקנה אצלך מהדורה של InfoPath 2007 ואילך, ו- InfoPath יצטרכו גם להיות מותקנים במחשבים שלהם.

   • נמעני הדואר האלקטרוני חייבים לכלול InfoPath או לקוח דואר אלקטרוני התומך בתבנית HTML המותקנת במחשבים שלהם כדי שתוכל להציג ולערוך את הטופס.

     הטופס המשמש לאיסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני אינו טופס של Access. האשף יוצר טופס מיוחד בתבנית HTML או InfoPath.

     זהה מסד נתונים המהווה יעד. מסד הנתונים יכול להיות בתבנית .mdb או בתבנית .accdb בנוסף, קבצי .mde ו- .accde נתמכים. אם אינך מעוניין להשתמש במסד נתונים קיים, עליך ליצור מסד נתונים חדש.

2. זהה או צור את הטבלאות שברצונך לאכלס בנתונים מהתשובות בדואר האלקטרוני. אם אתה אוסף נתונים עבור טבלאות קיימות, ודא שהטבלאות אינן לקריאה בלבד ושקיימות בהרשאות הדרושות להוספה או לעדכון של התוכן שלהן.

אם פעולת איסוף הנתונים מאכלסת שתי טבלאות או יותר, עליך ליצור שאילתת בחירה ולהשתמש בה כמקור הרשומה של הטופס. ודא שהשאילתה כוללת את כל השדות הנדרשים מהטבלאות המשמשות כבסיס. אם אתה משתמש בשאילתה קיימת, ודא שהשאילתה אינה לקריאה בלבד וש ברשותך ההרשאות הנחוצות להוספה או לעדכון של התוכן שלה. לקבלת מידע נוסף אודות יצירת שאילתה המבוססת על שתי טבלאות או יותר, עיין במאמר מבוא לשאילתות.

אחסן את הנתונים כרשומות חדשות במצבים הבאים:

• אם הנתונים מאכלסים טבלאות מרובות.

• אם טבלת היעד אינה כוללת שדה מפתח ראשי. ערכי המפתח הראשיים דרושים כדי למפות כל תשובה רשומה קיימת. אם טבלת היעד שלך אינה כוללת שדה מפתח ראשי, הוסף אותו כעת או הקצה שדה קיים המכיל ערכים ייחודיים כמפתח ראשי.

• אם לטבלת היעד אין רשומות. אם הטבלה ריקה, האשף מניח שברצונך להוסיף רשומות.

• אם כתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים אינן מאוחסנות כשדה במסד הנתונים. בעת איסוף נתונים כדי לעדכן רשומות, לא תוכל להקליד באופן ידני את הכתובות בהודעה שנוצרה על-ידי האשף. שדה הכתובת חייב להיות בטבלת היעד, או בטבלה הכוללת קשר גומלין עם טבלת היעד.

לראש הדף

תחילת העבודה

1. פתח את מסד הנתונים שבו יאוחסנו הנתונים שנאספו.

2. כדי להוסיף את הנתונים לטבלה אחת, בחר את הטבלה בחלונית הניווט. כדי לאכלס טבלאות קשורות מרובות, בחר את השאילתה המאוגדת לטבלאות אלה.

3. בצע אחת מהפעולות הבאות כדי להפעיל את האשף:

   • בכרטיסיה נתונים חיצוניים , בקבוצה איסוף נתונים , לחץ על צור דואר אלקטרוני.

   • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה או השאילתה ולאחר מכן לחץ על אסוף ועדכן נתונים באמצעות דואר אלקטרוני.

     הערה: אם הטבלה אינה מכילה שדות כלשהם, או שהיא מכילה רק את סוגי השדות 'מספור אוטומטי', 'אובייקט OLE', 'קובץ מצורף' או 'בדיקת מידע מרובת ערכים', Access מציג את ההודעה הבאה: הטבלה או השאילתה שנבחרה אינה כוללת שדות התומכים באיסוף נתונים באמצעות דואר אלקטרוני.

אם הטבלה מכילה שדות התומכים באיסוף נתונים, האשף מופעל. אם טבלת היעד תומכת הן בהוספה והן בעדכון של נתונים, האשף מנחה אותך לאורך השלבים הדרושים לאיסוף נתונים באמצעות הודעות דואר אלקטרוני.

השתמש בסעיפים הבאים כהפניה לשאלות שעשויות להיות לך באמצעות שבעת השלבים העיקריים הבאים של התהליך.

1. בחר את סוג טופס הזנת הנתונים שברצונך לשלוח

2. בחר אם לאסוף נתונים חדשים או לעדכן נתונים קיימים

3. ציין את הנתונים שברצונך לאסוף

4. ציון עיבוד נתונים אוטומטי או ידני

5. בחר כיצד ברצונך לציין כתובות דואר אלקטרוני של הנמענים

6. סקירה וציון של רשימת הנמענים

7. יצירה ושליחה של הודעת הדואר האלקטרוני

לראש הדף

בחר את סוג טופס הזנת הנתונים שברצונך לשלוח

בחר את סוג הטופס בהתבסס על נוחות השימוש עבור עצמך והנמענים שלך.

בחר טופס HTML    טופס HTML ניתן לעריכה ולהצגתו על-ידי כל משתמש שלוח הדואר האלקטרוני שלו תומך ב- HTML

בחר טופס של Microsoft InfoPath    תראה אפשרות זו רק אם InfoPath מותקן במחשב שלך. בחר באפשרות זו רק אם כל הנמענים שלך כוללים InfoPath ו- Outlook מותקנים במחשבים שלהם. טופס InfoPath מציע סביבת עריכה והזנה טובה יותר של נתונים,

עמוד האשף המוצג הבא תלוי בשאלה אם אובייקט היעד תומך בעדכון הנתונים. אם האובייקט הוא שאילתה המבוססת על שתי טבלאות או יותר, או אם זו טבלה ללא שדה מפתח ראשי או אינה מכילה רשומות כלשהן, האשף מניח שברצונך להוסיף רשומות חדשות ומבקש ממך לבחור את שדות הטופס. בכל המקרים האחרים, האשף מבקש ממך לציין אם ברצונך להוסיף או לעדכן נתונים לפני שתתבקש לבחור את שדות הטופס.

לראש הדף

בחר אם לאסוף נתונים חדשים או לעדכן נתונים קיימים

ציין מה ברצונך לעשות עם הנתונים. סוג הטופס שבו אתה משתמש משפיע על מספר הרשומות החדשות שהנמען יכול לשלוח לך בתשובה יחידה. בעת עדכון נתונים, מספר הרשומות שיש לעדכן על-ידי נמען מזהה את מספר הטפסים שהושלמו מראש אשר ייכללו בהודעה.

לראש הדף

ציין את הנתונים שברצונך לאסוף

בעת בחירת השדות שייכללו בטופס, אין צורך לכלול בטופס את כל השדות הקיימים בטבלה או בשאילתה המשמשות המשמשות תחילה. עם זאת, יש להתקיים התנאים הבאים:

• שדות נדרשים:    שדות המסומנים בכוכבית (*) הם שדות נדרשים. אם אתה אוסף רשומות חדשות, האשף יכלול באופן אוטומטי את כל השדות שהמאפיין נדרש שלהם מוגדר לכן. אם שדות נדרשים של רשומה מסוימת ריקים, Access לא מצליח להוסיף את הרשומה לטבלה.

• סוגי שדות שאינם נתמכים:    לא תוכל לכלול סוגי שדות מסוימים בטופס, כגון מספור אוטומטי, קובץ מצורף, אובייקט OLE או שדות בדיקת מידע מרובי ערכים.

• שדה מפתח ראשי:    עם זאת, המשתמש יוכל להקליד ערך בשדה בעת הוספת רשומות; התשובה לא תעובד אם הערך שצוין נמצא כבר בשימוש.

  הערה: עבור כל שדה כלול, תחת מאפייני שדה, ציין תווית ולחץ על לקריאה בלבד אם אינך מעוניין שהמשתמש ישנה את הנתונים בשדה זה.

לראש הדף

ציון עיבוד נתונים אוטומטי או ידני

באפשרותך לבחור עיבוד אוטומטי או ידני של תשובות. עיבוד אוטומטי פירושו כי כאשר אתה מקבל את התשובות, Outlook ו- Access פועלים יחד כדי לייצא את הנתונים לטבלאות היעד במסד הנתונים שלך. עיבוד אוטומטי יכול לחסוך לך זמן ומאמץ. עיבוד ידני בלבד פירושו שתתחיל את פעולת הייצוא כדי להעביר את הנתונים מתיקיה שצוינה ב- Outlook, לטבלת היעד ב- Access.

תשובות מיוצאות בהצלחה לטבלת היעד כל עוד התנאים הבאים מתקיימים בזמן שהתגובות מגיעות לתיבת הדואר שלך:

• Outlook חייב כבר לפעול במחשב שלך. אם Outlook אינו פועל, העיבוד מתחיל בפעם הבאה שתחיל את Outlook.

• הגישה אינה יכולה להיות מוגנת באמצעות סיסמה, ולא לפתוח אותה במצב בלעדי. השם או המיקום של מסד הנתונים אינם יכולים להשתנה מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

• לא ניתן לשנות את שמות הטבלאות והשאילתות ואת מאפייני השדות הכלולים בטופס מאז ששלחת את הודעת הדואר האלקטרוני.

• דרושות לך ההרשאות הדרושות כדי להוסיף או לעדכן את התוכן של הטבלאות והשאילתות המשמשות כבסיס.

  הערה: אם העיבוד האוטומטי נכשל, נסה לפתור בעיות כלשהן ולאחר מכן יצא באופן ידני את התשובות שנכשלו. כל התשובות שתגיע לתיבת הדואר הנכנס שלך לאחר שתפתור את הבעיות ימשיכו להיות מעובדות באופן אוטומטי.

בחר כיצד ברצונך לציין כתובות דואר אלקטרוני של הנמענים

אם אתה אוסף מידע חדש בלבד, באפשרותך לציין את כתובות הדואר האלקטרוני בשתי דרכים:

• הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני בנפרד בהודעת הדואר האלקטרוני של Outlook, או בחר את הכתובות מתוך פנקס כתובות.

• השתמש בשדה כתובת הדואר האלקטרוני בטבלה או בשאילתה של מסד הנתונים הנוכחי של Access.

  הערה: בעת איסוף נתונים כדי לעדכן רשומות קיימות, אינך רואה תיבת דו-שיח זו, מכיוון שכתובות הדואר האלקטרוני של הנמענים חייבות להיות זמינות תחילה כשדה במסד הנתונים.

סקירה וציון של רשימת הנמענים

השלב הראשי הסופי כרוך בתצוגה מקדימה ובהתאמה אישית של הודעת הדואר האלקטרוני, לכוונן את רשימת הנמענים ולאחר מכן לשלוח את הודעת איסוף הנתונים.

יצירה ושליחה של הודעת הדואר האלקטרוני

כאשר האשף מיידע אותך שבאפשרותך כעת ליצור את הודעת הדואר האלקטרוני, ומראה לך כיצד להציג את מצב הדואר האלקטרוני באמצעות הפקודה נהל תשובות, ייתכן שיופיעו הודעות אזהרה מסוימות. הטבלה הבאה מתארת כל אזהרה ואת הפעולה שבאפשרותך לבצע כדי לפתור אותה:

לאחר תצוגה מקדימה והתאמה אישית של ההודעה, באפשרותך לסנן את שדה כתובת הדואר האלקטרוני ולבחור את הנמענים שלך. בחר את כתובות הדואר האלקטרוני שבהן ברצונך להשתמש על-ידי בחירת תיבות הסימון המתאימות. אם אתה רואה תיבת דו-שיח המציין כתובות דואר אלקטרוני לא חוקיות, רשום לעצמך את הכתובות ברשימה ולחץ על יציאה. אמת את הכתובות הלא חוקיות, בצע את התיקון הנחוץ ולאחר מכן נסה לשלוח מחדש את ההודעה.

לראש הדף